20231130-RIS317028 Voorstel van het college inzake Formaliseren uitvoeringskrediet ten behoeve van de verbouwing Noodzetel

Datum

Registratienummer

7 november 2023

DPZ/10633607 RIS317028

Voorstel van het college inzake Formaliseren uitvoeringskrediet ten behoeve van de verbouwing Noodzetel In het voorjaar van 2022 is uw raad geïnformeerd over het voornemen om de Noodzetel aan de Schedeldoekshaven te ontwikkelen tot een culturele broedplaats met studio’s en oefenruimtes en de realisatie van extra archiefruimte zodat het Haags Gemeentearchief (HGA) kan blijven voldoen aan de Archiefwet (RIS 311831 Uitbreiding Haags Gemeentearchief). In de tussenliggende periode is het ontwerp geoptimaliseerd, bevestigt het akoestisch onderzoek dat de beoogde activiteiten niet zullen leiden tot geluidsoverlast voor de omwonenden en de Universiteit Leiden, heeft de gemeente het bestuur van de Vereniging van Eigenaren (VvE) rondgeleid en heeft de VvE schriftelijk toestemming verleend voor de voorgestelde benodigde ingrepen, is de Omgevingsvergunning aangevraagd en verkregen, is de aansluiting op de Warmte Koude Opslag (WKO) in gang gezet, is een publicatie in het kader van het Didam arrest uitgevoerd en zijn de intentieverklaringen met gebruikers getekend. Tevens heeft de aanbesteding voor de verbouwing plaatsgevonden op voorwaarde van besluitvorming door de raad. Wij merken hierbij op dat in verband met de gunningstermijn voor de aanbesteding dit voorstel vooruit loopt op de vaststelling van de begroting 2024. Zie hiervoor uitgebreider de paragraaf Financiën op pagina 6.

Noodzetel: versterken doelen, samenhang beleid en oplossen knelpunten Met de ontwikkeling van de Noodzetel worden meerdere (maatschappelijke) doelen versterkt: Uitbreiding archiefruimte (HGA) Bij het Gemeentearchief is sprake van een ruimtetekort waardoor de gemeente binnenkort niet meer kan voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Archiefwet. Door de ontwikkeling van de Noodzetel wordt dit knelpunt opgelost. Deze, op loopafstand van het Stadhuis gelegen locatie, is gunstig voor de bedrijfsvoering van het HGA, omdat medewerkers hierdoor nauwelijks reistijd kwijt zijn en de door onderzoekers opgevraagde archiefstukken snel op de studiezaal in het Atrium beschikbaar kunnen worden gesteld. De Noodzetel is een uitwerking van een van de onderwerpen uit de Meerjarenvisie van het Haags Gemeentearchief 2021-2024 (RIS309279). Creëren van een culturele broedplaats, bijdrage aan het makersklimaat van Den Haag Den Haag investeert in pop, het makersklimaat en de nachtcultuur met de realisatie van de culturele broedplaats Noodzetel. Deze investering is een uitwerking van de Cultuurvisie (RIS315949), het Beleidskader Kunst en Cultuur 2025 - 2028 (RIS315711), de nota Culturele Broedplaatsen 2021-2024 (RIS306133) en de nota Ruimte voor Pop (RIS298121).

Het behoefteonderzoek ‘Van canonesk naar polyfoon’ (RIS301129) constateert een beperkte aanwezigheid van betaalbare permanente studio's. Met de ontwikkeling van de Noodzetel wordt een deel van de discrepantie tussen vraag en aanbod ingelopen. De realisatie van betaalbare oefenruimtes en productiefaciliteiten voor Haagse (pop)muzikanten draagt bij aan het makersklimaat van de stad. Een veelzijdig makersklimaat bevordert innovatie en creativiteit in de stad.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoon : 14070 publiekszaken@denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DPZ/10633607

