20241003-RIS319869 Voorstel van het presidium inzake Vaststelling definitief ontwerp commissiezaal en investeringskrediet

9 september 2024

RIS319869 GRF288557

Voorstel van het presidium inzake Vaststelling definitief ontwerp commissiezaal en investeringskrediet

Inleiding In de raadsvergadering van 30 mei 2024 heeft de raad ingestemd met het gewijzigd raadsvoorstel van het presidium over de verbouwing van de commissieperskamer (in het vervolg commissiezaal) en de vervanging van de AV-voorzieningen in de raadzaal en commissiezaal (RIS318717). Het doel van de verbouwing is om de commissiezaal te moderniseren tot een volwaardige, toekomstbestendige vergadervoorziening. Uitgangspunt is daarbij dat een commissievergadering in de commissiezaal gelijkwaardig moet zijn aan een commissievergadering in de raadzaal. Dat wil zeggen dat de commissiezaal na de verbouwing een professionele uitstraling heeft, over up to date vergaderfaciliteiten (audiovisueel, meubilair en klimaat) beschikt en voldoende ruimte voor commissieleden en publiek heeft. De raad heeft op 30 mei 2024 ingestemd met het verder uitwerken van de sfeerimpressie van de architect tot een definitief ontwerp op basis van, een door een gebruikersgroep op te stellen en door het presidium vast te stellen, programma van eisen. Dit definitieve ontwerp, inclusief een kostenraming wordt nu ter vaststelling aan uw raad voorgelegd waarna de aanbesteding voor de verbouwing van de commissiezaal kan worden opgestart. Het benodigde investeringskrediet wordt opgenomen in het meerjarig investeringsplan.

Programma van Eisen voor commissiezaal en voor AV-voorzieningen in raadzaal en commissiezaal Na vaststelling van het raadsvoorstel is een uitvraag gedaan onder de raadsleden om deel te nemen aan de genoemde gebruikersgroep. Voor de gebruikersgroep hebben zich de volgende raadsleden/fractievertegenwoordiger aangemeld: Mairan Sewtahal Rachid Guernaoui Andrew van Esch Tim de Boer Rutger de Ridder Naast een vertegenwoordiging van de raadsleden bestond de gebruikersgroep tevens uit de griffier en een vertegenwoordiging van de afdeling griffie en ambtelijke organisatie.

1

De werkgroep heeft in twee sessies, waarvan één in aanwezigheid van de architect Rijk Rietveld, de programma’s van eisen opgesteld, zowel voor de verbouwing van de commissieperskamer tot commissiezaal als voor de vervanging van de audiovisuele apparatuur in de raadzaal en de commissiezaal. Na vaststelling door het presidium van het programma van eisen voor de commissiezaal op 11 juli 2024 heeft de architect Rijk Rietveld het programma van eisen verwerkt tot een definitief ontwerp. Het programma van eisen voor de vervanging van de AV-voorzieningen in raadzaal en commissiezaal is op 5 september 2024 door het presidium vastgesteld waarna de aanbestedingsprocedure is gestart. De gebruikersgroep zal betrokken blijven bij de implementatie van de vergadersoftware.

Het definitief ontwerp commissiezaal Klimaatsysteem Een grote verbetering van het binnenklimaat is cruciaal voor het functioneren van de commissiezaal als volwaardige vergadervoorziening. Het nieuwe klimaatsysteem zal zorgen voor ventilatie met 100% gefilterde buitenlucht, hetgeen momenteel niet het geval is. De verwarming en koeling worden primair geregeld via een klimaatplafond, met extra ondersteuning van ventilatorconvectoren tijdens piekbelastingen. Het totale koelvermogen wordt verhoogd ten opzichte van het huidige beschikbare vermogen. Het systeem kan lokaal worden bediend en past de temperatuur en luchtkwaliteit aan op basis van CO2-niveaus en de gewenste ruimtetemperatuur. Hierdoor blijft de ruimte comfortabel, ongeacht de omstandigheden buiten. Ruimtegebruik In het voorliggende ontwerp biedt de nieuwe commissiezaal ruimte aan 24 zitplaatsen voor commissieleden, voorzitter, secretaris, moderator, collegeleden en bestuursadviseurs. De afmetingen van de raadzaal worden als referentie gebruikt om voldoende werkruimte te creëren. De zitplekken zijn voorzien van een stopcontact, twee USB-C aansluitingen en één USB-aansluiting. Aandachtspunt is de hoogte van de rand van het meubel, waarbij de hoogte wordt afgestemd nadat de hoogte van de nieuwe microfoonposten bekend is. Het uitgangspunt is dat de rand niet te hoog wordt, zodat mimiek/lichaamstaal goed zichtbaar blijft.

