20210714-RIS307490 Raadsvoorstel rekenkameronderzoek geheimhouding

Raadsvoorstel rekenkameronderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ RIS307490

Voorstel van de Rekenkamer Den Haag inzake het rekenkameronderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ van 14 januari 2021

INLEIDING Openbaarheid is het centrale uitgangspunt in het handelen van het openbaar bestuur. Volgens de Grondwet moet de gehele overheid bij de uitoefening van haar verschillende taken, deze openbaarheid in acht nemen. Openbaarheid van bestuur is van groot belang voor het functioneren van de democratische rechtsstaat. Door openbaarheid kunnen burgers inzage hebben in het handelen van de overheid. Er kunnen echter gegronde redenen bestaan om informatie niet openbaar te maken. In de Grondwet is opgenomen dat hierover in de wet regels gesteld worden.1 Verschillende fracties hebben begin 2019 aan de rekenkamer laten weten, dat een onderzoek naar geheimhouding voor de gemeenteraad zeer bruikbaar zou zijn. Geheimhouding is namelijk een onderwerp dat regelmatig speelt in de raad. Met enige regelmaat staat in de raad de noodzaak tot geheimhouding ter discussie. Dit was bijvoorbeeld het geval inzake het verkoopproces van de aandelen van Eneco en inzake het openbaar maken van informatie over de vreugdevuren in 2019.

Daarnaast werd op 20 mei 2020 in de gemeenteraad een initiatiefnota Openbaarheid ingediend, waarin de initiatiefnemers pleiten voor het versterken van het beleid rond openbaarheid.2 Tevens werd op 25 mei 2020 een initiatiefvoorstel ‘Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis’ ingediend.3 Tot slot speelde in juni 2020 tussen het college en de raad een discussie over de openbaarmaking van informatie inzake een integriteitskwestie4. Op 5 augustus 2019 is de rekenkamer gestart met het onderzoek naar geheimhouding. 5 De rekenkamer heeft onder andere gesprekken gevoerd met ambtenaren. Raadsleden en fractievertegenwoordigers zijn benaderd middels een enquête en daaropvolgend heeft een werkbespreking plaatsgevonden. Daarnaast heeft de rekenkamer een dossieranalyse uitgevoerd om te onderzoeken hoe de procedures van geheimhouding in de praktijk worden uitgevoerd met betrekking tot bestuurlijke stukken en besloten vergaderingen. Op 26 juni 2020 heeft de rekenkamer het feitenrapport met bevindingen voor feitelijk wederhoor afgerond. Na het ontvangen van de feitelijke wederhoorreactie heeft de rekenkamer de ambtelijke organisatie van aanvullende informatie met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek voorzien en gelegenheid gegeven hier op te reageren.

Op 23 september 2020 heeft de rekenkamer de laatste informatie van de ambtelijke organisatie ontvangen die nodig was voor de verwerking van de feitelijk wederhoorreactie. Na de verwerking van het feitelijk wederhoor is het bestuurlijk rapport met conclusies en aanbevelingen afgerond en op 25 november 2020 voor bestuurlijk wederhoor verzonden naar het college van burgemeester en wethouders. Het

1

1 Grondwet artikel 110 en https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/wet-openbaarheid-van-bestuur-wob/openbaarheid-vanoverheidsinformatie 2

RIS305042 Initiatiefnota ‘Openbaarheid’, CDA, PvdA, PvdD en HSP, ingediend 20 mei 2020.

3

RIS305368 Initiatiefvoorstel ‘Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis, Hart voor Den Haag/Groep de Mos, ingediend 25 mei 2020. 4

RIS305570 Raadsmededeling ‘Afwegingskader openbaarmaking informatie integriteitskwestie’, College van Burgemeester en Wethouders, 16 juni 2020. 5

RIS303372 Onderzoeksopzet Geheimhouding, Rekenkamer Den Haag, 5 augustus 2019

Raadsvoorstel rekenkameronderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ RIS307490

bestuurlijk rapport is tevens verzonden aan de griffier, waarbij is aangegeven dat het presidium tevens de mogelijkheid heeft om de te reageren op het rapport. Het college en het presidium hebben op resp. 16 en 17 december 2020 op het rapport gereageerd.

