20230907-RIS315570 Voorstel van het college inzake vaststellen Leidraad geheimhouding Den Haag 2023
Tekst van het document
Strekt ter vervanging
Datum
Registratienummer
19 juni 2023
BSD/10533675 RIS315570
Voorstel van het college inzake vaststellen Leidraad geheimhouding Den Haag 2023 Algemene toelichting Het onderwerp geheimhouding is de afgelopen jaren diverse keren aan de orde geweest in de Haagse gemeenteraad. De raad en het college hebben daarom eind 2020 een duale werkgroep ingesteld met betrekking tot dit onderwerp. De werkzaamheden van de duale werkgroep hebben geleid tot de “Leidraad geheimhouding 2021”, vastgesteld door de gemeenteraad bij besluit van 14 juli 2021 (RIS308737). De Leidraad bevat de afspraken die college en raad met elkaar maken over de wijze waarop in Den Haag wordt omgegaan met het onderwerp geheimhouding. Rode draad daarbij is het uitgangspunt dat informatie in de gemeente openbaar is. Bij de gemaakte afspraken rond geheimhouding gaat het niet alleen om een toetsingskader voor het verstrekken van geheime stukken in het algemeen, maar ook om een breder palet aan afspraken: a. gedeeltelijke geheimhouding; b. digitale beschikbaarheid geheime stukken; c. diverse formaliteiten zoals het aantekenen van een expiratie- of een evaluatiedatum en de wijze waarop geheimhouding wordt opgeheven. Met deze afspraken rond het onderwerp geheimhouding borgt de Leidraad dat informatie zoveel mogelijk openbaar wordt verstrekt en informatie waarop geheimhouding rust niet langer geheim blijft dan strikt noodzakelijk is.
Zo kan de raad zijn controlerende taak optimaal uitoefenen. Dit bevordert het onderlinge vertrouwen en de onderlinge samenwerking tussen college en raad. Op 1 april 2023 is hoofdstuk Va Gemeentewet in werking getreden. Dit hoofdstuk vervangt de tot 1 april 2023 in de Gemeentewet opgenomen bepalingen rond het opleggen en opheffen van geheimhouding op informatie. Met het nieuwe hoofdstuk Va beoogt de wetgever het systeem rond het opleggen en opheffen van geheimhouding te verduidelijken en te vereenvoudigen. Zo is bijvoorbeeld de in artikel 25, lid 3, Gemeentewet (oud) opgenomen verplichting tot bekrachtiging komen te vervallen. Als gevolg hiervan behoeft de geheimhouding die is opgelegd op stukken die met de raad worden gedeeld niet langer bekrachtigd te worden in de eerstvolgende raadsvergadering. Inwerkingtreding van hoofdstuk Va Gemeentewet noopt tot wijziging van de Leidraad. Dit heeft geleid tot de “Leidraad geheimhouding 2023” die als bijlage bij dit raadsvoorstel is gevoegd. Benadrukt wordt dat de daarin doorgevoerde wijzigingen grotendeels cosmetisch zijn. Zo zijn de verwijzingen naar de artikelen 25, 55 en 86 Gemeentewet (oud) aangepast aan de nieuwe geheimhoudingsbepalingen. Inhoudelijk blijven de in 2021 gemaakte duale afspraken staan en zijn deze wederom opgenomen in de Leidraad geheimhouding 2023.
Geheimhouding moet bijvoorbeeld steeds inhoudelijk gemotiveerd worden, er moet steeds een expiratie- of evaluatiedatum gesteld worden en er wordt waar dat mogelijk is gewerkt met partiële geheimhouding.
Gemeente Den Haag
Spui 70 Den Haag
Postbus 12600 2500 DJ Den Haag
Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl
Gemeente Den Haag Ons kenmerk
BSD/10533675
Inhoudelijk is wel van belang dat de in hoofdstuk 9 van de Leidraad geheimhouding 2021 opgenomen afspraken rond bekrachtiging niet langer zijn opgenomen. Reden daarvoor is dat, zoals hiervoor vermeld, de in artikel 25, lid 3, Gemeentewet (oud) opgenomen verplichting tot bekrachtiging is vervallen. Verder is relevant dat de Leidraad geheimhouding 2023 invulling geeft aan de in artikel 88, lid 6, Gemeentewet aan de raad toegekende bevoegdheid om regels te stellen over het verstrekken van geheime informatie door het college of de burgemeester aan derden nadat deze informatie is verstrekt aan de raad. Daarbij stelt de Leidraad geheimhouding 2023 als randvoorwaarde dat verstrekking noodzakelijk moet zijn in het kader van het dagelijks bestuur van de gemeente. Het aanpassen van de Leidraad aan het op 1 april 2023 in werking getreden hoofdstuk Va van de Gemeentewet is aangegrepen om de in de Leidraad geheimhouding 2021 opgenomen verwijzingen naar de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) om te zetten naar de Wet open overheid (Woo) die op 1 mei 2022 in werking is getreden. Tevens is van de gelegenheid gebruik gemaakt om de ontwikkelingen in de praktijk rond het digitaal beschikbaar stellen van geheime stukken te verwerken in de Leidraad geheimhouding 2023. Met de Leidraad geheimhouding 2023 geldt een actueel kader rond het onderwerp geheimhouding.
