E Presentatie update dienst Bedrijfsvoering
Tekst van het document
Stand van zaken DBV ‘Update inrichting en doorontwikkeling DBV ten behoeve van de rekeningcommissie’
22 februari 2023
DBV | Versie 0.9
Voorafgaand Behoefte aan betere aansluiting bedrijfsvoering op ontwikkelingen in de stad concern en diensten.
Collegebesluit 27-10-2020 om per 1-1-2021 nieuwe dienst bedrijfsvoering te vormen & IDC en BEC op te heffen. Rapport Scope, inrichting en doorontwikkeling bedrijfsvoering
Inrichting nieuwe Dienst Bedrijfsvoering (DBV)
2
22 februari 2023
DBV | Versie
Reorganisatie DBV Noodzakelijk om alle bedrijfsvoeringsactiviteiten te kunnen bundelen in de nieuwe DBV en inrichting van
nieuwe topstructuur mogelijk te maken. 1-4-2022 afgerond met plaatsing van alle betrokken medewerkers in de nieuwe organisatie.
Eerste stap in de doorontwikkeling van de nieuwe DBV.
3
22 februari 2023
DBV | Versie
4
22 februari 2023
DBV | Versie
Ontwikkelingen na 1-4-2022 Reorganisatie I&A Splitsing portefeuille II P&O en Juridische Zaken
Detailinrichting expertisecentra Veel aandacht voor continuïteit en doorontwikkeling van de dienstverlening vanuit DBV en de verschillende portefeuilles
1 aanvraag tot betaling Intern verrekenen
5
22 februari 2023
DBV | Versie
Personele wisselingen binnen DBV Momenteel diverse directiefuncties ingevuld op interim basis. Per 1 april aanstaande belangrijke functies formeel bemenst: Algemeen directeur dienst DBV Directeur P&O Directeur Juridische Zaken
Directeur I&A volgt nog
Uitdagingen voor invulling van vacatures binnen de dienst vanwege de arbeidsmarktsituatie 6
22 februari 2023
DBV | Versie
Intern verrekenen Voor de jaren 2022 en 2023 hebben de diensten een groot gedeelte van hun bedrijfsvoeringbudgetten incidenteel naar de Dienst Bedrijfsvoering overgeheveld. Als gevolg hiervan is het intern verrekenen sterk verminderd. In 2023 zal de overheveling worden geëvalueerd en zal een besluit worden voorbereid over structurele overheveling, inclusief afspraken over governance, spelregels en sturing. Hiermee worden de mogelijkheden om op de (kosten van) bedrijfsvoering te sturen, en het primaire proces op een doelmatige en doeltreffende te ondersteunen verder verbeterd. 7
22 februari 2023
DBV | Versie
1 Aanvraag tot Betalen (1) Risico: fraude en onrechtmatig inkopen (30% van de inkopen niet via proces in 2020)
Kwalitatief betere inkoop- en contractregistratie Doel: inkopen worden op de juiste manier (volgens de regels) gedaan Percentage inkooporders >90% in 2024
8
22 februari 2023
DBV | Versie
1 Aanvraag tot Betalen (2) – wat verandert er per 1 mei 2023 Servicedesk Inkopen en Bestellen: voor vragen, hulp bij zoeken contract of inkoopprocedure, bepalen inkoopcategorie, contractregistratie Route ‘inkoophulp’ in Oracle: een eenvoudig formulier in Oracle om hulp te krijgen van de Servicedesk (ook bij aanvragen > €50.000) Aanscherping Oracle module ‘inkopen en bestellen’ aanpassingen in lay-out, invulvelden geminimaliseerd en toegelicht Sturing op rapportages uitbreiding van het aantal rapportages, betere spendanalyses. Meer inzicht om te sturen op inkoop en budget Vindbaarheid en toegankelijkheid van informatie over het proces o.a. op Werknet, in de vorm van korte animaties, instructies, training 9
22 februari 2023
DBV | Versie