Board Letter gemeente Den Haag 2022

Het is van belang dat de gemeente stuurt op een tijdige realisatie van bovengenoemde afspraken. Dit komt ten goede aan de efficiëntie van het jaarrekeningproces en de jaarrekeningcontrole.

17/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

Rechtmatigheidsverantwoording 2023 en pilot 2022 Anticiperend op de wettelijke verplichting vanaf 2023 is de gemeente bezig met de voorbereidingen op de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Het college past momenteel relevante verordeningen aan en deze worden nog ter goedkeuring aan de raad verstrekt. Het college heeft de ambitie om met de jaarrekening 2022 een volledige pilot te draaien voor de rechtmatigheidsverantwoording. Dit betreft feitelijk het opstellen van het overzicht met de verantwoording in de jaarrekening en het toelichten van de belangrijkste fouten en onduidelijkheden in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarrekening. De gemeente heeft voor de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording controleplannen opgesteld en is bezig met een procesinrichting. Het team Internal audit heeft hierin een belangrijke rol gekregen. Wij willen graag benadrukken dat de lijnorganisatie primair zelf verantwoordelijk is en blijft voor het rechtmatig handelen en het vaststellen daarvan. Onze indruk is dat het beoogde proces om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen qua reikwijdte en monitoring vrij breed is ingestoken, wat een keuze van de gemeente is maar geen strikte noodzaak. De gemeente beoogt hiermee een impuls te geven aan de kwaliteit van de interne beheersing door de 1e, 2e en 3e lijn controles goed te organiseren.

Vanzelfsprekend ondersteunen wij deze inzet. Voor de accountantscontrole heeft de rechtmatigheidsverantwoording geen gevolgen. Immers behoort de accountant op basis van haar zelfstandig onderzoek een oordeel te vormen over de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Tot slot adviseren wij de raad bij de bespreking van de jaarrekening 2022 te bezien of de toelichting over de rechtmatigheid voldoende is om het gesprek met het college aan te gaan om zo haar controlerende taak uit te kunnen oefenen. Het gaat hierbij om de kwantitatieve en kwalitatieve criteria voor de toelichtingen. Wet open overheid De Wet open overheid (hierna: ‘Woo’) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De Woo kent aanscherpingen ten opzichte van haar voorganger de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: ‘Wob’). Met de Woo wordt getracht de toegang tot overheidsinformatie voor een ieder te vergroten en de actieve openbaarmaking te bevorderen. Met actieve openbaarmaking wordt

‘openbaarmaking uit eigen beweging’ bedoeld. De bestuursorganen die onder de reikwijdte van de Woo vallen (zie artikel 2.2 van de Woo) zijn verplicht om bij de uitvoering van hun taken zoveel mogelijk de bij hen berustende informatie (neergelegd in documenten) voor een ieder actief openbaar te maken. De categorieën waarvoor de actieve openbaarmaking geldt (hierna: ‘de verplichte informatiecategorieën’) zijn opgenomen in artikel 3.3 van de Woo. Momenteel maakt de gemeente enkel de informatie naar aanleiding van een verzoek daartoe openbaar. Zie verder: https://woo.denhaag.nl. Van een actieve openbaarmaking is nog geen sprake. In artikel 3.5 (Openbaarheidsparagraaf) van de Woo wordt voorgeschreven dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Concreet betekent dit dat in de jaarlijkse verantwoording een separate paragraaf 'Openbaarheid' moet worden opgenomen. In deze paragraaf behoort de gemeente een uiteenzetting te geven omtrent hoe invulling is gegeven aan het beleid m.b.t. de openbaarheid. Algoritmes De gemeente gebruikt algoritmes bij haar gemeentelijke dienstverlening.

Een algoritme is een reeks instructies en stappen waarmee computersystemen berekeningen kunnen maken of voorspellingen kunnen doen. In de dataregistratie van de gemeente staat de uitlegbaarheid en transparantie over het gebruik van algoritmes centraal. Om dit te bevorderen houdt de gemeente in een overzicht van 30-40 algoritmes een algoritmeregister bij. Momenteel wordt het gemeentelijke algoritmeregister, vooruitlopend op een landelijk algoritmeregister, geactualiseerd. Bij het gebruik van de algoritmes en actualisatie vragen wij naast de uitlegbaarheid en transparantie aanvullend aandacht te hebben voor de ethische- en de AVG-aspecten. Tot slot vragen wij aandacht voor een structureel proces voor identificeren en aanmelden van algoritmes.

18/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

Omgevingswet De invoering van de Omgevingswet is (wederom) uitgesteld. Vanwege problemen met de ICT is het volgens de minister voor Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening niet verantwoord om de wet per 1 januari in te voeren. De minister wil de ICT verder testen en wil nu op 1 juli 2023 de Omgevingswet invoeren. Het gemeentelijk grondbeleid zal op basis van de Omgevingswet moeten worden aangepast. Het gaat hierbij om de aanpassingen bijvoorbeeld op het gebied van het kostenverhaal en de vergunningen.

