E Notitie werkwijze jaarrekeningtraject RC2021-04

Rekeningencommissie Notitie Aan Van Nummer Datum Onderwerp Betreft

de leden van de Rekeningencommissie : secretariaat : RC/2021.04 : 5 maart 2021 : Onderzoek jaarrekening 2020: werkwijze en planning : RC-vergadering 24 maart 2021, agendapunt E :

Inleiding Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (van april tot en met juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De opzet van de nu voorgestelde werkwijze is op onderdelen aangepast ten opzichte van voorgaande jaren. Vorig jaar is vanwege de uitbraak van het COVID19-virus het vergaderschema voor het jaarrekeningonderzoek aangepast. Vooralsnog wordt er in deze notitie vanuit gegaan dat conform planning – al dan niet digitaal – kan worden vergaderd.

Voorgestelde werkwijze op hoofdlijnen A. Gelegenheid tot het stellen van feitelijke vragen over accountantsrapport B. Bespreking accountantsrapport, thema’s en aandachtspunten met accountant C. Naar aanleiding van de belangrijkste bevindingen: bevraging van (enkele) wethouders D. Uitbrengen van het Rekeningencommissierapport met het advies aan de raad. Data onderzoek naar de jaarrekening wk

dagdeel

datum onderwerp

19

maandagochtend

10 mei

indienen feitelijke vragen accountantsrapport

19

woensdagmiddag

12 mei

bespreking accountantsrapport met accountant

20

donderdagmiddag1

20 mei1

bespreking thema’s met accountant

21

donderdagavond

27 mei

bevraging wethouders

23

donderdagmiddag1 10 juni1

vaststellen RC-rapport

26

dinsdag/woensdag

vaststellen jaarrekening door raad

29/30 juni

Disclaimer Bij de behandeling van de boardletter is naar voren gekomen dat verschillende onzekerheden die samenhangen met haastig ingevoerde ‘coronasteun’ een risico vormen voor de voortgang van de jaarrekeningcontrole. Vooralsnog kan niet worden uitgesloten dat de planning moet worden aangepast als gevolg van voortgangsproblemen in de jaarrekeningcontrole.

1

Onder voorbehoud, afhankelijk van nadere besluitvorming door het presidium.

24 maart 2021

Doel van het jaarrekeningonderzoek De controlerende taak van de raad wordt voor een belangrijk deel door de Rekeningencommissie uitgevoerd. De doelstelling van het jaarrekeningonderzoek is de raad in staat te stellen zich een oordeel te vormen over het door het college gevoerde beheer en de verantwoording van het college hierover. Daartoe brengt de Rekeningencommissie een rapport aan de raad uit met: 1. de bevindingen uit het onderzoek naar de jaarrekening; 2. de bevindingen uit audits, werkbesprekingen en overige onderzoeken gedurende de daaraan voorafgaande periode; 3. een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar. Werkprogramma 2020-2021 Het jaarrekeningonderzoek is een prominent onderdeel van het totale werkprogramma van de Rekeningencommissie dat jaarlijks in juni wordt afgesloten met het rapport van de Rekeningencommissie. Gedurende het jaar voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek ontvangt de commissie verantwoordingen van het college over de beheersing van (wisselende) processen en projecten, onderzocht door de Accountantsdienst.

Ook wordt de commissie tweemaal per jaar door het college geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering via de 4en 8-maandsrapportages en de controle van de GAD daarop. Met ingang van 2018 zijn daaraan toegevoegd een zogenoemde boardletter van de accountant, waarin de belangrijkste uitkomsten van tussentijdse controles zijn opgenomen. De aandachtspunten uit deze rapportages en onderzoeken worden betrokken bij het jaarrekeningonderzoek. Gedurende het jaar voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek komen ook ander aspecten van beheer aan de orde, zoals de doelmatigheid van de bedrijfsvoering (doelmatigheidsonderzoek door het college en/of eigen onderzoek door de commissie), de beheersing van verbonden partijen, integriteit, IT & informatieveiligheid, privacy en actualiteiten/ontwikkelingen, zoals het beheer van de decentralisaties in het sociaal domein, de wijziging van de rechtmatigheidsverantwoording, de invoering van de Omgevingswet en verbetering van de GRIP-rapportages. Hiertoe worden onder meer werkbesprekingen georganiseerd en ontvangt de commissie tussentijds informatie van het college. Ook de bevindingen uit het werkprogramma buiten het jaarrekeningonderzoek worden opgenomen in het rapport van de Rekeningencommissie.

