D Presentatie Voortgang verbetering interne beheersing

Verbetertraject interne beheersing Werkbespreking rekeningencommissie

22 februari 2022 Vertrouwelijkheid: Openbaar

Aanleiding en doel werkbespreking De rekeningencommissie wordt periodiek geïnformeerd in de plannen en vordering

van het verbetrajact interne beheersing en frauderisicoanalyse. Aanleiding en doel werkbespreking Toezegging bij rekeningencommissie (december) om de routekaart voor verbetering interne beheersing met de concrete vorderingen te bespreken. Board Letter accountant (januari): “Wij (h)erkennen het veelvoud aan verbeteractiviteiten dat is geïnitieerd en gerealiseerd” en “Onze afdronk is dat de verbetereffecten van onderhanden inspanningen na verwachting in 2023 zullen volgen”.

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Interne beheersing: wat en waarom Het zijn de maatregelen die de gemeente neemt om te zorgen dat de organisatie werkt zoals we willen dat deze werkt. Rollen, processen en verantwoordelijkheden zo vastleggen dat: - gemeentelijke doelen worden bereikt op een efficiënte wijze; - waarbij de kans op fouten, onrechtmatigheden en fraude zo klein mogelijk is. Het raakt ons allemaal: - zowel burger als organisatie hebben baat dat een factuur of subsidie snel wordt afgedaan binnen een betrouwbaar proces; - meer risicobewustzijn (in brede zin) leidt tot betere uitvoer van projecten en processen. Vertrouwelijkheid: Openbaar

Het verbetertraject Het verbetertraject verloopt volgens een gestructureerd meerjarig traject en raakt zowel inhoud, als organisatie en cultuur. De presentatie volgt deze structuur: 1

Versterken financieel/administratieve processen

2

Gemeentebreed risicomanagement

3

Rechtmatigheidsverantwoording

4

Doorontwikkeling internal audit

Special

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Aandachtspunten fysiek en sociaal domein

1 Versterken processen Vastgestelde en goed ingerichte financieel-administratieve bedrijfsprocessen die regelmatig worden getoetst, vormen de basis van een goede interne beheersing. Resultaten

* De 42 meest kritische processen (zoals belastingen en bijstand) zijn geanalyseerd t/m de eerste helft 2022 en aan de opvolging van aanbevelingen wordt gewerkt. * Diverse nieuwe procesbeschrijvingen opgesteld hierbij worden impliciete processen expliciet. Twee voorbeelden: Treasury en Havengelden. Dit gaat door in 2023. * Team procesmanagement opgericht dat gemeentebreed zorgt voor uitrol procesmanagement.

Inzoomen

Nadere toelichting op resultaten en uit te voeren stappen op de processen: * Inkoop * Financiële administratie

5 Vertrouwelijkheid: Openbaar

Inzoomen processen: inkoop Een goed inkoopproces en een volledig contractadministratie zorgen voor betere sturing op rechtmatig inkopen/aanbestedingen, betere inkoop adviezen en leveranciersmanagement. Resultaten

* Centrale contractregistratie in 2022 met 50% gestegen tot ruim duizend contracten. * Sinds 2022 voeren we gemeentebrede en dienstspecifieke spendanalyses uit. * Nieuw aanbestedingssysteem (Mercell) voor beter en efficiënt aanbestedingsproces.

Stappen 2023

* Het ‘Serviceteam inkopen en bestellen’ start voor het zomerreces. Het team ondersteunt de organisatie aan de voorkant (>50K) bij goed bestellen/inkopen. * Implementatie voor het zomerreces van nieuw proces “Aanvraag tot betalen”.