KPI's en rapporteer over de resultaten in de programmaverantwoording. De CSRD-richtlijnen kunnen hierbij als houvast dienen. Door vrijwillig aan de CSRD te voldoen kunt u koploper zijn en als best practice dienen voor andere gemeenten. De GAD kan u hierbij helpen door zekerheid te geven over de gerapporteerde ESG resultaten.

Wijzigingen in de BBV Wij vragen uw blijvende aandacht voor de wijzigingen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en het implementeren van de gevolgen daarvan. In 2022 is geen sprake van nieuwe wijzigingen. Wij verwachten op korte termijn aanscherpingen voor de kadernota rechtmatigheid 2023 en wijzigingen in de notitie grondbeleid naar aanleiding van de nieuwe Omgevingswet. Duurzaamheid Het EU-parlement heeft recent met de duurzaamheidsrichtlijnen CSRD ingestemd, die grote ondernemingen van openbaar belang verplicht om vanaf 2024 over hun ESG-beleid te rapporteren. Het toepassingsgebied van de richtlijnen wordt stapsgewijs uitgebreid. Daarnaast vereist de CSRD dat organisaties ook over informatie in hun waardeketen rapporteren. De richtlijnen zijn weliswaar nog niet van toepassing voor lokale overheden, maar de gemeente kan te maken krijgen met informatieverzoeken van samenwerkingspartners die wel onderworpen zijn aan de CSRD-richtlijnen. Wij adviseren om alvast het gesprek aan te gaan met hun samenwerkingspartners over de informatie die ze nodig zullen hebben, zodat de gemeente zich hierop tijdig kan voorbereiden. In onze Board Letter en het Accountantsverslag 2021 hebben we geadviseerd om een praktisch plan op te stellen om ESG (environmental, social en governance) in de strategie en de activiteiten van de gemeente verder te verankeren.

Dit gemeente is al uitvoerig bezig met duurzaamheid en dit zien wij terug in beleidsplannen, de bedrijfsvoering en de programmaverantwoording. Wij adviseren om de inspanningen van de gemeente inzake duurzaamheid prominenter in de besluitvorming en de verantwoording terug te laten komen. Voeg de duurzaamheiddoelstellingen uit de verschillende programma's samen, maak deze meetbaar door middel van 19/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 1: Onafhankelijkheid Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Bijlage 1: Onafhankelijkheid

Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Den Haag in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Op grond van dit verslag zijn wij van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance opdrachten (ViO) en van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het afgelopen jaar niet is aangetast: ▪ Wij hebben geen opdrachten uitgevoerd die onze onafhankelijkheid bedreigen. ▪ Wij hebben onze naleving van externe normen en ons onafhankelijkheidsbeleid met betrekking tot onze controles in 2022 bewaakt. ▪ Wij bevestigen dat (tot nu toe) aan onze onafhankelijkheidsvoorschriften is voldaan en blijven voldoen. ▪ Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast.

De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder (de gemeentelijke Rekenkamer) getoetst.

Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Wij hebben diverse organisatorische maatregelen getroffen om de onafhankelijkheid van de GAD en die van de GAD medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer: ▪ Voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van de gemeente Den Haag. Deze Gedragscode geldt ook voor iedere medewerker van de GAD en wordt jaarlijks geactualiseerd. ▪ Jaarlijkse bevestiging van de onafhankelijkheid door alle medewerkers van de GAD. ▪ Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of er sprake is van mogelijk conflicterende diensten. ▪ Intern en extern kwaliteitsonderzoek. ▪ Reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel. ▪ Een compliance officer conform artikel 23, eerste lid, van het Besluit toezicht accountantsorganisaties. ▪ Roulatie van externe accountants op de opdracht.

Positionering GAD De afgelopen periode is er onderzoek gedaan naar de positionering van de GAD. Naar aanleiding hiervan is voor de herpositionering van de GAD besloten en gekozen voor een organisatorische verhanging onder de raad (als opdrachtgever). Omdat wij als accountant onafhankelijk zijn voeren wij opdrachten uit voor zowel de raad als het college. Zoals toegelicht beschikt de GAD over een stelsel van toereikende procedures om deze onafhankelijkheid te borgen. De beoogde organisatorische verhanging van de GAD heeft derhalve geen invloed op onze beroepsuitoefening. De herpositionering zal in het eerste kwartaal van 2023 worden geeffectueerd. Dit valt samen met de uitvoering van de jaarrekeningcontrole.

Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de controle van een organisatie meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeente Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen de GAD, haar medewerkers en de gemeente die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd moeten worden.

