D Presentatie dir Bedrijfsvoering RC20240410

Dienst Bedrijfsvoering (DBV) Samen bouwen aan een betrouwbare Dienst Bedrijfsvoering

Rekeningencommissie – 10 april 2024

Evert Peereboom Algemeen directeur DBV

Spoorboekje voor vanavond 1. Introductie en ontstaansgeschiedenis van de Dienst Bedrijfsvoering 2. Het verhaal en de structuur van de Dienst Bedrijfsvoering 3. De financiering van de Dienst Bedrijfsvoering 4. Vier focus punten basis op orde 5. Programma’s vanuit de Dienst Bedrijfsvoering met een concernbrede scope 6. De financiële taakstelling 7. Vragen en gesprek

10 april 2024

DBV

1. Introductie en ontstaansgeschiedenis van DBV Voor 2008: Bedrijfsvoering was bij de diensten georganiseerd. 2008: Oprichting Intern Dienstencentrum (IDC), een shared serviceorganisatie voor uitvoerende taken. 2017: Oprichting Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC), waarmee advies- en expertisetaken van de bedrijfsvoeringsdisciplines die nog decentraal bij de diensten waren gepositioneerd te bundelen in een apart organisatieonderdeel. 2019-2021: Analyse met als uitkomst dat de positie van het Intern Dienstencentrum (IDC) en het Bedrijfsvoeringsexpertisecentrum (BEC) versterkt zal worden door de samenwerking te intensiveren, gevolgd door kwartiermaken. 2021: Besloten tot de vorming van één DBV waar IDC en BEC in ondergebracht zijn, evenals de Tijdelijke Organisatie Informatisering en Automatisering (TO I&A) en onderdelen van de Bestuursdienst. 2022: Na een reorganisatie is DBV formeel gestart in Q2 2022.

10 april 2024

DBV

1. Introductie en ontstaansgeschiedenis van DBV Enkele kengetallen DBV heeft 1.679 medewerkers (1.528 fte, december 2023). 18% van de medewerkers is jonger dan 35 jaar. In S14 en hoger is 43% vrouw. Inhuurpercentage (december 2023) bij DBV is 23%, gemeentebreed is het 18% (gemeentebrede norm: 15%). Aandacht voor onder meer Diversiteit&Inclusie. Begrotingsvolume DBV 2024: Lasten 287 mio Baten 041 mio Saldo 246 mio

10 april 2024

DBV

Het verhaal en de structuur van de Dienst Bedrijfsvoering

Waarom?

Waartoe?

Hoe?

Wat?

Wie?

Den Haag klaar voor vandaag en morgen De Dienst Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de ruim 10.000 ambtenaren hun werk voor de inwoners van Den Haag effectief uit kunnen voeren. Samen bouwen we aan een betrouwbare Dienst Bedrijfsvoering die klaar is om Den Haag te ondersteunen in de uitdagingen van vandaag en morgen.

Waarom?

Waartoe?

Hoe?

Wat?

Wie?

Samen Haags Wij werken samen over de grenzen van vakgebieden en afdelingen heen en fungeren als gelijkwaardig partner van andere diensten. We vertrouwen op onze eigen kennis, achtergrond, ervaring en specialisme, en betrekken expertise uit de markt. Gelijkwaardigheid in de samenwerking en werken vanuit een Haags perspectief is essentieel voor het samenspel tussen Dienst Bedrijfsvoering en de andere diensten. De rol van businesspartners is hierbij onmisbaar. Samen bouwen we aan een betrouwbare Dienst Bedrijfsvoering die klaar is om Den Haag te ondersteunen in de uitdagingen van vandaag en morgen. We zijn trots om bij te dragen aan het succes van Den Haag. Samen Haags, samen sterk!

Waarom?

Waartoe?

Hoe?

Wat?

Wie?

Dienst Bedrijfsvoering als één geheel Om de Dienst Bedrijfsvoering te ontwikkelen als betrouwbare dienst werken we met één gedeelde agenda, één gezamenlijke visie op dienstverlening en herkenbare processen en producten, zowel voor andere diensten als voor onszelf. In onze samenwerking stellen we het belang van de gemeente voorop. We werken opgavegericht. De opgaven van de stad staan hierbij centraal.

Waarom?

Waartoe?

Hoe?

Wat?

Wie?

