Brief RC aan weth FCE inz Jaarrekening 2023 RIS319005

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS319005

Wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling mevrouw S. Bruines

Contactpersoon Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

31 mei 2024 Onderwerp

Onderzoek jaarrekening 2023

Geachte mevrouw Bruines, De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2023 van de gemeente Den Haag (RIS318640) en daarover in haar vergaderingen van 15, 23 en 29 mei beraadslaagd. De commissie heeft de bevindingen uit de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole in haar onderzoek betrokken, zoals deze zijn weergegeven in de boardletter van de Accountantsorganisatie (RIS317304) en het accountantsverslag (RIS318207). In het kader van het onderzoek wil de Rekeningencommissie onderstaande onderwerpen met u bespreken. De commissie nodigt u hiertoe uit op donderdagavond 6 juni a.s. om 20:00 uur in de commissie/perskamer (B01.15).

1.

Verantwoording over financiële rechtmatigheid vanaf 2023

Met ingang van 2023 is de verantwoordelijkheid om te rapporteren over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen van het college niet meer belegd bij de accountant. Deze verantwoordelijkheid ligt nu expliciet bij het college zelf. De bedoeling ervan is de naleving van de weten regelgeving voor begroting en verantwoording een prominentere plek te geven in zowel de verantwoording door het college als de controle door de raad. De nieuwe regelgeving hiervoor was gedurende het jaar 2023 en zelfs nog in 2024 niet volledig uitgewerkt. Dit heeft onder meer tot vertraging in de accountantscontrole geleid. Ook lijken de nieuwe regels nog onderhevig aan (nadere) interpretatie. In deze context heeft de Rekeningencommissie enkele voorlopige bevindingen die zij graag aan u wil voorleggen. Duiding van begrotingsonrechtmatigheden: naar het oordeel van de Rekeningencommissie is de formulering in artikel 5:1, zevende lid van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 niet in overeenstemming met de wet- en regelgeving. Het BBV stelt dat afwijkingen van de begroting geautoriseerd moeten worden door de raad, waarmee het college toestemming krijgt voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. De daarvoor benodigde begrotingswijzigingen moeten volgens de Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld.

Indien een wijziging niet meer in het jaar zelf is vastgesteld zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

In artikel 5:1 van de financiële verordening staat echter dat in specifiek benoemde gevallen een afwijking van de begroting géén begrotingsonrechtmatigheid is. Dit zou betekenen dat deze afwijkingen ook zonder een tijdig door de raad vastgestelde begrotingswijziging rechtmatig zouden zijn. De Rekeningencommissie benadrukt dat een begrotingsonrechtmatigheid alleen kan worden voorkomen door lopende het begrotingsjaar de begroting te wijzigen, omdat anders het budgetrecht van de raad in het geding komt. De Rekeningencommissie vraagt u een voorstel te doen om de formulering in artikel 5:1, zevende lid van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 in overeenstemming te brengen met de regels van het BBV. Spelregels voor begrotingsafwijkingen: de uitbetaling van de energietoeslag heeft tot een overschrijding van de verantwoordingsgrens voor begrotingsonrechtmatigheden geleid. De Rekeningencommissie constateert dat het college deze formele begrotingsonrechtmatigheid toereikend heeft toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering en spreekt haar waardering daarvoor uit. Deze begrotingsonrechtmatigheid had nog voorkómen kunnen worden als vóór het einde van het jaar een begrotingswijziging was vastgesteld.

De Rekeningencommissie wil weten waarom het college in deze casus daartoe geen voorstel heeft gedaan, temeer omdat de reguliere begrotingswijziging nog relatief laat in het jaar door de raad is vastgesteld. Voorts wil de Rekeningencommissie weten hoe het college voortaan wil omgaan met dreigende begrotingsonrechtmatigheden en hoe andere steden en het Rijk dat doen.

