2021 70 Definitief concept accountantsverslag 2020 versie 25062021

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 17

Bevindingen naleving WNT Voor de vergelijkende cijfers 2019 constateerden wij fouten in de WNT. Dit betrof het niet verwerken van een waarnemend gemeentesecretaris én de plaatsvervanger van de waarnemend gemeentesecretaris. De gemeente heeft dit via een addendum bij de jaarrekening 2020 gecorrigeerd. Deze fouten werken deels door in 2020. In 2020 hebben wij verder geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de WNT en de publicatieverplichtingen van de WNT.

Wij hebben in 2020 geen fouten geconstateerd met betrekking tot de naleving van de Wet Normering Topinkomens (WNT) Vanaf 2013 is de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semi publieke sector (WNT) van kracht. De WNT verhindert dat instellingen in de publieke en semi publieke sectoren in staat zijn bovenmatige betalingen toe te kennen.

WNT

Oordelen

2020 2019

aantal topfunctionarissen

3

4

aanstellen interim/waarnemend topfunctionaris

1

2

ontslagvergoedingen boven WNT

0

0

Boodschappen accountantscontrole 2020

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Conform het controleprotocol WNT bevat onze controleverklaring een paragraaf overige aangelegenheden waarin de zogenaamde anticumulatiebepaling is opgenomen. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of topfunctionarissen bij een andere WNT-instelling ook een bezoldiging ontvangen die tezamen het grensbedrag van de WNT overschrijdt.

Interne beheersing

Voor de gemeente zijn de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris aangemerkt.

IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris bij een gemeente is aangepast van € 194.000 in 2019 naar € 201.000 in 2020. Ook moeten gemeenten de salarissen openbaar maken van overige medewerkers die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. En moeten gemeenten voldoen aan overige vereisten die de WNT stelt, zoals een maximale verslagvergoeding van € 75.000 voor topfunctionarissen. In 2020 hebben wij geen overschrijding van de grensbedragen van topfunctionarissen en overige medewerkers geconstateerd.

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 18

Bevindingen SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening en het addendum genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd, rekening houdend met de Nota verwachtingen Accountantscontrole 2020. De hierbij geconstateerde fouten en onzekerheden dienen op grond van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) in het accountantsverslag te worden opgenomen indien de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering wordt overschreden: ▪ € 12.500 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000. ▪ 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000. ▪ € 125.000 indien de omvangbasis groter is dan € 1.000.000. De voorgeschreven SiSa-bijlage moet door de gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsstukken vòòr 15 juli 2021 aanstaande elektronisch bij het Centraal Bureau voor de Statistiek te worden aangeleverd. Door middel van een voorgeschreven tabel dienen wij te rapporteren over onze bevindingen ten aanzien van de in de jaarrekening en het addendum opgenomen SiSa-bijlage. Op grond van onze controle hebben wij geen fouten geconstateerd die de voor de SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Echter zijn de aantallen (niet financiële indicatoren) die in de specifieke regeling H3 zijn opgenomen als onzeker aangemerkt.

Wij hebben geconstateerd dat geen afsluitproces wordt gehanteerd ten aanzien van deze specifieke regeling, waardoor correcties nog in het volgend boekjaar (2021) doorgevoerd kunnen worden en de aantallen per balansdatum niet in voldoende mate betrouwbaar zijn. Hierdoor hebben wij geen controlezekerheid kunnen verkrijgen omtrent de verantwoorde aantallen en hebben wij de aantallen (niet- financiële indicatoren) die hieruit voortkomen als onzekerheid bestempeld. Voor nadere details verwijzen u door naar de SiSa-tabel fouten & onzekerheden.

Wij adviseren de gemeente om de SiSa-regelingen buiten het sociaal domein meer procesmatig gedurende het jaar te organiseren (te denken valt aan tussentijdse risicoanalyses, lijncontroles, cijferbeoordelingen, het uitvoeren van deelwaarnemingen en het opstellen van een dossier) en hiermee in control te zijn omtrent deze specifieke regelingen. Wij hebben geconstateerd dat de SiSa-regelingen buiten het sociaal domein veelal adhoc aan het einde van het jaar worden uitgevoerd en deels zijn uitbesteed aan derden en de gemeente daar nog onvoldoende de eigen controlerende functie heeft georganiseerd.

Oordelen In 2020 hebben wij in het addendum van de gemeente geen ongecorrigeerde controleverschillen (fouten) geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Wel hebben wij de aantallen (niet-financiële indicatoren) van de regeling H3 als onzeker aangemerkt.

Boodschappen accountantscontrole 2020

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 19

Kwaliteit interne beheersing verbeteren Oordelen

Interne beheersing vraagt verbetering; van actie naar resultaat In onze Board Letter 2020 aan u en in de Management Letters aan de organisatie hebben wij geconstateerd dat in de interne beheersing, de zogenoemde ‘checks & balances’, van de processen binnen de gemeente, verbeteringen nodig zijn. Als aandachtspunten hebben wij met name memoriaalboekingen, inkopen en aanbestedingsprocedures, betalingen en grondexploitaties genoemd. Bij onze jaarrekeningcontrole 2020 hebben wij geen nieuwe significante tekortkomingen van de interne beheersing geconstateerd. De gemeente heeft dit opgepakt via onder andere het Verbeterprogramma Beheerorganisatie, het project ‘aanvraag tot betalen’, het versterken van de projectbeheersing en het risicomanagement van DSO en de vorming van een nieuwe dienst Bedrijfsvoering. Wij vragen uw aandacht voor: de mate van concreetheid en meetbaarheid in de tijd van de voortgang van het Verbeterprogramma Beheersorganisatie.

Boodschappen accountantscontrole 2020

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Maak 3 lines of defence helder inzichtelijk In onze Board Letter 2020 hebben wij ook geconstateerd dat de rollen, taken, verantwoordelijkheden, aanwezige risico’s en interne controles binnen de gemeente meer inzichtelijk moeten worden gemaakt. Wij adviseren de organisatie om de 3 lines of defence te gebruiken. De gemeente kan dit meenemen in haar verbeterprogramma. Door het invoeren van de 3 lines of defence worden het proceseigenaarschap, de taken, de verantwoordelijk- en bevoegdheden zichtbaar duidelijk.

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Blijf door ontwikkelen: aandacht hard en soft controls Wij vragen aandacht voor het belang van een verdere doorontwikkeling van hard controls (methoden en technieken) en soft controls (bedrijfscultuur, houding en gedrag) binnen de organisatie. Hoewel weliswaar één financiële administratie is doorgevoerd in 2021, is nog geen sprake van een duurzame verbetering van de interne beheersing en van de borging hiervan in 2020.

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik

Ga verder met data-analyse Wij zien mogelijkheden om data-analyse en andere slimmere toepassingen in te zetten voor de stad, maar ook voor de verbetering van de bedrijfsvoering van de gemeente. Deze mogelijkheden zitten in het efficiënter maken van processen en in meer tussentijdse monitoring op naleving. Aandacht nodig voor Memoriaalboekingen Memoriaalboekingen zijn (correctie)boekingen die niet via de reguliere boekingsgang plaatsvinden. Deze boekingen zijn hierdoor in opzet meer risicovol. Hierdoor ontstaat een verhoogd risico op doorbreking van functiescheiding en onregelmatigheden. Om deze reden besteden wij tijdens onze controle extra aandacht aan deze boekingen.