20/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 2: Communicatie Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie

Hieronder treft u een overzicht aan met de vereiste communicatie vanuit onze controlestandaarden. Per onderwerp is aangegeven in welk accountantsproduct u hierover wordt geïnformeerd. Vereiste communicatie uit onze controlestandaarden Verantwoordelijkheden van de accountant Kernpunten van de controle LOTS interim/final (incl. voortgang) Onafhankelijkheidsbevestiging Significante tekortkomingen interne beheersing Eventuele ontdekte of vermoede fraude Niet-naleven wet- en regelgeving Schriftelijke bevestiging van het management Elementen die van invloed zijn op de controleverklaring Kwalitatieve aspecten verslaggeving Elementen die van belang zijn voor toezicht op het financiële verslaggevingsproces Niet-gecorrigeerde afwijkingen Significante aangelegenheden tijdens de controle in verband met verbonden partijen Reikwijdte & tijdsplanning van de controle, waaronder significante risico's

Aanpak controle

BL en MN *

ACV** X X

X X X

X

X X X X X X

X

X X

X X X

Omdat een goede samenwerking essentieel is voor een efficiënt en effectief jaarrekeningproces, hebben wij tien gezamenlijke principes voor de samenwerking afgesproken. Deze zijn gebaseerd op de volgende twee uitgangspunten: ▪ Dingen in één keer goed. ▪ Waarom moeilijk doen als het samen kan? Onderstaand zijn tien gezamenlijke principes opgenomen die wij met de gemeente hebben afgesproken: 1. De juiste mensen aan tafel. 2. Planning voor een complete jaarrekening. 3. Geen pingpong; de vragen gaan niet meer dan 2 keer heen en weer. 4. Hou het simpel (geen ingewikkelde administratieve constructies). 5. Een aanspreekpunt per onderwerp. 6. Kwaliteitstoets door de gemeente. 7. Een standpunt (vanuit de GAD of de gemeente). 8. Tijd voor kwaliteit; er wordt pas iets opgeleverd als het 100% af is. 9. Eerlijk zijn; knelpunten/zorgen eerlijk met elkaar delen. 10. Vragen filteren; zich richten op vragen die er echt toedoen.

X X X

X

X

*BL en MN: Board Letter en Management notitie **ACV: Accountantsverslag

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

21/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Deze bijlage bevat de opvolging van de bevindingen uit de Board Letter van 2021 en het Accountantsverslag 2021, de actuele status en de gewenste mate van prioritering van betreffende bevindingen. De bevindingen onder vermelding van de nummers 1,3,5,6,7,8,11,12,23,24,25,26, 29,30,31,32, 36 en 37 corresponderen met de 18 bevindingen uit de Board Letter van 2021. Nr. Proces/ Bevindingen 2020 en 2021 uit Board Letter en Opvolging in 2022 Status Prioriteit stroom Accountantsverslag 2021 Financiële administratie 1.

Memorialen

Geen zichtbare functiescheiding tussen het opstellen en het autoriseren van memoriaalboekingen. Zichtbare controle aan de hand van onderbouwende stukken wordt vooralsnog niet afgedwongen en is geen onderdeel van het huidige proces.

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022

Het risico bestaat op het doorbreken van interne beheersmaatregelen en onregelmatigheden.

Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Bijlage 1: Onafhankelijkheid

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020. 2.

Verbonden partijen

Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

Geen gestandaardiseerd proces voor de totstandkoming van de memoriaalboekingen aanwezig.

Het beleidskader verbonden partijen is nog niet geactualiseerd.

De gemeente geeft aan dat de procesbeschrijving voor de memoriaalboekingen met betrekking tot het onderdeel intern verrekenen is opgesteld. De ambitie is om voor de overige memoriaalboekingen de procesbeschrijvingen Q1 2023 op te stellen.

Hoog

Daarnaast gaat de gemeente, in vervolg op 2022, ook in 2023 verder inzetten op de kwaliteit van de onderbouwing van de memoriaal boekingen. Het 4-ogenprincipe maakt onderdeel uit van de werkwijze binnen het proces, maar wordt vooralsnog in de praktijk niet afgedwongen. In 2023 zal volgens de gemeente de vastlegging van dit 4-ogen principe verder worden geüniformeerd qua vastlegging. Er is opvolging gegeven aan de bevinding. De gemeente heeft een beleidskader verbonden partijen 2022 uitgebracht.

Midden

Als actuele informatie van het begrote boekjaar niet voorhanden is wordt in dit geval de meest recente (publiekelijk) beschikbare informatie in de jaarrekening gehanteerd.

Midden

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2021. 3.

Verbonden partijen

Actuele informatie over verbonden partijen is niet beschikbaar voor de gemeente bij het opstellen van de jaarrekening. Het risico bestaat dat de gemeente niet tijdig c.q. onvoldoende inzicht heeft en de gemeente mogelijk (financiële) risico’s loopt ten aanzien van deze verbonden partijen.

22/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020. 4.