2. Onderzoek prognosekracht begroting De laatste jaren deden zich bij de jaarafsluiting significante voordelen voor, zelfs als de begroting laat in het lopende jaar werd aangepast. Het resultaat over het jaar 2021 was € 69,9 miljoen voordelig en in 2022 bedroeg het voordelige resultaat ten opzichte van de gewijzigde begroting € 55,1 miljoen. Over 2023 is opnieuw een positief resultaat behaald, te weten € 31,3 miljoen. Hoewel de totale omvang van het positieve resultaat afneemt, blijken vertragingen in de begrotingsuitvoering nog steeds te leiden tot onderrealisatie. In vorige collegeperiodes is veel aandacht geweest voor het terugdringen van onderbestedingen als gevolg van onder meer planningsoptimisme en te ruim begroten. Om een beter inzicht te krijgen in de factoren die van invloed zijn op de verschillen ten opzichte van de begroting heeft de Rekeningencommissie u vorig jaar gevraagd dit te onderzoeken (RIS315931). Hierop heeft het college toegezegd te onderzoeken hoe de kwaliteit en de voorspellende waarde van de begroting en de tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd. Daarbij zou worden gekeken naar de oorzaken van het niet besteden van alle beschikbare middelen. Het college heeft tevens toegezegd dit te betrekken bij de verdere uitwerking van de contourenbrief (RIS316629, RIS318072).

De Rekeningencommissie vraagt u voor wat betreft dit laatste specifiek inzichtelijk te maken hoe de voorgenomen investeringsbegroting zich verhoudt tot dit onderzoek en wil worden geïnformeerd over de voortgang van het onderzoek en de actualisatie van het financieel beleid. Ook vragen wij u te laten weten wanneer de uitkomsten van het onderzoek tegemoet kunnen worden gezien.

3. Tussentijdse afsluiting financiële administratie De financiële afdeling heeft een proefopstelling van de balans per 30 september 2023 gemaakt. Hierop is door de Accountantsorganisatie een quick scan uitgevoerd. Daarbij is nagegaan of de aangeleverde informatie kwalitatief voldoende is en of de financiële administratie bijgewerkt en actueel is. De aangeleverde informatie was in kwalitatieve zin beter dan voorgaande jaren. De proefafsluiting zelf kan nog verder verbeterd worden. Daarbij kan gedacht worden aan analyses van balansposten, zoals ingekomen facturen die nog op een tussenrekening staan en maatregelen die ervoor zorgen dat balansposten vaker worden geactualiseerd. Nu zijn niet alle balansposities van de afzonderlijke

2/5

Gemeente Den Haag

gemeentelijke diensten tussentijds opgemaakt. Het huidige beleid voorziet er bijvoorbeeld niet in dat investeringen in onderwijshuisvesting bij de tussentijdse afsluiting geactiveerd kunnen worden. De Accountantsorganisatie adviseert om bij volgende tussentijdse afsluitingen ervoor te zorgen dat bij diensten meer wordt geactiveerd, zodat tussentijdse controle kan plaatsvinden op desbetreffende balansposities. Hierdoor kunnen onderdelen van de jaarrekeningcontrole mogelijk naar voren worden gehaald. De Rekeningencommissie is blij dat de kwaliteit van de tussentijdse afsluiting ten opzichte van voorgaande jaren is toegenomen en vraagt het college om verder in te zetten op een uitgebreidere en diepgaandere tussentijdse afsluiting om de kwaliteit van de jaarafsluiting verder te verbeteren. Wij vragen u toe te lichten of en hoe voor dergelijke meeromvattende tussentijdse afsluitingen het beleid bij diensten aangepast moet worden.

4. Verbetering van de periodieke informatievoorziening Gedurende het jaar voorafgaand aan het jaarrekeningonderzoek wordt de raad tweemaal per jaar door het college geïnformeerd over de voortgang van de begrotingsuitvoering via de 4- en 8maandsrapportages en het onderzoek van de Accountantsorganisatie daarnaar. In 2022 is geen 4maandsrapportage uitgebracht vanwege de coalitievorming en in 2023 is om vergelijkbare redenen geen 8-maandsrapportage uitgebracht. Het college wil de planning & controlcyclus (waaronder de tussentijdse informatievoorziening) transparanter maken (zie de contourenbrief actualisatie financieel beleid, RIS314462). De Rekeningencommissie heeft begrepen dat daarbij ook de 4- en 8-maandsrapportages worden heroverwogen en wil weten wanneer een voorstel voor verbetering van de tussentijdse informatievoorziening tegemoet kan worden gezien. Bij de behandeling van de Boardletter 2023 (RIS317304) kwam naar voren dat ook andere voortgangsrapportages over de realisatie en (financiële) beheersing in 2023 afweken van de planning, waaronder rapportages als de GRIP. De Rekeningencommissie heeft het college per brief gevraagd hoe het college de tijdigheid van voorgangsrapportages wil borgen (RIS317631).