Centrale onderzoeksvraag In dit onderzoek is de volgende centrale onderzoeksvraag beantwoord:

In hoeverre zijn het beleid en de praktijk van (het opleggen, bekrachtigen en opheffen van) geheimhouding van de gemeente in overeenstemming met de wettelijke en de eigen kaders?

Afbakening van het onderzoek Het onderzoek richt zich op geheimhouding zoals bedoeld in de Gemeentewet. 6 Het gaat hier om het proces van opleggen, bekrachtigen en opheffen van de geheimhouding op stukken. Tevens is het proces van het in beslotenheid vergaderen in het onderzoek betrokken. De rekenkamer heeft de bestaande wettelijke- en beleidskaders rondom geheimhouding in beeld gebracht, en heeft onderzocht hoe deze door de gemeente worden toegepast. De rekenkamer heeft ook de ontwikkelingen van de voorgestelde Wet Open Overheid (Woo)7 en het wetsvoorstel tot wijziging van de Gemeentewet ter bevordering van de bestuurlijke integriteit8 in het onderzoek betrokken. Verzoeken van onder andere burgers en journalisten op grond van de Wob vallen buiten de reikwijdte van dit onderzoek.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Op basis van het onderzoek naar geheimhouding komt de rekenkamer tot de volgende conclusies:

Hoofdconclusie Het beleid en de praktijk ten aanzien van geheimhouding op stukken en besloten vergaderingen van de raad en raadscommissies, is ten dele in overeenstemming met de wettelijke kaders. De hoofdconclusie is gebaseerd op de volgende deelconclusies:

6

Zoals genoemd in artikelen 25, 55 en 86 Gemeentewet. De Gemeentewet hanteert enkel het begrip 'geheim'. Het begrip 'vertrouwelijk' komt niet voor in de Gemeentewet. Vergaderingen raad: artikel 23 Gemeentewet; vergaderingen college: artikel 54 Gemeentewet. 7

De Woo vervangt op termijn de huidige Wob. De Woo is een initiatiefwet uit 2012, het wetsvoorstel is in april 2016 aangenomen door de Tweede Kamer. In januari 2019 is de Wijzigingswet Wet open overheid bij de Tweede Kamer ingediend. Het doel van de Woo is de (semi-) overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Op verzoek van de rekenkamer heeft prof. mr. S.A.J. (Solke) Munneke een korte toelichting geschreven over de Woo, zie bijlage 3 B3.1) van het feitenrapport. 8

Op dit moment ligt er een wetsvoorstel tot o.a. wijziging van de Gemeentewet m.b.t. geheimhouding. In het voorstel vindt geen bekrachtiging van geheimhouding meer plaats. https://wetgevingskalender.overheid.nl/Regeling/WGK009590, bezocht: 24 november 2020.

2

Raadsvoorstel rekenkameronderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ RIS307490

Deelconclusie 1 Het beleid en de uitvoering ten aanzien van geheimhouding op stukken die bij het college berusten of stukken die door het college aan de raad worden gezonden, zijn grotendeels consistent met elkaar en in overeenstemming met wet- en regelgeving. Deze deelconclusie is gebaseerd op de volgende bevindingen: a)

Het college hanteert in het algemeen de juiste geheimhoudingsgronden in het geval geheimhouding wordt opgelegd.

b) De besluiten om geheimhouding op te leggen worden met enkel het noemen van de relevante wetsartikelen niet goed gemotiveerd. c)

Voor stukken die naar de raad of raadscommissies gaan wordt de geheimhouding duidelijk vermeld op het stuk.