6 Vertrouwelijkheid: Openbaar

Inzoomen processen: inkoop Nieuw proces aanvraag tot betalen

7 Vertrouwelijkheid: Openbaar

Processen: financiële administratie Het voeren een actuele, betrouwbare en rechtmatige financiële administratie, zodat deze een goede ondersteuning en informatiewaarde bieden voor haar gebruikers. Resultaten

Stappen 2023

* Programmaplan opgesteld (focus: standaardisatie en ontwikkeling, o.a. e-facturatie) * Diverse processen en werkinstructies opnieuw beschreven. * Proef uitgevoerd tussentijdse administratieve afsluiting voor eerder inzicht. * Afspraken gemaakt met de accountant over oppak van aanbevelingen, zoals processen betalen, memorialen en tussenrekeningen.

* Verdere uitvoering programmaplan. Proces loopt door t/m 2024. * Uitvoering verdere verbeteringen (o.a. betalen, memorialen en tussenrekeningen). * Inzet op kwaliteitscontrole op data en processen. * Tussentijds “afsluiten” diverse administratieve posten verder verbreden. 8 Vertrouwelijkheid: Openbaar * Nieuwe tooling in gebruik voor strakkere sturing P&C-processen en beter “bij zijn”.

2 Gemeentebreed risicomanagement We versterken en borgen risicomanagement. Dit leidt tot meer bewustwording en een betere beheersing van risico’s in brede zin (financiën, tijd, inhoud etc.). Resultaten

* Centraal team opgericht en gemeentebreed risicomanagementmodel ontwikkeld. * Risicogesprekken gevoerd met alle gemeentelijke diensten. * Rapportage frauderisicoanalyse opgeleverd.

Stappen 2023

* Actualiseren frauderisicoanalyse d.m.v. nieuwe risicotafels met diensten (nu in afronding). * Verbreden van risicomanagement naar overige risico’s. * Workshops en trainingen op bewustwording en risicobeheersing (van papier naar praktijk) * Aanschaf tooling voor professionele en uitvoering en vastlegging risicomanagement. * Inzet op certificatie van risicomangementteam volgens internationale norm (ISO 31.000).

9 Vertrouwelijkheid: Openbaar

3 Rechtmatigheidsverantwoording Per 2023 verantwoord het college over rechtmatigheid in de jaarrekening (als gevolg van wetwijziging). Resultaten

* Proces ingericht en afgestemd met GAD voor volledige rechtmatigheidsverantwoording . Dit is toegelicht in de rekeningencommissie. * Uitvoering rechtmatigheidsverantwoording vindt nu plaats. * Inzet op complexe aanbestedingsdossiers. Vb: vanaf april al aandacht voor aanbestedingsvraagstuk opvang Oekraïense vluchtelingen.

Stappen 2023

* Proces verbeteren op basis van leerpunten op basis van proefjaar 2022. * Verordening aanpassen & vaststelling door gemeenteraad.

10 Vertrouwelijkheid: Openbaar

4 Doorontwikkeling internal audit Een volwassen internal auditfunctie geeft een kritische spiegel om onvolkomenheden te constateren, processen te borgen en bij te sturen waar nodig. Zo blijft de interne beheersing op peil. Resultaten

* Solide basis: een jaarplan, kwaliteitssysteem en handboek zijn opgesteld * Stap vooruit: gestart met inzet en ontwikkeling van IT-instrumenten, waaronder data-analyse en proces mining. Dashboard monitoring kasgelden is gereed.

Stappen 2023

* Vaststellen auditcharter zodat alle betrokkenen duidelijkheid hebben over de functie, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van internal audit. * Aanschaf tooling voor vastleggen uitgevoerde audits. * Verder inzetten op doorontwikkeling. Doelstelling is medio 2024 een volwassen internal audit die wordt getoetst door de landelijke beroepsgroep.

