20211007-RIS309290 GEAMENDEERD Wensen en bedenkingen voorgenomen cb Vorming van één Haagse straatreinigingsorganisatie

Datum

Registratienummer

29 juni 2021

DSB/10114503 RIS309290

Voorstel van het college inzake Wensen en bedenkingen omtrent het voorgenomen collegebesluit ‘Vorming van één Haagse straatreinigingsorganisatie’ TOELICHTING Een efficiënte uitvoeringsorganisatie voor een schone stad en gelijke beloning voor gelijke arbeid. Dat waren enkele maanden geleden de doorslaggevende motieven om de weg in te slaan van samenvoeging van de stichting Haags Werkbedrijf (HWB) en het Haags Veegbedrijf (HVB), een bedrijfsonderdeel van de gemeentelijke dienst Stadsbeheer. Op 26 januari 2021 nam het college het besluit (RIS307597) om eerste stappen te gaan zetten op weg naar één straatreinigingsorganisatie. Nog geen besluit over de overname en samenvoeging, maar een besluit over serieuze voorbereiding daarvan. Namelijk: • een due diligence onderzoek (boekenonderzoek) naar mogelijke risico’s in de bedrijfsvoering van de stichting HWB; • een impactanalyse van overname van de stichting HWB voor de gemeentelijke bedrijfsvoering, met een accent op personele en financiële gevolgen; • een stappenplan voor stapsgewijze ontwikkeling naar één straatreinigingsorganisatie; • een samenwerkingsovereenkomst tussen de stichting HWB en de gemeente met afspraken voor de periode tot de samenvoeging. De voorbereidingen zijn gereed.

Het college heeft een voorgenomen besluit genomen over de vorming van één Haagse straatreinigingsorganisatie door overname van het HWB en samenvoeging met het HVB binnen de dienst Stadsbeheer (RIS309291). Alvorens een definitief besluit te nemen, wordt de raad gevraagd zijn wensen en bedenkingen over het voorgenomen collegebesluit kenbaar te maken. De voorbereidingen van de voorbije maanden bevestigen dat het overnemen van de stichting HWB en het samenvoegen met het HVB tot één straatreinigingsorganisatie een wenselijke én verantwoorde keuze is. Het college heeft de bevindingen vertaald in een voorgenomen besluit. In de voorbereidingen van het besluit zijn de medewerkers van het HVB en HWB, het bestuur en management van het HWB en de ondernemingsraden van het HWB en de dienst Stadsbeheer nauw betrokken geweest. De keuze wordt breed gedragen. Na voltooiing van de voorhangprocedure kan het college een definitief besluit nemen. De raad wordt gevraagd om op 15 september het raadsvoorstel te behandelen. Het college kan eind september dan een definitief besluit nemen. De implementatietijd van het besluit beloopt ongeveer één jaar. Dit betekent dat de overname en samenvoeging op 1 oktober 2022 kunnen plaatsvinden.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10114503

De toelichting van dit voorstel bevat vier paragrafen. 1. De uitkomsten van de voorbereidingsfase. 2. De strekking van het voorgenomen besluit. 3. De inrichting van de implementatiefase. 4. De wijze waarop betrokkenen invloed kunnen uitoefenen. Een laatste inleidende opmerking. Dit is een besluit met grote impact. De stichting HWB zal door dit besluit na een bestaan van 25 jaar verdwijnen. De gemeente Den Haag zal in de loop van 2022 circa 300 nieuwe collega’s verwelkomen. De straatreinigingsorganisatie zal zo’n 700 medewerkers tellen. 1. De voorbereidingsfase In de maanden januari t/m mei 2021 zijn de volgende voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd. Het due diligence onderzoek Accountantskantoor Baker Tilly heeft het due diligence onderzoek uitgevoerd. Het onderzoek is een analyse van de arbeidsrechtelijke, overig personele, financiële, fiscale en juridische risico’s. Dit levert het beeld opgeleverd dat geen van de aangetroffen risico’s van dien aard is dat het overnemen van het HWB onverantwoord zou zijn. Veel zaken waren al bekend op grond van de langjarige relatie tussen de gemeente en het HWB. Een voorbeeld is het ziekteverzuim. De impactanalyse De impactanalyse is gemaakt op basis van de volgende vier bestuurlijke uitgangspunten: 1. Alle medewerkers van het HWB stromen in bij de gemeente (“overgang van onderneming”).