Verbonden partijen

Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

De paragraaf verbonden partijen, kan worden verbeterd door concrete analyses te maken en meer inzicht te geven in de diepgang van het risico, de financiële aansluitingen en de consistentie binnen de paragraaf verbonden partijen.

Opvolging wordt naar verwachting inzichtelijk bij het uitkomen van de Programmarekening 2022.

Laag

Opvolging vindt plaats in het nieuwe proces Aanvraag tot Betalen (AtB) dat in Q1 2023 wordt geïmplementeerd.

Hoog

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2021. Inkopen en betalingen 5.

Inkopen

Inkooporders worden niet consequent aangemaakt in Oracle. Het risico bestaat dat onrechtmatige inkopen niet tijdig worden gesignaleerd. Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

Met het nieuwe proces Aanvraag tot Betalen wordt het proces eenvoudiger en deels uit handen genomen door een centrale servicedesk. Het IO % moet hierdoor gaan stijgen en bij afwijkingen wordt er gerapporteerd aan het GMT. In de loop van het kalenderjaar 2023 worden vervolgstappen geformuleerd en afgestemd om richting volledige inkooporderregistratie te gaan. Volgens de gemeente is in de inkooporderregistratie een verbetering (van circa 76% in 2021 naar circa 79% in 2022) gerealiseerd. Deze verbetering zullen wij betrekken in de eindejaarscontrole. In het nieuwe AtB proces worden volgens de gemeente waarborgen opgenomen voor het doorbreken van de primaire functiescheiding tussen de beschikkende (budget) en bewarende (prestatie) functie voor inkopen waar geen inkooporders voor zijn aangemaakt. Wij kunnen pas in 2023 e.v. vaststellen of deze bevinding is opgelost.

23/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord

6.

Inkopen

Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Geen verplichte consultaties inkoopadviseurs bij inkopen boven > € 50.0000. Het risico bestaat dat onrechtmatige inkopen plaatsvinden.

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

7.

Inkopen

Geen formele escalatieprocedure aanwezig bij bewust afwijken van de aanbestedingsregels. Het risico bestaat dat er te snel wordt afgeweken van de aanbestedingsregels zonder een goede motivatie.

De gemeente geeft aan de procedure hiervoor aan te zullen passen conform het advies van de GAD, waarbij door de algemene directeur van de dienst met elke afwijking moet worden ingestemd.

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

Tijdens de controle van Europese aanbestedingen zullen wij vaststellen of deze werkwijze wordt gevolgd. Eveneens wordt in het project Aanvraag tot Betalen (AtB) bekeken of het mogelijk is om in de workflow in Oracle de directeur in deze situaties te laten tekenen voor een afwijking.

Ontwikkelingen jaarrekening 2022

Hoog

Mede in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording per 2023 bevelen wij aan om een totaaloverzicht op te stellen van deze onrechtmatigheden en om dit overzicht in het GMT en in het college periodiek te bespreken. Op deze manier verkrijgt de gemeente eerder inzicht in de onrechtmatigheden.

Bijlage 1: Onafhankelijkheid

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

Hoog

Wij kunnen pas in 2023 e.v. vaststellen of deze bevinding is opgelost.

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022

Bijlage 2: Communicatie

Opvolging vindt plaats via het nieuwe proces Aanvraag tot Betalen (AtB) dat in de eerste helft van 2023 wordt geïmplementeerd. Middels het nieuwe AtB proces zullen de diensten via de servicedesk sneller en aan de voorkant terecht komen bij de inkoopadviseurs. In het nieuwe beleidskader moet dit verwerkt worden om de consultatie verplicht te maken.

8.

Betalingen

Geen zichtbare inhoudelijke interne controle op de betaallijsten. Het risico bestaat dat er onrechtmatige betalingen kunnen plaatsvinden.

De gemeente geeft aan dat er andere checks and balances in het proces zitten om te waarborgen dat het juiste bedrag aan de juiste crediteur wordt betaald.

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

Met de gemeente zijn wij op dit moment in overleg over de controle op de betaallijsten en het betaalproces als geheel.

Hoog

24/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord

9.

Inkopen

Bestuurlijke boodschappen

Het contractenregister is niet volledig. Een juist en volledig contractenregister kan fungeren als een belangrijke beheersmaatregel ter borging van de naleving van het eigen inkoopbeleid en de externe wet- en regelgeving daaromtrent.

Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

10.

Inkopen

Ontwikkelingen jaarrekening 2022

De gemeente voert geen spendanalyse uit. Door de spendanalyse een (signalerende) karakter te geven door deze periodiek eerder in het jaar uit te voeren kan het risico op onrechtmatige aanbestedingen worden beperkt.

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

Bijlage 1: Onafhankelijkheid

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

Midden

Wij kunnen pas in 2023 e.v. vaststellen of deze bevinding is opgelost.