Samen bouwen aan een betrouwbare Dienst Bedrijfsvoering Onze Dienst Bedrijfsvoering levert betrouwbare diensten, bevordert vakmanschap en heeft een belangrijke bijdrage aan het creëren van een inspirerende, moderne en inclusieve werkomgeving. Het doel van Dienst Bedrijfsvoering is om van waarde te zijn voor alle medewerkers en de opgaven waar de gemeente aan werkt.

Waarom?

Waartoe?

Hoe?

Wat?

Wie?

Verbonden door de passie voor ons werk en de stad Bij onze dienst werken vakkundige, gemotiveerde medewerkers in een prettige werkomgeving waar iedereen zichzelf kan zijn, waar iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd. Bij de Dienst Bedrijfsvoering kan talent zich ontwikkelen, worden successen gevierd en is ruimte voor plezier, ook als dit niet direct met werk te maken heeft.

Organogram Dienst Bedrijfsvoering

3. De financiering van de Dienst Bedrijfsvoering Uitgewerkt in jaarplan en werkbegroting 2024. Systematiek werkbegroting DBV: ▪ Volumegroei: dekking uit ToTa-middelen (Trap op en af) ▪ Prijsstijgingen: dekking uit toegekende indexering ▪ Autonome ontwikkelingen en interne beleidswijzigingen: gemeentebrede dekking, al dan niet via begrotingsretraite Uiteraard kijken we ook naar andere manieren: ▪ Zelf oplossen ▪ Anders/slimmer organiseren ▪ Besparen op activiteiten met minder toegevoegde waarde ▪ Overcommitteren op incidenteel deel begroting

10 april 2024

DBV

4. Vier focuspunten basis op orde Instroom-Doorstroom-Uitstroom (medewerkersreis, IDU). Betrouwbare en actuele financiële data. Snel, bereikbaar en veilig digital werken. Open overheid (verbetering processen Wet Open Overheid en bezwaar).

10 april 2024

DBV

5. Programma’s vanuit de Dienst Bedrijfsvoering met een concernbrede scope Programma Werken & Ontmoeten GMT-besluitvorming in december 2023 ▪ Werkplekstrategie met hubs, ▪ Efficiency d.m.v. scherpere werkplekfactor, ▪ Veranderstrategie, ▪ Programmaplan​. Programma organisatie staat inclusief een groep van projectleiders van de diensten die de projecten per dienst gaan organiseren. SZW is als eerste gestart met het voorbereiden van de nieuwe werkomgeving op het Spui. Ontwerptraject is achter de rug en de voorbereiding realisatie en bestellingen zijn gestart. 10 april 2024

DBV

5. Programma’s vanuit de Dienst Bedrijfsvoering met een concernbrede scope Programma Werkomgeving In 2023 is het Programma Werkomgeving ingericht als investering in een prettige en veilige werkomgeving. Hiermee werken we aan de (schriftelijk) geuite zorgen over de sfeer en werkwijze binnen de gemeentelijke organisatie. We willen een organisatie zijn die medewerkers de professionele ruimte biedt om te doen wat nodig is en met ruimte voor medezeggenschap en participatie van medewerkers. We gaan samen verder bouwen aan een organisatie waar we allemaal trots op zijn en graag werken. Het programma kent drie lijnen: ▪ Doorpakken op al geplande acties die aansluiten bij de reeds ingezette koers van organisatieontwikkeling. ▪ Inzetten op verdiepend onderzoek en luisteren om beter te kunnen duiden wat er speelt en om te bepalen wat er nog meer nodig is. ▪ Investeren in een solide en professioneel samenspel tussen de lijnorganisatie en de ondersteuning vanuit DBV/P&O. 10 april 2024

DBV

6. De financiële taakstelling De financiële taakstelling voortvloeiend uit Coalitieakkoord 2022-2026. Hierbij zijn de volgende thema’s benoemd: minder bureaucratie; betere gestroomlijnde dienstverlening; optimale IT; overige efficiency voordelen. Taakstelling is op het gemeentelijk apparaat. Het GMT kijkt momenteel naar mogelijkheden om de taakstelling te realiseren binnen de genoemde thema’s. Voor de taakstelling is een verdeling over jaarschijven gemaakt (bedragen x1000):

10 april 2024

DBV

Nog verder lezen? Dat kan via Werknet Interview “Blijmoedig de bedrijfsvoering verbeteren”

Vragen en gesprek DBV