F Notitie werkwijze jaarrekeningtraject RC2022-04

Rekeningencommissie Notitie

Aan Van Nummer Datum Onderwerp Betreft

de leden van de Rekeningencommissie : secretariaat : RC/2022.04 : 17 januari 2022 : Onderzoek jaarrekening 2021: werkwijze en planning : RC-vergadering 26 januari 2022, agendapunt F :

Inleiding Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (gedurende mei en juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De opzet van de nu voorgestelde werkwijze komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaand jaar. Toen kon echter het jaarrekeningonderzoek niet conform planning worden uitgevoerd vanwege onder andere noodzakelijke correcties in de jaarrekening na publicatie en een daarmee samenhangende uitloop van de accountantscontrole. Daarom heeft de Rekeningencommissie in het najaar van 2021 specifieke aandacht besteed aan de voorbereidingen op de komende jaarrekeningcontrole en aan de te realiseren verbeteringen in de interne beheersing. Een hieruit voortkomende wijziging ten opzichte van vorig jaar is een latere publicatie van de jaarstukken.

Samenvatting: voorgestelde werkwijze op hoofdlijnen en planning A. Publicatie jaarrekening, controleverklaring en accountantsverslag niet op de derde dinsdag in april, maar vooralsnog op 10 mei 2022. B. Gelegenheid tot het stellen van feitelijke vragen over het accountantsverslag C. Bespreking accountantsverslag, thema’s en aandachtspunten met accountant in drie opeenvolgende vergaderingen D. Bevraging van één of meer wethouders naar aanleiding van de belangrijkste bevindingen E. Uitbrengen van het Rekeningencommissierapport met het advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening en decharge van het college. Data onderzoek naar de jaarrekening 2021

week 20 20 21 22 23 25

dinsdag 10 mei (week 19) presentatie jaarrekening dagdeel datum onderwerp maandagochtend 16 mei indienen feitelijke vragen accountantsrapport woensdagmiddag 18 mei programmarekening & accountantsrapport woensdagmiddag 25 mei programmarekening & accountantsrapport woensdagavond 01 juni programmarekening & accountantsrapport woensdagmiddag 08 juni bevraging wethouder(s) woensdagavond 22 juni vaststellen RC-rapport woensdag/donderdag 22/23 juni (week 25) programmarekening in commissie Bestuur donderdag 7 juli (week 27) vaststelling jaarrekening door raad

26 januari 2022

Doel van het jaarrekeningonderzoek De controlerende taak van de raad wordt voor een belangrijk deel door de Rekeningencommissie uitgevoerd. De doelstelling van het jaarrekeningonderzoek is de raad in staat te stellen zich een oordeel te vormen over het door het college gevoerde beheer en de verantwoording van het college hierover. Daartoe brengt de Rekeningencommissie een rapport aan de raad uit met: 1. de bevindingen uit het onderzoek naar de jaarrekening; 2. de bevindingen uit audits, werkbesprekingen en overige onderzoeken gedurende de daaraan voorafgaande periode; 3. een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar. Werkprogramma 2021-2022 Het jaarrekeningonderzoek is een prominent onderdeel van het totale werkprogramma van de Rekeningencommissie dat jaarlijks in juni wordt afgesloten met het rapport van de Rekeningencommissie. Gedurende het jaar voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek wordt de commissie tweemaal per jaar door het college geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering via de 4- en 8-maandsrapportages en de controle van de GAD daarop.

In de tweede helft van het kalenderjaar stuurt de accountant een zogenoemde boardletter aan het college en de Rekeningencommissie, waarin de belangrijkste uitkomsten van tussentijdse controles zijn opgenomen. Deze boardletter is ontvangen op 19 november 2021. Daarnaast ontvangt de Rekeningencommissie informatie van het college over onder meer doelmatigheidsonderzoeken, de bedrijfsvoering en de beheersing van verbonden partijen. In opdracht van de Rekeningencommissie voert de Accountantsdienst audits uit naar uiteenlopende aspecten van het beheer, waaronder integriteit, IT, informatieveiligheid, gegevensbescherming, financiële rechtmatigheid en specifieke processen en projecten. De aandachtspunten uit de desbetreffende rapportages en onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek en kunnen worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