Bijlagen

De gemeente heeft relatief veel memoriaalboekingen. Uit onze controle blijkt dat in veel gevallen (een toereikende) documentatie ontbreekt met betrekking tot het doel en de noodzaak van de memoriaalboekingen. Wij adviseren de gemeente om richtlijnen en procedures op te stellen voor het aanmaken, autoriseren en documenteren van memoriaalboekingen. Uit onze controlewerkzaamheden zijn overigens geen bijzonderheden gebleken.

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 20

Bevindingen interne beheersing Naleving inkoop- en Europese aanbestedingsregels deels opgepakt Jaarrekeningdossier verbeteren In onze Board Letter 2020 constateerden wij dat de gemeente geen interne controle op de Wij zien dat eigenaarschap van processen, interne verbinding over de status van Europese aanbesteding had uitgevoerd, een periodieke spendanalyse ontbrak, het de jaarrekeningcontrole, en de kwaliteit/tijdigheid van het jaarrekeningdossier contractenregister onvolledig was, een verplichte consultatie van inkoop en aanbesteding aandachtspunten zijn. Wij evalueren op korte termijn met de organisatie het niet consistent was en dat een geformaliseerd inkoopbeleid inclusief duidelijke kaders en opstel- en controleproces 2020 en maken dan – mede op basis van de te werkinstructies ten aanzien van autorisaties op de inkopen ontbrak. actualiseren risicoanalyse voor de jaarrekeningcontrole – waar nodig Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij geconstateerd dat de gemeente alleen de (aanvullende) werk- en planningsafspraken voor de controle van het boekjaar interne controle op de Europese aanbestedingsregels deels heeft opgepakt. Wij verwijzen 2021.

Daarbij benadrukken wij de waarde van één centraal aanspreekpunt voor naar onze controlebevindingen over de afwijkingen van de Europese onze controle, waar ook de interne controle op de aangeleverde controlestukken aanbestedingsrichtlijnen in dit verslag. ligt. Wij adviseren de gemeente om de uitkomsten van deze evaluatie mee te nemen in de verbeteringen waar zij mee bezig is. Onderzoek naar betalingen is onderhanden Bij de toetsing van de interne beheersing rondom de betalingen en de mutaties crediteurenstamgegevens hebben wij geconcludeerd dat een aantal interne beheersingsmaatregelen ontbrak in het (betaal)proces. Hierdoor kunnen wij niet steunen op het betalingsproces en hebben wij een steekproef uitgevoerd om vast te stellen of facturen voor het juiste bedrag op het juiste bankrekeningnummer zijn betaald. Vanuit onze werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken. Als reactie op onze Board Letter gaf de gemeente aan dat zij momenteel bezig is om het betaalproces te herzien, onder andere met behulp van het uitvoeren van een extern onderzoek. Ten tijde van onze controle was dit onderzoek nog niet afgerond en waren daardoor de uitkomsten van dit onderzoek nog niet bekend.

Oordelen Boodschappen accountantscontrole 2020

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Onzekerheden in afboeking tussenrekeningen In de jaarrekening 2020 zijn onzekerheden onderkend ten aanzien van diverse tussenrekeningen, voor een bedrag van € 6 mln. Aangezien dit facturen van beperkte omvang < € 0,1 mln. betreffen, heeft de gemeente rationeel ervoor gekozen om dit niet verder uit te zoeken. Wij vragen aandacht voor het periodiek analyseren van de tussenrekeningen. Waardering voorzieningen Wij hebben vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole de systematiek van de totstandkoming van voorzieningen en de daarbij behorende uitgangspunten beoordeeld. Uit onze controle bleek dat een aantal voorzieningen niet aan het BBV voldeed. Deze voorzieningen zijn in de jaarrekening 2020 gecorrigeerd en vrijgevallen ten gunste van de staat van baten en lasten of geclassificeerd in de balans. In totaal is € 2,3 mln. aan rechtmatigheidsfout in de voorzieningen niet gecorrigeerd door de gemeente en is € 19,5 mln. wel gecorrigeerd. Aan onzekerheid is € 0,6 mln. geconstateerd.

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 21

Bevindingen interne beheersing Fiscale beheersing op orde en bezig met nieuw convenant Per jaar verrekent de gemeente circa € 400 mln. met de Belastingdienst. De gemeente heeft afspraken gemaakt met de Belastingdienst over de manier waarop de naleving van de fiscale regelgeving is gewaarborgd. De Belastingdienst heeft in 2020 het Strategisch Behandelplan voor de gemeente vastgesteld. Daarin stelt de Belastingdienst dat zij in haar toezicht op de gemeente maximaal terugtreedt en dat zij steunt op de fiscale beheers- en monitoringsmaatregelen van de gemeente. De gemeente overlegt periodiek met de Belastingdienst over de fiscale dossiers van de gemeente.

Oordelen Boodschappen accountantscontrole 2020

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Vanaf 2009 heeft de gemeente een Horizontaal Toezicht-convenant met de Belastingdienst. Per 31 december 2022 loopt dit af. De gemeente is bezig met het afsluiten van een nieuw convenant. Mede daarom heeft de gemeente in 2020 haar fiscale strategie expliciet vastgelegd. Met het vastleggen van de fiscale strategie legt de gemeente ook haar fiscale ambities vast: fiscaal in control zijn en blijven, en een nieuw fiscaal Horizontaal Toezicht aangaan. Voor het volbrengen van deze ambities blijft het van belang een goed toegerust en functionerend Fiscaal Team in de gemeentelijke organisatie te hebben en te houden.

Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Ook met een Horizontaal Toezicht-convenant kunnen partijen met elkaar van mening verschillen. Dit meningsverschil kan men aan de rechter voorleggen. In 2020 heeft de gemeente twee belastingprocedures gevoerd. 1. Over de loonheffingen, waarbij het ging om de omvang van een belastingvrijstelling. Deze procedure is voor de gemeente positief beëindigd. 2. Over het door de Belastingdienst berekenen van belastingrente. Die procedure ligt momenteel bij de Hoge Raad.

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 22

Ontwikkelingen in de bedrijfsvoering Stap gezet met de transitie van de bedrijfsvoering; aandacht voor sturing op te bereiken doelen én zorg voor medewerkers Vanaf de bundeling van de bedrijfsvoering in 2017 heeft de gemeente stappen gezet (zoals de inzet van businesscases, de oprichting van de dienst Bedrijfsvoering en het maken van ketenanalyses) om de bedrijfsvoering verder te optimaliseren. Dit vormt de basis voor de verdere transitie van de bedrijfsvoering (naar: meer bijdragen aan het primaire proces, het verder realiseren van de ketenanalyses en het bereiken van één gemeenschappelijke én interdisciplinaire bedrijfsvoering). Wij zien de noodzaak voor deze transitie in de bedrijfsvoering. Niet alleen vanwege het verbeteren van de kwaliteit en het beheer, maar ook vanwege mogelijk toekomstige financiële tekorten. De gemeente is op de goede weg; de beweging is in gang gezet. Bij de ontwikkelingen in de bedrijfsvoering willen wij de organisatie het volgende meegeven: ▪ De transitie vraagt, naast structuurwijzigingen, ook een andere cultuur en dus vaardigheden en manieren van werken van medewerkers. De druk op de organisatie is groot. Voor het laten slagen van deze transitie vraagt dit een investering in medewerkers. ▪ Goede sturing op deze transitie is belangrijk. Hierbij zijn heldere en meetbare doelen inclusief tussentijdse evaluatiemomenten belangrijk.

