GAD2023.106 Update RC onderzoeken

Gemeentelijke AccountantsorganisatieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

GAD/2023.106

Rekeningencommissie gemeente Den Haag

E-mailadres

secretariaatgad@denhaag.nl

Datum

11 december 2023 Onderwerp

Update RC onderzoeken

Geachte leden van de Rekeningencommissie,

1. Aanleiding en achtergrond

In opdracht van de Rekeningencommissie (RC) voert de GAD jaarlijks, naast de jaarrekeningcontrole, RC-onderzoeken uit. In het verslag 2022 heeft de RC een aantal opdrachten gegeven. Ook verstrekt de RC gedurende een jaar opdrachten aan de GAD. In deze update geven wij de status aan van deze opdrachten. Wij beginnen met de afgeronde opdrachten in 2023. Daarna beschrijven wij de opdrachten die doorlopen in 2024. Deze brief bevat een viertal onderzoeksvoorstellen waarbij wij u vragen om hiermee in te stemmen én drie lopende opdrachten waarbij wij aangeven wanneer u de uitkomsten kunt verwachten.

2. Afgeronde opdrachten in 2023

In 2023 zijn de volgende opdrachten door de GAD afgerond voor de RC: ▪ Indicatoren 2022: Deze opdracht is behandeld in de RC van 31 mei 2023. Uit dit onderzoek naar de betrouwbaarheid van indicatoren in de programmarekening 2022 (RIS315569) bleek o.a. dat bij 29 indicatoren de gegevens niet beschikbaar waren of dat geen waarde was ingevuld omdat de gegevens uit de bron niet (tijdig) beschikbaar waren. Voor wat betreft het juist vermelden van de begrote waarde in de programmarekening 2022 (naast de gerealiseerde waarde) viel op dat deze waarde in 12 gevallen is gewijzigd ten opzichte van de oorspronkelijke begroting. Ook bleek dat van 50 indicatoren de betrouwbaarheid van de broninformatie niet of onvoldoende viel vast te stellen. ▪ Enecomiddelen: Deze opdracht is behandeld in de RC van 2 november 2023. In de rapportage over het beheersingsproces van de uitputting van de Enecomiddelen (RIS316559) is inzichtelijk gemaakt welke informatie is verstrekt in de gemeentelijke begroting en de verantwoording. Deze informatie is verspreid over meerdere begrotingen en programmarekeningen en staat ook op verschillende plekken in de programmarekening. Aan de RC is in overweging gegeven of zij de informatievoorziening toereikend vindt en wat de gemeenteraad na de looptijd van de reserves met de resterende middelen zou willen doen.

Desgewenst kan op aangeven van de RC verdiepend onderzoek worden gedaan. ▪ Contourennota: Het college wil de planning & controlcyclus (waaronder de tussentijdse informatievoorziening) transparanter maken (zie RIS314462). De GAD heeft hierover een notitie opgesteld (GAD/2023.72) die op 13 juni 2023 per e-mail naar de Rekeningencommissieleden is gestuurd. ▪ Ondersteuning voorbereidingscommissie Dreven Gaarden en Zichten: In 2022 heeft de voorbereidingscommissie Dreven Gaarden en Zichten (RIS313614) gevraagd om ondersteuning door de GAD. De RC heeft deze opdracht gegeven naar het risicoprofiel,

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

secretariaatgad@denhaag.nl www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2023.106

▪

geprognotiseerde kosten, geprognotiseerde opbrengsten en de voorziening nadelig saldo. De uitkomsten zijn in besproken in commissies en is als bijlage aan het raadsvoorstel van de voorbereidingscommissie toegevoegd (RIS313614). Onderzoek relaties lobbyisten: in de RC-vergadering van 14 december 2022 is als ingekomen stuk geagendeerd een brief van het college (RIS313768) in antwoord op een verzoek van het raadslid Sluijs (Hart voor Den Haag) om inlichtingen (als bedoeld in artikel 169 Gemeentewet) over afspraken met oud-werkgevers van wethouders en een e-mail van het raadslid Sluijs met een opdrachtverzoek aan de GAD. De voorzitter en de gemeenteaccountant hebben daarna met het raadslid overlegd over de mogelijke uitvoering van het verzoek. In gezamenlijk overleg is besloten dit onderzoek voorlopig on hold te zetten. Dit mede gezien de verwachte invoering Wet Politieke Partijen.

3. Onderhanden opdrachten in 2024

In deze paragraaf geven wij eerst de stand van zaken van uw opdrachten uit het RC-verslag 2022. Voor de eerste drie opdrachten is nadere informatie vanuit de gemeente nodig. Dit moet eerst beschikbaar zijn voordat wij u een passend voorstel kunnen doen. Daarna volgen de opdrachten die bij ons onder handen zijn en wanneer u de rapportages kunt verwachten. 1. Onderzoeksvoorstel ‘Interne weerbaarheid ondermijning ‘ De Rekeningencommissie heeft de volgende vraag aan de GAD meegegeven ‘wat is de interne weerbaarheid van het ambtenarenapparaat voor ondermijning en waar zitten de kwetsbare functies? De gemeente is op dit moment bezig met het opstellen van beleid omtrent hun interne weerbaarheid. Daarom zijn wij momenteel in afstemming met de gemeente over het onderzoeksvoorstel. Gezien het onderwerp hechten wij belang hieraan en komen wij daarna bij u hierop terug. 2.