d) Voor geheime stukken die aan de raad worden gezonden, wordt goed bewaakt dat de geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering wordt bekrachtigd. Deelconclusie 2 Het opheffen van de geheimhouding en openbaar maken van de stukken gebeurt nauwelijks, wat niet in overeenstemming is met het principe “openbaar, tenzij”. Deze deelconclusie is gebaseerd op de volgende bevindingen: a)

Hoewel er beleid is ten aanzien van de opheffing van de geheimhouding op stukken die naar de raad of raadscommissies zijn gegaan, schiet dit in de praktijk tekort.

b) Het college heeft nauwelijks beleid ten aanzien van de opheffing van geheimhouding op stukken die bij het college berusten en ook de uitvoering is hier niet op gericht. Deelconclusie 3 De raad stelt op onderdelen geen heldere kaders ten aanzien van geheimhouding. Deze deelconclusie is gebaseerd op de volgende bevindingen: a)

De raad heeft de werkafspraken tussen het college en het fractievoorzittersoverleg niet vastgesteld en beschikt niet over een overkoepelend beleidskader.

b) De raad heeft geen of geen eenduidig beleid ten aanzien van het motiveren van de geheimhouding, het kennisnemen van geheime stukken en het opleggen van geheimhouding op gehele stukken of op delen. Deelconclusie 4 Het beleid en de uitvoering door de raad ten aanzien van geheimhouding op stukken en besloten vergaderingen is op onderdelen niet in overeenstemming met wet- en regelgeving. Deze deelconclusie is gebaseerd op de volgende bevindingen: a)

Stukken die het college onder geheimhouding met de commissies deelt zijn voor alle raadsleden, fractievertegenwoordigers en -ondersteuners beschikbaar.

b) De raad legt geen geheimhouding op na afloop van besloten vergaderingen.

3

Raadsvoorstel rekenkameronderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ RIS307490

c)

In de procedurele afspraken om de geheimhouding op te heffen zitten vanwege de Haagse praktijk en onduidelijke wetgeving twee onnodige stappen.

Aanbevelingen Op basis van het onderzoek doet de rekenkamer 16 aanbevelingen die in het dictum van het conceptraadsbesluit (zie hierna) zijn opgenomen.

REACTIE COLLEGE BURGEMEESTER EN WETHOUDERS, REACTIE PRESIDIUM EN NAWOORD REKENKAMER Het college van burgemeester en wethouders heeft op 25 november 2020 het bestuurlijk rapport ontvangen met het verzoek hier een bestuurlijke reactie op te geven. Op 16 december hebben wij deze reactie ontvangen. Het presidium heeft van de gelegenheid gebruik gemaakt om in zijn reactie te reflecteren op het rapport. Deze reactie hebben wij op 17 december 2020 ontvangen. Beide reacties zijn integraal opgenomen in bijlage 1 en 2 van het bestuurlijk rapport. In algemene zin constateren wij dat beide reacties grotendeels de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer onderschrijven. Zowel het college als het presidium verwijzen voor wat betreft de opvolging van de aanbevelingen naar de duale werkgroep ‘Openbaarheid en geheimhouding’, bestaande uit raads- en collegeleden, die een leidraad geheimhouding opstelt. Het college heeft een reactie gegeven op de eerste twee deelconclusies en aanbevelingen van het bestuurlijk rapport. De derde en vierde deelconclusie zijn gericht aan de raad. Om deze reden heeft het college zich onthouden van een reactie op deze twee deelconclusies en aanbevelingen. Het presidium gaat in op de aanbevelingen die bij deelconclusies 3 en 4 zijn opgenomen en gericht zijn aan de raad. Daaraan voorafgaand gaat het presidium ook in op aanbeveling 5 bij deelconclusie 2.

