GAD2022.58 Overzicht adviezen uit het accountantsverslag 2021 gemeente Den Haag

Gemeentelijke AccountantsdienstTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

Rekeningencommissie

GAD/2022.58 Contactpersoon

C. Slotema Telefoonnummer

06-50093432 E-mailadres

carla.slotema@denhaag.nl Aantal bijlagen

0 Datum

30 mei 2022 Onderwerp

Overzicht adviezen uit het accountantsverslag 2021 gemeente Den Haag

Geachte leden van de Rekeningencommissie, De gemeente accountant heeft tijdens de vergadering van Rekeningencommissie van 18 mei 2022 een overzicht met concrete adviezen per gerapporteerd onderwerp toegezegd, gebaseerd op haar accountantsverslag 2021 (RIS312200). Met dit document geeft de accountant invulling aan haar toezegging. Hieronder volgt per gerapporteerd onderwerp uit het accountantsverslag 2021 van de gemeente Den Haag de adviezen van de accountant. Verslaggeving Wij adviseren: 1. Om de informatiewaarde van de programmarekening te vergroten door: a) Het maken van een expliciete koppeling met doelstellingen vanuit het coalitieakkoord door een integratie van doelstellingen en programma’s in een meerjarenoverzicht. b) Het (indien door u gewenst) terugdringen van het aantal indicatoren, en daarbij een onderscheid te maken naar indicatoren die alleen informatie opleveren en indicatoren waarop u wilt sturen. c) Het compacter en leesbaarder maken van de programmarekening. d) De gemeente te vragen om jaarlijks een BBV-check (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) te laten uitvoeren op de jaarstukken. e) Het grensbedrag voor toelichtingen en afwijkingen te herzien. f) Duurzaamheidsdoelen van de gemeente te vertalen naar meetbare doelen.

g) De paragrafen verbonden partijen, weerstandsvermogen en vastgoed te verbeteren en concretere analyses en meer inzicht te geven in de diepgang van risico’s en financiële analyses. Financiële positie Wij adviseren: 2. Aan de gemeente om reëler te begroten. Europese aanbestedingen Wij adviseren: 3. De gemeente bij het aangaan van verplichtingen middels een offerte en opdrachtbevestiging, de inkoopafdeling eerder verplicht te betrekken om vast te stellen dat de naleving van de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente gewaarborgd wordt.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2022.58

4.

De gemeente in het traject van de aanbestedingen een inkoopadviseur en aanbestedingsjurist in te schakelen, alvorens een aanbestedingsprocedure wordt gestart. Hiermee wordt gewaarborgd dat de juiste aanbestedingsvorm wordt gekozen. 5. Dat de gemeente in het nieuwe ATB-proces beheersmaatregelen treft voor het waarborgen van een juist en volledige inkoop- en contractenregistratie. 6. Dat de gemeente de essentiële stukken van de gevolgde inkoop- en aanbestedingsprocedure vastlegt in het inkoopdossier. 7. Binnen de gemeente in alle gevallen een eenduidige werkwijze en vastlegging in Oracle te hanteren voor de prestatiebevestigingen en onderbouwing hiervan. 8. Dat de gemeente meerjarige verplichtingen die materieel zijn opneemt in de paragraaf ‘niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen‘, dit in ieder geval voor de contracten boven de Europese drempelwaarde die onrechtmatig zijn. 9. De gemeente periodiek een signalerende spendanalyse uit te voeren. 10. De gemeente om bij de aanbesteding van raamovereenkomsten de maximale waarde en/of hoeveelheid te vermelden in zowel de aanbestedingstukken als in de raamovereenkomst. In het verlengde hiervan adviseren wij de gemeente om up-to-date te blijven bij belangrijke wet- en regelgeving met betrekking tot aanbestedingen en om deze kennis met de relevante medewerkers binnen de gemeente te delen.

Subsidies met kenmerken Inkoop Wij adviseren: 11. De gemeente een inhoudelijke beoordeling/materiële toets van de subsidieverstrekking en vaststelling vanuit de beleidsafdeling te verplichten. 12. De gemeente geen taal in een (subsidie)aanvraag of in een gemeentelijke beschikking te gebruiken die tot verwarring leidt. 13. De gemeente een beter onderscheid te maken tussen de subsidiabele prestaties/activiteiten, subsidievoorwaarden en subsidieverplichtingen in de subsidiebeschikkingen. 14. De gemeente (vaker) te werken met een specifieke subsidieregeling. 15. Om in het primaire subsidieproces van de gemeente een procedure in te richten waarbij in de toekenningsfase de aard van de verstrekking onderzocht wordt. 16. Om de Interne auditfunctie van de gemeente een periodieke controle op de subsidies uit te laten voeren; is de subsidie terecht als subsidie gekwalificeerd? Grondexploitaties Wij adviseren: 17. Om concrete normen op te stellen voor de toepassing van de PPT-criteria (Profijt, Proportionaliteit en Toerekenbaarheid) en deze te verankeren in de Verordening Beheersregels, Grondexploitaties en Strategisch Bezit van de gemeente. 18. Dat de gemeente in de planfase van de grondexploitaties standaard toetst op investeringen die gerelateerd zijn aan de openbare inrichting, en in hoeverre deze op basis van de PPT-criteria passen binnen de grondexploitatie. 19.