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022

Bijlage 2: Communicatie

De contracten die nu niet zijn geregistreerd in Oracle, lopen uiteindelijk af. In het nieuwe AtB proces zijn ook waarborgen opgenomen voor het registeren van contracten in Oracle. Ook zijn volgens de gemeente in 2022 acties geweest om de registratie van het aantal contacten toe te laten nemen. Volgens de gemeente is in de contractenregistratie een toename gerealiseerd in absolute aantallen (van circa 54% ten opzichte van 2021). Deze toename zullen wij betrekken in de eindejaarscontrole.

11.

Inkopen

In het workflow systeem is de rol van de prestatieverklaarder niet zichtbaar. Daarnaast ontbreekt in Oracle de onderbouwingen van de prestatieleveringen. Het risico bestaat dat

Er zijn diverse inkooprapportages beschikbaar. Echter een volwaardige spendanalyse ontbreekt nog.

Midden

Denk bij het uitvoeren van de spendanalyse aan: •

inzicht verkrijgen in de uitnutting van het achterliggende contract en waarbij de verantwoordelijke dienst tijdig een signaal ontvangt wanneer de Europese aanbestedingsdrempel overschreden dreigt te worden; Reactie gemeente: Indien het contract geregistreerd staat in Oracle dan volgen er signalen over de uitnutting (maximale waarde van contract bereikt) en over het verstrijken van de looptijd (signalering afloop contractdatum). • inzicht verkrijgen in meerdere afzonderlijke, maar vergelijkbare, inkopen die ten onrechte niet in samenhang zijn beschouwd. Binnen het vernieuwde proces AtB wordt de prestatieverklaring explicieter gemaakt door onder andere de rol van de prestatieverklaarder (verantwoordelijkheid van de lijn) te benoemen en het vastleggen van de bijlage te

Midden

25/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord

inkoopfacturen worden betaald waarvoor geen feitelijke prestatie is geleverd.

Bestuurlijke boodschappen Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

12.

Inkopen

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

Geen wijziging ten opzichte van vorig jaar. Het proces voor Aanvraag tot Betalen is momenteel in ontwikkeling en wordt in Q1 van 2023 geïmplementeerd.

Midden

Wij kunnen pas in 2023 e.v. vaststellen of deze bevinding is opgelost.

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020. 13.

Inkopen

Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie

De gemeente heeft geen geformaliseerd inkoopbeleid waarin duidelijke kaders en werkinstructies zijn opgenomen ten aanzien van autorisatie op de inkopen. De gemeente heeft géén geformaliseerd beleidsdocument opgesteld waarin controleaspecten zijn opgenomen ten aanzien van het autoriseren van een order c.q. inkoopfactuur. Het risico bestaat dat onrechtmatig wordt ingekocht.

vergemakkelijken. De verwachting is dat het AtB proces medio 2023 wordt gerealiseerd. Volgens de gemeente is binnen het nieuwe AtB proces sprake van een verplicht veld om de onderbouwing van de prestatie vast te leggen in Oracle. Wij kunnen pas in 2023 e.v. vaststellen of onze eerdere bevinding hiermee is opgelost.

De maximale waarde en/of de hoeveelheid worden niet consequent vermeld in de aanbestedingsstukken van raamovereenkomsten. Het risico bestaat dat de raamovereenkomsten niet rechtmatig zijn. Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2021.

14.

Inkopen

De gemeente werkt soms bij het aangaan van verplichtingen met offertes en opdrachtbevestigingen in plaats van modelovereenkomsten. Het risico bestaat dat de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente niet worden nageleefd. Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2021.

In de werkinstructies/formats en in het inkoopsysteem zijn de teksten aangepast met betrekking tot de maximale waarde en/ of de hoeveelheid bij raamovereenkomsten.

Midden

Uit de controle van de Europese aanbestedingen moet blijken in hoeverre deze bevinding is opgelost. Middels het nieuwe AtB proces zullen de bestellingen via de servicedesk sneller en aan de voorkant bij de inkoopadviseurs terecht komen. Indien de inkoopafdeling de aanbesteding begeleid, wordt gewaarborgd dat de inkoopvoorwaarden worden nageleefd. Bij inkopen die na het contact met de servicedesk zelf worden uitgevoerd wordt men gewezen op het gebruik van standaard offerte sjablonen met verwijzing naar de inkoopvoorwaarden. Bij inkopen waar de inkoopafdeling niet wordt ingeschakeld, blijft het risico bestaan dat de algemene inkoopvoorwaarden niet worden nageleefd. De afdeling inkoop

Laag

26/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

brengt dit regelmatig en doorlopend onder de aandacht via onder andere Werknet en trainingen. Fysiek Domein 15.