De afgelopen jaren hebben wij ook aandacht gevraagd voor het verhelderen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de bedrijfsvoeringsketen en voor het risicomanagement. De gemeente heeft dit meegenomen in haar rapportage over de bedrijfsvoering. Wij geven het college in overweging om in de Planning- & Control-cyclus inzicht te geven in hoeverre de gemeente op koers ligt met het realiseren van de beoogde doelstellingen en of een gedegen evaluatie heeft plaats gevonden ter onderbouwing van nieuwe of andere keuzes. Bedrijfsvoeringsparagraaf: effecten voor de stad als geheel? Wij zijn verheugd te zien dat de bedrijfsvoeringsparagraaf de afgelopen jaren in stappen is verbeterd. Wij willen het volgende verbeterpunt aan de gemeente meegeven. In de verschillende onderdelen worden feiten gegeven over wat er gerealiseerd is. Wij adviseren daarin nog een duiding van wat de effecten zijn en wat er is bereikt voor de stad als geheel op te nemen. Daarnaast adviseren wij om tendensen, trends en verschillen weer te geven, die helpen het beleid voor de komende jaren aan te scherpen of afwijkingen in voldoende mate te kunnen verklaren. Indicatoren: evalueer bij volgende raadsperiode Indicatoren worden binnen de gemeente gebruikt om op beleidsdoelstellingen te kunnen sturen en worden jaarlijks gepresenteerd in de begroting en de verantwoording daarvan in de programmarekening.

De afgelopen twee jaren hebben wij in opdracht van de Rekeningencommissie hier onderzoek naar gedaan. De uitkomsten van dit onderzoek delen wij in een separate rapportage aan u.

Oordelen Boodschappen accountantscontrole 2020

Wij geven u in overweging om de komende periode te gebruiken om een evaluatie uit te voeren op het gebruik en het aantal indicatoren. Dit zodat u bij de komende raadsperiode betere sturingsinformatie heeft.

Inhuur externen afgenomen (onder de norm) maar aantal fte toegenomen Het percentage inhuur externen bleef dit jaar voor het eerst met 12,7% onder het streefcijfer van 15%. Wij begrijpen van de gemeente (blz. 283) dat dit kwam door de sluiting van gebouwen en het stopzetten van niet urgente werkzaamheden als gevolg van Covid-19-maatregelen. Het aantal medewerkers van de gemeente zelf steeg wel naar 9.203 personen in dienst (2019: 8.967; in fte van 8.050 naar 8.411 fte). Daarvan is 32,1% overhead. Wij vragen bij de inhuur aandacht voor de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelatie en Europese aanbesteding- en inkoopregels. Eén administratie kan helpen bij verbeteren betrouwbaarheid data en informatievoorziening Per 1 januari 2021 zijn 14 financiële (grootboek)administraties samengevoegd tot één administratie. Wij geven de gemeente het volgende mee: 1. De betrouwbaarheid van data kan sterk verbeterd worden. In onze Board Letter 2020 vroegen wij aandacht voor het opschonen van data in totaliteit, waaronder de crediteurenstamgegevens (risico op onjuiste betalingen en medewerkers in crediteuren). 2. Daarnaast kan één financiële administratie de interne verrekeningen tussen baten en lasten van diensten vereenvoudigen. Uit onze controle is gebleken dat diverse interne verrekeningen niet in de jaarrekening zijn geëlimineerd, bijvoorbeeld ‘Den Haag Werkt’ voor € 16,7 mln. 3.

De gemeente kan intern beter gebruik maken van data-analyses. Afgelopen jaren hebben wij als GAD hierin al grote stappen gezet en wij zijn graag bereid onze kennis op dit gebied met de gemeente te delen en hierin samen op te trekken. 4. De tussentijdse informatievoorziening aan u en het opleveren van het jaarrekeningdossier voor de controle kan hierdoor worden verbeterd. Eén financiële administratie biedt mogelijkheden voor een meer centrale benadering en manier van werken binnen de gemeente. Dit kan bijdragen aan het versimpelen van de bedrijfsvoering.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 23

IT-beheersing Onderzoek in het kader van de jaarrekeningcontrole (de basis hygiëne) Jaarlijks onderzoeken wij in het kader van de jaarrekeningcontrole de General ITen Application Controls. Bij ons onderzoek betrekken wij onder andere het autorisatiebeheer en de manier waarop programmawijzigingen in IT systemen worden uitgevoerd. Daarnaast onderzoeken wij de geautomatiseerde systemen en gegevensverwerking voor zover dat noodzakelijk is voor de jaarrekeningcontrole. Wij doen geen uitspraak over de volledigheid. Onze accountantscontrole kan daarom leiden tot andere bevindingen dan wanneer een gericht onderzoek naar de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zou zijn uitgevoerd.

Belangrijke IT ontwikkelingen Hieronder staan belangrijke IT ontwikkelingen van de gemeente beschreven.

Application controls: autorisatiebeheer verbeteren In onze Board Letter 2020 hebben wij aandacht gevraagd voor het autorisatiebeheer. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij geconstateerd dat het autorisatiebeheer bij vijf van de negen onderzochte financiële applicaties tekortkomingen kent. Wij constateren ook dat bepaalde functionarissen over autorisaties beschikken die niet tot hun functie behoren. Uit onze controle zijn geen bijzonderheden gebleken. De verbetering van het toegangsproces (de technische term hiervoor is Identity Access Management) maakt een onderdeel uit van het IT-masterplan van de gemeente. Wij zullen de voortgang van het IT-masterplan in 2021 blijven monitoren.

AVG: bewustwording stijgt nauwelijks In 2020 heeft de GAD in opdracht van de Rekeningencommissie de bekendheid van de meldplicht datalekken onderzocht. Uit het onderzoek blijkt dat het bewustzijn in relatie tot dit onderwerp in de afgelopen drie jaar nauwelijks is gestegen. Verder is de migratie naar Windows 10 en de overgang naar Office 365 in 2020 succesvol verlopen en stimuleert het thuiswerken. Het vele thuiswerken brengt risico’s op datalekken met zich mee. Ten eerste is het via Office 365 mogelijk om bestanden te downloaden en op te slaan op een persoonlijke device. De gemeente heeft geen invloed op de beveiliging van persoonlijke devices van medewerkers. Dit verhoogt het risico dat (vertrouwelijke) documenten in handen van onbevoegden terechtkomen. Ten tweede bestaat het gevaar dat medewerkers vertrouwelijke documenten thuis printen en niet adequaat versnipperen. Tegen deze achtergrond benadrukken wij het belang van de bewustwordingscampagne ‘Informatiebewust werken’ die de gemeente begin 2021 is gestart. Ook vragen wij aandacht voor een meer onafhankelijkere positionering van de Functionaris Gegevensbescherming binnen de organisatie.