Voor een aantal aanbevelingen geven de reacties van het college en het presidium ons aanleiding om deze via een nawoord verder toe te lichten dan wel te verduidelijken. Aanbeveling 1 Laat het college het opleggen van de geheimhouding altijd nader motiveren en gebruik die motivering ook voor de bekrachtiging wanneer die aan de orde is. In het geval dit niet mogelijk is, laat het college dan ten minste een toelichting opnemen waarom een nadere motivering niet mogelijk is. Reactie college Het college is met u van mening dat de onderbouwing van de geheimhouding kan worden verbeterd. Om deze reden is het college voornemens om de geheimhoudingsgronden volledig te gaan uitschrijven. Dit komt de zelfstandige leesbaarheid van de onderbouwing – en daarmee de kenbaarheid van het geheimhoudingsgrond – ten goede. Het is de combinatie van (volledig uitgeschreven) geheimhoudingsgronden in samenhang met het stuk waardoor duidelijk wordt waarom op het stuk geheimhouding is gelegd. Op deze manier komt het college tegemoet aan de door de rekenkamer voorgestelde nadere motivatie van de geheimhoudingsgronden op een manier die tegelijkertijd voldoet aan de Wob-gronden. Nawoord rekenkamer Zoals in ons feitenrapport is aangegeven is het opleggen van geheimhouding een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

Het uitgangspunt is dat dergelijke besluiten berusten op een deugdelijke motivering. Het noemen van alleen de, weliswaar uitgeschreven, relevante wetsartikelen (zijnde de juridische grondslag) kan niet gezien worden als een motivering van het besluit. Voor het opleggen of bekrachtigen van

4

Raadsvoorstel rekenkameronderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ RIS307490

de geheimhouding moet per geval gemotiveerd worden waarom het belang van geheimhouding aan de orde en zwaarwegend is.9 Hoewel het mogelijk lastig is om een inhoudelijke onderbouwing te geven zonder daarmee informatie aan de openbaarheid prijs te geven, zijn er in de praktijk goede voorbeelden te vinden van inhoudelijke afwegingen. Zo heeft bijvoorbeeld de rekenkamer van Amsterdam goede voorbeelden gevonden van inhoudelijke onderbouwingen die bijdragen aan een eigenstandige afweging door de raad. 10 Aanbeveling 3 Neem in het beleid op dat bij het opleggen van geheimhouding door het college of de burgemeester en het bekrachtigen van de geheimhouding door de raad, in plaats van een expiratiedatum, een evaluatiedatum wordt vastgesteld waarop opnieuw wordt beoordeeld of de geheimhouding kan worden opgeheven. Reactie college Wij onderschrijven deze aanbeveling. Aanvullend hierop zullen we vastleggen dat indien op voorhand duidelijk is wanneer de geheimhouding kan komen te vervallen, vermelding van de expiratiedatum volstaat. Nawoord rekenkamer De rekenkamer heeft deze aanvulling van het college toegevoegd aan het dictum van het raadsvoorstel. Aanbeveling 12 Bekrachtig tot het moment van aanpassing van de Gemeentewet de geheimhouding van geheime stukken die het college aan de raadscommissie heeft verzonden.

Reactie presidium Als de raad deze aanbeveling onderschrijft, zal het presidium zorgdragen voor bekrachtiging door de raad. Het presidium is wel van mening dat deze benadering van de toepassing van de regels rond geheimhouding in de Gemeentewet inhoudt dat de facto het onderscheid tussen het overleggen van geheime informatie door het college aan commissie en gemeenteraad vervalt. Nawoord rekenkamer De rekenkamer beaamt dat het onderscheid tussen het overleggen van geheime informatie door het college aan commissie en gemeenteraad komt te vervallen. Dit is volgens de rekenkamer een logisch gevolg van het besluit van presidium uit 2018 om alle raadsleden en fractievertegenwoordigers lid te maken van alle raadscommissies. Bovendien is in de Regeling informatievoorziening en geheimhoudingsplicht fractiemedewerkers uit 2006 bepaald, dat wanneer geheime stukken aan leden van de raad en raadscommissies worden gezonden, elke fractie deze stukken eveneens ontvangt en daarmee alle raadsleden, fractievertegenwoordigers en -ondersteuners de beschikking kunnen hebben over alle geheime stukken voor de raadscommissies.

