F Notitie Werkwijze jaarrekeningonderzoek RC2023.15

Rekeningencommissie Notitie

Aan

:

de leden van de Rekeningencommissie

Van

:

secretariaat

Nummer

:

RC/2023.15

Datum

:

31 maart 2023

Onderwerp

:

Betreft

Locatie

Werkwijze jaarrekeningonderzoek 2022 : RC-vergadering donderdag 13 april 13:30 uur, agendapunt F : commissie/perskamer (B01.15)

Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (gedurende mei en juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De opzet van de nu voorgestelde werkwijze komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaande jaren. Twee jaar geleden kon het jaarrekeningonderzoek niet conform planning worden uitgevoerd vanwege onder andere noodzakelijke correcties in de jaarrekening na publicatie en een daarmee samenhangende uitloop van de accountantscontrole. Daarom heeft het college zekerheidshalve ook dit jaar aan het Presidium voorgesteld (RIS313625) de jaarrekening drie weken later te publiceren dan is voorgeschreven in artikel 7, lid 1b, van de verordening financieel beheer en beleid.

Samenvatting: voorgestelde werkwijze op hoofdlijnen en planning A. Publicatie jaarrekening, controleverklaring en accountantsverslag niet op de derde dinsdag in april, maar op 9 mei 2023. B. Gelegenheid tot het stellen van feitelijke vragen over het accountantsverslag C. Bespreking accountantsverslag, thema’s en aandachtspunten met accountant in drie opeenvolgende vergaderingen D. Bevraging van één of meer wethouders naar aanleiding van de belangrijkste bevindingen E. Uitbrengen van het Rekeningencommissierapport met het advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening en decharge van het college. Data onderzoek naar de jaarrekening 2022

week 20 20 21 22 23 25

presentatie jaarrekening: 9 mei 2023 dagdeel datum onderwerp maandagmiddag 15 mei schriftelijke vragen over accountantsrapport woensdagavond 17 mei programmarekening & accountantsrapport woensdagmiddag 24 mei programmarekening & accountantsrapport donderdagavond 01 juni programmarekening & accountantsrapport woensdagmiddag 07 juni bevraging wethouder(s) donderdagavond 22 juni vaststellen RC-rapport woensdag/donderdag 28/29 juni (week 26) programmarekening in commissie Bestuur donderdag 6 juli (week 27) vaststelling jaarrekening door raad

13 april 2023

Doel van het jaarrekeningonderzoek De controlerende taak van de raad wordt voor een belangrijk deel door de Rekeningencommissie uitgevoerd. De doelstelling van het jaarrekeningonderzoek is de raad in staat te stellen zich een oordeel te vormen over het door het college gevoerde beheer en de verantwoording van het college hierover. Daartoe brengt de Rekeningencommissie een rapport aan de raad uit met: 1. de bevindingen uit het onderzoek naar de jaarrekening; 2. de bevindingen uit audits, werkbesprekingen en overige onderzoeken gedurende de daaraan voorafgaande periode; 3. een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar.

Werkprogramma 2022-2023 Het jaarrekeningonderzoek is een prominent onderdeel van het totale werkprogramma van de Rekeningencommissie dat jaarlijks in juni wordt afgesloten met het rapport van de Rekeningencommissie. Gedurende het jaar voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek wordt de commissie tweemaal per jaar door het college geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering via de 4- en 8maandsrapportages en het onderzoek van de Accountantsorganisatie daarnaar. In 2022 heeft dit niet plaatsgevonden, onder meer omdat geen 4-maandsrapportage is uitgebracht van wege de coalitievorming. ▪ Het college wil de planning & controlcyclus (waaronder de tussentijdse informatievoorziening) transparanter maken (zie de contourenbrief actualisatie financieel beleid, RIS314462). Overwogen kan worden de accountant te vragen voortaan haar rapportage aan de gemeentelijke organisatie over de interim-controle (stand van zaken na 9 maanden) ook naar de Rekeningencommissie te sturen. In de tweede helft van het kalenderjaar stuurt de accountant een boardletter aan het college en de Rekeningencommissie, waarin de belangrijkste uitkomsten van tussentijdse controles zijn opgenomen. Deze boardletter is ontvangen op 20 januari 2023 (RIS314358).

Daarnaast ontvangt de Rekeningencommissie informatie van het college over onder meer doelmatigheidsonderzoeken, de bedrijfsvoering en de beheersing van verbonden partijen. In opdracht van de Rekeningencommissie voert de Accountantsorganisatie audits uit naar uiteenlopende aspecten van het beheer, waaronder integriteit, IT, informatieveiligheid, gegevensbescherming, financiële rechtmatigheid en specifieke processen en projecten. De aandachtspunten uit de desbetreffende rapportages en onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek en kunnen worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

Opzet en werkwijze onderzoek jaarrekening 2022 De Rekeningencommissie sluit in haar onderzoek aan op de door het college gehanteerde programmasturing, waarmee de presentatie van de verantwoording op vergelijkbare wijze plaatsvindt als de begroting. Het onderzoek richt zich op uiteenlopende aspecten van de gemeentelijke bedrijfsvoering, zoals als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, privacy en integriteit.

