Aanbiedingsbrief voorzitter raad

Burgemeester

Retouradres Postbus 19157, 2500 CD Den Haag

Ons kenmerk Contactpersoon

de gemeenteraad Dienst

Griffie Afdeling

Griffie Telefoonnummer

070-3533220

Datum

10 december 2020 Onderwerp

Verslag van gemaakte kosten en van de niet bestede middelen van de raadsfracties over periode 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bied ik u aan het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019’, en het rapport plus de controleverklaring over dit verslag zoals opgesteld door de Gemeentelijke Accountsdienst (GAD). Dit is conform het bepaalde in artikel 8, vierde lid van de Verordening fractieondersteuning 2018. Het onderzoek van de GAD heeft zich gericht op de naleving van het bepaalde in de Verordening fractieondersteuning 2018 en op de juistheid van de verantwoordingen van de zijde van de fracties. De accountant van de GAD heeft het verslag gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Het verslag en de controleverklaring zijn als bijlagen bij het rapport van de GAD gevoegd. De accountant constateert dat het verslag van de fracties over de gemaakte kosten en de niet-bestede middelen in overeenstemming is met de Verordening fractieondersteuning 2018. Uit het onderzoek van de accountant is gebleken dat het verslag een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019 en van de niet bestede fractiemiddelen per 31 december 2019, in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning van de gemeente Den Haag.

De controle op hoofdlijnen • De kwaliteit van de fractieverantwoordingen en van de financiële administraties is bij de meeste fracties van een toereikend niveau. Bij twee fracties was dat niet het geval. Bij één van deze fracties is sprake van herhaling en slechts beperkte verbetering. De andere fractie heeft volgens mededeling door met name persoonlijke omstandigheden niet in voldoende mate aan de van toepassing zijnde verplichtingen kunnen voldoen; • Ook in deze verslagperiode zijn enkele fractieverantwoordingen naar aanleiding van de controle en in overleg met de fracties gecorrigeerd in de sfeer van rubricering en administratieve aansluitingen. • De meeste fractieverantwoordingen zijn tijdig aangeleverd (voor 1 april 2020). Bij twee fracties was sprake van vertraging van de aanlevering van de administratieve bescheiden voor de controle. Ook was het lastiger om onderliggende bescheiden aangeleverd te krijgen als gevolg van de ingevoerde coronamaatregelen. Bij één fractie konden, volgens mededeling, door persoonlijke omstandigheden van de fractievoorzitter (en tevens penningmeester), de stukken pas eind september 2020 worden aangeleverd. Dit heeft de controle en het rapport opgehouden.

De GAD blijf desgevraagd bereid om tussentijds ‘mee te kijken’ met fracties die daaraan behoefte hebben. Eind dit jaar biedt de GAD opnieuw voorlichting aan over de verantwoording 2020. Ik adviseer alle fracties van het aanbod van de GAD gebruik te maken. Het rapport van bevindingen van de GAD 1. De GAD heeft geconstateerd dat voor deze verslagperiode nagenoeg alle (concept)fractieverantwoordingen tijdig zijn ingediend, dat wil zeggen vóór 1 april 2020. Het aanleveren van de onderbouwing van de fractieverantwoordingen, de feitelijke financiële administratie, en het beantwoorden van de controlevragen is bij meerdere fracties moeizaam verlopen. Dat kwam mede door de doorvoering van de coronamaatregelen (thuiswerken). Het gaat dan om het aanleveren van brondocumenten zoals betaalbewijzen, facturen, bankafschriften, salarisslips e.d. enerzijds en het doorvoeren van correcties in de fractie-administraties en verantwoordingen naar aanleiding van de controles van de GAD anderzijds. Dit, en persoonlijke omstandigheden bij een enkele eenmansfractie, heeft een vlotte afronding van de controles en het uitbrengen van de controleverklaring en het accountantsrapport opgehouden. Los van de verplichting voor elke fractie om voor 1 april de verantwoording bij de GAD te hebben aangeleverd onderschrijf ik de suggestie van de GAD om de aanlevering van bijv.