9

Rekenkamer Den Haag, Feitenrapport ’Openheid over geheimhouding’, paragraaf 3.2, 14 januari 2021

10

Rekenkamer Metropool Amsterdam ‘Geheimhouding onderzoeksrapport’, paragraaf 3.3.3, 22 oktober 2020

5

Raadsvoorstel rekenkameronderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ RIS307490

Aanbeveling 13 Volg bij besloten vergaderingen nauwgezet de Gemeentewet: • • •

Maak transparant van wie het verzoek afkomstig is om de deuren te sluiten; Neem na het sluiten van de deuren met de raad of de commissie expliciet een besluit of met gesloten deuren verder wordt vergaderd; Neem (tot aan de wetswijziging) aan het einde van de besloten vergadering expliciet een besluit of het behandelde geheimhouding wordt gelegd.

Reactie presidium Het presidium constateert hier dat er sprake is van een formalistische benadering van de wetgeving door de rekenkamer. Feitelijk vindt het besluit om over te gaan tot een besloten vergadering vooraf plaats, ten tijde van de vaststelling van de agenda. Als het besluit is genomen, vindt ook daadwerkelijk een besloten vergadering plaats. Voor elk lid van de commissie dat een besloten vergadering bijwoont, is helder dat het aldaar besprokene geheim is en blijft. Als de raad deze aanbeveling onderschrijft zal het presidium een explicietere procedure rond besloten vergaderingen opstellen, waarbij bovengenoemde punten aan de orde zullen komen. Nawoord rekenkamer Ten aanzien van de eerste twee punten uit de aanbeveling constateert de rekenkamer dat hierover expliciete spelregels zijn vastgelegd in de wet en dat het geen vanzelfsprekendheid is dat de deuren worden gesloten en ook gesloten blijven. Het expliciet maken van deze beslismomenten in de vergadering, vergroot de bewustwording bij de raadsleden en fractievertegenwoordigers over de keuzemogelijkheden die er op dat moment zijn. Voor wat betreft het derde punt uit de aanbeveling geldt, dat het behandelde in een besloten raadsvergadering of commissiebehandeling pas geheim is, als er aan het einde van de vergadering ook expliciet geheimhouding wordt opgelegd.

Wanneer er geen geheimhouding is opgelegd, loopt de raad of raadscommissie het risico dat de veronderstelde geheimhouding geen standhoudt wanneer deze wordt aangevochten. Ook is het denkbaar dat informatie uit de besloten vergadering (on)bedoeld openbaar wordt gemaakt, maar dat geen aangifte kan worden gedaan, omdat formeel geen geheimhouding is opgelegd. Omdat in de wet aan ‘beslotenheid’ een andere betekenis is gegeven dan aan ‘geheimhouding’, is het van belang om expliciet aan het einde van de vergadering te besluiten of op het behandelde geheimhouding wordt gelegd. Aanbeveling 14 Schrap in de nog door de raad vast te stellen werkafspraken de bepaling dat een raadslid die de geheimhouding wil laten voortduren, dit doet door het indienen van een amendement op het initiatiefvoorstel tot opheffing van de geheimhouding. Reactie presidium Aanbeveling 14 komt op het presidium over als overbodig, aangezien dit procesonderdeel uitdrukkelijk bedoeld is om een raadslid de gelegenheid te geven een deel van de geheimhouding in stand te houden, indien daaraan behoefte bestaat. Dat wordt door de rekenkamer ook onderkend. Nawoord rekenkamer Omdat er al geheimhouding op het stuk ligt, is het niet aannemen van het initiatiefvoorstel om de geheimhouding op te heffen, voldoende om de geheimhouding op het stuk te houden.