De afspraken zoals die zijn opgenomen in deze Leidraad zijn hierna één op één overgenomen. Door vaststelling van de Leidraad geheimhouding 2023 door de raad en opname in het Raadsinformatiesysteem is voor eenieder duidelijk welke afspraken er in Den Haag over de toepassing van de regels rond geheimhouding zijn gemaakt. Gezien het vorenstaande wordt de raad voorgesteld het volgende besluit te nemen: de raad van de gemeente Den Haag, gezien het voorstel van het college van 23 mei 2023, gezien het voorstel van het presidium van 23 mei 2023, gelet op: de artikelen 87, 88 en 89 van de Gemeentewet; besluit: I.
de Leidraad geheimhouding 2023 en de volgende daarop gebaseerde voorschriften vast te stellen:
Artikel 1 Algemeen toetsingskader: openbaar, tenzij 1. Het college, de burgemeester en de raad streven maximale transparantie na in het delen van informatie. Het is aan het college dan wel de burgemeester om zich daarbij steeds in te spannen om te voorkomen dat informatie slechts aan de raad wordt verstrekt onder het opleggen van geheimhouding. 2. Het college en de burgemeester geven de raad altijd mondeling of schriftelijk de door de raad gevraagde inlichtingen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang. 3. De informatie van college en burgemeester aan commissies en raad is openbaar, tenzij verstrekking van die informatie gelet op de belangen zoals genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid uitsluitend onder het opleggen van geheimhouding mogelijk is. 4. Het college en de burgemeester wegen af of het openbaar belang zich verzet tegen het verstrekken van geheime informatie aan de raad. Over de gemaakte keuze zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad.
2/6
Gemeente Den Haag Ons kenmerk
BSD/10533675
5.
6.
Een weigering om door de raad gevraagde informatie te verstrekken, alsmede het opleggen van geheimhouding op informatie die aan een commissie of aan de raad wordt verstrekt, gebeurt door middel van een besluit. Het besluit wordt altijd inhoudelijk gemotiveerd. Van elke vorm van onopzettelijk dan wel opzettelijk lekken van geheime stukken of informatie moet melding worden gemaakt bij de griffie. Indien bij een lek derden betrokken zijn, worden zij daarvan in kennis gesteld.
Artikel 2 Gedeeltelijke geheimhouding waar mogelijk toepassen 1. Op informatie die al openbaar is, wordt geen geheimhouding opgelegd. Indien een schriftelijk stuk zowel openbare als geheime informatie bevat, mag alleen geheimhouding worden opgelegd op die delen van het stuk die nog niet openbaar zijn. Op laatstgenoemde delen mag alleen per onderdeel geheimhouding worden opgelegd, indien zich een van de in artikel 5.1 van de Woo neergelegde weigeringsgronden voordoet. 2. In zeer uitzonderlijke omstandigheden kan worden afgeweken van het gestelde onder punt 1. Deze zeer uitzonderlijke omstandigheden dienen door het college dan wel de burgemeester te worden gemotiveerd. 3. Indien het bepaalde onder punt 1 niet kan worden nageleefd, komt het college dan wel de burgemeester met een raadsvoorstel tot opheffing van de geheimhouding op die delen van het stuk die bij nader inzien alsnog openbaar gemaakt kunnen worden. Artikel 3 Specifiek toetsingskader integriteitskwesties 1. Het college informeert de raad halfjaarlijks over de afhandeling van integriteitsmeldingen en onderzoeken. Hierbij wordt niet volstaan met cijfermatige informatie, maar wordt de raad geïnformeerd over achtergronden, context en ontwikkelingen rond integriteitsmeldingen en onderzoeken. 2.