De gemeente om herziening van de grondexploitaties aan het college en de raad voor te leggen, daar waar een herziening van de plannen wordt voorbereid. De realiseerbaarheid van de plannen is in de huidige vorm onzeker. 20. Om de voorwaarden voor het (partieel) afsluiten van de grondexploitaties in de Verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag te heroverwegen. 21. De gemeente om u periodiek over de impact van de inflatie- en prijsstijgingen te informeren (mede naar aanleiding van de crisis in Oost Europa).

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2022.58

Grote projecten / Materiele vaste activa Wij adviseren: 22. De gemeente de in de praktijk gehanteerde gedragslijn voor de ‘restpunten’ te verankeren in haar Verordening ‘Nota Vastgoed’ (2013). De gemeente kiest als gedragslijn het jaar van de oplevering voor de volledige activering van de investering, inclusief de ‘restpunten/doorlopende zaken’. 23. De gemeente tijdig te reserveren voor het beheer en het onderhoud van alle investeringsobjecten en toe te zien op de daadwerkelijke uitvoering van het beheer en het onderhoud van gemeentelijke objecten. 24. Om projectbeheersing, projectcontrol en projectregistratie uniform te ontwikkelen binnen de gemeente en te letten op tijdigheid bij afronding van projecten. 25. Te overwegen of u bij grote projecten naast het inzicht per jaar, ook een cumulatief inzicht zou willen hebben. De gemeente voldoet bij grote projecten aan de verslaggevingsregels. Sociaal domein Wij adviseren: 26. De afhankelijkheid van derden in het sociaal domein in de toekomst te verminderen (zorg in natura). Wij adviseren om in G4-verband zich over dit vraagstuk te buigen. 27. U het (schattings)proces omtrent de nog te verwachte lasten (kostenraming) verder te formaliseren en te documenteren voor zowel Jeugd als WMO. 28.

De gemeente om processen en systemen ten behoeve van de aflossing van de private schulden van de ouders (toeslagenaffaire) conform de aanwijzingen van Sociale Banken Nederland in te richten en de opdracht voor de controle van de jaarverantwoording 2022 aan de gemeentelijke accountant voor te bereiden. Begrotingsrechtmatigheid Wij adviseren: 29. De gemeente om in het adresseren van de begrotingsrechtmatigheid consistent te zijn door bij elk programma aan te geven of er wel of niet sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid. 30. Te overwegen of het onderscheid tussen separate gevoteerde investeringskredieten (investeringsbudget) en het budgetrecht, én het niet kunnen vaststellen per categorie of sprake is van een onrechtmatigheid, voldoet aan uw informatiebehoefte. SiSa-bijlage Wij adviseren: 31. De gemeente om de SiSa-regelingen buiten het sociaal domein meer procesmatig gedurende het jaar te organiseren (te denken valt aan tussentijdse risicoanalyses, lijncontroles, cijferbeoordelingen, het uitvoeren van deelwaarnemingen en het opstellen van een dossier) en hiermee in control te zijn omtrent deze specifieke regelingen. 32. De gemeente om alert te zijn op de hoeveelheid SiSa-regelingen en de toename erin. Dit vanwege de capaciteit binnen de gemeente en onze capaciteit. Interne beheersing Wij adviseren: 33.

Aan het bestuur en management om blijvend aandacht te hebben voor de interne beheersing, opdat verbeteringen daadwerkelijk worden gerealiseerd en het risico van schijnzekerheid wordt geborgd. Daarnaast ook dat de gemeente alert is op het hier en nu van de interne beheersing en de consequenties van nog niet gerealiseerde maatregelen afweegt. 34. Het jaarrekeningtraject op basis van de evaluatie 2021 (procesmatig) verder te verbeteren. Op de volgende onderdelen zien wij nog een verbeterpotentieel: de kwaliteit van de (tijdige) oplevering en uniformiteit van controle-informatie. Een interne controle (en kwaliteitscheck) op de aangeleverde controlestukken vanuit de gemeente is een must.

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2022.58

35. Rollen, taken en verantwoordelijkheden binnen de gemeente eenduidig te beleggen; bijv. één aanspreekpunt per onderwerp/jaarrekeningonderdeel. 36. Het lerend vermogen van de gemeente te versterken door te investeren in de kennis en kunde van mensen. De kennis van medewerkers vereist nog verdere verbetering, alsook om primaire vastlegging in de administratie in één keer goed te doen, en niet onnodig gecompliceerd te maken. 37. Te werken aan één gemeente. Per 1 januari 2021 is de gemeente overgegaan naar één financiële administratie. Dit betekent dat de administraties van individuele diensten zijn opgenomen in één totale administratie voor de gemeente. Wij zien dat een stap naar een meer centrale benadering en manier van werken nog moet worden gemaakt. 38. Een routekaart te vragen aan de gemeente om de verbeter- en ontwikkelinitiatieven te prioriteren, inclusief mijlpalen en planning. In de gemeente lopen veel ontwikkel-/ verbeterinitiatieven. Wij adviseren om een overzicht en samenhang op gemeentelijk niveau aan te brengen in deze initiatieven. Administratief proces Wij adviseren: 39. De gemeente om aandacht te hebben voor functiescheiding tussen het aanleveren, het controleren en het verwerken van memoriaalboekingen, zoals een 4-ogenprincipe op de juiste boekingsgang van de memoriaal boekingen. Als ook om een onderbouwing in het financiële systeem op te nemen. 40.

