20240530-RIS318717 Gewijzigd voorstel van het presidium over de verbouwing van de CPK en de vervanging van de AV voorziening raadzaal en de CPK

RIS318717 GRF2024.269467 GEWIJZIGD VOORSTEL

Voorstel het presidium over de verbouwing van de commissieperskamer (CPK) en de vervanging van de AV-voorzieningen in de raadzaal en CPK Inleiding, nut en noodzaak De CPK wordt nu regelmatig gebruikt voor de vergaderingen van de Rekeningencommissie, werkbesprekingen van commissies en andere bijeenkomsten zoals Gast van de Raad. De ervaring leert dat de CPK voor deze bijeenkomsten nu geen volwaardige vergadervoorziening is. De klimaatbeheersing voldoet niet, AV-voorzieningen zijn minimaal en de ruimte is te klein1. Het camerabeeld van de deelnemers van de vergadering is, mede gezien de ruimte, niet optimaal. Er is slechts een overall beeld beschikbaar, er kan niet worden ingezoomd op een spreker. Het presidium heeft de wens uitgesproken om te onderzoeken op welke wijze de CPK kan worden gemoderniseerd tot een volwaardige vergadervoorziening. Uitgangspunt voor het presidium is daarbij dat een commissievergadering in de CPK gelijkwaardig moet zijn aan een commissievergadering in de raadszaal. Dat wil zeggen dat de CPK na verbouwing: een professionele uitstraling heeft, over up to date vergaderfaciliteiten (audiovisueel, meubilair en klimaat) beschikt en voldoende ruimte voor commissieleden en publiek heeft. Het presidium heeft geconcludeerd dat de CPK daarmee aansluit op de behoefte van raadsleden en fractievertegenwoordigers.

Het doel is de realisatie van een nieuwe, professionele en moderne CPK met up to date vergaderfaciliteiten en voldoende ruimte voor publiek. Zo wordt een CPK gerealiseerd die aansluit op de behoeften van raadsleden en waarbij het ontwerp en de inrichting in lijn zijn met de inrichting van de raadzaal. Het hebben van een volwaardige commissiezaal ruimte biedt kan meer flexibiliteit bieden bij onder andere het uitlopen van vergaderingen in de raadzaal of het gelijktijdig houden van een politieke vergadering en een werkbespreking. Daarnaast biedt een volwaardige vergaderlocatie sowieso meer mogelijkheden voor een bredere maatschappelijke inzet, zoals scholenbezoeken en representatieve bijeenkomsten. Hiermee blijft de CPK multifunctioneel inzetbaar. Tevens is het noodzakelijk de AV-middelen in de raadzaal en de CPK te vervangen. De raadzaal is in 2016 verbouwd waarbij ook de AV-middelen (ook in de CPK) compleet zijn vernieuwd. Inmiddels zijn deze middelen 8 jaar in gebruik en toe aan vernieuwing. Dit blijkt ook uit het toenemend aantal storingen. Met vernieuwing wordt het risico op verstoringen en uitval verkleind. Vanuit een aantal fracties zijn suggesties gegeven, met name ten aanzien van het gebruik van de vernieuwde CPK. Deze zijn in dit voorstel verwerkt, een aantal van de suggesties zullen in de verdere uitwerking van het project worden meegenomen.

1

'Ten aanzien van de noodzaak om de CPK te vergroten is geen unanimiteit in het Presidium.

1

Project Verbouwing CPK Ter voorbereiding van dit voorstel om de CPK te verbouwen is een werkgroep aan de slag gegaan met daarin onder meer een lid van het presidium, de griffier, informatieadviseurs, een griffiemedewerker en een gemeentelijke projectmedewerker van de afdeling Facilitair en Huisvesting (Dienst Bedrijfsvoering). Na besluitvorming om tot verdere uitwerking van het project voor de verbouwing van de CPK over te gaan, zal het project en de organisatie ingericht worden. Er wordt een projectplan uitgewerkt, zowel voor de verbouwing CPK als voor de vernieuwing van de AV-middelen in de raadzaal en CPK. Er zal een stuurgroep worden ingesteld bestaande uit de griffier, een lid uit het presidium, de algemeen directeur Dienst Bedrijfsvoering en de controller van de Raadsorganisatie. Zij geven sturing aan de projectorganisatie en zullen het presidium en de fractievoorzitters over de voortgang van het project informeren. Toelichting op de sfeerimpressie CPK Op basis van een eerste verkenning is bijgevoegde 3D sfeerimpressie door de architect Rijk Rietveld gemaakt (bijlage 1), dezelfde architect die ook de verbouwde raadzaal heeft ontworpen. Deze sfeerimpressie is ter beeldvorming. Daarnaast is op basis van deze sfeerimpressie een kostenindicatie opgesteld (zie geheime bijlage 2 en 3).