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022

Grondexploitaties

Bij de jaarrekeningcontrole 2021 heeft de GAD geconstateerd dat de realiseerbaarheid van een drietal plannen in de huidige vorm onzeker is (Grotiusplaats, MCV Transvaal en Forepark). Hiervoor zal mogelijk een herziening (planwijziging) moeten worden opgesteld welke aan het college en de raad moet worden voorgelegd.

Inmiddels heeft in 2022 een herziening plaatsgevonden van het plan Grotiusplaats.

Hoog

De status in 2022 van de grondexploitaties MCV Transvaal en Forepark is ons nog onbekend,

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2021. 16.

Grondexploitaties

De raad wordt nog niet periodiek over de impact van de inflatie- en prijsstijgingen geïnformeerd (mede naar aanleiding van de crisis in Oost-Europa). Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2021.

17.

Bijlage 1: Onafhankelijkheid

Grondexploitaties

Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

De PPT-motivatie voor (volledige) toerekening van investeringen aan de grondexploitaties is voor de volgende grondexploitaties nog onvoldoende: Spuikwartier fase 2-3, Grotiusplaats en Noord Boulevard Scheveningen. Het risico bestaat dat bepaalde investeringen ten onrechte aan de grondexploitatie worden toegerekend en daardoor de presentatie/waardering in de jaarrekening niet meer klopt.

In de recent uitgekomen MPG 2022 wordt ingegaan op de onderhavige impact op de standen van grondexploitatieprojecten medio 2022 (in de vorm van marktrisico’s).

Hoog

Voor Grotiusplaats heeft in 2022 een herziening plaatsgevonden en zijn de investeringskosten (overkapping Utrechtsebaan) uit de grondexploitatie gehaald.

Hoog

Voor de andere twee lopende grondexploitatie-projecten is de opvolging van dit verbeterpunt ons nog onbekend.

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020. 18.

Grondexploitaties

De projectadministratie van de grondexploitaties is (van een subsysteem) deels over in Oracle; alleen voor wat betreft gerealiseerde lasten en baten.

De gemeente oriënteert in hoeverre op een toereikende onderbouwing van de prospectieve kosten (inclusief de post

Midden

27/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord

Conform 2020 registreert de gemeentelijke organisatie de prospectieve baten en -lasten vooralsnog extracomptabel en berekent de netto contante waarde per grondexploitatie in een spreadsheet-model. Een extracomptabele registratie kent een hoger risico op fouten.

Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2021. 19.

Grondexploitaties

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Bijlage 1: Onafhankelijkheid

onvoorzien) toegezien kan worden. Momenteel wordt onderzocht welke mogelijkheden een tool hiertoe biedt.

Momenteel ontbreken de algemene uitgangspunten/normen voor het toerekenen van investeringen aan grondexploitaties (de zogenaamde PPT-criteria). Deze uitgangspunten/normen moeten in 2022 aan de raad worden voorgelegd in een raadsvoorstel aanpassing ‘Verordening beheersregels grondexploitaties en strategisch bezit’. Momenteel bestaat het risico dat binnen de gemeente de criteria voor de toerekening van de investeringskosten niet duidelijk zijn en daarmee de waardering van de grondexploitatie in de jaarrekening niet juist is.

De verordening is nog niet voor beoogde uitgangspunten aangepast.

Midden

Wel zullen de PPT-criteria bij de nieuw vast te stellen grondexploitaties in het specifieke raadsvoorstel (projectdocument) vooraf worden gemotiveerd en verwoord, aldus de gemeente.

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020. 20.

Grondexploitaties

Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

De huidige voorwaarden in de Verordening beheersregels grondexploitaties en Strategisch Bezit voor het (partieel) afsluiten van de grondexploitaties werken niet stimulerend om de grondexploitatieprojecten tijdig af te sluiten. Het risico is aanwezig dat de grondexploitatie portefeuille te hoog wordt voorgesteld.

De verordening is in 2022 nog niet aangepast hiervoor.

Midden

De gemeente volgt voor het partieel afsluiten de huidige Verordening, aldus de dienst.

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2021. 21.

Grondexploitaties

Bij de grondexploitaties wordt een termijnverlening van 1 jaar (of langer) niet expliciet met de raad gecommuniceerd. Het risico is aanwezig dat de raad

De gemeente is voornemens om voor de grondexploitaties iedere termijnverlenging van 1 jaar, prominenter dan nu, te

Midden

28/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen

22.

Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Grondexploitaties

23.

Momenteel ontbreekt een zichtbare 2e lijnscontroles (BEC) en de 3e lijnscontrole (Internal audit) binnen de (deelprocessen) grondexploitatie. De kans is aanwezig dat financiële risico’s binnen een grondexploitatieproject onopgemerkt blijven.

Deze aanbeveling wordt stapsgewijs ingevoerd en is daarmee onderhanden.

Midden

Verhuuropbrengsten

De gemeente geeft aan dat voor structurele periodieke leegstandscontroles momenteel geen formatie beschikbaar is.