Niemand wordt boventallig in het kader van de overname. 2. Geen enkele medewerker van het HWB gaat er financieel op achteruit. 3. Gelijke beloning voor gelijke arbeid. Dit uitgangspunt is relevant voor de servicemedewerkers in de buurtserviceteams. De servicemedewerkers zijn in dienst van deels het HWB en deels het HVB, doen hetzelfde werk, worden verschillend beloond en hebben verschillende arbeidsvoorwaarden. 4. De nieuwe straatreinigingsorganisatie kan op termijn budgetneutraal opereren. Alle arbeidsvoorwaarden (inclusief pensioenregelingen) van de stichting HWB en gemeente Den Haag zijn geïnventariseerd, gekwantificeerd en met elkaar vergeleken. Alle functiegroepen binnen het HWB zijn ingepast in het Haags Generiek Functiehuis. Dat wil zeggen dat voor elke functie binnen het HWB het equivalente gemeentelijk generiek functieprofiel (inclusief salarisschaal) is bepaald. Daarnaast is het salarishuis van HWB vergeleken met het gemeentelijk salarishuis. Vervolgens is een businesscase gemaakt waarin zowel de structurele exploitatiekosten als de eenmalige programma- en transitiekosten voor de straatreinigingsorganisatie zijn geraamd. In de businesscase zijn voornoemde bestuurlijke uitgangspunten leidend.

2/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10114503

Zie onderstaand de berekening van de jaarlijkse exploitatiekosten voor de straatreinigingsorganisatie. De businesscase is sluitend, na realisatie van synergievoordelen. De synergievoordelen passen binnen de genoemde uitgangspunten.

Budgettaire opstelling exploitatiekosten

Totaal

Kosten Salaris + overhead

€ 13.980.000,-

Dekking Huidige beschikbare begroting ten behoeve van HWB Realiseren synergievoordelen van één organisatie Totaal

€ 13.495.000,€ 485.000,€ 13.980.000,-

Naast de structurele kosten van de straatreinigingsorganisatie zijn de programma- en transitiekosten geraamd. De raming is een bedrag van circa € 2.875.000,-. Daarnaast is geraamd welke middelen uit de reserves en het eigen vermogen van de stichting HWB vrijvallen na de opheffing van de stichting en welke middelen kunnen worden ingezet vanuit het programma Buitenruimte. De businesscase is sluitend. Het is noodzakelijk om hiervoor een bestemmingsreserve aan te maken.

Budgettaire opstelling frictie- & transitiekosten

Totaal

Kosten Programmakosten Transitiekosten Totaal

€ 525.000,€ 2.350.000,€ 2.875.000,-

Dekking Vrijval eigen vermogen en voorzieningen HWB Programma Buitenruimte Totaal

€ 2.100.000,€ 775.000,€ 2.875.000,-

Na onderhandelingen met de vakbonden zal de businesscase worden geactualiseerd. De routekaart De routekaart beschrijft de globale stappen op weg naar één straatreinigingsorganisatie. De routekaart werkt toe naar overname van mensen en middelen per 1 oktober 2022 met aandacht voor inbedding in de maanden daarna, afrondend met een evaluatie van het gehele proces. De routekaart wordt ingericht volgens de geldende SBK-spelregels. Na het nemen van een definitief collegebesluit, wordt het collegebesluit vertaald in een voornemen tot reorganisatie, dat wordt voorgelegd aan de ondernemingsraad Stadsbeheer. Vervolgens wordt aan de ondernemingsraad DSB, evenals aan de ondernemingsraad HWB, een plan van aanpak voorgelegd om één straatreinigingsorganisatie te vormen. Dit proces loopt parallel met de onderhandelingen met de vakbonden. Naar verwachting kan vanaf februari 2022 worden gestart met de daadwerkelijke plaatsing- en onboardingsprocedures. In het proces op weg naar 1 oktober 2022, de startdatum van de nieuwe organisatie, wordt beide ondernemingsraden regelmatig geïnformeerd over voortgang van het proces.