Het indienen van een amendement om de geheimhouding voort te laten duren is onnodig en deze (dwingende) bepaling uit de

6

Raadsvoorstel rekenkameronderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ RIS307490

werkafspraken kan in de praktijk leiden tot verwarring. De optie dat raadsleden het instrument van een amendement kunnen gebruiken om hun standpunt nader toe te lichten of om de geheimhouding op slechts een deel van de informatie op te heffen, had wel in de werkafspraken genoemd kunnen worden. Aanbeveling 15 Schrap in de werkafspraken de bepaling dat de raad voor het opheffen van de geheimhouding op stukken die aan de raadscommissie zijn gestuurd met een motie het college hiertoe kan oproepen. Aanbeveling 16 Neem in de werkafspraken op dat wanneer het de wens is van de commissie om de geheimhouding op te heffen op een geheim stuk dat door het college aan de raadscommissies is gestuurd en waarvan de geheimhouding niet eerder is bekrachtigd door de raad, de raadscommissie dit geheime stuk doorstuurt naar de raad, zodat de raad de geheimhouding kan bekrachtigen en desgewenst met een initiatiefvoorstel kan opheffen. Reactie presidium Met betrekking tot aanbeveling 15 en 16 constateert het presidium dat de aanbevelingen de procedure rond het opheffen van geheimhouding op stukken die aan een commissie zijn overgelegd nog ingewikkelder maken. Het presidium zal de raad adviseren om dit punt in de eerder genoemde duale werkgroep te bespreken en in de op te leveren leidraad een werkbare procedure hiervoor opnemen.

Nawoord rekenkamer De rekenkamer heeft niet bedoeld om de procedure ingewikkelder te maken. Met aanbeveling 15 wordt juist een overbodige bepaling uit de werkafspraken geschrapt. Daarmee resteert in de werkafspraken de bepaling dat de raad de geheimhouding kan opheffen door middel van een initiatiefvoorstel. Uit de wet is echter af te leiden dat de raad dan zelf over het stuk moet kunnen beschikken.11 Met aanbeveling 16 wordt dit voor de overgebleven bepaling uit de werkafspraken expliciet gemaakt.

11

Rekenkamer Den Haag, ‘Feitenrapport Openheid over geheimhouding’, kader in paragraaf 5.3.2

7

Raadsvoorstel rekenkameronderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ RIS307490

RAADSBESLUIT Gezien het vorenstaande stelt de rekenkamer de raad voor het volgende besluit te nemen: De raad van de gemeente Den Haag, Gelet op artikel 185, tweede lid Gemeentewet en de aanbevelingen van de Rekenkamer Den Haag uit het rapport ‘Openheid over geheimhouding’ van 14 januari 2021, Besluit: 1.

Laat het college het opleggen van de geheimhouding altijd nader motiveren en gebruik die motivering ook voor de bekrachtiging wanneer die aan de orde is. In het geval dit niet mogelijk is, laat het college dan ten minste een toelichting opnemen waarom een nadere motivering niet mogelijk is. 2. Laat het college en de burgemeester voortaan op elk fysiek geheim stuk de geheimhouding vermelden. Dit geldt ook voor bijlagen waarvan als zodanig niet direct duidelijk is dat dit een bijlage is (bijvoorbeeld wanneer een extern onderzoeksrapport is bijgevoegd). Laat het college er bij digitale stukken eveneens voor zorgen dat de vermelding van de geheimhouding digitaal onlosmakelijk gekoppeld is aan het stuk en de bijlagen. 3. Neem in het beleid op dat bij het opleggen van geheimhouding door het college of de burgemeester en het bekrachtigen van de geheimhouding door de raad, in plaats van een expiratiedatum, een evaluatiedatum wordt vastgesteld waarop opnieuw wordt beoordeeld of de geheimhouding kan worden opgeheven. Wanneer op voorhand duidelijk is wanneer de geheimhouding kan komen te vervallen, wordt wel een expiratiedatum en geen evaluatiedatum vermeld. 4. Draag het college op om register van geheime raads-/commissiestukken toegankelijk te maken voor raadsleden en fractievertegenwoordigers. 5.