Pagina 2 van 5

13 april 2023

De werkwijze van de Rekeningencommissie inzake het onderzoek naar de jaarrekening kent de volgende stappen: 1.

Het college stuurt de jaarstukken naar de raad. Dit jaar worden de jaarstukken niet op de derde dinsdag in april, maar op dinsdag 9 mei 2023 naar de raad gestuurd.

2. In opdracht van de gemeenteraad voert de Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD) op onafhankelijke wijze jaarlijks de wettelijke controle uit op de gemeentelijke jaarrekening (programmarekening). De Accountantsorganisatie controleert als externe accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties. 3. Indien de bevindingen van de accountant gedurende de jaarrekeningcontrole aanleiding geven te veronderstellen dat de accountantscontrole niet vóór 9 mei kan worden afgerond, informeert de accountant de Rekeningencommissie hierover zo spoedig mogelijk. 4. De Accountantsorganisatie brengt verslag uit aan de raad van deze wettelijke controle in het accountantsverslag. In de controleverordening gemeente Den Haag 2014, artikel 3d is vastgelegd dat in het verslag van bevindingen van de accountantscontrole in ieder geval aandacht wordt besteed aan bestuurlijk relevante indicatoren/kengetallen. 5.

Rekeningencommissieleden worden in de gelegenheid gesteld feitelijke vragen in te dienen over het accountantsverslag. Voor zover mogelijk worden deze vóór de eerstvolgende commissievergadering beantwoord.

6. De Rekeningencommissie nodigt de gemeenteaccountant uit voor het geven van een toelichting op de jaarrekeningcontrole en het beantwoorden van vragen, in drie vergaderingen. 7.

Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek bepaalt de commissie welke onderwerpen in aanmerking komen voor bespreking met (enkele) leden van het college. Vervolgens bevraagt de Rekeningencommissie in een volgende vergadering de uitgenodigde collegeleden over de bestuurlijk meest relevante verbeterpunten in het beheer en de verantwoording. Collegeleden kunnen ambtelijk worden bijgestaan voor technische toelichtingen.

8. De bevindingen uit het jaarrekeningonderzoek worden vastgelegd in het rapport van de Rekeningencommissie. De bestuurlijke reacties en toezeggingen van de leden van het college op de door de commissie gesignaleerde punten worden opgenomen in het rapport, eventueel voorzien van een nawoord door de commissie. In het rapport geeft de commissie een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. 9. Het college wordt gevraagd een reactie op het rapport van de Rekeningencommissie aan de raad uit te brengen met een puntsgewijze beantwoording van de daarin opgenomen vragen en wensen van de commissie. Om te voldoen aan wettelijke voorschriften dient de jaarrekening vóór 15 juli door de gemeenteraad te worden vastgesteld (artikel 200 Gemw). Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden.

Pagina 3 van 5

13 april 2023

Verslaglegging van de vergaderingen De verslagen worden na elke vergadering zo spoedig mogelijk gepubliceerd, zo mogelijk vóór de eerstvolgende vergadering. Het rapport van de Rekeningencommissie wordt aan de hand van deze verslagen opgesteld. Toezending eindrapport Het concept-rapport wordt in de vergadering van 22 juni besproken door de commissie en vervolgens vastgesteld. Het concept-rapport wordt in de daaraan voorafgaande week aan de leden per e-mail toegezonden.

Gevraagd besluit De Rekeningencommissie wordt gevraagd om – na eventuele beraadslaging – de werkwijze voor het onderzoek naar de jaarrekening vast te stellen.

Aandachtspunten voor het onderzoek naar de jaarrekening 2022 Vorig jaar zijn bij het onderzoek naar de jaarrekening 2021 enkele aandachtspunten gemarkeerd voor het komende jaarrekeningtraject. Het gaat dan onder meer om toezeggingen van het college aangaande de komende jaarrekening 2022. Ook zijn door de Rekeningencommissie bij de behandeling van de boardletter enkele aandachtspunten voor het komende jaarrekeningonderzoek benoemd. ▪ Herstelplan Algemene Reserve: de Algemene reserve wordt aangevuld door de verkoop van niet-strategisch gemeentelijk vastgoed. De wethouder Financiën heeft toegezegd het groeipad van de Algemene reserve explicieter te maken in de Programmarekening, voor zover dit mogelijk is. Veel onderdelen worden pas bij de resultaatbestemming verrekend met de Algemene Reserve en hierop kan niet worden vooruitgelopen in de Programmarekening. ▪ Motivatie uitzonderingsgrond dwingende spoed: dwingende spoed wordt toegepast in situaties die niet waren te voorzien. In 2020/2021 betrof dit de COVID crisis. In 2022 is dit van toepassing op de Oekraïne crisis. Het college heeft toegezegd dat ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2022 er een dossier aanwezig zal zijn met onderbouwing van de toepassing van dwingende spoed ten aanzien van de Oekraïnecrisis.

