Brief RC aan weth EID inz Jaarrekening 2020 RIS309348

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS 309348

Wethouder Economie, Internationaal & Dienstverlening mevrouw drs. S. Bruines

Contactpersoon Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

1 juli 2021 Onderwerp

Onderzoek jaarrekening 2020

Geachte mevrouw Bruines, De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2020 van de gemeente Den Haag en daarover in haar vergadering van 30 juni 2021 beraadslaagd. In het kader van het onderzoek wil de Rekeningencommissie onderstaand onderwerp met u bespreken. De commissie nodigt u hiertoe uit op woensdagavond 7 juli a.s. om 18:00 uur in de foyer tussen de raadzaal en de commissie/perskamer.

1.

Verbeterplannen

Het college heeft bekend gemaakt een bredere verkenning via ketenanalyses te willen doen, gericht op het onderbrengen van taakvelden bij de nieuw opgerichte dienst Bedrijfsvoering. Hierbij zijn alle ketens (inclusief kaderstelling) betrokken, inclusief de onderdelen/taakvelden die eerder onderwerp van gesprek zijn geweest bij de bundeling van de bedrijfsvoering en die zijn doorgeschoven in de tijd (RIS306596). Daarnaast zijn de afgelopen twee jaar zijn plannen naar de raad gestuurd voor digitalisering en dienstverlening (RIS305093) en voor verbetering van de integriteit binnen de organisatie (RIS302520, RIS304424). Vanuit de portefeuille van de wethouder Financiën is recent gestart met het programma Verbetering Beheersorganisatie (RIS305828, RIS308052) en zijn er andere initiatieven ter versterking van de interne beheersing, zoals het project voor de mandaatregeling, de vorming van één financiële administratie en de verbetering van de projectbeheersing bij de dienst Stedelijke Ontwikkeling. Parallel hieraan hebben zich relatief veel wijzigingen in de ambtelijke top voorgedaan, die deels weer samenhingen met de verbeterplannen. Mede met het oog op de gevolgen voor het financieel beheer wil de Rekeningencommissie de voortgang in de uitvoering van (het collectief van) deze plannen kunnen monitoren.

Zowel de voorgenomen wijze van uitvoering van de verbeterplannen als de combinatie van meerdere verbeterplannen tegelijk, leiden bij de Rekeningencommissie tot enkele vragen. 1. Inzicht in voortgang verbeterplannen: de samenloop van meerdere verbetertrajecten en reorganisaties tegelijkertijd, in combinatie met de nog zichtbaar benodigde gewenning aan recente

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

2.

3.

reorganisaties, maakt het voor de Rekeningencommissie niet eenvoudig zich een beeld te vormen van de voortgang van verbeterplannen. In meerdere gevallen is de uitvoering van een verbeterplan reeds gestart voordat het plan gereed was, zonder dat daaraan een duidelijk of volledig tijdpad was verbonden of waarbij het uiteindelijk te bereiken resultaat nog niet vaststond. De nieuwe dienst Bedrijfsvoering is dit jaar van start gegaan terwijl nog niet alle uitkomsten van de ketenanalyses betreffende de bedrijfsvoering bekend waren. Onderdeel van de nieuwe dienst Bedrijfsvoering is de tijdelijke organisatie Informatisering & Automatisering, die eveneens van start is gegaan voordat een definitief plan bestond over de inrichting van de uiteindelijke organisatie. De Rekeningencommissie wil weten hoe het college stuurt op een reorganisatie waarvoor het plan (deels) nog niet gereed is of zelf ook nog aan wijzigingen onderhevig kan zijn. Hoe en wanneer bepaalt het college de te behalen resultaten? Wanneer beschouwt het college de reorganisatie(s) als een succes? Wat zijn daarvoor de criteria en wat is het tijdpad? Verbeteringen versus bezuinigingen: naast de plannen ter verbetering van de interne beheersing, de doelmatigheid, de bedrijfsvoering, de digitalisering en de integriteit, waren er reeds plannen voor bezuinigingen op de kosten voor overhead (de zogenoemde business cases).

Dit maakt de uitvoering van reorganisaties complexer en legt een grote druk op het ambtelijk apparaat. De in de business cases beoogde besparingen zouden reeds in het nu lopende jaar zichtbaar moeten worden in de begrotingsuitvoering. De Rekeningencommissie vraagt het college toe te lichten hoe verbeteringen én bezuinigingen met elkaar in lijn worden gebracht en in hoeverre de geraamde besparingen worden gerealiseerd. Samenhang verbeterplannen: daarnaast vraagt de commissie aandacht voor de samenhang tussen verschillende verbeterplannen, met name voor wat betreft integriteit. Mede naar aanleiding van ernstige incidenten van fraude en verduistering is veel aandacht voor integriteit. Preventie van dergelijke incidenten hangt voor een belangrijk deel af van de checks & balances in de interne beheersing. De Rekeningencommissie benadrukt dat de kwaliteit van de interne beheersing een kritieke factor is in integriteitsbeleid, in het bijzonder bij fraudepreventie. De Rekeningencommissie vraagt het college de aanscherping van de interne beheersing een integraal onderdeel te laten zijn van het integriteitsbeleid én hieraan prioriteit te geven. In dit verband vraagt de commissie om een structureel uit te voeren frauderisicoanalyse, aangevuld met systematisch uit te voeren controlewerkzaamheden op fraude door eigen medewerkers.

Voorts wil de Rekeningencommissie inzicht krijgen in de uitkomsten van de analyses van recente fraudegevallen, voorzien van een uiteenzetting van de door het college getroffen maatregelen.

Voor de volledigheid deelt de commissie mee dat de bespreking met u wordt vastgelegd en dat een samenvatting hiervan zal worden betrokken bij het eindrapport van de Rekeningencommissie over haar onderzoek naar de jaarrekening 2020. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

D. Scheper.

2/2