Opzet en werkwijze onderzoek jaarrekening 2021 De Rekeningencommissie sluit in haar onderzoek aan op de door het college gehanteerde programmasturing, waarmee de presentatie van de verantwoording op vergelijkbare wijze plaatsvindt als de begroting. Het onderzoek richt zich op uiteenlopende aspecten van de gemeentelijke bedrijfsvoering, zoals als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, privacy en integriteit. De werkwijze van de Rekeningencommissie inzake het onderzoek naar de jaarrekening kent de volgende stappen: 1. Het college stuurt de jaarstukken naar de raad. Dit jaar neemt het college daarvoor iets meer tijd, omdat de jaarrekening afgelopen jaar na publicatie gecorrigeerd moest worden. De jaarstukken worden niet op de derde dinsdag in april, maar op dinsdag 10 mei 2022 naar de raad gestuurd.

Pagina 2 van 4

26 januari 2022

2. In opdracht van de gemeenteraad voert de Gemeentelijke Accountantsdienst (GAD) op onafhankelijke wijze jaarlijks de wettelijke controle uit op de gemeentelijke jaarrekening (programmarekening). De GAD controleert als externe accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties. 3. Indien de bevindingen van de accountant gedurende de jaarrekeningcontrole aanleiding geven te veronderstellen dat de accountantscontrole niet vóór 10 mei kan worden afgerond, informeert de accountant de Rekeningencommissie hierover vóór 1 april 2022. 4. De GAD brengt verslag uit aan de raad van deze wettelijke controle in het accountantsverslag. In de controleverordening gemeente Den Haag 2014, artikel 3d is vastgelegd dat in het verslag van bevindingen van de accountantscontrole in ieder geval aandacht wordt besteed aan bestuurlijk relevante indicatoren/kengetallen. 5. Rekeningencommissieleden worden in de gelegenheid gesteld feitelijke vragen in te dienen over het accountantsverslag. Voor zover mogelijk worden deze vóór de eerstvolgende commissievergadering beantwoord. 6. De Rekeningencommissie nodigt de gemeenteaccountant uit voor het geven van een toelichting op de jaarrekeningcontrole en het beantwoorden van vragen, in drie vergaderingen. 7.

Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek bepaalt de commissie welke onderwerpen in aanmerking komen voor bespreking met (enkele) leden van het college. Vervolgens bevraagt de Rekeningencommissie in een volgende vergadering de uitgenodigde collegeleden over de bestuurlijk meest relevante verbeterpunten in het beheer en de verantwoording. Collegeleden kunnen ambtelijk worden bijgestaan voor technische toelichtingen. 8. De bevindingen uit het jaarrekeningonderzoek worden vastgelegd in het rapport van de Rekeningencommissie. De bestuurlijke reacties en toezeggingen van de leden van het college op de door de commissie gesignaleerde punten worden opgenomen in het rapport, eventueel voorzien van een nawoord door de commissie. In het rapport geeft de commissie een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. 9. Het college wordt gevraagd een reactie op het rapport van de Rekeningencommissie aan de raad uit te brengen met een puntsgewijze beantwoording van de daarin opgenomen vragen en wensen van de commissie. Om te voldoen aan wettelijke voorschriften dient de jaarrekening vóór 15 juli door de gemeenteraad te worden vastgesteld. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden.

Pagina 3 van 4

26 januari 2022

Verslaglegging van de vergaderingen De verslagen worden na elke vergadering zo spoedig mogelijk gepubliceerd, zo mogelijk vóór de eerstvolgende vergadering. Het rapport van de Rekeningencommissie wordt aan de hand van deze verslagen opgesteld. Toezending eindrapport Het concept-rapport wordt in de vergadering van 22 juni besproken door de commissie en vervolgens vastgesteld. Het concept-rapport wordt in de daaraan voorafgaande week aan de leden per e-mail toegezonden. Thema’s en aandachtspunten De Rekeningencommissie kan voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek de accountant vragen bij haar toelichting op het accountantsverslag in te gaan op specifieke thema’s en onderwerpen. De leden worden uitgenodigd hun wensen dienaangaande ter vergadering kenbaar te maken. Gevraagd besluit De Rekeningencommissie wordt gevraagd om – na eventuele beraadslaging – de werkwijze voor het onderzoek naar de jaarrekening vast te stellen.

Pagina 4 van 4