20211215-RIS310802 RV positionering GA GAD

Zaaknummer 170413 RIS-nummer 310802

Voorstel van het presidium tot wijziging positionering Gemeenteaccountant/Gemeentelijke Accountantsdienst Datum 2-12-2021

Inleiding In de eerste helft van dit jaar is in opdracht van een stuurgroep bestaande uit de voorzitter en een lid van de rekeningencommissie, collegeleden1, de griffier, en de gemeentesecretaris een extern onderzoek gedaan naar de toekomstige positionering van de Gemeentelijke accountantsdienst (GAD). Aanleiding om dit externe onderzoek uit te voeren is de vraag van de rekeningencommissie, naar de positionering van de GAD en of veranderingen naar de toekomst toe wenselijk zijn. Dit is een actuele vraag om meerdere redenen: -

Nieuwe regelgeving met betrekking tot een rechtmatigheidsverantwoording2, De wens van de gemeenteraad om de controlerende rol van de raad te versterken, De positie van de gemeenteaccountant en directeur GAD is momenteel vacant.

Met ingang van 2022 zal het college een rechtmatigheidsverantwoording opstellen die onderdeel wordt van de jaarrekening. In die rechtmatigheidsverantwoording legt de organisatie verantwoording af over de rechtmatigheid. De accountant controleert de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de controle op het getrouwe beeld van de jaarrekening. Dit onderzoek is uitgevoerd door het bureau Berenschot en is als bijlage bij dit raadsvoorstel gevoegd. Berenschot heeft vier varianten geschetst. De stuurgroep stelt voor om te kiezen voor de variant waarbij scherp onderscheid wordt gemaakt tussen taken en activiteiten voor het college en die voor de raad. In deze variant voert de GAD in principe geen tweede of derdelijns-activiteiten meer uit voor het college. De aansturing gebeurt hierbij exclusief door de gemeenteraad van de gemeente Den Haag. In dit raadsvoorstel wordt u voorgesteld in te stemmen met deze keuze. Het presidium zal de uitwerking van deze variant in gang zetten.

Historie GAD De gemeente Den Haag beschikt vanaf 1919 over een eigen Accountantsdienst. De afgelopen twintig jaar is de GAD aangestuurd door dezelfde directeur, die tevens gedurende die periode de gemeentelijke accountant was. Per 1 december 2020 is er een waarnemend accountant benoemd. Zij is bezig de professionalisering en ontwikkelingen vanuit de accountantssector verder door te zetten binnen de GAD, onder andere door meer met data en algoritmen te werken, door de onafhankelijke positie te verscherpen langs de actuele normen en door meer focus op houding en gedrag te leggen. Hiervoor is een concreet plan gemaakt, dat nu in uitvoering is.3

1 De raadsleden Scheper en De Vuyst, de collegeleden Mulder en Bruines 2

https://commissiebbv.nl/cms/view/c39ab2f1-1093-4571-862e-24970160d063/kadernota-rechtmatigheid-2022

3

Berenschot (2021), Omgaan met nabijheid. Positionering GAD en de gemeentelijke accountant, p. 12.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

/

Opzet en resultaat onderzoek Het bureau Berenschot is gevraagd om de volgende vraagstelling te onderzoeken en onderbouwd uit te werken in varianten: Wat is de meest passende, toekomstbestendige positionering voor de gemeentelijke accountant en de Gemeentelijke Accountants Dienst (GAD) van de gemeente Den Haag, gegeven de huidige context, rollen en taken en de wensen van de verschillende stakeholders? Het onderzoek is kort voor de zomer afgerond en heeft geresulteerd in vier varianten (bijlage bij dit raadsvoorstel). Nadien is het onderzoek zowel door de rekeningencommissie als het college vertrouwelijk besproken. Vervolgens zijn beide in de stuurgroep tot het besluit gekomen om te adviseren de keuze te maken voor de variant waarbij scherp onderscheid wordt gemaakt tussen taken en activiteiten voor het college en die voor de raad. In deze variant voert de GAD in principe geen tweede of derdelijns-activiteiten meer uit voor het college. De aansturing gebeurt hierbij exclusief door de gemeenteraad van de gemeente Den Haag. Dat advies van de stuurgroep vormt de basis voor dit raadsvoorstel. In het voorstel wordt achtereenvolgens ingegaan op de volgende deelaspecten: -