3/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10114503

Vooruitlopend op het definitieve collegebesluit worden deze zomer een stuurgroep en projectgroep ingericht. In de stuurgroep zullen naast enkele deelnemers vanuit de gemeente, ook de voorzitter en directeur van het HWB zitting nemen, zodat het HWB goed betrokken is. De projectgroep omvat alle disciplines die nodig zijn ter ondersteuning van de onderhandelingen met de vakbonden, een gedegen besluitvormingsproces, goede en zorgvuldige voorbereiding voor het binnenhalen van medewerkers en het overnemen van middelen, contracten, wagenpark e.d., en bovenal veel aandacht voor begeleiding van de overgang naar en inbedding van de nieuwe collega’s binnen de gemeentelijke organisatie. De samenwerkingsovereenkomst Er loopt een jaarlijkse samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeente en HWB. Voor de transitie wordt een aanvullende samenwerkingsovereenkomst gesloten. Deze bevat extra afspraken die nodig zijn om de nieuwe straatreinigingsorganisatie tot stand te laten komen. 2. Het collegebesluit De eerste drie besluitpunten zijn de kern van het besluit en vragen een algemene toelichting. De betekenis van “overnemen” Juridisch gezien neemt de gemeente Den Haag niet de stichting HWB over maar de medewerkers, activiteiten, verplichtingen en bezittingen van de stichting HWB. Er blijft een ‘lege’ stichting over.

Het stichtingsbestuur is bevoegd het HWB op te heffen, met goedkeuring van de gemeente. Dat staat in de statuten. Het stichtingsbestuur is voornemens de stichting op te heffen na 1 oktober 2022 en heeft ondersteuning van de gemeente gevraagd. Dat is toegezegd. Het “Haags Veegbedrijf” heet formeel het “Veeg- en Straatbedrijf”. Om een juridisch correct besluit te nemen, is de laatstgenoemde naam gebruikt in het besluit. De plek binnen de gemeentelijke organisatie Op 1 oktober 2022 gebeuren er feitelijk vier dingen: de nieuwe straatreinigingsorganisatie ontstaat, het HVB verdwijnt, het HWB blijft als ‘lege’ stichting achter en alle medewerkers van HWB en HVB komen te werken in een nieuwe gezamenlijke organisatie. De managementteams van het HVB en HWB hebben de voorbije maanden samen al globaal verkend hoe de toekomstige straatreinigingsorganisatie eruit kan komen te zien, dit heeft geresulteerd in een ‘houtskoolschets’. Dit sluit op hoofdlijnen aan bij de huidige inrichting van het HVB. In de dagelijkse operatie op straat zijn de medewerkers in buurtserviceteams het meest talrijk. Dit zijn vegers van het HVB, het HWB en ook Den Haag Werkt die nu al samen in gemengde ploegen werken, vanuit dezelfde panden waar ze onder meer samen lunchen. Voor hen verandert er relatief weinig. Wat voor de HWB-medewerkers gaat veranderen, is wie hun werkgever is.

