2025.105.1 Begeleidende brief MBS GAD Fase 1 MO

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den HaagTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Gemeentelijke Accountantsorganisatie Spui 70, 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

GAD/2025.105.1

Aan de leden van de Rekeningencommissie

Contactpersoon

Mustafa Perkgöz Telefoonnummer

06-31140052 Aantal bijlagen

1

Datum

4 december 2025 Onderwerp

Aanbieding Plan van Aanpak - Programma MBS: Fase 1: M&O Geachte leden van de Rekeningencommissie, 1. Inleiding Voor het programma Modernisering BedrijfsvoeringsSystemen (MBS) is de gemeente Den Haag gestart om systemen voor de dienstverlening van Mens & Organisatie (M&O) (fase 1: 2025/2026) en Financiën en Inkoop (fase 2: 2027/2028) te vervangen. Het gaat om verouderde applicaties die de gemeente vervangt door Software as a Service (SaaS) applicaties. In het kader van de vereisten van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van uw verzoek, in navolging van onze notitie (GAD/2025.78), zullen wij een onderzoek uitvoeren naar de vervanging van de applicaties. In het bijgevoegde Plan van Aanpak lichten wij onze aanpak expliciet toe over het onderdeel fase 1: M&O-systeem & Salarissysteem (dienstverlening M&O). Voor fase 2: Financiën en Inkoop stellen wij te zijner tijd een separaat plan van aanpak op. 2. Relevantie onderzoek Bij datamigratie of conversie naar andere softwareapplicaties moet de accountant beoordelen of (financiële) gegevens volledig en juist zijn overgezet, of interne controles goed functioneren en of de administratie blijft voldoen aan wettelijke vereisten. Een foutieve of onvolledige datamigratie en softwareconversie kunnen leiden tot materiële afwijkingen in de jaarrekening en beïnvloedt de vergelijkbaarheid van cijfers tussen boekjaren.

Wij merken op dat het MBS-programma, gelet op de fasering van de software-implementatie, geen invloed heeft op de IT-audit van de jaarrekeningcontrole 2025, maar op de jaarrekeningcontrole 2026. Het nut om de werkzaamheden nu al uit te voeren, is dat het kan zorgen voor tijdige bijsturing in het proces van de gemeente als hieruit bevindingen komen. 3. Onderwerpen onderzoek Wij houden bij onze werkzaamheden rekening met uw IT-aandachtspunten. In het kort gaat het om de volgende IT-deelonderwerpen: • Datamigratie: Wij toetsen hierbij hoe de gemeente kwaliteitseisen van data borgt tijdens het technisch overzetten van de personeels- en salarisgegevens van de oude naar de nieuwe applicaties. • Softwareconversie: Wij gaan hierbij na hoe de gemeente het software-implementatietraject van MBS-programma fase 1 organiseert en beheerst. • Inrichting generieke IT-controles: Wij gaan hierbij na hoe de gemeente de nieuwe M&Oapplicaties beheerst. • Inrichting systeemcontroles: Wij toetsen hierbij hoe de gemeente het M&O-proces beheerst met geprogrammeerde beheersmaatregelen in de nieuwe applicaties. • Rapportages: Wij gaan hierbij na hoe de gemeente het technische verzamelen en samenbrengen van personeels- en salarisgegevens beheerst in het rapportageproces.

Gemeentelijke Accountantsorganisatie

secretariaatgad@denhaag.nl

Den Haag

Spui 70 2511 BT Den Haag

www.denhaag.nl

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Ons kenmerk/ GAD/2025.105.1

Ook ontvangen wij de voortgangsrapportages die het college periodiek voorlegt aan de Raad. Wij zullen deze voortgangsrapportages kritisch doorlezen en vaststellen dat de inhoud verenigbaar is met het beeld uit onze werkzaamheden. Indien u vragen heeft over of suggesties heeft op dit plan van aanpak, horen wij dit graag.

Met vriendelijke groet, Origineel getekend door Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag Den Haag, 4 december 2025 drs. C.G.A. Slotema-Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant/ Directeur GAD

Bijlage: 2025.105 Plan van aanpak GAD - MBS fase 1 M&O

2/2