Een sfeervolle stad waar iets te beleven is, draagt bij aan de aantrekkelijkheid van Den Haag en versterkt het vestigingsklimaat zoals onderschreven in de Economische visie Den Haag+ 2030 (RIS303550). Nieuwe invulling leegstaand object met respect voor historisch karakter De druk op ruimte in de stad neemt toe waardoor het realiseren van voorzieningen zoals broedplaatsen een steeds grotere opgave wordt. De Noodzetel was voor deze ontwikkeling een leegstaande locatie. Met deze invulling wordt leegstand en de hierbij horende kosten verkleind en is er ruimte gevonden voor de realisatie van een muzikale broedplaats waar het nodige geluid kan worden geproduceerd zonder dat de omgeving hier last van heeft. De gemeente heeft een akoestisch onderzoek laten uitvoeren dat bevestigt dat de omgeving geen hinder zal ondervinden van de beoogde activiteiten. Hoewel de Noodzetel geen monumentenstatus heeft is in het ontwerp rekening gehouden met de historische elementen van de voormalige atoombunker en een aantal bijzondere ruimtes worden intact gehouden. Hierdoor blijft de Noodzetel interessant voor populaire momenten zoals Open Monumentendag.

Samenhang overig beleid en kaders Maatschappelijk Vastgoed Voorzieningen dragen bij aan de leefbaarheid van de stad en om het voorzieningenniveau op niveau te houden, bij onder andere gebiedsontwikkelingen, zijn de Haagse Referentienormen Maatschappelijke Voorzieningen (RIS307513) ontwikkeld en vastgesteld. Voor het opstellen van het Integraal Huisvestingsplan (IHP) Cultuur en Bibliotheken (RIS311896) is onder andere gebruik gemaakt van deze normen. Het IHP is zowel een ambitiedocument als een planningsdocument waarmee inzichtelijk wordt gemaakt welke investeringen nodig zijn om het vastgoed aan de beleidsdoelstellingen te laten voldoen. De Noodzetel is een van de projecten in het IHP Cultuur en Bibliotheken. Opname in het IHP houdt echter niet in dat er automatisch dekking is geregeld voor een project of dat er is besloten tot uitvoering. Vanaf de programmabegroting 2023 (RIS313463) is een structurele oplopende reeks kapitaallasten beschikbaar gesteld ter dekking van de geprioriteerde projecten waarbij het besluit tot uitvoering aan de raad wordt voorgelegd. Vastgoed is een middel waarmee de gemeentelijke doelen kunnen worden bereikt. Mede om die reden zijn culturele instellingen, broedplaatsen en kunstenaars veelal gehuisvest in panden van de gemeente en treedt de gemeente op als verhuurder.

De Noodzetel kan worden geschaard onder de noemer maatschappelijk vastgoed zoals is toegelicht in de Nota Vastgoed (RIS269126). Dit houdt in dat de Centrale Vastgoed Organisatie (CVDH) verhuurt aan de twee gebruikers, te weten het HGA en Stichting Noodzetel tegen een kostendekkend tarief. In dit tarief zijn de kosten voor eigenarenonderhoud, eigenaren Onroerende Zaakbelasting (OZB), leges en verzekeringen opgenomen. De kapitaallasten worden intern verrekend via het programma waar de beleidsdiensten onder vallen, in dit geval programma 5. Toekomstig gebruik Noodzetel Uitbreiding Haags Gemeentearchief Het ruimtetekort bij het Haags Gemeentearchief (HGA) is al een aantal jaar aan de orde, maar een adequate oplossing was tot dusverre niet voorhanden. Dat heeft ertoe geleid dat er bij een particuliere partij depotruimte is gehuurd in Rijswijk, en dat er archief is ondergebracht in een depotruimte in Leidschendam-Voorburg. Die laatste ruimte is echter beperkt en slechts tijdelijk beschikbaar.

2/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DPZ/10633607

Bovendien wordt het ruimtegebrek de komende jaren groter, omdat nog naar verwachting tenminste 4 km papieren gemeentelijk archief, dat nu nog in de dynamische of semi-statische fase zit, aan het HGA zal worden overgedragen en dus ook een plek in de depots moet krijgen. De uitbreiding in de Noodzetel biedt hiervoor een oplossing. De Noodzetel is op loopafstand van het Stadhuis zodat medewerkers nauwelijks reistijd kwijt zijn om de door onderzoekers opgevraagde archiefstukken snel op de studiezaal in het Atrium beschikbaar te kunnen hebben. In de Noodzetel zal op etage min 1 ongeveer 1.000m2 verbouwd worden voor het HGA. In het Schets Ontwerp (SO) werd daarmee ruimte geboden voor 2,5 km papieren archief. In het Definitief Ontwerp (DO) is nu ruimte gecreëerd voor 4 kilometer archief. Dit brengt weliswaar extra kosten met zich mee, met name omdat er extra kasten nodig zijn, maar hiermee wordt het ruimtegebrek voor een langere periode opgelost. Naast ruimte voor het papieren archief wordt een speciale voorziening gerealiseerd voor een deel van de audiovisuele collectie van het HGA, namelijk 200 meter film. Daarmee kunnen de films van het HGA die momenteel bij het Instituut voor Beeld & Geluid in Hilversum worden bewaard, onder de juiste klimatologische omstandigheden, ook in de Noodzetel geplaatst worden.