De samenvoeging heeft geen impact op de arbeidsvoorwaarden en werkgarantie voor de Wsw’ers die vanuit Den Haag Werkt meewerken in de Buurtserviceteams. Deze blijven ongewijzigd bestaan. Het HVB en HWB hebben daarnaast meerdere groepen medewerkers buiten de buurtserviceteams. Binnen het HVB zijn dat de vakkrachten schoon, de medewerkers die onderhoud aan straatmeubilair plegen en de medewerkers van het bedrijfsbureau. Binnen het HWB zijn dat de medewerkers openbare ruimte die adressenonderzoek doen in verkeerd aangeboden afval, verkeersregelaars en medewerkers in een bedrijfsvoeringsfunctie. Deze medewerkers krijgen een eigen plek in de nieuwe organisatie. Voor de HWB-medewerkers in een bedrijfsvoeringsfunctie geldt een iets andere situatie. Sommigen zullen op een later moment instromen bij de dienst Bedrijfsvoering en van daaruit gedeconcentreerde dienstverlening leveren. Medewerkers die nabij de buurtserviceteams begeleidend werk doen voor en met deze medewerkers, blijven onderdeel van de straatreinigingsorganisatie.

4/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10114503

In de eerste twee jaar na samenvoeging wordt bezien hoe en waar het werk van deze groep medewerkers het beste kan worden georganiseerd. 3. De implementatiefase De implementatie van het collegebesluit krijgt vorm conform alle deelbesluiten en de onderliggende routekaart. Behalve de voorbereidingen voor de onboarding van medewerkers en de overname van middelen, krijgt ook de sturing op de dagelijkse operatie verder vorm in 2021 en 2022. Dit loopt naast het traject met de ondernemingsraden en de vakbonden. In 2020 is een start gemaakt met de nauwere samenwerking tussen de operationeel leidinggevenden van het HVB en het HWB. Die samenwerking wordt voortgezet en uitgebreid. De overgang van alle HWB-medewerkers wordt voorzien op 1 oktober 2022. Een belangrijk onderdeel is het inrichten van een cultuurtraject zodat de nieuwe straatreinigingsorganisatie haar eigen identiteit binnen de gemeente kan definiëren. Naamgeving van de organisatie is hier onderdeel van. De aanzet hiertoe wordt al in de kwartalen 2 en 3 van 2022 gegeven, maar zal vanzelfsprekend pas met ingang van de overgang (1 oktober 2022) echt gestalte gaan krijgen. 4. De betrokkenen Het samenvoegen van twee organisaties in één straatreinigingsorganisatie kan alleen goed slagen als de betrokkenen goed aan boord zijn. In deze laatste paragraaf staat hoe dit vorm krijgt.

De medewerkers Het begint met de medewerkers van het HVB en HWB. De HWB-medewerkers worden onderdeel van één organisatie, voor hen verdwijnt de huidige werkgever en wordt de gemeente de nieuwe werkgever. Al bij het besluit in januari 2021 is ingezet op tijdige en toegankelijke communicatie. Alle medewerkers zijn geïnformeerd voordat het nieuws naar buiten werd gebracht. Het management van HVB en HWB heeft een ronde langs alle werklocaties in de stad gemaakt. Dat is goed geweest en is ook goed gevallen. Met die manier van werken, in gezamenlijkheid, gaan de stichting HWB en de dienst Stadsbeheer in de volgende fase door. Alle medewerkers worden via meerdere kanalen en op meerdere momenten geïnformeerd en betrokken. De managementteams De aanpak van de voorbereidingsfase kenmerkt zich door een bewuste investering in het wederzijdse vertrouwen tussen de managementteams van het HVB en HWB. De managementteams trekken nauw met elkaar op in de transitie van twee organisaties naar één organisatie. Dat loopt nu goed en wordt voortgezet. Ook met het bestuur van het HWB is enkele malen gesproken. Die lijn zet het college voort. Het HWB-bestuur vindt het heel belangrijk dat de gemeente haar sociaal werkgeverschap goed invult voor de medewerkers, omdat het een kwetsbare groep betreft. Het college zal zich hiervoor ten volle inspannen; de plannen zijn daarop gericht.

