Brief RC aan weth FS inz Jaarrekening 2020 RIS309349 HERZIEN

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS 309349

Wethouder Financiën & Stadsontwikkeling de heer A. Mulder

Contactpersoon Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

2 juli 2021 Onderwerp

Onderzoek jaarrekening 2020 – herziene versie

Geachte heer Mulder, De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2020 van de gemeente Den Haag en daarover in haar vergadering van 30 juni 2021 beraadslaagd. In het kader van het onderzoek wil de Rekeningencommissie onderstaande onderwerpen met u bespreken. De commissie nodigt u hiertoe uit op woensdagavond 7 juli a.s. vanaf 18:30 uur in de foyer tussen de raadzaal en de commissie/perskamer.

1.

Proces jaarrekeningcontrole

Eerder heeft het college laten weten dat het niet is gelukt om op de derde dinsdag in april de jaarstukken vergezeld te laten gaan van een controleverklaring van de accountant (RIS308583). De vertraging in de accountantscontrole had uiteenlopende oorzaken. Gedeeltelijk waren dit coronagerelateerde oorzaken, zoals het laat bekend worden van het landelijke Tozo-controleprotocol. Ook is de gemeente voor wat betreft het sociaal domein voor een groot deel van de controle-informatie afhankelijk van derden (zoals de Sociale Verzekeringsbank, het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden en diverse zorgaanbieders voor de Wet Maatschappelijke Ondersteuning). Deze controle-informatie wordt relatief laat aangeleverd. Een belangrijk deel van de vertraging in de accountantscontrole hing echter mede samen met de interne beheersing van de gemeente. Zoals reeds door de accountant in de Board Letter 2020 aangegeven zijn hierin verschillende verbeteringen nodig. De uitkomsten van de accountantscontrole over de jaarrekening 2020 bevestigen dat er nog veel werk aan de winkel is. Ook veel interne informatie en onderbouwingen bleken niet tijdig beschikbaar en het (alsnog) corrigeren van fouten in de jaarrekening is de voortgang van de jaarrekeningcontrole niet ten goede gekomen.

Uiteindelijk is de vaststelling van de jaarrekening door de raad uitgesteld naar de laatst mogelijke datum: woensdag 14 juli 2021 (RIS309061). Wij vragen u het jaarrekeningproces samen met de accountant te evalueren en de Rekeningencommissie te informeren over de uitkomsten. Wij vragen u daarbij expliciet in te gaan op de haalbaarheid om komend jaar op de derde dinsdag in april een gecontroleerde jaarrekening te publiceren.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

2. Interne beheersing De vernieuwde controleaanpak van de accountant heeft enkele belangrijke bevindingen opgeleverd ten aanzien van de belangrijkste knelpunten. Uit deze bevindingen komt het beeld naar voren dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag op onderdelen tekortschiet met betrekking tot de kwaliteit van de administratie en het jaarrekeningdossier, de interne kennis van het BBV en de checks & balances in de (financiële) processen. Evenals vorig jaar constateert de accountant dat verbetering nodig is in de interne controle van onder meer memoriaalboekingen, inkopen, betalingen en grondexploitaties. ▪ Spelregels memoriaalboekingen: in de gemeentelijke administratie wordt relatief veel geboekt of gecorrigeerd via zogenoemde memoriaalboekingen. Omdat deze (correctie)boekingen niet via de reguliere boekingsgang plaatvinden gaat deze wijze van werken gepaard met grotere risico’s op onregelmatigheden. Vaak is ontoereikend gedocumenteerd waarom memoriaalboekingen (moesten) plaatsvinden. De Rekeningencommissie vraagt het college duidelijke en éénduidige spelregels op te stellen voor het aanmaken, autoriseren, documenteren en controleren van memoriaalboekingen. ▪ Onzekerheden tussenrekeningen: over facturen die via tussenrekeningen zijn geboekt bestaan onzekerheden van in totaal € 6 miljoen.