General IT controls: continuïteitsmanagement is in wording In onze Board Letter 2020 hebben wij tevens aandacht gevraagd voor continuïteitsmanagement. De IT-organisatie heeft tot op heden belangrijke stappen gezet in het opstellen van een IT-calamiteitenplan en een cyber incident responseplan. Echter zijn deze plannen nog onvoldoende afgestemd op de business continuïteitsplannen van de diensten. Wij onderschrijven het belang van het goed voorbereid zijn op een mogelijke ransomware-aanval. De focus moet dan ook liggen op het borgen van de continuïteit van de dienstverlening. De gemeente geeft aan dat in 2021 een business continuïteitsoefening staat gepland en dat een onderzoek samen met TNO loopt naar IT-continuïteitsmanagement. Wij vragen de organisatie aandacht voor de onderlinge aansluiting van zowel gemeentebrede als dienstspecifieke continuïteitsplannen.

ENSIA: voldoet niet aan alle voorgeschreven normen De gemeente is wettelijk verplicht om de ENSIA audit naar informatieveiligheid van onder andere de DigiD aansluitingen uit te voeren. Het college heeft voor 2020 verklaard dat voor DigiD en Suwinet niet aan alle voorgeschreven normen is voldaan. Ons onderzoek bevestigt deze verklaring van het college. De organisatie geeft aan dat verbeterplannen zijn opgesteld. Wij zullen dit meenemen in het volgende onderzoek naar ENSIA 2021.

Oordelen Boodschappen accountantscontrole 2020

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 24

IT-beheersing Oordelen

Onderdelen IT masterplan en datastrategie 2020-2022 gerealiseerd Afhankelijkheid ICT-ketenpartners wordt steeds groter Onderdelen van het masterplan IT zijn gerealiseerd, waaronder de versnelde De gemeente werkt steeds meer samen met ICT-ketenpartners waarbij de migratie naar Windows 10 en de verhuizing van het datacentrum in Haarlem. De afhankelijkheid steeds groter wordt. De gemeente is voor de verwerking van burgergegevens eindverantwoordelijk. Ook bij het uitbesteden van IT diensten blijft de gemeentelijke datastrategie 2020-2022 is opgesteld en goedgekeurd door het college. Indien u dat wenst dan kan de GAD een onderzoek verrichten naar de gemeente verantwoordelijk voor eventuele datalekken en de gevolgen van een succesvolle cyberaanval bij haar ICT-ketenpartners. De informatiebeveiliging en privacy gemeentelijke datastrategie 2020-2022. bij ICT-ketenpartners moeten daarom adequaat geregeld zijn. Wij adviseren de Beweging naar een regie organisatie gemeente om: De businesscase Informatie en Automatisering is gereed. In januari 2021 is de ▪ Contractuele afspraken te maken met ICT-ketenpartners over het periodiek nieuwe IT organisatie van de gemeente gestart. Een belangrijke verandering is de opleveren van assurance verklaringen en kwaliteitscertificaten over beweging naar een regie organisatie; IT diensten worden uitbesteed naar een informatieveiligheid en privacy.

▪ Een ‘right to audit’ op te nemen in het contract, in het geval een assurance verklaring cloud omgeving en wordt minder zelf uitgevoerd. Dit vraagt om andere competenties en flexibiliteit van medewerkers die hun vertrouwde werkomgeving niet periodiek kan worden verstrekt door een ICT-ketenpartner. in een hoog tempo zien veranderen. De visie van de gemeente dat dit een flinke ▪ En tot slot om samen te werken met verschillende disciplines, waaronder inkoopadviseurs bij het opstellen van contracten met de ICT-ketenpartners. Hierbij verandering kan zijn voor medewerkers wordt door ons gedeeld. Wij adviseren de gemeente om te zorgen voor (om)scholingsmogelijkheden van haar medewerkers, dient cyber recovery een onderdeel van bestaande en nieuwe contracten uit te zodat de medewerkers in hun expertise kunnen groeien en de opgebouwde maken. De gemeente moet daarbij aandacht geven aan: kritieke dienstverlening expertise binnen de gemeente blijft. (tijdigheid, scope en governance), communicatie in geval van een incident, verzekeringstechnische elementen (aansprakelijkheid en gevolgschade), en jaarlijkse uit te voeren cyber audits met verassingselementen, aangevuld met third party audits (audits op de partners van de ICT-ketenpartners).

Boodschappen accountantscontrole 2020

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 25

Fraude en wet- & regelgeving Verantwoordelijkheden – rollen en taken De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude en de naleving van wet- en regelgeving berust bij het college en u als toezichthoudend orgaan van de gemeente. Dit kan worden vormgegeven door: ▪ Beleid rondom frauderisicomanagement. Zoals het hebben van een gedragscode, een klokkenluidersregeling, een compliance functie en een positieve ‘tone at the top’ gericht op een ethische organisatiecultuur waarin tegengeluid wordt gehoord, ethisch leiderschap en goede communicatie. ▪ Het hebben van een frauderisicoanalyse. ▪ Het invoeren en onderhouden van preventieve (zoals adequate functiescheidingen in betaalprocessen), detectieve (bijvoorbeeld data-analyse op transactiestromen en opvallendheden daarin volgen) en repressieve (adequate interne controle) interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en efficiency van de bedrijfsvoering en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. ▪ Het onderzoeken van vermeende fraudesignalen en adequate opvolging ervan. ▪ Het continue evalueren en verbeteren van bovengenoemde aspecten. U, als raad, bent verantwoordelijk erop toe te zien dat dit plaatsvindt.

Bij het plannen en uitvoeren van onze controle hebben wij ook rekening gehouden met frauderisico's waardoor een afwijking van mogelijk materieel belang kan ontstaan. Bij de gemeente hebben wij tijdens onze controlewerkzaamheden rekening gehouden met frauderisico's rondom doorbreking van de interne beheersingsmaatregelen en het risico op omkoping en corruptie. Wij hebben dit besproken met u, het college en de ambtelijke organisatie. Uitgevoerde controlewerkzaamheden Op basis van onze frauderisicoanalyse hebben wij de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd tijdens de jaarrekeningcontrole 2020: ▪ Risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude rationalisatie, druk en gelegenheid zijn afgezet tegen de kans en impact. ▪ Frauderisico’s zijn besproken met de Rekeningencommissie, het college en de ambtelijke organisatie, waaronder de gemeentesecretaris en het Management Team (GMT). ▪ Wij hebben beoordeeld of nevenfuncties van het college aanleiding gaven tot een verhoogd risico.

▪ ▪ ▪

Wij hebben beoordeeld of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties. Wij hebben op ongebruikelijke boekingen (boekingen buiten het normale proces om) in uw administratie gecontroleerd. Jaarlijks wordt in het kader van onvoorspelbaarheid een extra controle uitgevoerd. Dit jaar betrof dit via data-analyse het zogenaamde ‘verrassingselement’ dat een financiële scan op basis van data-analyse betrof en gericht is op mogelijke fraude- en integriteitsaspecten.

