20230608-RIS315568 Voorstel van het presidium inzake meerjarenbegroting Raadsorganisatie 2024-2027

RISnr. 315568 Voorstel van het presidium inzake meerjarenbegroting Raadsorganisatie 2024-2027 Inleiding De raad heeft bij motie van 14 juni 2021 het presidium verzocht om ten behoeve van de raad 2022-2026 te onderzoeken op welke wijze en met welk extra budget het hoogste orgaan het beste kan worden versterkt, in samenhang met het bestuurlijk stelsel en waaronder extra mogelijkheden tot inwinnen dan wel bevorderen van specifieke deskundigheid en tot het versterken van het budgetrecht en de controlerende rol van de raad, en dit aan de nieuwe raad voor te leggen. In de afdoening motie Versterken hoogste orgaan RIS 309616 werd voorgesteld de begroting van de ROR structureel met € 1,5 mln. te laten groeien. De onderverdeling was als volgt: € 0,5 mln. extra fractieondersteuning, € 0,2 mln. voor de ombudsman en € 0,1 mln. voor de rekenkamer en € 0,5 mln. voor de griffie. Daarnaast nog een toevoeging van € 0,2 mln. in het budget van de ROR voor een flexibel in te zetten buffer voor fracties c.q. griffie (bv aanpassingen raadzaal of onvoorzien). In het coalitieakkoord (en in de begroting 2023-2026) is naar aanleiding van deze afdoening motie een gedeelte van het beoogde extra budget opgenomen, ter hoogte van € 0,4 mln. structureel. Het presidium heeft besloten dit bedrag gelijkelijk te verdelen onder de raad, de griffie en de ombudsman, voor elk onderdeel € 0,13 mln.

Verhoging budget Raadsorganisatie Het presidium is van mening dat het budget van de ROR structureel moet worden verhoogd met € 1,5 mln. (incl. de al toegekende € 0,4 mln.). Hiermee wordt recht gedaan aan de voorgestelde afdoening van de motie Versterken hoogste orgaan. Daarnaast is de ROR met ingang van 1 april 2023 uitgebreid met de Gemeentelijke accountantsorganisatie Den Haag (GAD). Ook dit onderdeel van de ROR heeft aangegeven structureel behoefte te hebben aan meer budget, om toekomstbestendig te worden en achterstallige investeringen in de ICT te kunnen inlopen. De onderbouwing ten behoeve van de uitbreiding van elk onderdeel van de ROR begroting 2024-2027 treft u hieronder aan. Het presidium heeft besloten dit aan u voor te leggen bij raadsvoorstel, om zodoende eigenstandig deze aanpassing van de begroting van de Raadsorganisatie te kunnen vaststellen, ten behoeve van het budgettair kader 2024-2027. Raad Er is voornamelijk behoefte aan uitbreiding van de beleidscapaciteit bij de fracties. Met een structurele toename van € 0,4 mln. kan daaraan worden voldaan. Verdeling zou kunnen plaatsvinden conform de verdeling van het al over 2023 structureel toegekende extra budget van € 0,133 mln. Het budget voor onvoorziene kosten ad € 0,2 mln. in het budget raadsorganisatie kan dienen als buffer voor onvoorziene kosten (zoals bijv. nu de voorgenomen aanpassing commissieperskamer).

Indien zich geen onvoorziene kosten voordoen zouden de niet bestede middelen kunnen worden toegevoegd aan een programmareserve. Thans kent het programma geen reserve. Het voorstel is te onderzoeken of het vormen van een programmareserve door niet bestede middelen aan het eind van het jaar te doteren aan zo’n reserve, wenselijk en haalbaar is binnen de bestaande financiële regelgeving. Daarbij zou deze reserve een looptijd kunnen hebben die gelijk loopt met de raadsperiode, dus steeds voor 4 jaar, waarbij een maximum hoogte van deze reserve wordt afgesproken. Alles daarboven valt vrij ten gunste van de algemene middelen. Dit voorstel kan betrokken worden in de actualisatie van de begrotingsregels zoals die is aangekondigd door het college in de recent verschenen contourenbrief actualisatie financieel beleid (RIS 314462). Ombudsman De ombudsman heeft aangegeven de aanstelling van de jeugdombudsman om te willen zetten van 0,5 fte naar 0,8 fte. De extra middelen die hiervoor nodig zijn kunnen gevonden worden in verhoging van het budget voor de ombudsman met € 0,1 mln. Hiermee wordt te samen met de al toegekende verhoging van € 0.133 mln., het budget van de ombudsman structureel verhoogd met € 0,2 mln. Rekenkamer Het voorstel is de Haagse rekenkamer structureel te voorzien van extra middelen ad € 0,1 mln. Zo kunnen

1

meer doorwerkingsonderzoeken uitgevoerd worden naar de opvolging van raadsbesluiten over eerdere rekenkamerrapporten. Hierom is vanuit diverse raadsfracties regelmatig gevraagd. Daarnaast biedt de uitbreiding van het budget de mogelijkheid om de onderzoekscapaciteit structureel te borgen en uit te breiden. Hierdoor zal de controlerende rol van de raad versterkt worden. Griffie De organisatie van de griffie is sinds de invoering van de wet dualisering in 2002 niet/nauwelijks veranderd. De omstandigheden en de arbeidsmarkt waarbinnen de griffie opereert zijn wel gewijzigd. Als voorbeeld kan in dit kader genoemd worden de toenemende werkzaamheden op het vlak van ICT , informatiebeheer en up to date vergaderfaciliteiten. Ook de raad vraagt meer van de griffie: niet alleen het procesmatig ondersteunen van de raads-en commissievergaderingen, maar ook het begeleiden en ondersteunen van raadsonderzoeken, inhoudelijke (duale) raadswerkgroepen, en het uitvoeren en verder doorontwikkelen van projectmatige activiteiten als Raad in de stad, schoolbezoeken en studentendebatten. Tegelijkertijd bestaat de wens om het beoogde kwaliteitsniveau te borgen en dit door te ontwikkelen naar een bredere ondersteuning van de raad. Zo is wenselijk dat de griffie een sterkere rol pakt rond dicta van raadsvoorstellen en bij het sturen op de termijnplanningen.