Het college heeft daarop laten weten dat vertragingen in voortgangsrapportages onder meer te wijten waren aan het inwerken van de nieuwe wethouders en de prioriteiten die vervolgens op de college-agenda stonden (RIS318072). Juist bij voortgangsrapportages en periodieke verantwoordingen is tijdigheid één van de belangrijkste factoren. De Rekeningencommissie vraagt het college daarom de ‘bestuurlijke doorlooptijd’ daarvan zo veel mogelijk te optimaliseren, zodat de raad consistent van actuele voortgangsinformatie wordt voorzien.

5. Versterken van de interne beheersing Sinds enkele jaren vraagt de Rekeningencommissie de aandacht van het college voor de verbetering van de interne beheersing. Naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening 2019 (RIS306303) heeft de Rekeningencommissie in de zomer van 2020 hierover een brief op hoofdlijnen ontvangen (RIS305828) van het college. In 2021 heeft het college nadere informatie gestuurd over de verbetering van de beheersorganisatie en de toenmalige stand van zaken (RIS308052). De meest recente toelichting op de voortgang van het verbeterproces heeft de Rekeningencommissie op 22 februari 2023 ontvangen (RIS314724). Bij de behandeling van de Boardletter 2023 (RIS317304) kwam naar voren dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag is verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Dit neemt niet weg dat er nog

3/5

Gemeente Den Haag

belangrijke aandachtspunten zijn: dit jaar zijn er twaalf nieuwe bevindingen in de boardletter bijgekomen. In het kader van de verbetering van de interne beheersing worden gemeentelijke processen herzien en beschreven, onder meer voor wat betreft rollen, taken en verantwoordelijkheden. De Rekeningencommissie wil door u worden geïnformeerd over de voortgang hiervan. De commissie wil weten hoe het college de voortgang van de verbeterplannen monitort en hoe hierover aan de Rekeningencommissie kan worden gerapporteerd. Daarnaast vragen wij uw aandacht voor de toekomstbestendigheid van de verbeterplannen. In een veranderende omgeving kunnen processen aanpassing behoeven. De Rekeningencommissie vraagt u toe te lichten hoe het college ervoor zorgt dat de inrichting van de organisatie ook in de toekomst aan de doelstellingen blijft beantwoorden. Voorraadbeheer identiteitsbewijzen: de accountant heeft administratieve aansluitverschillen in de voorraden paspoorten en rijbewijzen aangetroffen die niet verklaard konden worden. Eerder waren tekortkomingen geconstateerd in de interne beheersmaatregelen voor het voorraadbeheer van identiteitsbewijzen. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Dienstverlening, de heer Bredemeijer, gevraagd haar te informeren over de omvang van het probleem en de maatregelen die getroffen worden om het op te lossen.

Wij vragen u toe te lichten in hoeverre de systeemverantwoordelijkheid voor fraudepreventie bij u is belegd. Incident met kasgeld bij balies: een incident met kasgeld bij balies liet zien dat het kasbetalingenproces kwetsbaarheden kende. Naar aanleiding hiervan is een gemeentebreed onderzoek naar kasgelden gedaan door een extern adviesbureau. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Dienstverlening, de heer Bredemeijer, gevraagd haar te informeren over de bevindingen van dit externe onderzoek en over de opvolging van de aanbevelingen. Het college wordt gevraagd toe te lichten hoe de gesignaleerde kwetsbaarheden zijn aangepakt. Frauderisico’s: Op 19 september 2023 is een brief over de actualisatie van het frauderisicomanagement en de frauderisicoanalyse ontvangen (RIS316576). De Rekeningencommissie hecht eraan dit onderwerp ook in de toekomst zoveel mogelijk in de openbaarheid te blijven bespreken. Uit de rapportage komt naar voren dat vooral verbeteringen mogelijk zijn in proactieve forensische data-analyse. Hierbij worden de transacties en gegevens in de eigen administratie systematisch met specifieke software onderzocht op mogelijke signalen van fraude, zoals afwijkingen, inconsistenties of verdachte patronen. De Rekeningencommissie wil in het najaar van 2024 worden geïnformeerd over de voortgang van de ontwikkelingen hierin, onder meer aan de hand van concrete voorbeelden.