Volledigheidshalve wijzen wij erop dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2020 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat sprake is geweest van fraude.

Oordelen Boodschappen accountantscontrole 2020

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Beleid staat er, met de uitvoering is gestart In 2020 heeft de gemeente stappen gezet en activiteiten opgepakt op het gebied van integriteit. In lijn met het integriteitsbeleid is op de drie pijlers ingezet, namelijk bescherming, bewustwording en handhaving. Wij zien dat de gemeente bezig is om het risicomanagementbeleid verder te implementeren en aandacht heeft voor fraude en integriteit. Wij zien dit als een goede ontwikkeling. Immers een integere organisatie zorgt voor een veilige werksfeer en voorkomt hiermee (on)bewuste fouten. Wel vragen wij blijvende aandacht voor de nazorg van incidenten, met name de impact op processen en medewerkers. Ook vragen wij de gemeente alert te zijn op de uitvoering van het beleid, zodat de ingezette acties een structureel karakter krijgen binnen de organisatie. Frauderisicoanalyse is onderhanden Wij hebben het college vorig jaar (accountantsverslag 2019 en Board Letter 2020) geadviseerd om een interne frauderisicoanalyse op te stellen. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole 2020 was deze frauderisicoanalyse niet gereed. Wij hebben vernomen dat de gemeente met een frauderisicoanalyse bezig is. Wij adviseren de gemeente om de frauderisicoanalyse (zodra deze gereed is) jaarlijks te actualiseren en te bespreken met de raad, bijvoorbeeld in de Rekeningencommissie, zodat dit zichtbaar een vast onderdeel vormt van de interne beheersingsomgeving.

Daarnaast adviseren wij de gemeente om specifieke gebeurtenissen (zoals nu Covid-19 of geconstateerde onregelmatigheden) in deze analyse mee te nemen. Middels de frauderisicoanalyse geeft het college aan de raad aan welke (fraude)risico’s het college accepteert en op welke risico’s zij acteert door middel van het inrichten van beheersingsmaatregelen.

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 26

Fraude en wet- en regelgeving Verbeteren interne beheersingsmaatregelen nodig Een belangrijke interne beheersingsmaatregel van het college in het kader van (fraude)risicoanalyse is het uitvoeren van interne controles en periodiek laten uitvoeren van verbijzonderde interne controles. In onze Board Letter hebben wij gesignaleerd dat verbeteringen nodig zijn. De gemeente heeft dit opgepakt via onder andere het Verbeterprogramma Beheerorganisatie, het project ‘aanvraag tot betalen’, het versterken van de projectbeheersing en het risicomanagement van DSO en de vorming van een nieuwe dienst Bedrijfsvoering. Wij vragen uw aandacht voor: de mate van concreetheid en meetbaarheid in de tijd van de voortgang van het verbeterprogramma beheersorganisatie.

GAD wordt tijdig geïnformeerd In het accountantsverslag 2019 merkten wij op dat de informatievoorziening aan ons niet goed was georganiseerd. Dit is aanzienlijk verbeterd door het opstellen van protocollen en periodieke afstemming. Onze complimenten hiervoor.

Oordelen Boodschappen accountantscontrole 2020

GAD doet mee aan pilot NBA Wij doen mee aan de fraudepilot van het NBA voor aandacht van fraude in de controleverklaring bij de jaarrekening 2020. In een bespreking met de vaste commissie voor Financiën van de Tweede Kamer is afgesproken dat accountants op korte termijn verplicht worden om in hun controleverklaring altijd aan te geven welke werkzaamheden zijn verricht in het kader van frauderisico’s en de eventuele bevindingen daarbij.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Signalen van de gemeente ontvangen over fraude Bij de controle van de jaarrekening 2020 zijn wij geïnformeerd over twee fraudecasussen, die beiden door de gemeente zelf zijn ontdekt. U bent hierover al in een eerder stadium geïnformeerd door de gemeente. De schade voor de gemeente Den Haag is becijferd op circa € 2,4 mln., waarvan € 0,6 mln. m.b.t. 2020, bestaande uit directe schade als gevolg van de fraude als ook de indirecte schade zoals betaling gedurende non-actief van de medewerker(s) en kosten van uitgevoerde forensische onderzoeken. Wij hebben kennisgenomen van de uitgevoerde fraudeonderzoeken en vastgesteld dat de financiële afwikkeling hiervan juist en volledig is verwerkt in de jaarrekening 2020. Ook hebben wij de gemeente gevraagd om een plan van aanpak voor redres. Dat betekent: zorgen voor herstel (correctie) van de fraude en maatregelen om herhaling te voorkomen. Wij hebben de twee redresplannen als adequaat beoordeeld en zullen de aangegeven interne beheersingsmaatregelen in onze controles monitoren. Wij merkten dat de gemeente onbekend was met het opstellen van de redresplannen. Hierbij was onduidelijkheid over de inhoud van de redresplannen. Dit zorgde voor een intensieve afstemming. Wij adviseren de gemeente meer aandacht te besteden aan de mate van diepgang van haar interne beheersingsmaatregelen.

Daarnaast vragen wij de gemeente om – na deze opgedane ervaring – ervoor te zorgen dat deze kennis wordt verankerd in de organisatie.

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 27

Raad Gemeentesecretaris en GMT

1e lijn: controle als onderdeel van de lijnorganisatie

2e lijn: controle als onderdeel van de staf: • Concern control • Compliance, etc.

College 3e lijn: interne audit functie

A C C O U N T A N T

Rechtmatigheidsverantwoording is onderhanden Hoewel de wet nog niet is aangenomen zal het college vanaf 2022 aan moeten tonen dat de budgetten rechtmatig besteed zijn. Het college stelt dan zelf de rechtmatigheidsverklaring op dat onderdeel wordt van de jaarrekening. In de bedrijfsvoeringsparagraaf licht het college de afwijkingen, oorzaken en maatregelen toe. U gaat dan met het college het gesprek aan over de rechtmatigheid. De accountant vormt een oordeel over de juistheid en volledigheid van de rechtmatigheidsverantwoording, naast de getrouwheid van de jaarrekening. In onze eerdere rapportages hebben wij de organisatie geadviseerd hier alvast op voor te sorteren, omdat dit aandacht en eventuele wijzigingen vereist van de organisatie. Zo moet het college met u de grens bepalen waarboven het college rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden specifiek gaat melden in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor de bepaling van de hoogte is relevant welke informatiepositie u wilt hebben en welke inspanningen de organisatie moet leveren om die informatie op te stellen en te onderbouwen (in de 1e en 2e lijn en door verbijzonderde interne controle). Wij hebben op 14 december 2020 de Rekeningencommissie geïnformeerd, zie onderstaande tabel, en verwijzen voor meer toelichting naar de BADO-notitie Rechtmatigheidsverantwoording.

De gemeente heeft in 2020 een project voor de rechtmatigheidsverantwoording opgezet voor de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording, zodat concrete stappen kunnen worden genomen in 2021.