Deze verrekeningen van elk beperkte omvang konden onder de ontstane tijdsdruk niet meer nader worden uitgezocht. Alhoewel het niet elimineren van tussenrekeningen geen effect heeft op de (gesaldeerde) uitkomsten, maakt het de verantwoording minder inzichtelijk. Wij vragen daarom uw aandacht voor het volledig elimineren van tussenrekeningen als onderdeel van het consolideren van de jaarrekening. 3. Verbeterplan beheersorganisatie In het voorgaande Rekeningencommissierapport (over de jaarrekening 2019, RIS305562, par. 8.2) heeft de Rekeningencommissie benadrukt dat het accent bij het onderzoek naar de jaarrekening 2020 zou komen te liggen op de beheerorganisatie en op het (blijven) voldoen aan rechtmatigheidseisen door het college. Het college en de Rekeningencommissie waren het erover eens dat de interne beheersing verbetering behoefde: procesbeschrijvingen waren niet altijd meer up-to-date of niet conform de vereisten vastgesteld en de eigen regels werden niet altijd even strikt nageleefd (RIS305828, RIS307748). De Rekeningencommissie heeft op 17 maart 2021 van het college een brief ontvangen (RIS308052), waarin het programma ter verbetering van de beheersorganisatie nader is toegelicht.

Het programma betreft de hele gemeentelijke organisatie en gaat om de interne beheersing: is de organisatie in staat om de doelstellingen te bereiken, zijn de bedrijfsprocessen effectief en efficiënt, is de informatievoorziening betrouwbaar en is de organisatie in staat om relevante wet- en regelgeving na te leven? Naast het programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS305828, RIS308052) zijn er ook andere initiatieven ter versterking van de interne beheersing, zoals het project voor de mandaatregeling, de vorming van één financiële administratie en de verbetering van de projectbeheersing bij de dienst Stedelijke Ontwikkeling. ▪ Voortgang verbeterplannen: de samenloop van meerdere verbetertrajecten en reorganisaties tegelijkertijd, in combinatie met de nog zichtbaar benodigde gewenning aan recente reorganisaties, maakt het voor de Rekeningencommissie niet eenvoudig zich een beeld te vormen van de voortgang van verbeterplannen. Bij het verbeterplan voor de beheersorganisatie lijkt het college erop te koersen dat de eigen organisatie pas ná de inwerkingtreding van de nieuwe wet gereed is voor het zelfstandig afleggen van de vereiste rechtmatigheidsverklaring door het college.

2/4

Gemeente Den Haag

▪

De Rekeningencommissie vraagt het college meer concrete en meetbare mijlpalen op te nemen in het verbeterplan inclusief een tijdpad voor het bereiken van deze mijlpalen. Voorts vraagt de commissie u de ambtelijke verantwoordelijkheidsverdeling in zowel de financiële als de rechtmatigheidsverantwoording beter inzichtelijk te maken door de verschillende rollen te benoemen en helder vast te leggen. De accountant heeft de suggestie gedaan om hierbij gebruik te maken van het zogenoemde three-lines model, waarbij onderscheid wordt gemaakt in verantwoordelijkheden van functies bij de drie lijnen administratie, interne controle en internal audit. Beheersorganisatie en fraudepreventie: daarnaast vraagt de commissie aandacht voor de samenhang tussen een goede beheersorganisatie en integriteit. Preventie van interne fraude hangt voor een belangrijk deel af van de juiste checks & balances. De Rekeningencommissie benadrukt dat de kwaliteit van de interne beheersing een kritieke factor is in fraudepreventie.