In de sfeerimpressie is de CPK uitgebouwd richting de entresol, foyer en het vergadercentrum. De totale oppervlakte bedraagt 137 m2 t.o.v. 87 m2 in de huidige situatie, een vergroting met 50 m2. De 24 zitplaatsen voor de raadsleden hebben in dit ontwerp dezelfde maatvoering als die in de raadzaal. Op publieke tribune is ruimte voor 24 personen. Voor zowel bezoekers als raadsleden is in de sfeerimpressie tevens de toegankelijkheid m.b.t. mindervaliden verbeterd. Bij het opstellen van het definitief programma van eisen zal Voorall (belangenorganisatie voor Hagenaars met een beperking) worden gevraagd om hierop mee te kijken. Met betrekking tot uitstraling is de look and feel van de raadzaal toegepast, waarbij gebruik wordt gemaakt van een vaste indeling en meubilair. Dit oogt netter en rustiger vergeleken met de losse tafels en stoelen in de huidige CPK. In het midden van de U is bij de vier centrale plekken een verbijzondering gemaakt voor een duidelijke rolverdeling tussen raad, voorzitter en college. Daarnaast zijn de vluchtroutes verbeterd waarbij de vluchtroute vanuit het vergadercentrum niet meer door de CPK hoeft te gaan. De sfeerimpressie is gebaseerd op basis van een eerste verkenning en slechts ter beeldvorming voor de go/no-go voor het opstarten van het project.

Na een eventueel akkoord wordt een definitief programma van eisen opgesteld waarbij een vertegenwoordiging van de gebruikers (i.c. een brede vertegenwoordiging van de raad en de griffie) wordt betrokken, zodat de aansluiting op de eisen van de gebruikers wordt geborgd. Dit programma van eisen bepaalt hoe het ontwerp van de commissiezaal eruit komt te zien, op dit moment staat behoudens de in de inleiding omschreven uitgangspunten nog niets vast. Ook duurzaamheid zal een belangrijk onderdeel zijn in het nog op te stellen programma van eisen. Tevens dient het project conform het inkoopbeleid van gemeente Den Haag uitgevoerd te worden, waarin duidelijke afspraken zijn gemaakt duurzaamheid en circulariteit. Ook wordt in de nadere uitwerking extra aandacht gegeven aan de veiligheidsaspecten.

2

Vaststellen Definitief Ontwerp voor de verbouwing van de CPK Op basis van het projectplan en programma van eisen wordt een definitief ontwerp voor de verbouwing van de CPK gemaakt. Voor het opstellen van een programma van eisen is input gewenst van de raad. Zoals bovengenoemd wordt een gebruikersgroep ingesteld met een brede vertegenwoordiging van de raad. Deze gebruikersgroep zal tevens input worden gevraagd voor het project voor de AV. Het definitieve ontwerp voor de CPK en de hoogte van de investering voor de verbouwing van de CPK wordt ter vaststelling aan de raad voorgelegd. Project AV raadzaal en CPK Gezien de omvang van de verwachte kosten voor de vernieuwing van de AV is een meervoudige Europese aanbesteding nodig. In navolging van de vorige aanbesteding van de AV-middelen 8 jaar geleden en het voorbeeld van recente aanbestedingen bij andere grote gemeenten wordt opnieuw de onafhankelijke externe adviseur ingehuurd om het proces te begeleiden. Deze adviseur zal adviseren en ondersteunen bij het schrijven van het programma van eisen en eventueel bij de implementatie van de nieuwe AV-middelen. In dit programma van eisen zal o.a. aandacht worden besteed aan de redundantie van het systeem en de ruimtes en relatie met de andere systemen waar het nieuwe systeem aan gekoppeld zal worden.

Financien Een uitwerking van beide investeringen is opgenomen in de geheime bijlage 2. De bedragen zijn indicatief en op basis van beschikbare (beperkte) informatie opgesteld. In de geheime bijlage 3 is een overzicht gegeven van de grove ramingen van beide projecten. Dit kan nog wijzigen als het technische programma van eisen is opgesteld. Er is bij de verbouwing CPK een post onvoorzien van 20% opgenomen, waar over het algemeen 10% gebruikelijk is. Op basis van het definitieve ontwerp voor de CPK kan er een gespecificeerd kostenoverzicht worden opgesteld en kan de hoogte van de investering worden bepaald. Binnen het budget van de raadsorganisatie is op basis van de huidige inzichten voldoende budgettaire ruimte aanwezig om deze kosten te dekken op basis van een afschrijvingstermijn van beide investeringen van tenminste 10 jaar2. Het aanbestedingsproces voor de verbouwing van de CPK zal meer inzicht geven in de daadwerkelijke kosten van deze verbouwing. De raad wordt voorgesteld om op basis van de uitkomst van de aanbesteding voor de verbouwing van de CPK een definitief raadsbesluit te nemen over de uitvoering van het project. Hiervoor wordt uitgegaan van de beschikbare ruimte binnen de vrijval van de kapitaallasten van de investeringen verbouwing raadzaal en AV (2016-2021) en de beschikbare kapitaallasten dekking binnen het werkbudget van de ROR in programma 1 (RIS 315568).