6. Grondexploitaties De Rekeningencommissie wil de vergadering aanvangen met de bespreking van enkele bevindingen ten aanzien van de beheersing en verslaglegging van grondexploitaties en de spelregels daarvoor. Daartoe hebben wij de wethouder Volkshuisvesting, Wijken, Welzijn & Zuidwest, de heer Balster, een uitnodiging gestuurd waarin de te bespreken onderwerpen nader zijn toegelicht (RIS319007). Omdat dit onderwerp ook uw systeemverantwoordelijkheid voor de verantwoording en interne beheersing raakt, vragen wij u dit agendapunt tevens bij te wonen. Graag vernemen wij hoe de verantwoordelijkheden tussen u en de portefeuillehouder voor grondexploitaties zijn verdeeld (bijvoorbeeld voor wat betreft de toereikendheid van de Reserve Grondbedrijf) en hoe de portefeuilleverdeling is vastgelegd.

4/5

Gemeente Den Haag

7.

Boardletter en collegereactie

Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole vindt een interimcontrole door de accountant plaats die met name gericht is op de risico’s van organisatorische procedures, systemen en processen en de beheersing daarvan. Hiervan wordt voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole verslag gedaan in managementnotities aan directeuren en sinds enige jaren ook in een boardletter aan college en Rekeningencommissie (RIS317304). Mede naar aanleiding hiervan heeft de Rekeningencommissie een brief gestuurd naar het college (RIS317631), waarop het college schriftelijk heeft gereageerd (RIS318072). Daarin merkt het college op dat het niet de gelegenheid heeft gekregen om de boardletter te bespreken en een schriftelijke reactie op te stellen. Voorts wordt gesteld dat het gebruikelijk is om het college de mogelijkheid te bieden om te reageren op de boardletter, waarna de boardletter en de collegereactie in twee aparte documenten gelijktijdig aan de Rekeningencommissie worden aangeboden. De Rekeningencommissie deelt de opvattingen van het college niet. De interimcontrole maakt onderdeel uit van de jaarrekeningcontrole door de accountant, waarvoor de Rekeningencommissie opdrachtgever is. De accountant stuurt haar accountantsverslag dan ook rechtstreeks naar de Rekeningencommissie, met een afschrift aan het college.

Uiteraard heeft voorafgaand daaraan tijdens de controlewerkzaamheden hoor en wederhoor plaatsgevonden door de accountant. Voor de boardletter geldt – als verslag van de interimcontrole – een vergelijkbare aanbiedingsprocedure, die zowel in voorgaande jaren als afgelopen jaar is gevolgd. Tot slot hebben we nog een verzoek aan het college inzake de reactie van het college op het jaarrekeningonderzoek. Tot 2020 was het gebruikelijk dat het college vóór de vaststelling van de jaarrekening door de raad een schriftelijke reactie gaf op het Rekeningencommissierapport. In 2020 moest de gepubliceerde jaarrekening worden herzien naar aanleiding van de bevindingen uit de accountantscontrole. Het jaarrekeningonderzoek kon daardoor pas veel later worden afgerond, waardoor er geen tijd meer was voor een reactie op het rapport. Sindsdien is de collegereactie niet meer tijdig ontvangen. Wij vragen u om de raad dit jaar weer vóór de vaststelling van de jaarrekening van een reactie op het Rekeningencommissierapport te voorzien.

Voor de volledigheid deelt de commissie mee dat een samenvatting van de bespreking zal worden betrokken bij het eindrapport van de Rekeningencommissie over haar onderzoek naar de jaarrekening 2023. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

M. De Vuyst.

5/5