Gebleken is onder de huidige arbeidsmarktomstandigheden vacatures bij de griffie lastig zijn te vervullen, ook in vergelijking met vergelijkbare functies binnen het gemeentelijk apparaat. Dit alles maakt dat er aanleiding is de organisatie van de griffie op onderdelen zo aan te passen, dat de griffie kwalitatief toekomstbestendig blijft, aan de toenemende en veranderende vraag vanuit de raad kan blijven voldoen en tegelijk een aantrekkelijke werkgever blijft. Financieel hebben de voorgestelde aanpassingen de volgende gevolgen: 1. Geoormerkt budget voor I&A kosten (software/hardware RIS, streaming etc.) (€ 0,1). 2. Toekomstbestendige griffie met geactualiseerde functies en meer doorgroeimogelijkheden (€ 0,15); 3. Meer projectmatige activiteiten (Raad in de Stad, duale werkgroepen, werkbezoeken scholen) (€ 0,075). Dit betekent een toename van € 0,3 mln. voor de begroting van de griffie, waarvan € 0,15 mln. neerslaat in personele begroting en € 0,15 mln. gewenst is voor het beheer- en uitvoeringsbudget. Gemeentelijke accountantsorganisatie Den Haag De gemeentelijke accountantsorganisatie (GAD) valt vanaf 1 april 2023 onder programma 1 (RIS310802). De nieuwe werkgeverscommissie Gemeenteaccountant en de Rekeningencommissie zijn op zoek naar een objectieve norm om vast te stellen wat een toekomstbestendige begroting is voor de GAD.

Ze kijken hier bijvoorbeeld in hoeverre een internationale norm van de International Federation of Accountants (IFAC) van 0,19% van het te controleren budget van toepassing is en/of bijstelling behoeft. Gezien de capaciteit en kwaliteit die nodig zijn om de taken van de gemeentelijke accountantsorganisatie Den Haag (GAD) uit te voeren, inclusief de wettelijke taak van controle van de jaarrekening door de GAD, willen wij dat in het verlengde van de motie GL.8 Stabiele financiering nieuwe GAD (RIS314231) € 0,3 mln. structureel toegevoegd wordt aan het budget voor de GAD in 2024 en daarna nog € 0,3 mln. structureel toegevoegd wordt aan dat budget per 2025. In 2025 beziet de Rekeningencommissie of de dan gerealiseerde capaciteit, kwaliteit als wel ondersteuning van de GAD afdoende is om de wettelijke taken en de advisering aan de Gemeenteraad met voldoende kwaliteit te vervullen. Op basis daarvan kan de Gemeenteraad eventuele besluiten voor de begroting maken. Bovenstaande punten zien er schematisch als volgt uit: Bedragen in mln. euro

Raad Ombudsman Rekenkamer Griffie totaal GAD*

2

Voorstel zoals opgenomen in de afdoening motie Versterken hoogste orgaan(RIS 309616) € 0,5 (+ € 0,2 voor onvoorzien) € 0,2 € 0,1 € 0,5 € 1,5 -

Structurele toename 2023 a.g.v. coalitieakkoord in begroting 2023

Voorstel begroting 2024-2027 structurele toename

€ 0,13

€ 0,4 € 0,2 € 0,1 € 0,1 € 0,3 € 1,1 € 0,3 mln. 2024 € 0,3 mln. 2025

€ 0,13 € 0,13 € 0,4 -

*in aanvulling op de afdoening motie GL8 Stabiele financiering nieuwe GAD RIS 314231.

Met deze maatregelen wordt invulling gegeven aan de motie Versterken hoogste orgaan en aan de motie Stabiele financiering nieuwe GAD. Gelet op het bovenstaande stelt het presidium u voor het volgende besluit te nemen: De raad van de gemeente Den Haag Gelet op de artikelen 189 – 191 van de Gemeentewet en artikel 5.1 lid 5 van de Verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2019 Gezien het voorstel van het presidium Besluit: I. Het college op te dragen in de ontwerp meerjarenbegroting 2024-2027 voor de raadsorganisatie structureel € 1,1 mln. extra middelen op te nemen, onderverdeeld in a. € 0,4 mln. voor de raad ten behoeve van de tegemoetkoming fractieondersteuning; b. € 0,2 mln. voor de raad ten behoeve van de post onvoorzien; b. € 0,1 mln. voor de ombudsman; c. € 0,1 mln. voor de rekenkamer; d. € 0,3 mln. voor de griffie; II. Het college op te dragen specifiek ten behoeve van de GAD, in aanvulling op de afdoening motie GL.8 Stabiele financiering nieuwe GAD RIS314231, in de begroting 2024 een structurele toename op te nemen van € 0,3 mln. en in de begroting 2025 nog eens € 0,3 mln.; III. Het college op te dragen in overleg met het presidium te onderzoeken of ten behoeve van het programma raadsorganisatie een programmareserve kan worden ingesteld. Aldus besloten in de raadsvergadering van 8 juni 2023. De griffier

3

de burgemeester