Midden

De huidige Nota Vastgoed van de gemeente is in februari 2014 vastgesteld.

Midden

De gemeente voert geen periodieke leegstandscontroles uit (in het kader van verhuur vastgoed) op de als leegstaand geregistreerde objecten. Het risico is dat de opbrengsten onvolledig zijn als gevolg van het niet innen van verhuuropbrengsten bij bezette panden. Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

24.

Bijlage 1: Onafhankelijkheid

Materiële Vaste Activa

Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

melden in de MPG. Dit punt wordt, daar waar aan de orde opgevolgd in de MPG 2022.

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2021.

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022

niet in de gelegenheid wordt gesteld om met de verlening in te stemmen (een potentiële onrechtmatigheid).

De Nota Vastgoed is nog niet geactualiseerd. Het risico is dat belangrijke wijzigingen in wet- en regelgeving niet zijn doorvertaald in de interne procedures. Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

25.

Materiële Vaste Activa

De geregistreerde activa van de gemeente worden niet aangesloten op de lijst van eigendommen van het Kadaster. Het risico is dat de geregistreerde activa en de verhuuropbrengsten bij de gemeente onvolledig zijn.

Wij hebben de gemeente sinds 2020 geadviseerd deze Nota te actualiseren. In 2021 hebben wij tevens geadviseerd om de in de praktijk gehanteerde gedragslijn voor het administreren en het verantwoorden van ‘restpunten’ van (ver)bouwkosten van Vastgoed te verankeren in de te actualiseren ‘Nota Vastgoed’. De uitvraag voor de vaststelling van de juiste registratie vastgoed moet nog plaatsvinden.

Laag

29/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord Bestuurlijke boodschappen

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020. 26.

Investeringen

Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022

Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

Volgens verkregen informatie van de dienst wordt met ingang van 2023 het gebruik van de tussenrekening aangepast en worden de onderhanden investeringsprojecten directer en daarmee tijdiger in de MVA en de sub-administratie MVA geboekt.

Hoog

Hiermee geeft de dienst tevens invulling aan ons advies om de projectregistratie binnen de gemeente meer uniform te ontwikkelen.

Dit is een bevinding uit het verantwoordingsjaar 2021. 27.

Investeringen

Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Bijlage 1: Onafhankelijkheid

In de financiële administratie (FA) zijn de te activeren projecten momenteel geregistreerd op een tussenrekening. Het risico van deze werkwijze van de gemeente is dat per jaareinde de achterstanden niet zijn opgelost én het de kans op fouten en verrassingen verhoogt bij de eindejaarafsluiting. Met de bestaande werkwijze verschaft de huidige FA ook tussentijds geen actueel inzicht in de activeringen.

De hoofdinfrastructuur van de Rotterdamse Baan is gefinancierd met een vaste subsidiebijdrage van MRDH/Rijk en is recentelijk gereed gemeld. Na de subsidievaststelling zal een eventueel resterend subsidiebedrag, na verrekening van de nog uit te voeren deelprojecten, ten gunste van het resultaat moeten komen. Dit is een bevinding uit het verantwoordingsjaar 2021.

28.

Investeringen

De gemeente reserveert niet altijd tijdig middelen voor het beheer en het onderhoud van investeringsobjecten. Dit kan leiden tot een achterstand in de daadwerkelijke uitvoering van het beheer en het onderhoud van gemeentelijke objecten.

Thans is het eindverslag van het ROBA-project ten behoeve van de subsidieverstrekker door de gemeente opgesteld en door de accountant voorzien van een goedkeurende verklaring. Vervolgens heeft de gemeente berekend welk bedrag van het overschot van de lumpsum subsidie van de MRDH kan vrijvallen in 2022 en heeft dit middels een begrotingswijzing 2022 voorgelegd aan de raad. Na het vaststellen door de raad van deze begrotingswijziging zal de vrijval ook in de financiële administratie geboekt worden, aldus de gemeente.

Hoog

Wij hebben nog geen follow up van dit verbeterpunt ontvangen.

Midden

Dit is een bevinding uit het verantwoordingsjaar 2021.

30/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord

Sociale uitkeringen

Bestuurlijke boodschappen

29.

Pandhuis

Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

30.

Levensonderhoud

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

Midden

Bij de uitkeringen vindt er geen inhoudelijke controle op de uitgaande betalingen plaats. Het risico is dat onrechtmatige uitbetalingen van uitkeringen plaatsvinden.

De gemeente is bezig om het betaal- en bepaalproces te herzien. De resultaten hiervan zijn dan ook nog niet zichtbaar.

Midden

Position paper is opgesteld door de dienst waarbij wordt toegelicht dat dit een geaccepteerd risico is en er detectieve maatregelen zijn ingevoerd.

Laag

Met de implementatie van CVS zou dit niet meer mogelijk moeten zijn. Hiermee is de opzet voor een interne beheersingsmaatregel aanwezig.