In aanvulling op het bepaalde onder punt 1, kan het college bij een impactvolle zaak besluiten om hangende de fase van een (persoonsgebonden) integriteitsonderzoek de raad te informeren onder het opleggen van geheimhouding. 3. Bij een impactvolle zaak informeert het college de raad over de uitkomsten van een (persoonsgebonden) integriteitsonderzoek. Uitgangspunt is openbaarheid, tenzij de belangen van betrokkenen zich daartegen verzetten. In laatstgenoemde situatie vindt het verstrekken van informatie plaats onder het opleggen van geheimhouding. 4. Bij een impactvolle zaak kan het college besluiten om het integriteitsrapport aan de raad te verstrekken. De kring van personen die kunnen kennisnemen van deze informatie is beperkt tot de raadsleden en de fractievertegenwoordigers. 5. Indien het college op grond van het bepaalde onder punt 4 besluit om een integriteitsrapport aan de raad te verstrekken, dan gelden de volgende voorwaarden: a. de namen van alle betrokkenen worden gelakt. Deze namen worden vervangen door een hoofdletter; b.
alléén indien de bescherming van de belangen van betrokkenen daartoe noopt kunnen zo nodig alléén de in het rapport opgenomen citaten uit verklaringen die betrokkenen in het kader van de melding of aanvullend onderzoek hebben afgelegd of gemaild aan de onderzoeker(s), door de opsteller van het rapport worden vervangen door een geobjectiveerde weergave van het gestelde. 6. Over het al dan niet aanmerken van een integriteitskwestie als een impactvolle zaak is het college verantwoording schuldig aan de raad.
3/6
Gemeente Den Haag Ons kenmerk
BSD/10533675
Artikel 4 Vermelden expiratie- of evaluatiedatum 1. Geheimhouding op informatie is in beginsel tijdelijk, de duur van geheimhouding is zo kort mogelijk. 2. Indien op het moment dat geheimhouding wordt opgelegd duidelijk is wanneer de geheimhouding kan komen te vervallen, dan wordt op het stuk een expiratiedatum vermeld. 3. Indien op het moment dat geheimhouding wordt opgelegd niet duidelijk is wanneer de geheimhouding kan komen te vervallen, dan wordt op het stuk een evaluatiedatum vermeld. Artikel 5 Vermelding geheimhouding: de gronden Het college en de burgemeester vermelden op elk geheim stuk dat het geheim is en dragen er zorg voor dat de vermelding van de opgelegde geheimhouding digitaal onlosmakelijk gekoppeld is aan het stuk. Dit geldt ook voor eventuele bij het stuk behorende bijlagen waarop eveneens geheimhouding is opgelegd. Artikel 6 Digitale beschikbaarheid geheime stukken: gelijk speelveld voor raad, college en burgemeester Informatie die onder het opleggen van geheimhouding is verstrekt, is voor de raad beschikbaar in een beveiligde digitale omgeving, zowel voorafgaand als tijdens vergaderingen van raad en commissies. Artikel 7 Register: overzicht geheime stukken 1. Er wordt een openbaar register bijgehouden van stukken die aan de commissies en raad zijn overgelegd onder geheimhouding.
Maandelijks ontvangt de raad een overzicht van de stukken die aan de commissies en raad zijn overgelegd onder het opleggen van geheimhouding, onder vermelding van de geheimhoudingsgrond en de duur van de geheimhouding. 2. Halfjaarlijks beoordelen het college en de burgemeester aan de hand van het in het eerste lid genoemde register of de geheimhouding die op informatie is opgelegd, kan worden opgeheven. Indien dat het geval is, legt het college dan wel de burgemeester de beoordeling voor aan de raad, middels een voorstel tot opheffing van de geheimhouding. 3. Indien de geheimhouding van een stuk gekoppeld is aan een expiratiedatum en deze expiratiedatum wordt bereikt, volgt daaruit dat de geheimhouding is opgeheven. Zijn er omstandigheden als gevolg waarvan de geheimhouding niettemin moet voortduren dan legt het college dan wel de burgemeester dit ter beoordeling voor aan de raad, middels een voorstel tot verlenging van de geheimhouding waarin een nieuwe expiratiedatum, dan wel een evaluatiedatum is vermeld. Een raadslid kan ook altijd met een initiatiefvoorstel aan de raad voorstellen de geheimhouding op een stuk op te heffen. Artikel 8 Opheffen geheimhouding: door de raad 1. Geheimhouding op stukken vervalt automatisch indien op de stukken een expiratiedatum is opgenomen.
