Brief culturele organisaties inzake vergadering 19 maart m.b.t. Kadernota Subsidiebeleid 2025

Cultuurbeleid Den Haag: Gesubsidieerde kleine culturele organisaties ondervinden groot nadeel van de vereiste accountant gecontroleerde jaarrekening. Graag vragen wij uw aandacht voor een vereiste goedgekeurde jaarrekening als voorwaarde voor de jaarlijkse rapportage van culturele organisaties die een jaarlijkse subsidie vanaf een bedrag boven €100.000. Wij vragen u uw invloed door vraagstelling en amendementen aan te wenden om tot een aanpassing te komen die passend is en die de controletaak van de Raad effectiever maakt en recht doet. Waarom: hoewel de subsidie grens voor deze eis in het nieuwe cultuurbeleid wordt opgehoogd van €100.000, = naar €125.000,=, blijft het ongewenste gevolgen hebben om de volgende redenen: • • • •

Een volledige jaarrekening controle kan jaarlijks tussen de €10.000, = en €15.000, = kosten; Daarbij vereist het controleproces een onevenredige hoeveelheid werk van de interne organisatie; De kleinere culturele organisaties hebben er vaak de menskracht niet voor en de ervaring niet mee; Ze zullen in enkele gevallen die kennis en ervaring moeten inhuren wat weer tot extra kosten leidt.

Welke overwegingen u kan hebben om dit beleid ter discussie te stellen? • Is het de bedoeling dat soms bijna 10% van het subsidiebedrag niet aan cultuur wordt besteed? • Is die 10% bedoeld de accountantskantoren te helpen? • Wat verliest iedere organisatie aan culturele impact als de kernstaf wordt weggetrokken uit de culturele taak en subsidieopdracht? • Een jaarrekeningcontrole levert een rapport over al voorbije zaken wat de vraag oproept: gaat het niet goedkeuren van een jaarrekening u tijdig signaleren waar u als subsidiegever risico’s loopt? • Andere fondsen waar Haagse organisaties ook subsidie van ontvangen leggen de grens hoger, bijvoorbeeld Fonds Podiumkunsten. Welke beleidsveranderingen kan u overwegen om de controlerende taak van de Raad effectiever en completer te maken? Hier volgt een lijst van mogelijkheden die onderdeel van nieuw beleid kunnen zijn of een opdracht in de huidige subsidieperiode te investeren in een pilot en de waarde van deze mogelijkheden te onderzoeken. • Werk met zogenoemde Early Warning Signals (EWS) om de risico’s van een organisatie te beoordelen en de organisaties te classificeren in oplopende risicogroepen. • Overweeg de omvang van de subsidie, grootte van de organisatie of de exploitatie factoren te laten zijn voor de classificatie in risicogroepen.

• Laat de organisaties verplicht een standaard administratiesysteem (Exact, AFAS of andere) gebruiken waar de ambtelijke organisatie toegang toe heeft, lever die centraal. • Maak een begeleiding- en controleprocedure waarbij hogere risicoclassificatie tot intensievere en frequentere interventies moet leiden. • Overweeg bij toenemende zorgen over risico’s andere vormen van externe accountantsrapportage. Hier zijn modellen voor zoals een rapport van feitelijke bevindingen of een beoordelingsverklaring over het subsidiebedrag. • Bij de hoogste risicoclassificatie kan u een bestuur of raad van toezicht nadrukkelijk adviseren om nauwkeurige opdracht geven tot een externe audit omdat u uit de administratie of uit de EWS precies weet waar u sturing op wil laten geven. • Bepaal een hoge grens waardoor een groot percentage van de culturele organisaties op den duur onder een verbeterd beleid valt; geldt hier de 80-20 regel? In bijlage een paar voorbeelden van EWS en van begeleiding- en controleprocedures. Met vriendelijke groet, Peter Verbaas – extern adviseur Malou Osendarp – Huis van Gedichten Tijmen Kerkhof – de Poezieboys Amos Ben-Tal – OFFprojects Marjet Moorman – Girls in Woods

Early Warning Signals- voorbeelden Financieel-administratief door administratie te volgen. Realisatie exploitatieomzet wijkt sterk af van budget. Toename onderhanden werk of andere overlopende posten in de balans. Herwaarderingen of opname van vaste activa in de balans. Onverwachte reserveringen. Toename of afname personeelskosten groter dan budget. Diversiteit en spreiding van uitgaven en kosten (leveranciers, freelancers). Kwalitatief door jaarlijkse zelfverklaringen van directie, bestuur en toezicht. Onverwacht verloop directie, bestuur of toezicht. Langdurige onderbezetting directie en kernposities bestuur of toezicht. Langdurig kostbaar interim management. Ontbreken van klachtenprocedures en klokkenluidersprocedures. Negatieve publiciteit of uitingen van stakeholders en publiek over de culturele organisatie. Te weinig programmering of lage bezoekersaantallen. Risico classificatie Laag

Rapportage eis

Interventies jaarlijks

Promotie naar betere classificatie nvt

Eigen administratie en Deelname workshop-dag bestuur en jaarrekening toezicht in cultuur. Laag 2 Rapport van feitelijke Gesprek bestuur of toezicht met Na 1 jaar tenzij bevindingen gemeente. Midden Beoordelingsverklaring Twee gesprekken met gemeente. Na 2 jaar tenzij subsidiebedrag Hoog 1 Controle verklaring Eenmalig audit en twee gesprekken. Na 2 jaar beoordeeld subsidiebedrag. Hoog 2 Volledige Jaarlijkse audit en Niet jaarrekeningcontrole en kwartaalgesprekken. verklaring accountant. • De workshop dag kan je laten invullen en daarmee de deelnemende directies en bestuurders zelf laten kiezen welke onderwerpen zij willen bespreken en van leren. Dat geeft meteen een positieve impuls en leert de gemeente ook welke EWS nadruk behoeven of aangevuld moeten worden.