BIJLAGE RC-verslag 22 december 2021 RIS 311263 - Toelichting collegereactie

Verslag vergadering 22 december 2021

Rekeningencommissie

RIS311263

BIJLAGE 1

Verduidelijking beantwoording college in brief van reactie op het rapport van de Rekeningencommissie Aanleiding Op 10 november jl. heeft het college een schriftelijk reactie gegeven (RIS310462) op het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2020. Per antwoord is door middel van een stoplichtenmiddel een status gegeven. Daarbij is de volgende categorisering gehanteerd;

In het geval een eerdere toezegging door het college is gedaan: Gereed De toezegging van het college aan de Rekeningencommissie is uitgevoerd. Afrondende De toezegging is opgepakt en is op korte termijn afgerond. fase Onderhanden De toezegging is onderhanden. De tussenstand van de voortgang wordt gegeven. De verdere voortgang en ontwikkelingen worden bij een volgend rapportagemoment nader toegelicht.

In het geval een nieuwe vraag door de Rekeningencommissie is gesteld: Beantwoord De vraag van de Rekeningencommissie is beantwoord

Voor de laatste categorie, Beantwoord, is uit de statusvoering niet direct af te leiden of naast de feitelijke beantwoording ook eventuele acties zijn uitgevoerd, dan wel uitgevoerd moeten worden. Daarom is in onderstaande overzicht voor elk antwoord met deze status, toegelicht of de actie is afgerond en wordt een nadere toelichting gegeven. De informatie uit de toelichting is conform de eerdere collegereactie.

Pagina 1 van 4

Verslag vergadering 22 december 2021

Rekeningencommissie

RIS311263

Nadere toelichting op actiepunten met status Beantwoord (RIS310462)

Paragraaf Onderwerp Aandacht voor systematiek grexen en 3.1.2 subsidies en aanlevering jaarrekening

Status in brief

Nog uitvoering nodig?

Toelichting: wat is uitgevoerd/moet nog uitgevoerd worden?

-

-

Nee Ja

3.1.2 3.1.2 3.1.2

Proces memoriaalboekingen Schonen vervuilde gegevensbestanden Betalingen

Onderhanden Afrondende fase Beantwoord Beantwoord

3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2

Verplichtingenadministratie Tijdspad en mijlpalen beheersorganisatie Frauderisicoanalyse Procesverbetering: sociale uitkeringen Procesverbeteringen: Debiteuren SZW Procesverbeteringen: Pandhuis Procesverbeteringen: TOZO Procesverbeteringen: Erfpacht

Beantwoord Beantwoord Onderhanden Beantwoord Beantwoord Beantwoord Beantwoord Beantwoord

Ja Nee Nee Ja Nee Nee Nee

3.1.2

Procesverbeteringen: MVA

Ja

3.1.2

Procesverbeteringen: Secretarieleges Nader informeren medezeggenschapstraject en consequenties hiervan Actuele stavaza businesscases Uitkomst analyse recente fraudegevallen Tekorten programma overhead Bedrijfsvoering op afstand diensten Afhankelijkheid van derden

Beantwoord Afrondende fase Beantwoord (met nadere toezegging) Beantwoord Beantwoord Beantwoord Beantwoord Onderhanden

De gegevens zijn geschoond en het registratieproces nader onderzocht Processen zijn geanalyseerd, aanbevelingen worden opgepakt. Het plan van aanpak wordt eind 2021 afgerond en implementatie vindt plaats in 2022 Het gevraagde tijdspad is gegeven. De procesvoering is onderbouwd en toegelicht. Opgelost in opzet, nadere procesvoering wordt afgestemd met accountant. verbeteringen zijn doorgevoerd Procesvoering wordt niet langer als ontoereikend ingeschat. De betreffende erfpachtgronden zijn geherrubriceerd Versterkte aansluiting administratie op kadaster: een eerste nadere stap is gezet. Nota vastgoed: verwachting is dat deze eind 2022 wordt geactualiseerd