Checklijst te ondernemen acties: 1. Ambities bespreken

√

2. Bewustwording in de organisatie (rollen raad, college, ambtelijke organisatie en accountant)

√

3. Verantwoordingsgrens bepalen tussen 0% en 3% 4. Rapporteringsgrens bepalen voor de paragraaf bedrijfsvoering

5. Verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens door raad laten vaststellen 6. Controleprotocol aanpassen: alleen getrouwheid opnemen 7. Controleverordening/ Fin. verordening aanpassen: alleen getrouwheid opnemen 8. (Opschonen) normenkader 9. Verbonden partijen/Gemeenschappelijke Regelingen (GR) 10. Het jaar 2020 als pilot hanteren

√

In 2020 zijn door de gemeente de voorbereidingen gestart, waaronder het inrichten, het proef draaien (niet zijnde het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording zelf in de jaarrekening 2020 of een toelichting in de bedrijfsvoeringsparagraaf) en het maken van afspraken over de taaken rolverdeling. U ontvangt van het college de evaluatie van de verantwoordingspilot over het controlejaar 2020. Wij adviseren de gemeente om in 2021 een uitgebreidere pilot inclusief de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2021 en toelichting in de bedrijfsvoeringsparagraaf op te nemen. Wij ondersteunen de organisatie vanuit onze natuurlijke adviesfunctie (voor zover mogelijk gezien onze beroepsregels) om de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording verder vorm te geven. Adviezen voor inrichting rechtmatigheidsverantwoording: ▪ Veranker de sturing en governance van de rechtmatigheidsverantwoording. ▪ Voor de rechtmatigheidsverantwoording geldt een rapporteringsgrens van maximaal 3% van de lasten. Deze rapporteringsgrens wordt door u vastgesteld en is nu € 100.000. Afgevraagd kan worden of bij een omvang van zo’n gemeente niet volstaan kan worden met een ruimere tolerantie. Indien u dit wilt doen, dan zou u het besluit rondom deze grens samen met de controleaanpak van de organisatie kunnen nemen.

▪ Om tot het rechtmatigheidsoordeel te komen wil het college zoveel mogelijk aansluiten bij de doorontwikkeling van de interne organisatie en daarmee de primaire processen in de 1e en de 2e lijn of defence. Dit betekent dat de organisatie de volgende vragen moet beantwoorden: ▪ Welke externe en interne wet- en regelgeving zijn relevant voor de materiële stromen en processen? ▪ Welke zichtbare vastgelegde interne beheersingsmaatregelen bestaan èn werken ten aanzien van de rechtmatigheid? ▪ Welke overige zichtbare controlewerkzaamheden worden uitgevoerd en vastgelegd ten aanzien van de rechtmatigheid? ▪ Welke afspraken gelden over dossiervorming? ▪ Koppel een organisatie brede risicoanalyse aan (zichtbare) interne beheersingsmaatregelen met als sluitstuk de verbijzonderde interne controle (3e lijn of defence). ▪ Werk vanuit de diensten naar het college (‘stapelen’). ▪ Bij een organisatie die zelf ‘in control’ wil zijn past het dat fouten aan de voorkant van het proces worden gesignaleerd en voorkomen, in plaats van dat deze aan de achterkant hersteld moeten worden. ▪ Overweeg op termijn door te groeien naar een in control statement.

28

Uw aandachtspunten Oordelen

In onze natuurlijke adviesrol dragen wij bij aan het verder versterken van de kaderstellende en controlerende rol van u, de raad/Rekeningcommissie. In onze controleaanpak hebben wij in overleg met u de volgende aandachtspunten benoemd die in de Board Letter 2020 en in dit accountantsverslag zijn uitgewerkt: Het controleren van de volgende significante risico’s: 1. Onjuiste waardering van grondexploitaties. 2. Onjuiste waardering van voorzieningen. 3. Onrechtmatige inkopen door het niet naleven van de Aanbestedingswet. ▪ Ons oordeel bij de kwaliteit van de tussentijdse informatievoorziening en periodieke afsluiting hebben we opgenomen in de 8-maandsrapportage. Daarbij is de analyse van het resultaat bij de jaarrekening 2020 het sluitstuk. ▪ De voortgang van de doorontwikkeling van de interne processen vanuit de risicoanalyse en procesverantwoordelijken is opgenomen in onze Board Letter 2020 en de update daarvan in dit accountantsverslag. De borging van de bevindingen in de primaire processen uit 2019 lopen hierin mee. ▪ Ook heeft u ons gevraagd om, naast de jaarrekeningcontrole, voor u de volgende onderwerpen in proces/projectdoorlichtingen te onderzoeken conform artikel 8, lid 2 van de Controleverordening gemeente Den Haag 2014: Omgevingswet, rapportage grote projecten en indicatoren.

Het onderzoek naar de meldplicht datalekken 2020 hebben wij met u op 10 februari 2021 besproken. ▪ Daarnaast heeft de Rekeningencommissie toezeggingen vanuit het college ontvangen tijdens de behandeling van de vorige jaarrekening 2019. In dit accountantsverslag hebben wij de voortgang hiervan voor u opgenomen. De resterende toezeggingen behandelen wij hieronder: ▪ Vorig jaar heeft de wethouder toegezegd in de programmarekening 2020 de toelichtingen van de indicatoren (waar sprake was van verschil van meer dan 10% van de begroting) waar bereikte doelen niet helder waren afgezet tegen de beoogde doelen te verbeteren. In de programmarekening 2020, specifiek bij de programma’s 4 ‘Openbare orde en veiligheid’, 8 ‘Zorg, welzijn, jeugd en volksgezondheid’, 11 ‘Economie’ en 15 ‘Financiën’, wordt bij 27% van de indicatoren, waar sprake is van een verschil van meer dan 10% ten opzichte van de begroting, een toelichting gegeven. Voor 73% wordt de afwijking niet toegelicht doordat in de programmatekst geen begrotingscijfers zijn overgenomen. Bij het ontbreken van begrotingscijfers is een vergelijking met de realisatie niet mogelijk. Het betreft met name kengetallen en Rijksindicatoren. Voor een verdere toelichting verwijzen wij naar de separate rapportage over de indicatoren.

▪ Vorig jaar kwam het incidenteel voor dat een voorschot was verstrekt voordat een subsidiebeschikking was uitgegaan (circa € 4 mln.) bij instellingen waarmee de gemeente een structurele subsidierelatie had. Het college heeft de Rekeningencommissie toegezegd dit op te pakken. Uit onze jaarrekeningcontrole 2020 blijken geen signalen/aanwijzingen dat dit zich heeft voorgedaan. Dit betreft een laag risico. Het zou anders zijn als het incidentele subsidies betrof. ▪ Voor de toezegging van de wethouder om investeringsstrategieën van de HEID-fondsen voortaan actief ter kennisgeving naar de raad te brengen, geeft de gemeente aan dat het afgelopen jaar geen nieuwe investeringsstrategieën zijn vastgesteld en daarom deze ook niet naar de raad zijn gestuurd. ▪ Voor de toezeggingen over de verantwoording van investeringen in de fondsen HEID, geeft de gemeente aan dat in de begroting 2020 en de jaarrekening 2020 passages staan over de fondsen onder HEID. Daarnaast geeft de gemeente aan dat de jaarrekeningen van HEID nu op de website van HEID staan. ▪ Voor de toezeggingen van de wethouder om jaarlijks een overzicht HEID fonds(aandelen) te verstrekken, meent de gemeente dat deze is verstuurd naar de raad. In ieder geval, zo geeft de gemeente aan, heeft HEID deze informatie (met de suggestie om het op rood naar de raad te verzenden) aangeleverd.