Midden

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020. 31.

Sociale uitkeringen

Bijlage 1: Onafhankelijkheid Bijlage 2: Communicatie

Het Pandhuis heeft onze aanbeveling gedeeltelijk opgevolgd door toezichtcamera’s te plaatsen.

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022

Bij het Pandhuis is sprake van een open toegang tot de kluis en geen periodieke inventarisatie van de inhoud van de kluis. Het betreft hier een (fraude)risico op vervreemding van waardevolle panden en kasgeld. Dit risico beschouwen wij als een blijvend (fraude)risico.

Bij de uitkeringen ontbreekt een functiescheiding tussen het behandelen en het afgeven van beschikkingen. Het risico is dat onterecht sociale uitkeringen worden verstrekt. Het beschikkingsproces is in 2021 ten opzichte van 2020 niet gewijzigd. Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

Subsidies en bijdragen 32.

Subsidie verstrekkingen

Bevoorschotting van de subsidie vindt plaats voordat de subsidiebeschikking formeel is verstrekt. Het risico is dat de subsidies onrechtmatig worden verstrekt. Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020.

31/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord

Jeugd en WMO

Bestuurlijke boodschappen

33.

Zorg in Natura

Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Bijlage 1: Onafhankelijkheid

Het advies vanuit voorgaande jaren blijft namelijk om in G4verband zich over dit vraagstuk te buigen. Dit advies is onderhanden.

Midden

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020. Belastingen, leges en heffingen 34.

Parkeer opbrengsten

De procesbeschrijving afwaardering parkeeropbrengsten moet herijkt worden. Dit is een bevinding uit het verantwoordingsjaar 2020.

De GAD zal de nog te ontvangen herijking van de werkwijze voor het afwaarderen van parkeeropbrengsten (naheffingen) bij de eindejaarscontrole betrekken.

Midden

35.

Parkeer opbrengsten

Geen zichtbare tariefcontrole bij parkeeropbrengst. Het risico bestaat dat de onjuiste tarieven in rekening worden gebracht, waardoor de baten onvolledig zijn.

De GAD zal de zichtbaarheid van de beoogde uit te voeren controles op de invoer van de juiste parkeertarieven voor 2023 begin 2023 (na invoer) beoordelen.

Laag

Wij zij nog bezig met de tussentijdse controle op het proces secretarieleges en wij hebben nog niet vastgesteld of controle op de ingevoerde tarieven zichtbaar wordt vastgelegd.

Laag

Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

Conform 2020 en 2021 verkreeg de gemeente zekerheid omtrent de prestatielevering, en daarmee omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten van de Zorg In Natura (ZIN), via productieverantwoordingen vanuit de zorgaanbieders die voorzien zijn van een controleverklaring betrekkelijk laat. Momenteel is de gemeentelijke organisatie zich aan het oriënteren hoe de afhankelijkheid van derden in het sociaal domein in de toekomst verminderd kan worden door het proces anders in te richten. Momenteel ontbreekt een concrete oplossing voor de afhankelijkheid.

Dit is een bevinding uit het verantwoordingsjaar 2020. 36.

Secretarie leges en omgevingsvergunningen

De controle op de juistheid van de ingevoerde tarieven in de subsystemen is niet zichtbaar vastgelegd voor de processen secretarieleges en omgevingsvergunningen. Het risico bestaat dat de

Voor de omgevingsvergunning geldt dat de ingevoerde tarieven niet zichtbaar worden gecontroleerd.

32/33

Gemeentelijke Accountantsdienst

Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021 Voorwoord

onjuiste tarieven in rekening worden gebracht, waardoor de baten onvolledig zijn.

Bestuurlijke boodschappen Interne beheersing ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Financiële administratie Inkopen en betalen Fysiek domein Sociaal domein IT Fraude

Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2022 Ontwikkelingen jaarrekening 2022 Bijlage 1: Onafhankelijkheid

Deze bevinding bestaat sinds het verantwoordingsjaar 2020. Gebruikersautorisatie 37.

APC gebruikersautorisatie

Legenda Status

Het autorisatiebeheer van Key2vergunningen is niet op orde.

Key2vergunningen blijft naar verwachting tot eind 2023 bestaan naast de nieuwe Centric Leefomgeving. Er wordt geen effort meer gestoken vanwege de end of life van de huidige applicatie.

Midden

Legenda prioriteit

Opgevolgd

Hoog

Significante tekortkoming. Actie meteen vereist.

Onderhanden

Midden

Geen significante tekortkoming, maar actie is wel op korte termijn vereist (< 1 jaar).

Nog op te volgen

Laag

Geen significante tekortkoming. Actie is op lange termijn vereist (> 1 jaar).

Bijlage 2: Communicatie Bijlage 3: Opvolging bevindingen 2021

33/33