20230525-RIS315240 Voorstel van het presidium tot vaststelling van een nieuwe Instructie voor de griffier van de gemeente Den Haag 2023

Datum 14 april 2023

Registratienummer Zaaknummer 224110 RIS315240

Voorstel van het presidium tot vaststelling van een nieuwe Instructie voor de griffier van de gemeente Den Haag 2023 Toelichting Algemeen Deze instructie geeft uitvoering aan artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet. Hierin is bepaald dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier. In aanvulling op de taken en bevoegdheden die de griffier voor de gemeenteraad verricht, geldt dat de griffier op basis van artikel 29 Wet kiescollege niet -ingezetenen ook dit kiescollege bij de uitoefening van haar taak terzijde staat. Dat doet de griffier door het kiescollege, haar voorzitter en de individuele leden bij het uitvoeren van hun taken te ondersteunen, het (mede) ondertekenen van stukken die van het kiescollege uitgaan en de aanwezigheid en ondersteuning bij de vergaderingen. De griffier heeft via een mandaatbesluit bepaald wie deze taken binnen de organisatie namens de griffier uitvoert. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld. Artikel 1. Algemene ondersteuning De verantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen van de raad en de individuele raadsleden en vormt samen met de secretaris de spil in het contact tussen de raad en het college. Artikel 2.

Agenda vergaderingen De raadsagenda's worden vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door het raadspresidium. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend. Artikelen 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen en 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Artikel 6. Ondersteuning enquetecommissie De enquêtecommissie is een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de

1

werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet is een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand te weten: De griffier draagt zorg voor voldoende ambtelijke ondersteuning van de commissie. Zo nodig kan de griffier een beroep doen op de gemeentesecretaris om hem voor de duur van het onderzoek een of meer medewerkers ter beschikking te stellen. Artikel 10. Organisatie griffie Ook de commissiesecretarissen vallen onder het gezag van de griffier. Het heeft de voorkeur dat deze functionarissen niet binnen het reguliere ambtelijke apparaat werken. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. De raad van de gemeente Den Haag; gelezen het voorstel van het presidium van 14 april 2023; gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet; besluit vast te stellen: de Instructie voor de griffier van de gemeente Den Haag 2023 Artikel 1. Algemene ondersteuning 1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad, de voorzitter en de leden van de raad en door de raad ingestelde commissies. 2. Hij is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet. Artikel 2.

Agenda vergaderingen De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. Artikel 3. Voorbereiding en verloop vergaderingen De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen. Artikel 4. Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 2. De commissiesecretarissen zijn aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en dragen onder eindverantwoordelijkheid van de griffier- zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 3. De griffier draagt zorg voor de opstelling en verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden. Artikel 5. Ondersteuning presidium 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

2

Artikel 6. Ondersteuning enquetecommissie Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Deze wordt door of onder verantwoordelijkheid van de griffier verschaft. Artikel 7. Mandaat college artikel 160 Gemeentewet Indien dat naar zijn oordeel nodig is, pleegt de griffier, ten behoeve van de uitoefening van de door het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 160 van de Gemeentewet aan haar/hem gemandateerde bevoegdheden, overleg met het presidium. Artikel 8. Ambtelijke bijstand De griffier voert overleg met de gemeentesecretaris ten behoeve van een goede informatievoorziening naar de bestuurlijke organisatie van de raad en verlening van ambtelijke bijstand conform de Regeling Ambtelijke bijstand. Artikel 9. Medezeggenschap en arbeidsvoorwaardenoverleg 1. De griffier draagt er zorg voor dat de opvattingen van de griffie worden meegewogen bij de totstandkoming van personele besluiten alsmede besluiten op organisatorisch gebied binnen het concern die op het personeel werkzaam bij de griffie, van toepassing worden verklaard. De griffier overlegt hierover met de gemeentesecretaris. 2. De griffier draagt er zorg voor dat de belangen van de griffie worden meegewogen in het overleg in het lokaal overleg met de vakbonden over de onderwerpen, genoemd in artikel 12 lid 2 van de Cao Gemeenten.

De griffier overlegt hierover met de gemeentesecretaris / algemeen directeur Den Haag. Artikel 10. Organisatie griffie 1. De griffier geeft leiding aan de griffie. 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3. De commissiesecretarissen handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier. Artikel 11. Verhindering en vervanging 1. Indien de griffier vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad. 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger. Artikel 12. Slotbepalingen 1.In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de raad. 2. De instructie griffier (2003, RIS101887) wordt ingetrokken. 3. Deze instructie treedt in werking de dag na vaststelling. 4. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Den Haag, 2023. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 25 mei 2023.

De griffier.

3

De voorzitter.