Het verdient grote voorkeur om deze collectie én films met historische beelden van Den Haag die in de toekomst nog aan deze collectie kunnen worden toegevoegd, in Den Haag, vlakbij het Stadhuis te bewaren. Zie voor een overzicht van de ruimtes voor het HGA de impressietekeningen in bijlage I. Stichting Noodzetel Stichting Noodzetel bestaat uit een diverse groep organisatoren, muzikanten en cultureel ondernemers uit Den Haag. Het initiatief van deze broedplaats komt voort uit broedplaats De Schenk, welke voor een aantal jaar gevestigd was in het pand aan de Schenkweg 60, waar 7 studioruimtes gevestigd waren en daarnaast het kantoor van The Crave Festival en boekingskantoor District25. Nadat De Schenk plaats moest maken voor de herontwikkeling van het pand kwam de Noodzetel in beeld als mogelijke vervangende locatie. Bij het ontwikkelen van de plannen voor broedplaats Noodzetel is er rekening gehouden met de bredere vraag naar permanente studio’s in de popsector om deels in deze vraag te accommoderen. De studio- en repetitieruimtes worden verdeeld over een breed scala aan genres waaronder artiesten, producers, bands en andere muzikale makers uit de Haagse muziekscene zich voor langere tijd kunnen vestigen om te werken aan hun eigen muzikale toekomst, en aan die van Den Haag.

De organisatie heeft een brede achterban in de muziekscene van de elektronische scene tot de band en popscene. De officiële inschrijvingen voor de Noodzetel gaan van start nadat de bouw is begonnen. Gedurende de voorbereidingen van dit project hebben zich vele tientallen gegadigden gemeld. In de Noodzetel op etage min 2 worden 14 productiestudio’s en 3 bandoefenruimten gerealiseerd in de voormalige slaapvertrekken en ziekenboegruimten van de Noodzetel. Daarbij worden de stalen scheidingswanden verwijderd en blijven alle betonnen wanden gehandhaafd. De productiestudio’s en bandoefenruimten worden voorzien van de benodigde luchtbehandelings-, verwarmings- en verlichtingsinstallatie. De studio’s worden akoestisch gescheiden van de gang door een dubbele deur toe te passen, sparingen dicht te zetten en de kanalen voor de luchtbehandeling te voorzien van geluidsdempers. De studio’s worden vervolgens (akoestisch) ingericht door de gebruikers. Het realiseren van volledig akoestisch afgesloten bandoefenruimten (doos-in-doos principe), wordt binnen het project gerealiseerd.

3/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DPZ/10633607

De kantine wordt gebruikt als presentatieruimte en ontspanruimte voor de leden. De bestaande kasten uit de kantine wordt grotendeels hergebruikt en geplaatst in een nieuw te realiseren keukenruimte, waar de gebruikers zelf een keuken kunnen voorzien. In de kantine wordt een podium gerealiseerd waar leden voor een beperkt gezelschap activiteiten kunnen organiseren voor bijvoorbeeld workshops, exposities en radioshows. De Noodzetel is geen publieke presentatieplek of club. Uitnodiging De herontwikkeling van de Noodzetel aan de Schedeldoekshaven van een leegstaande ruimte naar een plek die ruimte biedt aan de noodzakelijk uitbreiding van het gemeentearchief en muzikale oefenruimtes, is nu ver in de voorbereiding en kan na uw instemming uitgevoerd gaan worden. U bent van harte welkom om de Noodzetel te bezoeken en een indruk te krijgen van de ruimtes en de plannen die voorliggen. Financiën U heeft met het aannemen van de Programmabegroting 2022- 2025 (RIS309850) middelen (€2,6 mln. incidenteel ex btw) beschikbaar gesteld voor de ontwikkeling van de Noodzetel. Zoals met uw raad besproken in de raadsmededeling (RIS311831) legt het college het voorstel tot uitvoering aan u voor alvorens over te gaan tot gunning van de aanbesteding.