Is het college dan wel de burgemeester van mening dat er redenen zijn om de geheimhouding te laten voortduren, dan dient het college dan wel de burgemeester een voorstel tot voortduring van de geheimhouding in bij de raad. 2. Het college dan wel burgemeester kijken bij de halfjaarlijkse actualisatie van het register geheimhouding of de geheimhouding op een stuk na het bereiken van de evaluatiedatum kan komen te vervallen. Indien dat het geval is, dan dient het college dan wel de burgemeester een voorstel tot opheffing geheimhouding in bij de raad. Het presidium voert ook een halfjaarlijkse evaluatie uit op de verslagen van geheime commissie- en raadsvergaderingen en dient zonodig een voorstel tot opheffing geheimhouding in bij de raad.
4/6
Gemeente Den Haag Ons kenmerk
BSD/10533675
3.
4.
Is een raadslid van mening dat de geheimhouding op een stuk kan komen te vervallen, dan dient het raadslid een initiatiefvoorstel opheffen geheimhouding in. Het college dan wel de burgemeester dient steeds een reactie in op dit initiatiefvoorstel. Deze reactie is beschikbaar uiterlijk vóór de tweede raadsvergadering volgend op die waarin het initiatiefvoorstel voor het eerst is geagendeerd. Bespreking volgt in de commissie, waarna besluitvorming volgt in de raad. Het college dan wel de burgemeester bereidt ook voor welke informatie met inachtneming van de Woo verstrekt kan worden, indien de raad besluit tot opheffing van de geheimhouding. Wil in het geval als bedoeld onder punt 3 een raadslid dat de geheimhouding gedeeltelijk voortduurt, dan geschiedt dat bij amendement op het initiatiefvoorstel tot opheffing van de geheimhouding.
Artikel 9 Verstrekken geheime informatie die met de raad is gedeeld Het college of de burgemeester kan geheime informatie, ook nadat deze informatie onder geheimhouding is verstrekt aan de raad, aan anderen verstrekken. Daarbij geldt als randvoorwaarde dat verstrekking noodzakelijk is in het kader van het dagelijks bestuur van de gemeente (bijvoorbeeld wanneer de informatie gedeeld moet worden in het kader van een rechtszaak of ten behoeve van een onderzoek door de rekenkamer of de accountantsdienst). Artikel 10 Geheime vergaderingen van commissie en raad: volgens de wet 1. Vergaderingen van commissies en raad zijn openbaar. Een geheime vergadering wordt openbaar aangekondigd. 2. Indien de commissie of de raad daartoe besluit, worden de deuren gesloten. Na het sluiten van de deuren wordt besloten geheim te vergaderen. Aan het einde van de vergadering wordt besloten om geheimhouding op te leggen op hetgeen besproken is. 3. Tot besloten commissievergaderingen hebben toegang raadsleden en fractievertegenwoordigers, collegeleden, ondersteunende ambtenaren en medewerkers van de griffie. Fractiemedewerkers hebben toegang voor zover het geen integriteitsdossiers betreft. Bij integriteitsdossiers wordt het college tijdens de besloten commissievergadering enkel ondersteund door functioneel bij het dossier betrokken ambtenaren. 4.
Tot besloten raadsvergaderingen (uitgezonderd de vergaderingen rond benoeming en herbenoeming van de burgemeester) hebben toegang raadsleden, collegeleden, ondersteunende ambtenaren en medewerkers van de griffie. Fractiemedewerkers hebben toegang voor zover het geen integriteitsdossiers betreft. Bij integriteitsdossiers wordt het college tijdens besloten raadsvergaderingen enkel ondersteund door functioneel bij het dossier betrokken ambtenaren. 5. Van geheime vergaderingen wordt een geheim verslag gemaakt. In het verslag wordt in ieder geval melding gemaakt van wie het verzoek afkomstig is om de deuren te sluiten. 6. De griffier houdt een register bij van geheime verslagen. De afspraken rond evaluatie van op stukken opgelegde geheimhouding zijn van overeenkomstige toepassing op deze verslagen. Zie hiervoor verder hetgeen hierover is vermeld in paragraaf 8 en 9 van deze Leidraad. 7. De voorzitter van de vergadering benadrukt aan het eind van de vergadering dat alles wat in de vergadering is besproken of aan de vergadering aan stukken is overgelegd, geheim is.
5/6
Gemeente Den Haag Ons kenmerk
BSD/10533675
Artikel 11 Inwerkingtreding Deze voorschriften treden in werking onmiddellijk na besluitvorming II.
in te trekken de Leidraad geheimhouding Den Haag 2021.
Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 7 september 2023. De griffier,
De voorzitter,
6/6