Omgevingsfactoren Voorstel variant, inclusief onderbouwing en doorontwikkeling Nader uit te werken aandachtspunten Vervolgproces

Omgevingsfactoren De onderzoekers van Berenschot vragen ook aandacht voor een aantal overige ontwikkelingen die samenhangen met de hoofdvraag en die zij betrokken hebben in hun advies. We noemen de belangrijkste. De onderzoekers concluderen dat landelijk sprake is van een tendens richting verscherpte eisen ten aanzien van het functioneren van accountants. De tendens tot aanscherping, waarvan wordt verwacht dat deze in de nabije toekomst zal doorzetten, betreft de aspecten onafhankelijkheid, kwaliteit en toezicht. Een heldere afbakening van rollen en functies tussen accountant en gecontroleerde wordt elders gezien als bevorderlijk voor onafhankelijkheid. Daarnaast wordt binnen de gemeente Den Haag momenteel gewerkt aan een versterking van de interne control en beheersing. Eén van de aanleidingen voor deze doorontwikkeling is de hiervoor genoemde verandering in regelgeving, waardoor het college per boekjaar 2022 verantwoordelijk is voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.

Voorstel variant Het presidium stelt uw raad voor om te kiezen voor de variant waarbij scherp onderscheid wordt gemaakt tussen taken en activiteiten voor het college en die voor de raad. In deze variant voert de GAD in principe geen tweede of derdelijns-activiteiten meer uit voor het college. De aansturing gebeurt hierbij exclusief door de gemeenteraad van de gemeente Den Haag. Hiermee onderschrijft het presidium het advies van de stuurgroep. In deze variant blijft het voordeel van de huidige GAD (nabijheid) en wordt de positie van de GAD ten opzichte van haar controleobject (de gemeentelijke organisatie) scherper afgebakend door budget en aansturing van de accountant en de accountantsdienst bij de raad onder te brengen. Dit betekent een versterking van de onafhankelijke positie van de GAD als accountant.

2/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

/

Onderbouwing Deze variant komt tegemoet aan de wens van de raad om haar controlerende rol te versterken, zonder dat de jaarrekeningcontrole volledig wordt uitbesteed. Ten behoeve van de versterking van de positie als accountant zal het budget van de accountantsdienst onder verantwoordelijkheid van de raad vallen (programma 1). Verder zal als extra waarborg voor onafhankelijkheid de werkgeversrol voor de directeur van de GAD verschoven worden van de gemeentesecretaris naar een (nog samen te stellen) commissie uit de gemeenteraad (bijv. een zgn. bedrijfsvoeringscommissie GAD). Deze commissie zal ook de aansturing van de accountantsdienst op zich nemen. Het budget en de aansturing voor tweede- en derdelijns-functies4 die nu door GAD worden uitgevoerd, wordt bij een keuze voor deze variant bij het college belegd. En het budget en de aansturing voor de accountantsfunctie (vierdelijns-functie) wordt bij de raad belegd. Dit komt tegemoet aan de wens van het college om scherp onderscheid aan te brengen in taken en activiteiten die enerzijds voor het college worden uitgevoerd en anderzijds voor de raad. Het betekent verder dat het fiscaal team en de taken van de subsidie-inspecteur in de toekomst geen deel meer uitmaken van de GAD, omdat dit taken zijn waar het college en de ambtelijke organisatie zelf verantwoordelijk voor zijn.

Ook de formatie voor de overige tweede en derdelijns werkzaamheden die de GAD nu voor de organisatie uitvoert, zal overgaan naar de ambtelijke organisatie. De variant die wij voorstellen sluit het beste aan bij het dualisme met een heldere rolverdeling tussen raad en college en accountant en te controleren organisatie. In andere varianten uit het Berenschot-rapport waarbij gewerkt wordt met een interne accountant blijft de raad verantwoordelijkheid dragen voor de aansturing van een beperkte formatie die aan taken werkt die vallen onder de verantwoordelijkheid van het college.5 Dit zou het werk van de samen te stellen raadscommissie kunnen bemoeilijken en achten wij daarom onwenselijk. Doorontwikkeling Het is van belang om zowel bij de reorganisatie als daarna de kwaliteitsnormen voor expertise, roulatie en redundantie6 in acht te nemen. Onder de kwaliteitseisen valt bijvoorbeeld het benoemen van een registeraccountant als plaatsvervangend gemeenteaccountant. De kwaliteit is ook gebaat bij een verbeterd toezicht op de accountantsdienst door de rekenkamer. De rekenkamer heeft de wettelijke taak tenminste elke 6 jaar een toezichtonderzoek uit te voeren naar de gemeentelijke accountantsdienst. De gemeentewet laat daarbij aan de toezichthouder ruimte bij de invulling van deze taak.