Geef de griffie opdracht om een register met geheime verslagen van de raad en raadscommissies bij te houden. 6. Beoordeel halfjaarlijks op basis van de bereikte evaluatiedata van welke geheime stukken en verslagen de geheimhouding kan worden opgeheven. 7. Laat het college ook voor stukken waarvoor de geheimhouding op basis van de absolute uitzonderingsgronden is gelegd een evaluatiedatum vaststellen waarop beoordeeld wordt of de geheimhouding kan worden opgeheven. 8. Laat het college en de burgemeester in een register ook de stukken opnemen die niet met de raad of raadscommissies zijn gedeeld en waarop het college (en in de toekomst ook de burgemeester) geheimhouding heeft gelegd. 9. Stel de werkafspraken tussen het fractievoorzittersoverleg en het college al dan niet in geamendeerde vorm in de raad vast. Weeg hierbij het belang van zorgvuldigheid af tegen het standaard afzien van de mogelijkheid die de wet biedt om de geheimhouding in de eerstvolgende vergadering niet te bekrachtigen. 10. Laat de griffie aan de hand van de reeds bestaande documenten een voorstel opstellen voor een overkoepelend beleidskader geheimhouding voor de raad, waarin expliciet is opgenomen welke eisen de raad stelt ten aanzien van: a. De motivering van de geheimhouding die op basis van de Algemene wet bestuursrecht zo mogelijk verder dient te gaan dan het alleen noemen van de relevante wetsgronden; b.

De wijze waarop geheime stukken aan de raad worden verspreid, waarbij het in verband met het goed kunnen uitoefenen van de controlerende taak van de raad en de omvang van

8

Raadsvoorstel rekenkameronderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ RIS307490

sommige geheime stukken/dossiers zeer aan te bevelen is hiervoor een beveiligde digitale omgeving in te richten; c. Het opleggen van geheimhouding op hele stukken inclusief bijlagen, het leggen van geheimhouding op afzonderlijke delen of het leggen van geheimhouding op alleen die informatie waarvoor de geheimhoudingsgronden aan de orde zijn. 11. Laat de griffie in het introductieprogramma voor nieuwe raadsleden een onderdeel over geheimhouding opnemen, waarin wet- en regelgeving, het beleid van de raad en de voor de raad afgesproken procedures nader worden toegelicht. 12. Bekrachtig tot het moment van aanpassing van de Gemeentewet de geheimhouding van geheime stukken die het college aan de raadscommissie heeft verzonden. 13. Volg bij besloten vergaderingen nauwgezet de Gemeentewet: a. Maak transparant van wie het verzoek afkomstig is om de deuren te sluiten; b. Neem na het sluiten van de deuren met de raad of de commissie expliciet een besluit of met gesloten deuren verder wordt vergaderd; c. Neem (tot aan de wetswijziging) aan het einde van de besloten vergadering expliciet een besluit of op het behandelde geheimhouding wordt gelegd. 14. Schrap in de nog door de raad vast te stellen werkafspraken de bepaling dat een raadslid die de geheimhouding wil laten voortduren, dit doet door het indienen van een amendement op het initiatiefvoorstel tot opheffing van de geheimhouding.

15. Schrap in de werkafspraken de bepaling dat de raad voor het opheffen van de geheimhouding op stukken die aan de raadscommissie zijn gestuurd met een motie het college hiertoe kan oproepen. 16. Neem in de werkafspraken op dat wanneer het de wens is van de commissie om de geheimhouding op te heffen op een geheim stuk dat door het college aan de raadscommissies is gestuurd en waarvan de geheimhouding niet eerder is bekrachtigd door de raad, de raadscommissie dit geheime stuk doorstuurt naar de raad, zodat de raad de geheimhouding kan bekrachtigen en desgewenst met een initiatiefvoorstel kan opheffen. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 14 juli 2021. De griffier

De voorzitter

9