Wij adviseren u om u tussentijds te laten informeren door het college. Op deze manier ontvangt u van het college periodiek informatie over de gedane toezeggingen door de wethouders.

Boodschappen accountantscontrole 2020

▪

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 29

Vooruitblik Nieuwe en verwachte notities van de commissie BBV De commissie Besluit Begroting en Verantwoording heeft de volgende notities uitgebracht of zal die nog uitbrengen. Deze notities zijn relevant voor uw begrotings- en verantwoordingsstukken: ▪ Notitie effecten en risico’s voor decentrale overheden vertaald naar de jaarrekening 2020 (1 maart 2021) ▪ Lokale heffingen (13 april 2021) ▪ Rechtmatigheidsverantwoording (medio 2021) ▪ Overhead (medio 2021) ▪ Grondbeleid (2021) ▪ Rente (medio 2021) ▪ (Structurele) lasten en baten (medio 2021) ▪ Verbonden partijen (2021)

Wij attenderen u erop dat bij gegevensverwerking van opsporingstaken, conform de WPG, elk jaar een interne audit, en voor het eerst in 2021 (daarna éénmaal in de vier jaar) een externe audit moeten worden uitgevoerd. Volgens informatie die ons bekend is, is bij de gemeente tot op heden een dergelijke interne audit nog niet uitgevoerd. Wij voeren graag deze externe audit voor de gemeente uit.

Ontwikkelingen in accountancy Uit de rapporten van de Autoriteit Financiële Markten over onder andere de kwetsbaarheden in de structuur van accountantsorganisaties, de Monitoring Commissie Accountancy en de Commissie Toekomst Accountancy blijkt dat de kwaliteit van wettelijke controles verbeterd moet worden. Wij als GAD hebben kennis genomen van deze rapporten. Wij hebben gesproken met de door de minister ingestelde kwartiermakers en wij werken hieraan met onze controle-aanpak. De toenemende eisen aan de controle c.q. de documentatie betekent ook voor de gemeente dat wij soms diepgaandere onderbouwingen verwachten. In onze visie is het cruciaal om in gesprek te blijven over de veranderde verwachtingen en daarmee samenhangende eisen. De Rekenkamer zal als onze toezichthouder dit jaar (medio 2021) een onderzoek uitvoeren naar de wettelijke controle conform de Wet toezicht accountantsorganisaties. Daarnaast voert Berenschot in opdracht van u en het college een onderzoek uit naar onze positionering. Invoering Omgevingswet De Omgevingswet zal naar verwachting per 1 januari 2022 ingaan. De Omgevingswet gaat uit van een integrale aanpak en dit vraagt het nodige aan voorbereidingen. We kijken samen met de gemeente naar de consequenties van de Omgevingswet op de bedrijfsvoering. Ook voeren wij voor u een onderzoek uit naar de implementatie van de Omgevingswet in 2021.

Oordelen

Auditplicht bij Wet politiegegevens Bij de gemeente zijn buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) werkzaam. Bij het verwerken van persoonsgegevens door boa’s moet de gemeente rekening houden met twee privacyreglementen: zowel de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) als de Wet politiegegevens (WPG).

Boodschappen accountantscontrole 2020

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Ontwikkelingen

Urban Data Platform: data gedreven dienstverlening In de toekomst wordt data integraal benaderd via het Urban Data Platform bij de gemeente. Het benaderen van data in het platform is dan alleen mogelijk voor bevoegde medewerkers van de gemeente èn bevoegde externe partijen. Privacy is een integraal onderdeel van de beheerprocessen van het platform. Het platformontwerp wordt aangesloten op het identiteits- en toegangsmanagement van de gemeente Den Haag. Dit proces maakt onderdeel uit het van Masterplan IT. Wij adviseren de organisatie om nieuwe data-initiatieven op dit platform te implementeren en om bestaande data-omgevingen naar het Urban Data Platform te migreren.

Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 30

De materialiteit is toegenomen Wij hebben de jaarrekeningcontrole 2020 uitgevoerd rekening houdend met de volgende goedkeuringstoleranties, zoals opgenomen in de door u vastgestelde Controleverordening gemeente Den Haag 2014 (artikel 3a): ▪ Voor fouten is de goedkeuringstolerantie 1% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves: € 39,0 mln. (2019 € 28,5 mln.). ▪ Voor onzekerheden is de goedkeuringstolerantie 3% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves € 117,0 mln. (2019 € 85,5 mln.). In artikel 3b van de Controleverordening gemeente Den Haag 2014 is opgenomen dat de toe te passen rapporteringstolerantie bij de rapportering van de bevindingen van de controle van de jaarrekening € 100.000 bedraagt. Bij het plannen en uitvoeren van onze controlewerkzaamheden houden wij rekening met de goedkeuringstolerantie (ook wel materialiteit genoemd). Wij beschouwen een afwijking als materieel wanneer het mogelijk is dat gebruikers van de jaarrekening hun economische beslissingen en acties laten beïnvloeden door de geconstateerde afwijkingen. De door u vastgestelde marge is gelijk aan het wettelijk kader en hebben wij als uitgangspunt gehanteerd. Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bedraagt de goedkeuringstolerantie maximaal 1% van de totale lasten voor fouten en 3% voor onzekerheden.

Een fout is een feitelijke onjuistheid in de jaarrekening. Een onzekerheid is een post waarvoor de accountant niet over voldoende controle-informatie beschikt om tot een oordeel te kunnen komen. Omdat een onzekerheid niet een fout betreft, hanteert het BADO hiervoor hogere toleranties dan voor een fout. Fouten groter dan 1% en kleiner dan 3% leiden tot een oordeel met beperking. Fouten groter dan 3% leiden tot een afkeurende verklaring. Onzekerheden groter dan 3% en kleiner dan 10% leiden tot een zogenoemd oordeel met beperking. Onzekerheden groter dan 10% leiden tot een oordeelonthouding. De grondslag voor het bepalen van deze toleranties betreft de totale werkelijke kosten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de bestemmingsreserves.

Oordelen

Materialiteit bepaalt de aard, de timing en de omvang van onze controlewerkzaamheden en het effect van vastgestelde afwijkingen op onze controleverklaring. Gedurende het controlejaar actualiseren wij de materialiteit op basis van de feitelijke financiële gegevens en wijzigingen in uw organisatie en omgeving gedurende het hele jaar. Bij het bepalen van de uitvoeringsmaterialiteit houden wij rekening met de fouten uit voorafgaande jaren, de mate van interne beheersing en nemen een afslag voor incidentele lasten, waaronder Covid-19 en bestemde ‘Eneco-gelden’, om grote fluctuaties over jaren te voorkomen.