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Speciale aandachtspunten In o.a. de Board Letter wordt aandacht gevraagd voor interne beheersing op het fysiek en sociaal domein. Hier zijn en worden ondermeer de volgende stappen gezet: Sociaal domein * Afwegingskader subsidie vs. inkoop is in 2022 vastgesteld in raad (incl. governance). /subsidies * Voor alle subsidieregelingen in 2022 is de afweging onderbouwd. * Alle subsidieprocessen verlopen via het systeem CVS. Daarmee is het proces voor subsidievastlegging en de bijbehorende checks and balances geborgd. Fysiek domein * Bij de jaarrekening 2022 wordt de prognose voor grondexploitaties (MPG) geactualiseerd /grondexpl. zodat de inzichten volledig actueel zijn voor huidige ontwikkelingen, zoals inflatie.. * Nieuwe en herziene grondexploitaties worden sinds 2022 vastgesteld met nadere normen voor toerekening investeringen in de openbare ruimte (PPT-criteria) De verordening voor grondexploitaties wordt hier op aangescherpt in 2023 Vertrouwelijkheid: Openbaar

Tot slot Er zijn stappen gezet en we blijven stappen zetten in de komende jaren Sommige stappen zijn dus al snel gezet (2022-2023). Andere trajecten vergen ook een cultuur- of organisatieverandering, dus meerjarig traject. We blijven inzetten op een lerende organisatie. Aanbevelingen van accountant en rekeningencommissie helpen dit traject te versterken.

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Bijlagen

22 februari 2023 Vertrouwelijkheid: Openbaar

Doorontwikkeling financiële keten Spoor 1: De basis op orde Robuuste inrichting voor stabiele gemeentefinanciën met transparante sturing. Via de contourenbrief is en wordt de raad hier over geïnformeerd.

Lerende organisatie

Spoor 2: Ontwikkeling van het huis

Ontwikkeling van het huis

Doorontwikkeling op administratie: juist, tijdig en betrouwbaar Administratie

Analyse

Advies

Corporate expert

Doorontwikkeling op analyse, advies en juiste expertise

Spoor 3: Lerende organisatie Stimuleren samenwerking, vakmanschap, leren & ontwikkelen

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Het fundament

ROUTEKAART FINANCIËLE KETEN Visie

Verandersporen

2021 Q2

We dragen bij aan transparante bedrijfsvoering én "in control zijn“ van de gemeente Den Haag

Project loopt

Project a fgerond

Q3

Q1

Q2

Q3

Q4

Q1

Q2

Q3

Q4

Ka der FA

Control statuut

Spoor 1: Het fundament

2023

2022 Q4

Project te s tarten

Rol len, Taken en Bevoegdheden helder Ba s is op orde - Meerjarig stabiele gemeentefinanciën (vanuit CA)

Spoor 2: Ontwikkeling van het huis We zorgen voor een juiste, tijdige en volledige transactieverwerking & een betrouwbare administratie

Ni euw Proces Aanvraag tot Betalen (i.s.m. Inkoop)

Administratieve omgeving

Progra mmaplan FA

Progra mma doorontwikkeling FA

Proces beschrijvingen en werkinstructies E-fa cturatie / Collections / Pi lots RPA

We leveren begrijpelijke en betrouwbare financiële informatie en analyses voor bestuur en diensten

Ontwi kkeling management dashboard

Impl ementatie management dashboard

Analyse omgeving

Onderzoek i nzet data-analys e & process mining P&C: s ys teem monitoring proces

We adviseren de diensten bij het nemen van beslissingen en bij het sturen, beheersen en verantwoorden

Onderzoek Haagse Controller

Progra mmaplan Haagse Controller

Advies omgeving

Tea montwikkeling controlteams Opl eidingstraject G4 Controllers

Ontwi kkelpool G4 Controllers Doorontwikkeling projectcontrol Verbetering interne beheersing

We zorgen voor de inbreng van kennis en expertise op specialistische onderwerpen

Corporate expert omgeving

Vers terken Procesbeschrijvingen (AO)

Vers terken Integraal risicomanagement Doorontwikkeling Internal Audit Invoering Rechtmatigheidsverantwoording

We werken als één financiële keten, in goed samenspel met de bedrijfsvoering en het primaire proces