Daarbij schrijft de Algemene verordening Financieel beheer en Beleid gemeente Den Haag 2019 (RIS30059) voor dat een raadsbesluit nodig is voor investeringsprojecten waarvan de omvang groter is dan € 2,5 mln. Met het raadsvoorstel dat nu voor ligt wordt het uitvoeringskrediet ter hoogte van € 4,2 mln. voor realisatie van de verbouwing van de Noodzetel beschikbaar gesteld en kan de aanbesteding gegund worden. Stichtingskosten en dekking De stichtingskosten stijgen van € 2,5 mln. naar € 4,2 mln. Deze stijging wordt veroorzaakt doordat de bouwkosten ten opzichte van 2021 flink zijn gestegen (inflatie) en er kosten bij zijn gekomen vanwege asbest- en chroom-6 sanering, het aantal km archiefkasten bijna is verdubbeld (dit is goed nieuws, maar kost wel geld), er meer ruimte beschikbaar wordt gemaakt voor het archief voor microfiches en omdat er extra kosten gemaakt moeten worden om de archiefkasten te kunnen plaatsen rondom een verhoogde vloer. Tevens is op wens van Monumentenzorg besloten om doorkijkjes met brandwerend glas te maken. Ook het Oxyreduct blussysteem in plaats van Sprinklerinstallatie en de aansluiting op de WKO van de bovengelegen universiteit zijn flink duurder en zorgt de crisis ervoor dat de kosten van materialen sterk zijn gestegen.

De gestegen kosten kunnen gedekt worden uit de extra ter beschikking gestelde middelen voor het IHP Cultuur en Bibliotheken welke zijn opgenomen in het MIP. Stichtingskosten Noodzetel (oktober 2023) SO prijspeil 2021 Archief stichtingskosten (incl. kasten) Cultuur incl. doos in doos Totaal

DO prijspeil 2024

€ 1.383.109

€ 2.580.218

1.140.004

€ 1.645.797

€ 2.523.113

€ 4.226.015

4/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DPZ/10633607

Dekking de Noodzetel (investering) MIP DPZ/archief (incidenteel)

€ 1.369.000

MIP OCW/cultuur (incidenteel)

€ 1.211.000

MIP cultuur & bibliotheken (structureel)

€ 1.646.015

Totaal

€ 4.226.015

De structurele dekking is voldoende om de gebouwgebonden installaties over 10-15 jaar te vervangen. Voor de inrichting van de ruimte met verhoogde vloeren en archiefkasten voor het HGA zal in de komende tijd nog een aanbesteding plaatsvinden. Een inschatting van de eenmalige kosten voor de inrichting zijn reeds meegenomen in de stichtingskosten. Mocht het aan de orde zijn dat het beschikbare budget voor de uitkomst van deze aanbesteding ontoereikend is dan zal het college de raad hierover informeren. Exploitatielasten Met de uitbreiding van het archief nemen de exploitatielasten van het HGA toe welke niet kunnen worden gedekt uit de reguliere begroting van het HGA. Hiertoe is in het coalitieakkoord (RIS316672) en de Programmabegroting 2024 – 2026 (RIS316918) voor drie jaar (vanaf 2024) een verhoging van in totaal € 0,225 mln. opgenomen. De exploitatielasten van het HGA zullen pas echter na oplevering en ingebruikname van Noodzetel toenemen. Dit zal naar verwachting vanaf eind 2025 zijn. Bij de begroting 2025 gaan we een herfasering van deze middelen voorstellen, zodat deze middelen beschikbaar zijn na oplevering. Na ingebruikname van de Noodzetel kan het HGA na enkele jaren op basis van de daadwerkelijke ervaringscijfers, zorgen voor structurele dekking van de exploitatielasten.

