20210714-GEAMENDEERD RIS309058 Voorstel van het college inzake Voorstel nieuwe GRIP rapportage

Datum

Registratienummer

28 juni 2021

DSO/144903 RIS309058

Voorstel van het college inzake voorstel nieuwe GRIP-rapportage De rapportage ‘GRIP op grote projecten’ (GRIP) heeft als doel om de gemeenteraad een overzichtelijk beeld te geven van besluitvorming en de belangrijkste maatschappelijke, programmatische en financiële aspecten van een top 15 van geselecteerde projecten. Tijdens het overleg met de commissie Ruimte zijn de selectiecriteria gepresenteerd. Met deze criteria worden de projecten langs verschillende aandachtsgebieden gelegd: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie, Kwaliteit. Kortom de GROTICK-aspecten. Naar aanleiding van het Rekenkamerrapport ‘Sturen op maatschappelijke effecten bij grote projecten’- heeft het college verzocht (RIS270981) de M van Maatschappelijke effecten hieraan toe te voegen. De selectie van de 15 GRIP-projecten wordt d.m.v. een scoring gedaan. Hierbij zijn de kenmerken en onderliggende criteria bepalend voor het indelen van projecten. De 12 kenmerken zijn in samenhang met GROTICK+M-aspecten beschreven. Kenmerk (GROTICK+Maspecten)

Criteria

1. Financiering (Geld)

a. Omvang project >10 €mln. b. Meerdere dekkingsbronnen (Investering en exploitatie) c. Het project maakt gebruik van externe financiering d. Het project maakt gebruik van Subsidies en/of GREX bijdragen

2. Financiering (Risico)

a. Financieringsafspraken t.b.v. project derden met financieel risico Gemeente a. Het project bestaat uit samengevoegde projecten (met behoud van eigen scope en rapportagelijn)

3. Complexiteit (Risico)

b. Project met één of meerdere raakvlakprojecten c. Het project maakt gebruik van nieuwe technologie (de Gemeente is een early adopter)

4. Complexiteit (Organisatie) 5. Complexiteit (Kwaliteit)

6. Compliance (Risico)

a. 2 of meer leden van het projectmanagementteam zijn nog onervaren (<1 jaar in rol) a. Niet routinematig project (scope van het project is nieuw qua inhoud voor de Gemeente) b. Innovatieve contract- of aanbestedingsvorm (nog niet eerder door Gemeente gebruikt) a. Het project is afhankelijk van een complexe ruimtelijke procedures waaronder bestemmingsplanwijziging. b. Het project maakt gebruik van/ of raakt infrastructuur derden.

Gemeente Den Haag

Postbus 12600

T 14070

Spui 70

2500 DJ Den Haag

www.denhaag.nl

Den Haag

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/144903

c. Het project is onderhavig aan ontwikkelend beleid of veranderende wet- en regelgeving a. Doorlooptijd project is >4 jaar 7. Doorlooptijd (Tijd)

b. Klantplanning is dermate krap dat vertraging op oplevering zonder ingrijpen op projectopdracht onvermijdelijk is

a. Er zijn 2 of meer Wethouders betrokken b. Het project rapporteert aan 2 of meer directies a. Het project is zichtbaar, exposure is groot en krijgt media9. Imago (Risico) aandacht. 10. Omgeving (Risico) a. Er is weerstand vanuit de omgeving tegen het project 11. Reputatie (Risico) a. Politiek afbreukrisico, project speelt in op actualiteiten a. De maatschappelijke relevantie wordt bepaald door de mate waarin een project getypeerd kan worden als een lage, midden of 12. Maatschappelijk (M) hoge impact op de maatschappelijke doelen die de gemeente nastreeft. Zie bijlage 1, hoofdstuk 6, voor meer informatie over de kenmerken en criteria. 8. Governance (Informatie)

De gehele projectenportefeuille van DSO is langs de selectiecriteria gehouden en de top 15 nieuwe GRIP-projecten zijn geselecteerd. Gebleken is dat de portefeuille over het algemeen hoog scoort op de kenmerken. Er is daarom gekeken naar de 15 projecten die het hoogste scoren op de kenmerken en door de opdrachtgevers en opdrachtnemers als risicogevoelig worden ervaren. Het uitgangspunt is om een top 15 GRIP-projecten aan te houden, maar als de raad aanleiding ziet om een project toe te voegen, kan dit uiteraard in goed overleg. Hierbij informeren we de raad over de huidige top 15 GRIP-projecten. Nr. Project 1 Kijkduin Bad 2 HS Kwartier 3 Laan van NOI Gebieds-NvU 2e fase 4 Noordelijk Havenhoofd UFA

SCORE 8 8 8 8

5

Leyweg/Escamplaan (HAGA), locatie-ontwikkeling

8

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Junopark Gebiedspaspoort Maanweg Grotiusplaats Spuikwartier gebiedsontwikkeling + herinrichting Spuiplein NvU Gebiedsontwikkeling Laakhavens Verplaatsing Raamprostitutie Renovatie Binnenhof Pilot Omgevingsplan Binckhorst Haagvlietpoort Dreven-Gaarden-Zichten