Onderzoeksvoorstel ‘Leren van fraude’ De Rekeningencommissie heeft de volgende vragen gesteld: ▪ Wat is het lerend vermogen van de organisatie met betrekking tot fraude of integriteitsschendingen? ▪ Wat is de kwaliteit van redresplannen en hoe worden deze uitgevoerd? ▪ Is het proces van de afdoening van fraude en integriteitsmeldingen toereikend en hoe vertalen de uitkomsten daarvan zich naar verbeteringen in de interne beheersing? ▪ Beklijft de aanpak binnen de organisatie? Als accountant zijn wij verplicht aandacht te besteden aan frauderisico’s en fraude. In onze Board Letter 2023 en het accountantsverslag 2023 beantwoorden wij (gedeeltelijk) deze vragen. Voor de vragen die niet beantwoord zijn, hebben wij nog afstemming met de gemeente. Wij stellen voor om hier na de afronding van de jaarrekeningcontrole bij u op terug te komen. 3. Onderzoeksvoorstel ‘Beheersing van transities’ De Rekeningencommissie heeft de volgende vragen gesteld: ▪ De gemeente heeft steeds meer te maken met grote veranderopgaven, bijvoorbeeld de klimaattransitie. Op welke wijze beheerst zij deze grote transities? ▪ Worden deze opgaven snel genoeg opgepakt? ▪ Kunnen we leren van de ervaringen met grote transities in het recente verleden? Het onderwerp transities is in de basis groot en complex.

Om u een gestructureerd voorstel te doen is het nodig om de gemeentelijke context in beeld te krijgen via de volgende verkennende onderzoeksvragen: ▪ Wat verstaat de gemeente onder een transitie en wanneer wordt een opgave als transitie aangemerkt? ▪ Welke transities lopen er op dit moment en welke zijn de afgelopen 3 jaren afgerond?

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2023.106

Hanteert de gemeente op dit moment een bepaalde aanpak/methodiek bij de beheersing van transities? Wij stellen voor dat u het college verzoekt schriftelijk te reageren op de bovenstaande vragen. Daarna kunnen wij u een passend onderzoeksvoorstel doen. ▪

4. Onderzoeksvoorstel ‘Indicatoren 2023’ Elk jaar verricht de GAD voor de RC een onderzoek naar de indicatoren. Tegelijkertijd met de afronding van de jaarrekeningcontrole 2023 ontvangt u dan de uitkomsten van dit onderzoek. 5. Stand van zaken opdracht ‘IT’ De Rekeningencommissie heeft aangegeven zich te beraden op een uit te voeren audit naar een IT gerelateerd onderwerp en wil hierop terugkomen na de werkbespreking met de CIO. Het gebruik en toetsen van algoritmen is een de mogelijkheden. Op 6 maart 2024 vindt een werkbespreking in de RC met de CIO plaats. In de daaraan voorafgaande vergadering op 31 januari 2024 vindt een werkbespreking met de Functionaris Gegevensbescherming plaats, waarbij de CIO mogelijk ook aanwezig zal zijn. 6. Stand van zaken opdracht ‘Proefafsluiting’ Het college wil de planning & controlcyclus (waaronder de tussentijdse informatievoorziening) transparanter maken (zie de contourenbrief actualisatie financieel beleid, RIS314462). In dit kader heeft de Rekeningencommissie de accountant gevraagd voortaan haar rapportage aan de gemeentelijke organisatie over de quick scan van de proefafsluiting (stand van zaken na 9 maanden) ook naar de Rekeningencommissie te sturen (blz. 13 RC-verslag). Net als vorige jaren voeren wij een quick scan uit op de negenmaandsafsluiting van de gemeente.

Hierbij gaan wij na: of de financiële administratie is bijgewerkt en of de hiervoor aangeleverde informatie kwalitatief voldoende is. In januari 2024 ontvangt de RC mondeling de uitkomsten van dit onderzoek. 7. Stand van zaken opdracht ‘Amare’ De Rekeningencommissie wil inventariseren welke bevindingen in het eindrapport van de Enquêtecommissie Amare (RIS316440) door de Rekeningencommissie behandeld moeten worden. De Accountantsorganisatie en de secretaris worden gevraagd hiervoor voorstellen te doen. Ons voorstel is om een overzicht op te stellen waarin alle voor u relevante aanbevelingen staan, die gericht zijn op de financiën en het beheer. In januari 2024 ontvangt de RC het overzicht van dit onderzoek wat ook is afgestemd met de Enquêtecommissie.

3/3