Het benodigde investeringskrediet zal worden opgenomen in het meerjarig investeringsplan.

2

Binnen het budget van de raadsorganisatie is op basis van de huidige inzichten voldoende budgettaire ruimte aanwezig om de kapitaallasten van deze investeringen te dekken. De gecalculeerde kapitaallasten zijn gebaseerd op een afschrijvingstermijn van 10 jaar voor de vernieuwing AV en tenminste 10 jaar voor de verbouwing van de CPK, waarbij op grond van artikel 4:7 van de Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019, bij het aanbestedingstraject zal worden vastgesteld welke termijnen voor de verschillende onderdelen van verbouw, installaties en meubilair moeten worden gehanteerd.

3

Mocht uit de aanbesteding van de verbouwing CPK blijken dat de kosten hoger worden voor de verbouwing van de CPK dan zal dit aan de raad worden voorgelegd ten behoeve van een go/no go voor de verbouwing van de CPK. In de fase tot voor en tijdens het vaststellen van het definitief ontwerp de aanbesteding zullen kosten worden gemaakt voor o.a. het opstellen van een definitief ontwerp door de architect, kosten voor de voorbereiding van de aanbesteding en projectmanagement. Verwachte planning AV raadzaal en CPK

Planning

Opstellen programma van eisen en aanbesteding project apparatuur AV-raadzaal en CPK

Q3 + Q4 2024

Vervanging apparatuur AV-raadzaal (minimaal 6 Zomerreces 2025 (inclusief één week voor en weken aaneengesloten nodig) één week na het reces) Verbouwing CPK

Planning

Opstellen programma van eisen en aanbesteding project CPK

Q3+Q4 2024/Q1 2025

Raadsvoorstel ter vaststelling van het definitieve ontwerp en hoogte van de investering voor de verbouwing van de CPK

Verwacht september/oktober 2024 Verwacht eind 2024

Na uitkomst van de aanbesteding voor de verbouwing van de CPK: go/no go moment door de raad

Verbouwing van de CPK en de implementatie van de AV in de CPK

Afgerond in de loop van 2026

Voorstel: Gezien het vorenstaande stelt het presidium de raad voor het volgende besluit te nemen: De raad van de gemeente Den Haag, Gezien het gewijzigde voorstel van het presidium van 23 mei 2024, Besluit: I

In te stemmen met de vervanging van de audiovisuele apparatuur in de raadzaal en de CPK en dit te dekken uit de vrijval kapitaallasten van investeringen verbouwing raadzaal en AV 4

(2016-2021) en beschikbare kapitaallasten dekking binnen het werkbudget van de ROR (programma 1) en dit investeringskrediet op te nemen in het meerjarig investeringsplan. II.

In te stemmen met het uitwerken van de bijgevoegde 3d sfeerimpressie van de architect op basis van, een door een gebruikersgroep nog op te stellen en door het presidium vast te stellen, programma van eisen tot een definitief ontwerp en een projectplan voor de verbouwing van de CPK.

III.

Dat het definitieve ontwerp, inclusief de hoogte van het investeringskrediet, ter vaststelling aan de raad wordt voorgelegd. Dit investeringskrediet op te nemen in het meerjarig investeringsplan. De bijbehorende kapitaallasten zullen worden gedekt uit de beschikbare ruimte binnen de vrijval kapitaallasten van investeringen verbouwing raadzaal en AV (2016-2021) en de beschikbare kapitaallastendekking binnen het werkbudget van de ROR (programma 1). en over te gaan tot aanbesteding van de verbouwing van de CPK.

III.

Op basis van de uitkomst van de aanbesteding voor de verbouwing van de CPK een definitief raadsbesluit te nemen over de uitvoering van het project met in achtneming van de beschikbare ruimte binnen de vrijval kapitaallasten van investeringen verbouwing raadzaal en AV (2016-2021) en de beschikbare kapitaallasten dekking binnen het werkbudget van de ROR (programma 1) en dit investeringskrediet op te nemen in het meerjarig Investeringsplan.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 30 mei 2024.

5