9 9 9 9 9 9 9 10 10 10

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/144903

Het wegen van de projecten langs de selectiecriteria is niet voor elk criterium exacte wetenschap. Het is aan de projectleider en gebiedsverantwoordelijke om te bezien in hoeverre een kenmerk van toepassing is op een project of een programma. Centrale reflectie zorgt ervoor dat projecten onderling vergeleken kunnen worden. De selectiecriteria bieden derhalve een richtlijn om projecten te selecteren. Een project wordt door de raad gekwalificeerd als ‘GRIP-project’, binnen de ambtelijke organisatie is dit het risiconiveau ‘high’, als het op basis van de criteria op 8 of meer kenmerken een score krijgt. • Het positief beantwoorden aan één criterium is voldoende om het bovenliggende kenmerk als positief aan te merken; • Een project dat aan minimaal 8 kenmerken voldoet en binnen de top 15 valt, wordt aangedragen voor de GRIP-rapportage. • Overige projecten worden wel gerapporteerd, maar dan intern. Intern wordt nog de verdeling tussen medium en low niveau gemaakt. Per niveau geldt er een ander intensiteitsniveau. De selectiecriteria worden initieel bij de startbeslissing voor de eerste keer aan een project toegewezen, ook als deze in de verkennings- of initiatiefase verkeerd. Op jaarlijkse basis vindt binnen de gemeente een herijking van de gehele portefeuille plaats.

Bij het ontwikkelen van het nieuwe format van de GRIP-rapportage is vooral gekeken naar de informatiebehoefte van de raad. Ook is er een onderzoek in gang gezet om te kijken hoe andere diensten aan de raad rapporteren. Hierbij kwam de DSB-rapportage naar boven. Deze manier van rapporteren wordt goed ontvangen door de raad. Wij hebben deze rapportage als voorbeeld genomen om zo concern-breed een uniform format te gebruiken. In het nieuwe format is focus op GROTICK+Maspecten. De R van risico krijgt daarbij een wezenlijke plek. Er is specifiek aandacht voor de top 3 risico's uit het risicodossier van elk project waarbij belangrijke kansen en risico’s een korte maar duidelijke toelichting krijgen. De raakvlakken met andere projecten in het gebied worden bovendien aangestipt. Om de vorm van het dashboard in de GRIP-rapportage te bepalen hebben we onderzoek gedaan naar de verschillende methodes. Hierbij hebben we onder andere gebruik gemaakt van het rekenkamerrapport uit 2010, waarin enkele suggesties zijn gedaan voor dashboards. Wij gaan werken met de stoplicht-methodiek. Deze methodiek sluit aan bij de gemeentebrede systematiek en geeft voor deze rapportage een helder overzicht wanneer een project conform doelstellingen, planning en prognose loopt of wanneer er bijgestuurd of ingegrepen moet worden.

In bijlage 1, hoofdstuk 10, is het nieuwe format voor de GRIP-rapportage opgenomen. De raad heeft aangegeven actueel en leesbaar geïnformeerd te willen worden. Om dit te realiseren laten wij de P&C-cyclusmomenten los, daar de periode tussen peildatum opstellen rapportage en moment van besluitvorming meer dan een half jaar zit. Voorgesteld wordt daarom om meer aan te sluiten bij de kwartalen en per Q2 en Q3 een GRIP-rapportage te maken. Omdat in die kwartalen de meeste wijzigingen zich voordoen, en bijsturing het meeste effect heeft. De Q2 en Q3 staat voor het ambtelijk apparaat in het teken van prognose en realisatie. Maar ook over planning, organisatie en de risico’s, vanuit een uitgebreide risicoanalyse. De raad kan door middel van de GRIP-rapportage hier kennis van nemen. Q2 en Q3 zijn daarom geschikte momenten om de GRIP-rapportage aan de raad te presenteren. Voor de interne afstemming wordt een implementatieplan opgesteld waarin een heldere planning van de afstemmomenten en aanleverdata geschetst wordt.

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/144903

Planning implementatie Toekomst GRIP-rapportage: Datum

Gremium

Onderwerp

Peildata rapportage ..

15 juli 2021

Commissie Ruimte

Eind okt 2021 (na het zomerreces) December 2021 (voor het kerstreces) Eind okt 2022 (voor het zomerreces) December 2022

Commissie Ruimte

Presentatie definitief voorstel GRIPrapportage en vaststelling nieuwe GRIP-projecten GRIP-rapportage Q2 2021

Commissie Ruimte

GRIP-rapportage Q3 2021

Commissie Ruimte

GRIP-rapportage Q2 2022

Tot 1 oktober 2021 Tot 1 juli 2022

Werkbespreking met de commissie Ruimte

Evaluatie nieuwe GRIP-rapportage

..

Tot 1 juli 2021

Het conceptvoorstel is tijdens een werkbespreking op 27 januari besproken met de commissie Ruimte en op 24 maart met de Rekeningencommissie. In dit voorstel is getracht de adviezen zoveel mogelijk op te volgen. Wij danken de commissie Ruimte en de Rekeningencommissie voor de productieve besprekingen. Gezien het vorenstaande stelt het college de raad voor het volgende besluit te nemen: De raad van de gemeente Den Haag, Gezien het voorstel van het college van 15 juni 2021, Besluit: I. In te stemmen met de nieuwe selectiecriteria GRIP-projecten. II. In te stemmen met een top 15 GRIP-projecten. ‘In te stemmen met een GRIP rapportage voor projecten die hoger scoren dan een 8’. III. Om ook projecten die onder de dienst Stadsbeheer vallen in de GRIP rapportage op te nemen.* IV. In te stemmen met het nieuwe format GRIP-rapportage, gebaseerd op de GROTICK+M-aspecten. V. In te stemmen met de nieuwe frequentie van de GRIP-rapportage, gekoppeld aan tweede en derde kwartaal. Hiermee komt de bijlage GRIP-rapportage in de programmabegroting en rekening te vervallen. VI. In te stemmen met het implementatieplan nieuwe GRIP-rapportage. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 14 juli 2021. De griffier,

De voorzitter,

Geamendeerd in de raadsvergadering van 14 juli 2021.

4/4