Opzet en werkwijze onderzoek jaarrekening 2020 De Rekeningencommissie sluit in haar onderzoek aan op de door het college gehanteerde programmasturing, waarmee de presentatie van de verantwoording op vergelijkbare wijze Pagina 2 van 4

24 maart 2021

plaatsvindt als de begroting. Het onderzoek richt zich op uiteenlopende aspecten van de gemeentelijke bedrijfsvoering, zoals als de kwaliteit van de (tussentijdse) verantwoording, de begrotingsbeheersing, de doelmatigheid van de bedrijfsvoering, IT, privacy en integriteit. De werkwijze van de Rekeningencommissie inzake het onderzoek naar de jaarrekening kent de volgende stappen: 1. In opdracht van de gemeenteraad voert de Gemeentelijke Accountantsdienst (GAD) op onafhankelijke wijze jaarlijks de wettelijke controle uit op de gemeentelijke jaarrekening (programmarekening). De GAD controleert als gemeentelijke accountant de getrouwheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties. 2. De GAD brengt verslag uit aan de raad van deze wettelijke controle in het accountantsrapport. In de controleverordening gemeente Den Haag 2014, artikel 3d is vastgelegd dat in het verslag van bevindingen van de accountantscontrole in ieder geval aandacht wordt besteed aan bestuurlijk relevante indicatoren/kengetallen. 3. Rekeningencommissieleden worden in de gelegenheid gesteld feitelijke vragen in te dienen over het accountantsrapport. Voor zover mogelijk worden deze vóór de eerstvolgende commissievergadering beantwoord. 4.

De Rekeningencommissie nodigt de gemeenteaccountant uit voor het geven van een toelichting op de jaarrekeningcontrole en het beantwoorden van vragen, in twee vergaderingen. 5. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek bepaalt de commissie welke onderwerpen in aanmerking komen voor bespreking met (enkele) leden van het college. Vervolgens bevraagt de Rekeningencommissie in een volgende vergadering de uitgenodigde collegeleden over de bestuurlijk meest relevante verbeterpunten in het beheer en in de verantwoording. Collegeleden kunnen ambtelijk worden bijgestaan voor technische toelichtingen. 6. De bevindingen uit het jaarrekeningonderzoek worden vastgelegd in het rapport van de Rekeningencommissie. De bestuurlijke reacties en toezeggingen van de leden van het college op de door de commissie gesignaleerde punten worden opgenomen in het rapport, eventueel voorzien van een nawoord door de commissie. In het rapport geeft de commissie een advies aan de raad over de vaststelling van de jaarrekening. 7. Het college wordt gevraagd een reactie op het rapport van de Rekeningencommissie aan de raad uit te brengen met een puntsgewijze beantwoording van de daarin opgenomen vragen en wensen van de commissie.

Pagina 3 van 4

24 maart 2021

Om te voldoen aan wettelijke voorschriften dient de jaarrekening vóór 15 juli door de gemeenteraad te worden vastgesteld. Met het vaststellen van de jaarrekening door de raad wordt de leden van het college decharge verleend ten aanzien van het (financieel) beheer over het betrokken jaar, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden. Verslaglegging van de vergaderingen De verslagen worden na elke vergadering zo spoedig mogelijk gepubliceerd, zo mogelijk vóór de eerstvolgende vergadering. Het rapport van de Rekeningencommissie wordt aan de hand van deze verslagen opgesteld. Toezending eindrapport Het concept-rapport wordt in de vergadering van 10 juni besproken door de commissie en vervolgens vastgesteld. Het concept-rapport wordt in de daaraan voorafgaande week aan de leden per e-mail toegezonden. Thema’s en aandachtspunten De Rekeningencommissie kan voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek de accountant vragen bij haar toelichting op het accountantsrapport in te gaan op specifieke thema’s en onderwerpen. De leden worden uitgenodigd hun wensen dienaangaande ter vergadering kenbaar te maken. Gevraagd besluit De Rekeningencommissie wordt gevraagd om – na eventuele beraadslaging – de werkwijze voor het onderzoek naar de jaarrekening vast te stellen.

Pagina 4 van 4