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Spoor 3: Lerende organisatie

Opl .plan

Va kmanschap, leren en ontwikkelen (i.s.m. P&O en diverse opleidingsinstanties)

Comm. pl an

Communicatie en stimuleren va n samenwerking

Lei derschapstraject en strategisch HR-beleid

2023

Jaarplan Domein Inkoop

Risico’s en Vergezichten

Missie/visie

Concernprogramma Inkoopproces 2020 - 2024 (zie routekaart)

Afdeling Inkoop (eigen organisatie)

Missie Samen Haags: Samen de ambities voor de stad waar maken door het beste voor Den Haag in te kopen. Met de diensten, met de leveranciers, voor Den Haag..

We zetten de beweging die we hebben ingezet met het concernprogramma Inkoop verder door in 2023. Vanuit Inkoop zal actief een bijdrage geleverd worden aan middels regievoering op de volgende concernambities:

Strategisch partnerschap: Verder door Leveranciers worden steeds ontwikkelen en invullen van onze rol als mondiger (eerder een strategisch businesspartner; strategisch rechtszaak) en kieskeuriger inkopen van diensten/productpakketten (regelmatig weinig inschrijvers om de diensten te helpen bij het en forse prijsstijgingen) realiseren van maatschappelijke vraagstukken, waarde toe te voegen en Krappe arbeidsmarkt (landelijk impact te maken. Vrijmoedig, te kort aan ervaren publieke Oplossingsgericht en Betrouwbaar. inkopers); Netwerk verstevigen: Actief deelnemen Netwerk blijven benutten, aan G-4 overleggen, VNG en andere werken aan de pr van de relevante netwerken (kennisinstellingen inkoopclub (mooie trajecten in Pianoo en Nevi) de etalage) en blijvend Leerlijn Ontwikkelen: om junioren z.s.m. investeren in interne leerlijn om te kunnen opleiden naar senior niveau op junioren z.s.m. te kunnen zorgvuldige, objectief en transparante opleiden naar senior niveau. wijze vorm te geven. Ook gaan we meer investeren Actief deelnemen aan MVOI in samenwerking met programma: Vanuit Inkoop zal actief een onderwijsinstellingen. bijdrage geleverd worden aan het kernteam MVOI De stevige aandacht voor Samenwerkingen binnen DBV rechtmatigheid kan leiden tot intensiveren tbv meer integrale advisering ‘waakhond imago” Indicatoren ogv bedrijfsvoering

Visie (concept) Het domein Inkoop wil voor de diensten de stuwende kracht zijn bij het realiseren van inkoop-oplossingen. Binnen de regels, buiten de gebaande paden. Vernieuwend én rechtmatig Vrijmoedig, Oplossingsgericht en Betrouwbaar

1.

2.

3.

4.

De Inkoopprocessen zijn eenduidig, betrouwbaar, efficiënt, volgbaar en worden optimaal digitaal ondersteund. Waarbij MVOI en MKB vriendelijk aanbesteden de standaard is. De inkoopadministratie is volledig (inkooporders >90%). Doordat de deskundigheid op de juiste momenten is georganiseerd, rol en positie helder is en de inkoopadministratie volledig is zijn we in control op de rechtmatigheid. De contractadministratie is volledig. Contractmanagement is binnen de hele gemeente goed belegd. DH houdt leveranciers aan de contractafspraken. Inkoop geeft proactief inkoopadvies o.b.v. spendanalyses. Inkoop wordt geconsulteerd bij inkopen >50K. DBV rapporteert over volgen van het afgesproken proces door de diensten, zodat bijgestuurd kan worden. De organisatie weet welk inkoopproces te volgen, begrijpt waarom dit belangrijk is en is getraind om professioneel in te kunnen kopen.