Het huidige bestuur van de Haagse rekenkamer wil deze toezichtstaak hoogwaardig uitvoeren door gebruik te maken van externe deskundigheid. Verder kan de positie van de GAD worden verduidelijkt door de organisatie een jaarverslag te laten uitbrengen. Gestreefd wordt naar de formele overgang van taken en formatie per 1-1-2023. Voor de jaren daarna geldt dat bezien moet worden welk effect dit heeft op de formatie van de GAD in zowel kwantiteit als kwaliteit en hoe een en ander optimaal geborgd kan worden. De mogelijkheden tot een samenwerking met een G4 stad (Amsterdam) of in regionaal verband kunnen op termijn bezien worden. Na maximaal 4 jaar (na overgang van formatie) zal een evaluatie gehouden worden, daarin kan dit aspect gewogen worden.

4

Met de eerste lijn wordt bedoeld het primair proces en management daarvan, met de tweede lijn wordt bedoeld control en ondersteunde functies, met derde lijn wordt de interne audit afdeling en met de vierde lijn de accountant. 5 Berenschot (2021), Omgaan met nabijheid. Positonering GAD en Gemeentelijke Accountant, p.24. 6 In deze context betekent het dat de GAD in staat is personeelsuitval op te vangen, zonder dat dit de uitvoering van haar kerntaken in gevaar brengt.

3/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

/

Nader uit te werken aandachtspunten De keuze voor de voorgestelde variant heeft een aantal aandachtspunten die nader zullen moeten worden uitgewerkt, we noemen de belangrijkste. Formatieve effecten Leidend principe bij herverdeling van taken is mens volgt werk. Dat betekent dat voor de taken die overgaan naar de ambtelijke organisatie, de formatie voor deze taken ook overgaat naar de ambtelijke organisatie. Dit zal zorgvuldig moeten gebeuren omdat de taakuitvoering in de tussentijd doorloopt. Begrotingseffect De budgetverantwoordelijkheid verschuift in deze variant met betrekking tot de GAD van het college naar de raad (programma 1). De precieze invulling hiervan dient nader te worden uitgewerkt. Aandachtspunten hierbij zijn het besluitvormingsproces over de GAD-begroting en de keuze voor een passende bekostigingssystematiek. Governance De aansturing van de GAD zal belegd worden bij de gemeenteraad (in de vorm van een werkgeverscommissie of een commissie bedrijfsvoering GAD). De verandering ten opzichte van de huidige situatie is hierdoor dat de gemeentesecretaris niet langer de functioneel leidinggevende van de directeur van de GAD is. De GAD maakt in de nieuwe situatie geen deel meer uit van het gemeentelijke concern-dienstenmodel. Deze veranderingen vragen nadere uitwerking en instelling van een zgn. Werkgeverscommissie c.q. een commissie bedrijfsvoering GAD vanuit de raad.

Kwaliteitsmaatregelen Uit het Berenschot-rapport blijkt dat de eisen op het gebied van kwaliteit, onafhankelijkheid en toezicht voor accountants de afgelopen jaren strenger zijn geworden. De respondenten uit het onderzoek verwachten dat de eisen de komende jaren verder zullen toenemen. Om aan deze eisen te blijven voldoen, dient voldoende aandacht te zijn voor processen, procedures en kwaliteitszorg.

Vervolgproces Nadat uw raad tot besluitvorming is gekomen over dit raadsvoorstel start de uitwerking. Omdat er in dit geval sprake is van een politiek besluit (artikel 46d onder b van de WOR) heeft er, nog voor de gemeenteraad een definitief besluit neemt, een constructief gesprek plaatsgevonden met de OR en alle medewerkers van de GAD en een delegatie van de rekeningencommissie. Het rapport van Berenschot is daartoe vooraf gedeeld met het personeel. In dit gesprek is het rapport toegelicht en is ook nadrukkelijk stilgestaan bij de principekeuze die in dit voorstel voorligt. Het personeel van de GAD zal in het vervolgproces via de medezeggenschap vanzelfsprekend advies uit kunnen brengen over de verschillende (uitvoerings)besluiten die nog genomen moeten worden. Hiermee wordt gewaarborgd dat de belangen en wensen van het personeel tijdens het proces serieus worden meegenomen. Datzelfde geldt voor onderdelen van de gemeente waarin eventuele over te dragen taken van de GAD worden geborgd. Ook heeft de OR GAD adviesrecht bij de benoeming van een nieuwe directeur. Stap 1: werving en benoeming directeur GAD/gemeenteaccountant Zodra duidelijk is in welke omstandigheden (voorkeursvariant) de nieuwe directeur GAD/ gemeenteaccountant dient te gaan werken, kan deze worden geworven. De nieuwe directeur gaat de reorganisatie leiden vanuit de GAD.