▪ Niet aansluitende indicatoren: van 36 indicatoren die in de begroting zijn opgenomen is niet duidelijk hoe de verantwoording in de programmarekening daar op aansluit, omdat het begrote cijfer niet in de jaarrekening is vermeld. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd in de jaarrekening voor iedere verantwoorde indicator ook het begrotingscijfer te vermelden. ▪ Trendinformatie: in de programmarekening wordt bij veel indicatoren geen informatie gegeven over de waarde van de desbetreffende indicator in voorgaande jaren. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd om voor elke indicator historische informatie op te nemen zodat inzicht in de trend wordt gegeven. ▪ Rapportagegrens rechtmatigheidsfouten in bedrijfsvoeringsparagraaf: op 5 oktober 2022 heeft de Rekeningencommissie besloten de hoogte van de rapportagegrens (rapporteringstolerantie) in de paragraaf Bedrijfsvoering te willen bepalen na het jaarrekeningonderzoek 2022 (RIS313323). ▪ Rapporteringstolerantie fraude: conform de controleverordening dient de accountant elke bevinding boven de € 0,1 miljoen te rapporteren in het accountantsverslag (dit wordt de rapporteringstolerantie genoemd, zie artikel 3b). In het overzicht van controleverschillen worden deze bevindingen gemeld, waarbij ook wordt aangegeven of deze al dan niet zijn gecorrigeerd. Voor fraudebevindingen gelden strengere normen.

De Rekeningencommissie vraagt de accountant in haar rapportage de bevindingen ten aanzien van (mogelijke) fraude expliciet te benoemen voor zover regelgeving dit toelaat. Pagina 4 van 5

13 april 2023

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

Uitvoering redresplannen: de uitvoering van redresplannen blijft achter ten opzichte van de hierin verwoorde ambitie. Dit is een aandachtspunt voor het onderzoek naar de jaarrekening 2022. De Rekeningencommissie heeft de accountant gevraagd in het accountsverslag zo goed mogelijk de oorzaak te duiden van de vertraging in de uitvoering van de redresplannen. Verminderen vermijdbare memoriaalboekingen: vanwege de grotere risico’s wil de Rekeningencommissie dat memoriaalboekingen worden beperkt tot de strikt noodzakelijke. De commissie heeft de accountant gevraagd in het accountantsverslag inzichtelijk te maken in hoeverre vermijdbare memoriaalboekingen zijn afgenomen. Voortgangsinformatie MIP: de planning & controlcyclus voorziet nog niet in tussentijdse voortgangsinformatie over het Meerjareninvesteringsplan (MIP). De accountant heeft geconstateerd dat dit ook nog niet mogelijk zou zijn omdat de financiële administratie tussentijds nog niet actueel is. De Rekeningencommissie wil de tussentijdse informatievoorziening over het MIP met het college bespreken bij de behandeling van de jaarrekening 2022. Administratie investeringen schoolgebouwen niet up-to-date: op de balans van de gemeente worden ook investeringen in schoolgebouwen verantwoord.

Voor 2022 is daarvoor € 37 miljoen begroot, maar per oktober 2022 waren hiervoor nog nauwelijks investeringen geboekt, zowel door interne achterstanden als door achterstallige declaraties van schoolbesturen. Hier ontbreekt dus toereikende tussentijdse informatie waarop gestuurd en gecontroleerd kan worden. De Rekeningencommissie wil dit bij de behandeling van de jaarrekening 2022 onder de aandacht van het college brengen. Volledigheid subsidieregister: eerder is in de Rekeningencommissie aan de orde gekomen dat naar eigen waarneming van individuele leden het subsidieregister niet volledig lijkt te zijn. Het ontbreekt volgens de accountant nog aan formeel beleid met een norm voor de in het subsidieregister op te nemen verstrekkingen of uitgaven. De Rekeningencommissie markeert dit als aandachtspunt voor het jaarrekeningonderzoek. Aandacht voor duurzaamheid in de verantwoording: in de Boardletter wordt gesuggereerd het verantwoordingsbeleid ten aanzien van duurzaamheid te expliciteren. De Rekeningencommissie heeft in beraad gehouden of hier bij de jaarrekening op teruggekomen wordt, dan wel of hieraan separaat aandacht wordt besteed. Tekorten Overhead: in de jaarrekening 2018 was sprake van een nadeel van € 12 miljoen op programma 16 (Overhead). Dit programma betreft niet alleen de dienst Bedrijfsvoering, maar ook het management van de overige diensten.

Om te bezuinigingen op de kosten voor overhead zijn in 2018 plannen gemaakt (de zogenoemde business cases). Deze business cases beoogden een structurele besparing van in totaal € 17,75 miljoen en moesten in 2022 voltooid zijn. De wethouder Financiën heeft eerder laten weten dat in 2022 de laatste nog te realiseren bezuiniging van € 3 miljoen – met name op huisvesting – zou worden gehaald. Dit zal in de programmarekening 2022 worden toegelicht.

Pagina 5 van 5