Te realiseren door: 5. • De beste overeenkomsten voor DH afsluiten • Met Vrijmoedige, Wat vragen diensten,Oplossingsgerichte bestuur en stad van het domein? Staden Betrouwbare inkopers In een professionele •• Leveranciers vragen ominkooporganisatie duidelijk en eenvoudig inkoop- en aanbestedingsproces met zo min mogelijke administratieve lasten. • Leveranciers om inzicht in de inkoopbehoefte van de gemeente, zodat ze hierop kunnen anticiperen. die landelijkvragen vooroploopt

Bestuur • Uitvoeren van marktbenaderingen in lijn met de collegedoelstellingen, de behoefte van onze opdrachtgevers en de professionaliteit van de markt. Samen Haags • Marktbenaderingen worden integer uitgevoerd. De opdrachten aan de leveranciers zijn integer verleend. Betrouwbaar • Rechtmatig inkoopdossier t.b.v. de Jaarrekening Betrouwbaar Diensten • Een business partner die adviseert en scherp stelt, zodat diensten inkoop beslissingen kunnen nemen. • Stuwende kracht voor vernieuwing en innovatie op het gebied van inkoop en aanbesteden. Vrijmoedig • Professionele inkopers en voldoende capaciteit voor advisering en begeleiding van aanbestedingstrajecten. • Waarborgen van de rechtmatigheid met maximale flexibele interpretatie van de aanbestedingswet. Oplossingsgericht • Zaken doen met uitsluitend betrouwbare leveranciers faciliteren Betrouwbaar • Adequate managementinformatie Betrouwbaar • Verzorgen van inkoopopleidingen aan bestellers, opdrachtgevers en budgethouder

Vertrouwelijkheid: Openbaar

•

Ziekteverzuim

< 3,5 %

•

MTO-score verbeteren

Hoge score behouden en

•

Personeelsgesprekken

100%

•

Klanttevredenheidsonderzoeken

Te ontwikkelen in 2023

'

Gereed Opstarten Uitvoering

1. Algemeen Inkoop

Professionalisering inkoopketen 2020-2025 2020 Kw1-4

Kw1

Kw2

Ketenanalyse Inkoop - participatief onderzoek met betrokkenen vanuit de hele organisatie om in beeld te krijgen waar we inkoop kunnen verbeteren Actieplan MVI en kadernota Inkoop goedgekeurd in GMT

2. Verkleinen onrechtmatigheid + verbeteren ATBproces

Inkooporder percentage 72% GAD rapport 2020

Kaderstelling Contractregistrati e en -beheer Automatische signaleringen contracten

Vormen werkwijze contractbeheerders binnen inkoopafdeling

4. Analyse, rapportages en sturing

5. Training en gedragsverandering

Kw3

Analyse verbeteringen Inkoop- en contractregistratie n.a.v. GAD rapport en Deep dives

Deep dives Deloitte betaalproces

3. Professioneel contractbeheer/ management

2022 Kw4

Kw1

Kw2

Opstellen programmaplan Doorontwikkeling Inkoop Aanbesteding nieuw digitaal inkoopsysteem (huidige contract verloopt).

Vertrouwelijkheid: Openbaar

2023 Kw3

Kw4

Kw1

Kw2

2024 Kw3

Kw4

Kw1

Kw2

Kw3 Kw4

Inrichting en implementatie Uniformeren, standaardiseren, automatiseren en robotiseren templates en formats van nieuwe inkoopsysteem Pilot aanbesteden Domeinmanager Vervolg aanbesteden op 3-a4 3-a4 Inkoop Ondertekening MVOI Taskforce MKB DH-inkoop manifest Traject laagdrempelig inschrijven voor ondernemers

Onderzoek webwinkel - app gebruik voor Start servicedesk bestellingen Inkopen en Bestellen Inkooporderper Onderzoek proces mining >50K -centage 80% consult Rapporteren, monitoren, trainen, 4-8maands rapportage op inkooporder- en contractpercentage en gesprekken voeren, steekproeven, aanpassingen managementdashboard voor inkoopspecifieke KPI'S herhalen Steekproeven Aanpassingen Oracle en consolideren IO >85% kwaliteit/kwantiteit PV t.b.v. beter en Doorontwikkelingen financiële eenvoudiger IO >90% Handboek bestelproces prestatieverklaring administratie (o.a. hard controls inzetten t.b.v. betere volging proces)