Net als vorig jaar dat de gemeente periodiek en tussentijds de tussenrekeningen analyseert. 41. De gemeente om proefafsluiting ook voor het komende jaar – tijdig geheel- te doen. De gemeente oriënteert momenteel hoe zij de (proef)afsluiting verder kan professionaliseren. IT beheersing, informatiebeveiliging en AVG Wij adviseren: 42. De gemeente om in de toekomst bij een transitie en of een volledige uitfasering van een applicatie te accepteren risico’s opnieuw af te wegen. 43. De gemeente om met de stakeholders de afspraken omtrent aanvullende zekerheden (bijv. in de vorm van een assurance-rapport) m.b.t. het op orde zijn van continuïteitsmanagement, de rollen en verantwoordelijkheden contractueel vast te leggen. 44. De gemeente de adviezen van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) over de basismaatregelen, de aandachtspunten crisesmanagement en -communicatie bij digitale incidenten op te volgen. Voor meer informatie verwijzen wij naar de website van het NCSC: https://www.ncsc.nl/onderwerpen/oekraine. 45. De gemeente om aandacht te besteden aan het naleven van de AVG. Belangrijk is het zetten van concrete stappen als organisatie om het volwassenheidsniveau omhoog te krijgen. Daarnaast is het van essentieel belang dat de aandacht van medewerkers voor de AVG niet verslapt. Risicomanagement en risicoanalyse Wij adviseren: 46.

De gemeente om ook niet-financiële risico’s (bijvoorbeeld wetmatigheid of duurzaamheid) op te nemen in haar risicomanagement. 47. De gemeente om vanuit een integrale benadering een logische koppeling tussen de onderdelen van het risicomanagement te leggen. Beginnend met een risicoanalyse, de interne beheersing van processen, de te treffen maatregelen en eindigend in de rechtmatigheidsverantwoording. 48. De gemeente om de frauderisicoanalyse (zodra deze definitief gereed is) jaarlijks te actualiseren en te bespreken met de raad, bijvoorbeeld in de Rekeningencommissie, zodat dit zichtbaar een vast onderdeel vormt van de interne beheersingsomgeving. 49. De gemeente specifieke en actuele gebeurtenissen (zoals nu Oekraïne, Covid-19 of geconstateerde onregelmatigheden) in deze analyse mee te nemen. Middels de frauderisicoanalyse geeft het college

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

GAD/2022.58

aan de raad aan welke (fraude)risico’s het college accepteert en op welke risico’s zij acteert door middel van het inrichten van beheersingsmaatregelen. Fraude en wet- & regelgeving Wij adviseren: 50. Middelen om de organisatie te stimuleren in fraudebewustzijn, zoals training en opleiding, beschikbaar te stellen. 51. Te bezien of het stappenplan integriteit nog actueel is, waarbij dit stappenplan ook voor (een vermoeden van) fraude geldt. 52. De gemeenten om de follow up van de redresplannen een boost te geven, omdat een aantal belangrijke stappen nog moeten worden gezet. 53. In het controleplan van de gemeente inzake interne controles en werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle aandacht te besteden aan fraude. Rechtmatigheidsverantwoording Wij adviseren: 54. De Controleverordening gemeente Den Haag 2014 aan te passen: alleen getrouwheid opnemen. 55. De Verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 aan te passen: splitsen van getrouwheid en rechtmatigheid en kaders stellen voor toelichting op rechtmatigheid. 56. Bij Verbonden partijen/Gemeenschappelijke Regelingen (GR) na te gaan welke worden voorzien van een rechtmatigheidsverantwoording. 57. Het plan om alle processen in de rechtmatigheidsverantwoording te betrekken verder uit te voeren. 58.

De interne auditfunctie verder te professionaliseren, met als aandachtspunt de borging van de onafhankelijkheid, kwaliteit, vastlegging en verschillende type werkzaamheden meegeven. Ontwikkelingen Wij adviseren: 59. De gemeente een plan op te stellen waarin ESG (environmental, social en governance) wordt verankerd in de strategie en doelen van de gemeente. 60. De gemeente een voortrekkersrol te pakken om aan de CSRD-richtlijnen (Corporate Sustainability Reporting Directive) te voldoen. Materialiteit Wij adviseren: 61. Heroverweging van de omvang van de rapporteringstolerantie van € 100.000 naar een hoger bedrag.

5/5