Voor de werving wordt een extern headhuntersbureau geselecteerd, uit meerdere bureaus waarmee de gemeente al ervaring heeft. De werving wordt gedaan op basis van een profielschets, waarin o.a. de opdracht t.b.v. het aankomende reorganisatietraject en de nieuwe taken, activiteiten en aansturing van de directeur GAD/gemeenteaccountant worden benoemd. De selectiecommissie zal bestaan uit een drietal leden: 2 uit de rekeningencommissie en 1 lid van het presidium/rekeningencommissie. Tevens zal een benoemingsadviescommissie betrokken

4/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

/

worden in dit proces, waarin het personeel van de GAD en de griffier vertegenwoordigd zijn. De OR van de GAD zal om advies gevraagd worden. De nieuwe directeur zal benoemd worden voor de duur van zeven jaar, in lijn met de hoogste standaarden voor onafhankelijkheid.7 Streven is erop gericht om voor maart 2022 een nieuwe directeur Accountantsdienst/gemeenteaccountant te benoemen. Stap 2: start project herpositionering Deze fase start met de werving van een projectleider. Deze krijgt de opgave om op basis van de gekozen variant een plan te maken waarin onder andere aandacht wordt besteed aan de volgende zaken: Uitwerken formatieve gevolgen voor de GAD en de ambtelijke organisatie, Nader uitwerken budgetverantwoordelijkheid, aansturing en werkgeversrol (in overleg met presidium en de directeur GAD), Positionering secretaris rekeningencommissie, Aanpassing betrokken (organisatie)regelingen. Stap 3: start reorganisatie GAD Op basis van de inventarisatie gemaakt door de projectleider dient een reorganisatietraject te worden opgestart. Stap 4: update raad Halverwege het reorganisatietraject krijgt u een update op hoofdlijnen, inclusief planning. Deze update vindt plaats najaar 2022. Stap 5: raadsbesluit(en) nieuwe situatie De taken en de positie van de GAD worden aangepast.

De huidige taken en positie zijn vastgelegd in de verordening van de rekeningencommissie, de controleverordening en de organisatieregeling. Deze regelingen dienen dus te worden aangepast aan de nieuwe situatie. Doelstelling is de nieuwe situatie per 1 januari 2023 van kracht te laten zijn.

Raadsbesluit Gezien het vorenstaande stelt het presidium de raad voor het volgende besluit te nemen: De raad van de gemeente Den Haag, Gelet op artikel 213 Gemeentewet, lid 2, en het onderzoek uitgevoerd door Berenschot naar varianten inzake de toekomstige positionering van de gemeenteaccountant en de gemeentelijke accountantsdienst en het advies van de stuurgroep Positionering GAD Besluit: 1.

2. 3. 4.

Te kiezen voor de variant waarbij scherp onderscheid wordt gemaakt tussen taken en activiteiten voor het college en die voor de raad. In deze variant voert de GAD in principe geen tweede of derdelijns-activiteiten meer uit voor het college. De aansturing gebeurt hierbij exclusief door de raad van de gemeente Den Haag. Het presidium (dat mandaat verstrekt aan de Rekeningencommissie) en het college opdracht te geven de organisatorische randvoorwaarden in gang te zetten om dit uit te werken. Doelstelling is de nieuwe situatie in te laten gaan per 1 januari 2023. De werving voor een directeur Accountantsdienst / gemeente accountant te starten.

7

Koninklijke Nederlandse Beroepsvereniging voor Accountants (NBA), Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten, hoofdstuk 7. Url: Verordening (nba.nl)

5/6

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

/

Aldus besloten in de raadsvergadering van 16 december 2021 De voorzitter,

de griffier,

6/6