Onze ambitie is om in 2025 alle inkoop plaats te laten vinden langs een eenduidig, betrouwbaar, efficiënt en volgbaar proces wat optimaal digitaal wordt ondersteund. Waarbij MVOI en MKB vriendelijk aanbesteden de standaard is.

Implementatie nieuwe proces Aanvraag tot Betalen Besluitvorming GMT verbetertrajecten inkoop- en contractregistratie Inkooporder percentage 74%

Bezemactie centraal contractenregister 670 contracten 1020 centraal contracten geregistreerd Gemeentebrede verbeterkansen contract- en leveranciersmanagement in beeld brengen

Aanpassen processite, inkoopportaal en gemeentelijke website voor duidelijke informatie en toegang tot inkoop

Opstellen opleidingsplannen inkoopadviseurs

Wat hebben we bereikt in 2025?

7 februari 2023

2021

Inkoopanalyse op maat per dienst opgesteld en afgestemd met de diensten

Contractenregister gekoppeld aan aanbestedingstool (Mercell)

Contractregister wordt structureel centraal gevuld en facturen worden in >60% gekoppeld aan een contract .

Gemeentebrede werkwijze, rollen, kader en systeem in project CLM realiseren

Volledig contractenregister

Regierol CLM beleggen Rapporteren, monitoren en consolideren verbeterde CLM en CRB

1x p/j gemeentebrede inkoopdiagnose (incl. spendanalyse) Periodiek Inkoopanalyse op maat per dienst en adviesgesprekken - routine taak vanaf 2023

Aanbestedingskalender compleet (2 jr vooruit gepland)

Rapporteren, monitoren, trainen, gesprekken voeren, steekproeven, herhalen en consolideren

Trainen en opleiden bestellers, inkopers en budgethouders gericht op uitvoering van correct inkopen

Ontwikkelen nieuwe Animaties over bewust inkopen en volgen inkoopproces Ontwikkelen nieuwe trainingen trainingen voor voor bestellers Inkooptraining: opdrachtgevers voorkomen van PvA Inkooptraining: Trainingen aanbieden aan opdractgevers integriteit in rechtzaken communicatie de Verschillende integriteitssessies aan de inkoopadviseurs met de markt inkoopkolom verspreid over het jaar Rollen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Opleiding, training en afspraken van inkoopafdeling en inkoopfunctie onderzoeken en aanpassen o.b.v. onderzoek afspraken over maken op het juiste niveau

Onze ambitie is om in 2025 in control te zijn op de rechtmatigheid. Doordat de deskundigheid op de juiste momenten is georganiseerd, rol en positie is helder en inkoopdossiers zijn volledig en betrouwbaar.

Onze ambitie is dat in 2025 de contractadministratie volledig is en dat contractmanagement binnen de hele gemeente goed is belegd. DH maakt gefundeerde keuzes betreffende beeïndiging of verlenging van overeenkomsten en houdt leveranciers aan de contractafspraken.

Onze ambitie is dat in 2025 inkoop vaker betrokken is bij marktbeanderingen en proactief inkoopadvies geeft. Rapporteert over volgen van het afgesproken proces door de diensten, zodat tijdig bijgestuurd kan worden.

Onze ambitie is dat in 2025 GDH het Trainingen belang van het inkoopproces begrijpt aanbieden aan en geïnformeerd en getraind is om bestellers professioneel in te kunnen kopen.

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Doorontwikkeling FA en TVW

Vertrouwelijkheid: Openbaar

Doorontwikkeling FA en TVW

Vertrouwelijkheid: Openbaar