D Presentatie Modernisering bedrijfsvoeringssystemen RC20250129

Modernisering BedrijfsvoeringsSystemen (MBS) Technische toelichting commissiebrief Januari 2025

11 december 2024

Aanleiding brief en doel, nut en noodzaak MBS AANLEIDING COMMISSIEBRIEF •

Informeren van de raad over het programma MBS: de noodzaak, de beoogde doelen, de fasering en de financiële gevolgen.

DOEL, NUT EN NOODZAAK MBS

1

2

3

4

De bedrijfsvoeringsystemen worden vanaf 2028 (ADP voor salarisverwerking) en 2032 (Oracle voor P&O/HR en Finance) niet langer ondersteund, en vragen bovendien nu al om een steeds groter wordende beheerinspanning. De systemen zijn verouderd en daardoor steeds minder betrouwbaar. Dit zorgt voor een continuïteitsrisico, onder andere door kwetsbare integraties en koppelingen. De dienstverlening van P&O, HRS, Financiën en Inkoop kan in de toekomst op de huidige manier daarom niet gegarandeerd worden. De systemen zijn niet langer in staat ondersteuning te bieden aan doorontwikkelprogramma’s binnen de gemeente. Programma MBS vervangt de huidige systemen door een SaaS-oplossing, in lijn met de gemeentebrede Cloud strategie. commissiebrief MBS | 2

11 december 2024

Scenario analyse | Keuze suite met puntoplossing

OVERWEGINGEN KEUZE

S C E N AR I O AN ALY S E •

•

•

In 2022 is de geschiktheid van SaaS voor gemeente Den Haag onderzocht door middel van vier scenario’s, inclusief een financiële impactanalyse en marktoriëntatie. Deze scenario’s varieerden van één geïntegreerd systeem (suite) tot aparte systemen voor de verschillende domeinen (HR, Financiën, Inkoop).

Een verkenning van vier scenario's leidde tot het advies om een suite aan te schaffen voor alle functies behalve voor salarisadministratie aangezien dit niet in de suite inbegrepen zit. Op basis hiervan is programma MBS opgezet en een functionele uitvraag in de markt gezet bij Oracle en SAP voor de suite.

1.

Suite biedt geïntegreerde, uniforme ervaring en past bij 'de medewerker centraal' principe.

2.

Integratie van financiën, HRS/P&O en inkoop vermindert extra werk en kwetsbaarheden.

3.

Minder integraties zorgt voor een beheersbaar systeemlandschap.

4.

Stabiliteits-, security- en privacyoverwegingen pleiten voor grote leverancier.

Het advies en de keuze zijn bevestigd door het onafhankelijke bureau Gartner op basis van de huidige ERP-marktontwikkelingen.

commissiebrief MBS | 3

11 december 2024

Fasering MBS H E T T O TAL E P R O G R AM M A V O O R O V E R G AN G N A A R S A AS I S O P G E B O U W D I N FAS E N

Analyse

Voorbereiding

Implementatie deel 1

Implementatie deel 2

2022/2023: Analyses van de huidige situatie, in kaart brengen van de noodzaak, de scope bepalen en het uitwerken van diverse scenario’s voor de aanpak en fasering.

2024: Start van het programma MBS, functionele uitvraag gedaan bij SAP en Oracle voor het aanschaffen van de suite, gestart met het voorbereiden van de aanbesteding van de HR implementatie.

2025/2026: De implementatie van de functionele gebieden: HRS en P&O.

2027/2028: De implementatie van de functionele gebieden: Financiën en Inkoop.

H E T T R AJ E C T VAN M B S B E S L AAT D A AR M E E I N T O TA A L 7 J A A R commissiebrief MBS | 4

11 december 2024

Kosten en financiering MBS H E T P R O G R AM M A H E E F T Z O W E L S T R U C T U R E L E AL S I N C I D E N T E L E K O S T E N , N A M E L I J K : • •

•

Structurele lasten: vanaf 2028 €1,4 miljoen extra per jaar. Deze worden uit bestaande middelen gedekt. Eenmalige kosten: geschat op €30 miljoen, gespreid over 4 jaar (€17,5 miljoen in 2025/2026, gedekt uit bestaande middelen en €12,5 miljoen in 2027/2028 waarvoor het college dekkingsmogelijkheden aan het onderzoeken is). Er worden nadrukkelijk geen contractuele verplichtingen aangegaan voor de eenmalige kosten in 2027/2028 totdat de financiële dekking is georganiseerd.

commissiebrief MBS | 5

11 december 2024

Gevolgen voor de diensten Met cloud technologie kan de gemeente, naast de noodzaak tot vervanging om de continuïteit te kunnen garanderen, ook een impuls geven aan de kwaliteit van de dienstverlening van de bedrijfsvoering met onderstaande impact op de diensten

Kwaliteitsverbetering Cloud technologie verbetert administratieve processen en versterkt het vermogen van de gemeente Den Haag om talent aan te trekken, te begeleiden en te behouden, wat cruciaal is voor de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening.

Standaardisatie en uniformering Cloud technologie maakt verdere standaardisatie en uniformering van processen mogelijk, wat leidt tot een betrouwbaardere basis voor verantwoording, sturing en strategische advisering.

Vermindering van maatwerk Door de overstap naar Cloud technologie vermindert de afhankelijkheid van maatwerk. De SaaS leverancier houdt de technologie upto-date, wat I&A helpt bij het beheren van het applicatielandschap en vergemakkelijkt compliance.

Integratie van administraties Integratie van HRS/P&O en Financiën administraties leidt tot verbeterde dataconsistentie en data integriteit.

commissiebrief MBS | 6

11 december 2024

Risicomanagement en projectbeheersing De implementatie van nieuwe systemen voor P&O, HRS, Financiën en Inkoop is niet alleen een kwestie van techniek, maar een grote organisatiebrede veranderkundige opgave met daarbij behorende risico’s die gemitigeerd dienen te worden. Risicomanagement: • Er wordt, naast het organiseren van een adequate goverance en besturing van het programma, momenteel gewerkt aan een gedetailleerde risicoanalyse met daarbij behorende mitigerende acties, die periodiek gemonitord zal worden. Periodieke evaluatie: • Eind 2025 wordt de voortgang van de HRS/P&O implementatie, de mate waarop de risico’s gemitigeerd zijn, en de status van de dekking voor 2027 en 2028 geëvalueerd. • Op basis daarvan wordt een besluit genomen over het moment van opstarten van de implementatie financiën en inkoop. Betrokkenheid en communicatie: • Het college zal de raad via de reguliere P&C-producten informeren over de voortgang van het programma.

commissiebrief MBS | 7