-

-

Nee Nee Nee Nee -

In het eerste kwartaal van 2022 kan de wethouder of de algemeen directeur van de dienst u desgewenst (mondeling) nader informeren. Vraag beantwoord, vraagstelling leidt niet tot verdere acties. Vraag beantwoord, vraagstelling leidt niet tot verdere acties. Vraag beantwoord, vraagstelling leidt niet tot verdere acties. Vraag beantwoord, vraagstelling leidt niet tot verdere acties. -

3.1.4 3.1.4 3.1.4 3.1.5 3.1.5 3.1.6

Pagina 2 van 4

Verslag vergadering 22 december 2021

Paragraaf Onderwerp Diverse verbeteringen rapportage 3.1.6 kostenbeheersing WMO en Jeugdhulp Aandachtspunten grondexploitaties 3.2.2 algemeen 3.2.2 Investeringen OR in grexen 3.2.2

10 jaarstermijn grondexploitaties

3.2.3 3.2.4

Begrotingsoverschrijding beter toelichten Prognosticerende waarde tussentijdse informatie

4.1.

Spendanalyse

4.1.

Verbetering contractenregister

4.1.

Proces aanvraag betalen Onvolledigheid van de niet in balans opgenomen rechten en verplichtingen Subsidie of overheidsopdracht Rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2022 AVG-bewustzijn en kennisniveau en doelgroepen

4.1. 4.2 4.3 5.1

5.1 5.2

Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid Positionering functionaris gegevensbescherming

Rekeningencommissie

RIS311263

Status in brief

Nog uitvoering nodig?

Toelichting: wat is uitgevoerd/moet nog uitgevoerd worden?

Gereed

-

-

Onderhanden Onderhanden Afrondende fase Afrondende fase

-

-

-

-

-

-

Gereed Afrondende fase Afrondende fase Afrondende fase Afrondende fase Onderhanden

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Beantwoord

Nee

In voortgangsbericht “Versterking Interne Beheersing” wordt nader antwoord gegeven op proces en planning.

Beantwoord Beantwoord (met nadere toezegging)

Ja

Een campagne wordt de komende maanden uitgevoerd

-

-

Beantwoord

Nee

Herpositionering functionaris gegensbescherming heeft plaatsgevonden.

Pagina 3 van 4

Verslag vergadering 22 december 2021

Rekeningencommissie

Paragraaf Onderwerp Status in brief Rapportage verbonden partijen: 6.1 openbaarheid jaarstukken Beantwoord 6.1 Rapportage verbonden partijen: BNG-bank Beantwoord Rapportage verbonden partijen: 6.1 Rubricering jaarcijfers Beantwoord Rapportage verbonden partijen: ROM IQ & 6.1 Den Haag ZW Beantwoord 6.1 Rapportage verbonden partijen: Wego4it Beantwoord Rapportage verbonden partijen: 6.1 doorklikbaarheid Beantwoord

Nog uitvoering nodig?

RIS311263

Ja

Toelichting: wat is uitgevoerd/moet nog uitgevoerd worden? Het college zal verbonden partijen die hun jaarstukken niet publiceren, vragen dit alsnog te doen Vraag beantwoord, vraagstelling leidt niet tot verdere acties. Het college zal m.b.t. jaarrapportage verbonden partijen toelichten over welk begrotingsjaar het resultaat is gerealiseerd

Nee Nee

Vraag beantwoord, vraagstelling leidt niet tot verdere acties. Vraag beantwoord, vraagstelling leidt niet tot verdere acties.

-

Zie vragen openbaarheid jaarstukken en doorklikbaarheid Het college zal in de volgende jaarrapportage de cijfers van zowel 2019 als 2020 opnemen 1. college zal waar mogelijk een direct linke naar jaarstukken toevoegen. 2. afgerond. 3. In het nieuwe beleidskader wordt opgenomen dat transparantie en tijdigheid uitgangspunten van het college zijn.

Ja Nee

6.2

Timing jaarraportage

Beantwoord

Ja

6.2

Publicatie jaarstukken door verbonden partijen

Beantwoord

Ja

Pagina 4 van 4