4. Kwaliteit verantwoording Voor wat betreft de verantwoording vraagt de Rekeningencommissie uw aandacht voor het volgende. ▪ Grondexploitaties: hier zijn kosten opgenomen die volgens het BBV niet zijn toegestaan (totaal € 9,8 miljoen). Voorts bestaan over € 49,3 miljoen van de verantwoorde baten en lasten onzekerheden over de financiële rechtmatigheid, evenals in de onderbouwing van geprognosticeerde kosten (onzekerheid van € 8,8 miljoen). Het komt nog steeds voor dat grondexploitaties (onnodig) lang blijven openstaan of niet voldoende worden geactualiseerd. De Rekeningencommissie vraagt opnieuw aandacht van het college voor het tijdig afsluiten van grondexploitaties en vraagt het college hiervoor in de desbetreffende verordening duidelijke spelregels op te nemen en hierover te verantwoorden conform de criteria profijt, proportionaliteit en toerekenbaarheid (PPT). Voorts wordt het college gevraagd in de jaarrekening een heldere toelichting te geven als wordt afgeweken van de 10-jaarstermijn die het BBV voorschrijft. ▪ Prognosticerende waarde tussentijdse informatie: het jaar 2020 is afgesloten met een onverwacht voordelig resultaat van meer dan € 80 miljoen ten opzichte van de begroting. Het verschil met de begroting wordt onder meer veroorzaakt door lagere bestedingen als gevolg van de coronapandemie.

Met name aan de kostenkant blijken verschillen tussen de begroting (na wijziging) en de werkelijke realisatie. Het jaar 2020 was een bijzonder jaar door Covid-19, waardoor de voorspelbaarheid van de uitkomsten werd bemoeilijkt. Het is dan extra belangrijk om grip te houden op de financiën door middel van betrouwbare tussentijdse informatie. In de 8-maandsrapportage (RIS306618) was het voordelige resultaat echter nog niet zichtbaar. De Rekeningencommissie wil graag met u van gedachten wisselen over hoe de prognosticerende waarde van de tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd. ▪ Begrotingsoverschrijdingen toelichten: in het BBV is voorgeschreven dat begrotingsoverschrijdingen in de jaarrekening goed herkenbaar dienen te zijn. In de programmarekening 2020 zijn begrotingsoverschrijdingen op programma’s echter summier toegelicht. Ook op enkele andere onderdelen voldoet de programmarekening niet aan het BBV. De Rekeningencommissie vraagt u er voor te zorgen dat de komende jaarrekening 2021 voldoet aan het BBV. 5. Rechtmatigheid inkopen en aanbestedingen Dit jaar zijn opnieuw onzekerheden of onjuistheden naar voren gekomen met betrekking tot de financiële rechtmatigheid van inkopen en aanbestedingen. Veel daarvan is terug te voeren op ontbrekende interne beheersingsmaatregen voor inkopen.

In 2020 zijn alleen interne controles uitgevoerd op de rechtmatigheid van de reguliere aanbestedingen. Een spendanalyse ontbrak; hiermee kan worden aangetoond dat inkopen in overeenstemming met de geldende Europese

3/4

Gemeente Den Haag

aanbestedingsrichtlijnen hebben plaatsgevonden. Een dergelijke analyse is een vereiste als het college per 2022 zelf verantwoording moet afleggen over de financiële rechtmatigheid van zijn beleid. Ook is er nog geen volledig contractenregister, wordt de verplichte consultatie niet consistent toegepast en ontbreekt een geformaliseerd inkoopbeleid binnen de gemeente. Daarnaast wordt binnen de gemeente niet gewerkt met een verplichtingenadministratie en is de paragraaf niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen onvolledig. De Rekeningencommissie vraagt het college deze verbeterpunten expliciet op te nemen in de verbeterplannen voor de beheersorganisatie en voorrang te geven aan de uitvoering hiervan.

Voor de volledigheid deelt de commissie mee dat de bespreking met u wordt vastgelegd en dat een samenvatting hiervan zal worden betrokken bij het eindrapport van de Rekeningencommissie over haar onderzoek naar de jaarrekening 2020. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

D. Scheper.

4/4