De commissiezaal biedt tevens 8 zitplaatsen voor ambtelijke ondersteuning. De publieke tribune bevat 24 zitplaatsen voor publiek en pers voorzien van schrijfruimte. Goede zichtlijnen zijn geborgd, zowel tussen de commissieleden onderling als tussen het publiek en de commissieleden. Ook worden hier beeldschermen voor het publiek geplaatst. In het ontwerp wordt, met een in hoogte verstelbaar katheder, voorzien in een volwaardige faciliteit voor insprekers. Open en transparant Een veelgehoorde opmerking over de eerste sfeerimpressie is dat het wat donker overkwam. De commissiezaal mag een meer open en transparante uitstraling hebben. In het voorgenomen ontwerp is meer lichtinval gecreëerd om dit te bereiken.

2

Toegankelijkheid Toegankelijkheid voor mindervaliden, inclusief rolstoel- en scootmobielgebruikers, is een belangrijk aandachtspunt. De nieuwe commissiezaal is goed toegankelijk voor zowel mindervalide commissieleden als publiek. In een overleg met Voorall (belangenorganisatie voor Hagenaars met een beperking) is aangegeven dat zij in de regel ervan uitgaan dat 5% van de zitplekken op een publieke tribune toegankelijk is voor mindervaliden en in een ruimte zoals de commissiezaal 5-10% zou kunnen worden aangehouden. Mindervaliden kunnen op de eerste rij in het publiek zitten. In het ontwerp zijn 2 van de 24 zitplaatsen (rechtsvoor en linksvoor), geschikt voor rolstoel- en scootmobielgebruikers.

(Brand)veiligheid Met betrekking tot (brand)veiligheid zijn de vluchtroutes verbeterd t.o.v. de huidige situatie. De vluchtroute vanuit het vergadercentrum loopt niet meer door de commissiezaal. Daarnaast kunnen publiek en commissieleden over afzonderlijke toegangen beschikken (indien gewenst). Ook zijn er meer in- en uitgangen toegevoegd voor een betere doorstroming. Aankleding De zaal wordt aangekleed met een schilderij van de koning en twee vlaggen. NB De getoonde 3D-tekeningen (zie bijlage) bevatten nog niet alle details van de (AV-)installaties, zoals camera’s, beeldschermen en bedieningssystemen.

Financiën Op basis van het definitief ontwerp zijn de totale kosten voor de verbouwing tot commissiezaal geraamd op € 1.875.000 Deze kosten zijn opgedeeld in: • •

Realisatiekosten verbouwing Overige kosten zoals ontwerp- en advieskosten, los meubilair en projectmanagement, administratie kosten, inclusief een post onvoorzien (15%)

€ 1.288.000 € 587.000

De kostenraming is opgesteld door externe adviseurs die goed op de hoogte zijn over de actuele marktontwikkelingen. Op basis van deze bedragen zal de aanbesteding gestart worden. (in de geheime bijlage zijn deze kosten verder gespecificeerd). De kostenraming voor de AV-installaties is ook opgesteld door een externe deskundige en ook die raming blijft binnen de eerdergenoemde raming van het raadsvoorstel van 30 mei 2024 €1.359.000 De vervanging van de AV-installaties én de verbouwing van de commissiezaal worden gefinancierd uit de beschikbare ruimte binnen de vrijval kapitaallasten van investeringen verbouwing raadzaal en AV (2016-2021) en de beschikbare kapitaallasten dekking binnen het werkbudget van de Raadsorganisatie (programma 1, RIS 315568). Mocht blijken dat uit de aanbesteding van de verbouwing van de commissiezaal een hoger bedrag komt dan dat in de beschikbare financiële ruimte is voorzien wordt dit aan de raad voorgelegd.

3

Mandaat budget Na goedkeuring door de raad wordt het budget beschikbaar gesteld. De raad verleent de griffier het mandaat om de aanbesteding op te starten. De griffier legt hierover verantwoording af aan het presidium.

Planning In verband met de procedure van de aanbesteding en uitvoering van het project is tijdige besluitvorming (raadsvergadering 3 oktober 2024) essentieel. Verbouwing commissiezaal

Planning

Aanbesteding verbouwing commissiezaal

Q3+Q4 2024/Q1 2025

Verbouwing van de commissiezaal en de implementatie van de AV in de commissiezaal

Start verbouwing Q3 2025 Oplevering Q1 2026

Voorstel Gezien het vorenstaande stelt het presidium de raad voor het volgende besluit te nemen: De raad van de gemeente Den Haag, Gezien het voorstel van het presidium van 9 september 2024, Besluit: I

In te stemmen met het definitief ontwerp voor de commissiezaal.

II.

In te stemmen met het investeringskrediet voor de verbouwing van de commissiezaal van maximaal € 1.875.000 en dit investeringskrediet op te nemen in het meerjarig investeringsplan.

III.

De kapitaallasten te dekken uit de beschikbare middelen binnen het werkbudget van de Raadsorganisatie programma 1, (RIS 315568).

IV.

De griffier het mandaat te geven de aanbesteding op te starten en binnen de beschikbare middelen uitvoering te geven aan de verbouwing van de commissiezaal.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 3 oktober 2024.

De griffier,

De voorzitter,

4