Stichting Noodzetel huurt van de gemeente (de eigenaar) en verhuurt langdurig onder aan verschillende gebruikers. Momenteel hebben meer geïnteresseerden zich gemeld dan beschikbare verhuurbare units. Breed in Den Haag is er sprake van een tekort aan betaalbare oefenruimtes. De stichting heeft geen structurele subsidierelatie met de gemeente en de begroting is sluitend. Het risico dat de gemeente en in dit geval in het bijzonder Cultuur draagt is dat in geval van bijvoorbeeld faillissement de leegstandskosten (circa 50K per jaar) ten laste worden gebracht op het cultuurbudget totdat een nieuwe huurder is gevonden. Timing en aanbesteding Vanaf eind januari 2023 heeft de aanbesteding van de verbouwing van de Noodzetel plaatsgevonden. Het gaat dan om de bouwkundige verbouwing, de aanbesteding van de inrichting van de ruimte voor het archief moet nog plaatsvinden, omdat het noodzakelijk was eerst een definitief installatieadvies te hebben voor de ruimte. Nu dat gereed is kan ook de aanbesteding van de inrichting van het archief in gang gezet worden. Hiervoor heeft de afdeling Inkoop Fysiek Domein van de gemeente een Nationaal niet-openbare Aanbesteding gepubliceerd, met als gunningscriterium de Beste-Prijs-KwaliteitVerhouding waarbij in de selectiefase vijf aannemers zijn geselecteerd.

Uiteindelijk hebben in de gunningsfase vier aannemers ingeschreven waarna eerst het plan van aanpak is beoordeeld. Na het vaststellen van de kwalitatieve beoordeling zijn vervolgens de prijzen beoordeeld. De aannemer met de Beste-Prijs-Kwaliteit-Verhouding is de winnaar van de aanbesteding. Dat is de firma SPIE Buildings Solutions B.V. Deze aannemer heeft bovendien de laagste aanneemsom. Op 13 oktober jl. is de uitslag van de aanbesteding bekend gemaakt aan de inschrijvers.

5/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DPZ/10633607

Het werk is daarmee voorlopig gegund, onder voorbehoud van besluitvorming door de gemeenteraad. De aannemer moet zijn aanneemsom gestand doen tot 22 december 2023. De dekking van de genoemde exploitatielasten is een belangrijke voorwaarde van het HGA voor doorgang van het project. De selectiefase van de aanbesteding van Noodzetel is in januari 2023 gestart en de aanbestedingsdeadline is op 22 december 2023. De planning was om dit uitvoeringskrediet te laten behandelen nádat de programmabegroting 2024 door uw raad was vastgesteld. Echter, de planning van het vaststellen van de programmabegroting 2024 heeft vertraging opgelopen. Dit uitvoeringskrediet moet al wel behandeld worden voordat de begroting 2024 is vastgesteld, omdat anders de aanbestedingsdeadline verloopt. De eerste dekking voor de invetseringskosten is reeds met de programmabegroting 2022 door uw raad vastgesteld. Maar de benodigde middelen voor de exploitatie van het HGA en de verdeling van de extra dekking voor investeringen per programma (dus ook voor het programma cultuur en bibliotheken) zijn meegenomen in de begroting 2024 (de verdeling van de extra dekking voor investeringen zat al in de begroting 2023, maar op het niveau van het totale maatschappelijke vastgoed).

De dekking voor de gestegen exploitatie voor het HGA en de extra investeringsmiddelen voor het programma cultuur en bibliotheken zijn pas, na oplevering van de noodzetel, vanaf 2026 benodigd. Het lastige van deze situatie is echter dat de gemeente vóór 22 december 2023 de aannemer moet laten weten of kan overgegaan tot gunning. Dit proces legt druk op de raad en uw agenda en dat betreurt het college. Echter gezien het maatschappelijke belang, de doelen die met deze ontwikkeling worden behaald en de oplopende (bouw)kosten vraagt het college de raad om dit raadsvoorstel vóór 21 december 2023 te agenderen en te behandelen. Alleen dan kan gunning plaatsvinden op basis van de aanneemsom die de aannemer tot 22 december 2023 gestand moet doen. Planning Raadsvergadering Gunning Oplevering Ingebruikname

: 30 november 2023 : 22 december 2023 : 1e kwartaal 2025 : 3e kwartaal 2025

Gezien het vorenstaande stelt het college de raad voor het volgende besluit te nemen: De raad van de gemeente Den Haag, Gezien het voorstel van het college van 7 november 2023, Besluit: I. Ten behoeve van de realisatie van het project Noodzetel het eerder toegezegde krediet te formaliseren, te verhogen en definitief beschikbaar te stellen van € 4,2 mln. en te dekken uit het Meerjarig Investeringsplan (MIP). II. De aanbesteding van de Noodzetel te gunnen. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 30 november 2023. De griffier,

De voorzitter,

6/6