De ondernemingsraden Bij de samenvoeging van het HVB en HWB zijn de ondernemingsraden van de dienst Stadsbeheer en de stichting HWB betrokken. In de voorbereidingsfase zijn beide ondernemingsraden op de hoogte gehouden van de plannen en de vorderingen daarin. Dat zijn gescheiden trajecten vanuit gescheiden verantwoordelijkheden, maar uiteraard vindt afstemming plaats, alleen al omdat de medewerkers van het HVB en HWB elkaar dagelijks tegenkomen.

5/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10114503

Na het collegebesluit zal de directie van de dienst Stadsbeheer een adviesaanvraag doen bij de OR van DSB. De OR van DSB heeft adviesrecht. Niet over het principebesluit van overname en samenvoeging – waarvoor in dit geval het politieke primaat geldt – maar over de personele gevolgen van overname en samenvoeging. Ook het bestuur van de stichting HWB zal een voorgenomen besluit nemen. Een besluit tot opheffing volgt na 1 oktober 2022. De OR van de stichting HWB heeft adviesrecht. De ondernemingsraad van SZW zal op de hoofte gehouden worden van de ontwikkelingen. Zoals gezegd verandert voor de medewerkers van Den Haag Werkt niets. De vakbonden Bij overname van de ene organisatie door de andere organisatie geldt het principe van “overgang van onderneming”: de overnemende organisatie dient de arbeidsvoorwaarden van de latende organisatie te volgen. In een Sociaal Statuut worden afspraken gemaakt met vakbonden over de arbeidsvoorwaarden voor de over te nemen groep medewerkers. Over het Sociaal Statuut moet worden onderhandeld. De wethouder Economie, Internationaal en Dienstverlening zal de onderhandelingen leiden vanuit haar verantwoordelijkheid voor personeel en organisatie. In de voorbije periode zijn al eerste contacten gelegd met enkele vakbonden. Vooralsnog zijn zij alleen op de hoogte van het op handen zijnde besluit gebracht.

Overleg kan pas starten nadat het definitieve collegebesluit genomen is. De verwachting is dat de onderhandelingen de periode van het laatste kwartaal 2021 en het eerste kwartaal 2022 zullen beslaan. De gemeenteraad Na de procedure van wensen en bedenkingen en het definitieve besluit zal het college de raad halfjaarlijks op de hoogte houden van de vorderingen in het proces van transitie en onboarding. Wensen en bedenkingen van de raad Artikel 160, lid 2, van de Gemeentewet bepaalt het volgende. “Het college besluit slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.” Hoewel geen sprake is van de oprichting van of deelneming in een stichting, maar de overname van de medewerkers, activiteiten, bezittingen en verplichtingen van een stichting, en het college bevoegd is om dit besluit te nemen, hecht het college er belang aan dat de raad de gelegenheid heeft wensen en bedenkingen kenbaar te maken.

In het collegebesluit op basis waarvan een start is gemaakt met de voorbereidingen voor de mogelijke overname en samenvoeging (collegebesluit van 26 januari 2021, RIS307597), was al een procedure van wensen en bedenkingen in het vooruitzicht gesteld.

6/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSB/10114503

De raad van de gemeente Den Haag, gezien het voorstel van het college van 29 juni 2021, besluit:

I.* De volgende wensen en bedenkingen kenbaar te maken omtrent het voorgenomen collegebesluit ‘Vorming van één Haagse straatreinigingsorganisatie’ (RIS309291): De gemeenteraad besluit in te stemmen met het voorgenomen besluit ‘Vorming van één Haagse straatreinigingsorganisatie’, onder de voorwaarde dat de raad geïnformeerd wordt over de uitkomsten van de gesprekken met de vakbonden over de arbeidsvoorwaarden van de over te nemen HWBmedewerkers en hierbij de mogelijkheid krijgt om zich ruim voor de definitieve startdatum van de nieuwe straatreinigingsorganisatie uit te spreken over het resultaat met de instrumenten die deze tot zijn beschikking heeft. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 7 oktober 2021. De griffier,

De voorzitter,

* geamendeerd in de raadsvergadering van 7 oktober 2021.

7/7