betaalbewijzen, facturen, bankafschriften etc. voor de controle te stroomlijnen. Hiervoor zal de GAD in overleg met de griffier procesafspraken maken met de fracties. 2. De GAD heeft geconstateerd dat de kwaliteit van de fractieverantwoordingen en de financiële administraties van de meeste fracties evenals de voorafgaande verantwoordingsperioden van een toereikend niveau is. Wel zijn bij het merendeel van de fracties technische correcties doorgevoerd. Het gaat hierbij om correcties van onjuiste rubriceringen van posten nodig om tot een eenduidige en toereikende verantwoording te komen. Bij twee fracties is de kwaliteit van de ingediende fractieverantwoording en de onderliggende financiële administratie niet op orde. De GAD heeft bij deze fracties vergaand aanvullend onderzoek moeten doen en veel aanvullende controledocumentatie moeten opvragen. Naar aanleiding van het GAD onderzoek zijn beide ingediende fractieverantwoordingen vergaand gecorrigeerd. Ook heeft de GAD bij deze beide fracties een beperkt aantal niet rechtmatige uitgaven aangetroffen die niet konden worden gecorrigeerd. De omvang van deze onrechtmatigheden, onjuistheden en onzekerheden, bedragen bij deze fracties respectievelijk € 5.400 en € 4.000.

De GAD heeft beide fracties geadviseerd voor 2020 ondersteunende financiële kennis in te schakelen teneinde te komen tot een kwalitatief toereikende financiële administratie en fractieverantwoording. De GAD wijst er op dat daarbij belangrijk is dat ook de penningmeesters van deze fracties er op toezien dat er alleen rechtmatige bestedingen, die passen binnen de voorwaarden van de in artikel 5 van de Verordening fractieondersteuning 2020, ten laste van de fractiemiddelen plaatsvinden. Als voorzitter van de raad benadruk ik dat de fractiemiddelen publieke middelen zijn. Daarmee hoort sober, doelmatig en zorgvuldig te worden omgegaan. Voorkomen moet worden dat de rechtmatigheid van uitgaven niet kan worden vastgesteld. 3. De GAD geeft aan dat in het vorige rapport is gemeld dat bij één fractie per eind december 2018 nog een bedrag te vorderen was. Die vordering gaat deels terug tot 2013. De GAD constateert dat deze vordering eind 2019 nog niet is geïncasseerd. 4. De GAD meldt dat met ingang van de verantwoording over het jaar 2020 de nieuwe Verordening fractieondersteuning 2020 van toepassing is. In die verordening zijn de bestedingsvoorwaarden onder andere op ‘soberheid’, ‘gemengde kosten’ en ‘pensioenkosten’ in artikel 5 aangescherpt. De GAD stelt dat dit voor een aantal fracties moet leiden tot aanpassing van hun bestedingen.

Zo gaan fracties in het jaar 2019 nog verschillend om met onder andere pensioenvoorzieningen voor fractiemedewerkers, kosten voor nieuwjaarsrecepties en representatiekosten.

De GAD adviseert bij het aangaan van verplichtingen rekening te houden met de aanscherpingen en er voor te zorgen dat de bestedingen in de fractieverantwoording over 2020 voldoen aan de genoemde bestedingsvoorwaarden. De door de GAD geconstateerde feiten en omstandigheden onder punt 2 tot en met 4 zijn voor mij aanleiding tot de volgende overwegingen. - Mij is gebleken dat de controle op de verantwoording van de fracties door de GAD al meerdere jaren achtereen pas ver na de zomer zijn beslag krijgt. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt doordat de GAD niet tijdig alle benodigde informatie beschikbaar heeft. Dit jaar is de corona-crisis daar mede debet aan; het neemt niet weg dat deze vertraging in de aanlevering van informatie een onevenredig beslag op de capaciteit van de GAD legt. Ik dring er bij alle fracties op aan de verantwoording tijdig, te weten voor 1 april, voorzien van alle onderliggende stukken als facturen, betaalbewijzen e.d. bij de GAD aan te leveren. De GAD zal daartoe via de griffier nadere procesafspraken maken. - Vorderingen die fracties op partijen hebben moeten niet jarenlang in stand blijven, maar dienen binnen afzienbare termijn te worden verrekend. - De tegemoetkoming fractieondersteuning zijn publieke middelen. Met deze middelen hoort sober en doelmatig te worden omgegaan.

Ik verzoek u kennis te nemen van de aangescherpte voorwaarden van de verordening fractieondersteuning 2020 en dienovereenkomstig te handelen. Voor het overige verwijs ik u naar het bijgevoegde raadsvoorstel. Met vriendelijke groet,

Jan van Zanen, burgemeester