Boodschappen accountantscontrole 2020

Uitkomsten jaarrekeningcontrole Jaarrekening WNT SiSa

Onze controle houdt in dat wij niet alle transacties controleren. Onze controle heeft als doel om belangrijke onjuistheden en onrechtmatigheden te ontdekken. In het accountantsverslag worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die het bedrag van € 100.000 overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening 2020 gerapporteerd. Wij geven u gezien de omvang van de gemeente in overweging om de rapporteringsgrens te verruimen.

Interne beheersing IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 31

Ongecorrigeerde controleverschillen Oordelen

Controleverschillen boven de rapporteringstolerantie van € 100.000 Balans

Jaarrekeningpost

Omschrijving

Categorie afwijking (getrouwheid, rechtmatigheid)

Classificatie afwijking (fout, onzeker)

1 WMO

Onzekerheid prestatielevering pgb's.

2 Voorzieningen

Voorziening voldoet niet.

2 Overige opbrengsten

Voorziening voldoet niet.

Getrouwheid en rechtmatigheid Getrouwheid en rechtmatigheid Getrouwheid en rechtmatigheid

3 Voorzieningen

Voorziening voldoet niet.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

3 Overige opbrengsten

Voorziening voldoet niet.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

4 Financiële vaste activa

Onzekerheid VPB-risico voorziening.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Onzeker

5 Materiële vaste activa

FIO-boekingen.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

5 Overige bedrijfskosten

FIO-boekingen.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

5 Overlopende activa

FIO-boekingen.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

6 Voorzieningen

FIO-boekingen.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

6 Overige bedrijfskosten

FIO-boekingen.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Netto-vlottende schulden met een 7 rentetypische looptijd korter dan één jaar Balansverlenging.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

7 Overlopende activa

Balansverlenging.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

8 Overlopende activa

FIO-boekingen.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Onzeker

Bedrag (debet)

Bedrag (Credit)

Bedrag (debet)

Bedrag (Credit)

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Onzeker Fout

Boodschappen accountantscontrole 2020

Staat van baten en lasten

€ 5.441.000 €

Fout €

Jaarrekening WNT SiSa

160.000 €

160.000

€

346.000

346.000

Interne beheersing

€ €

600.000

317.000 € €

€

Ontwikkelingen

517.000

Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik

834.000

247.000 €

€

1.569.000 €

€

IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

1.569.000

247.000

Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid

5.984.000

32

Ongecorrigeerde controleverschillen Oordelen

Controleverschillen boven de rapporteringstolerantie van € 100.000 Balans

Jaarrekeningpost

Omschrijving

Categorie afwijking (getrouwheid, rechtmatigheid)

Classificatie afwijking (fout, onzeker)

Bedrag (debet)

Bedrag (Credit)

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Voorziening voldoet niet.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Voorziening voldoet niet.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

10 Overige opbrengsten

Voorziening voldoet niet.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

11 Financiële vaste activa

Voorziening voldoet niet.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

11 Overige opbrengsten

Voorziening voldoet niet.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

12 Overlopende activa

Terugdraaien obligatie.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Terugdraaien obligatie.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Teveel baten verantwoord.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Teveel baten verantwoord.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

€

102.000

14 Overlopende activa

Oprenting obligaties.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

€

318.000

14 Overige opbrengsten

Oprenting obligaties.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

9 Overige opbrengsten 10 Financiële vaste activa

Uitzettingen met een rentetypische 12 looptijd korter dan één jaar 13 Overige opbrengsten 13 Overlopende passiva

Bedrag (debet)

Bedrag (Credit)

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Voorziening voldoet niet.

9 Voorzieningen

Boodschappen accountantscontrole 2020

Staat van baten en lasten

€

€

€

€

515.000

Jaarrekening WNT SiSa

€

452.000

Interne beheersing

515.000

452.000

IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

777.000 €

777.000

€ 10.958.000

Ontwikkelingen € 10.958.000 €

102.000

Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik Bijlagen

€

318.000

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 33

Ongecorrigeerde controleverschillen Oordelen

Controleverschillen boven de rapporteringstolerantie van € 100.000 Balans

Jaarrekeningpost

Omschrijving

Categorie afwijking (getrouwheid, rechtmatigheid)

Classificatie afwijking (fout, onzeker)

Bedrag (debet)

Bedrag (Credit) Bedrag (debet)

Bedrag (Credit)

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

15 Overlopende activa

Transitorische rente obligatie.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

15 Rentebaten

Transitorische rente obligatie.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

€

934.000

15 Overige opbrengsten

Transitorische rente obligatie.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

€

487.000

16 Overlopende passiva

Te hoge reservering.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

16 Overige bedrijfskosten

Te hoge reservering.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

€

17 Overige opbrengsten

Interne verrekeningen.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

€ 16.700.000

17 Overige bedrijfskosten

Interne verrekeningen.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Geen verplichting aanwezig.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Uitzettingen met een rentetypische 20 looptijd korter dan één jaar Vordering verbonden partij.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

20 Overige opbrengsten

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

18 Overlopende passiva

18 Overige bedrijfskosten Geen verplichting aanwezig. Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één 19 jaar Interne verrekeningen. 19 Overige opbrengsten

Interne verrekeningen.

Vordering verbonden partij.

Boodschappen accountantscontrole 2020

Staat van baten en lasten

€

€

Jaarrekening WNT SiSa

1.421.000

Interne beheersing

308.000

IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

308.000

€ 16.700.000 €

€

€

Ontwikkelingen

165.000 €

165.000

€

550.000

Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik

550.000

513.000 €

513.000

Bijlagen

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 34

Ongecorrigeerde controleverschillen Oordelen

Controleverschillen boven de rapporteringstolerantie van € 100.000 Balans

Jaarrekeningpost

Omschrijving

Categorie afwijking Classificatie (getrouwheid, afwijking rechtmatigheid) (fout, onzeker)

Bedrag (debet)

Boodschappen accountantscontrole 2020

Staat van baten en lasten

Bedrag (Credit)

Bedrag (Credit)

Bedrag (debet)

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Netto-vlottende schulden met een 21 rentetypische looptijd korter dan één jaar Balansverlenging.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

21 Overlopende activa

Balansverlenging.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

22 Financiële vaste activa

Reclassificatie vordering.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

22 Overlopende activa

Reclassificatie vordering.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

23 WMO

Schulden te laag.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Netto-vlottende schulden met een 23 rentetypische looptijd korter dan één jaar Schulden te laag.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

24 WMO

Geen controleverklaring aanwezig.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Onzeker

Netto-vlottende schulden met een 25 rentetypische looptijd korter dan één jaar Controleverklaring met beperking.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

25 WMO

Controleverklaring met beperking.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

26 Financiële vaste activa

Reclassificatie vordering.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Uitzettingen met een rentetypische 26 looptijd korter dan één jaar

Reclassificatie vordering.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

€ 19.030.000

Jaarrekening WNT SiSa

€ 19.030.000 €

2.331.000 €

€

€

Interne beheersing

2.331.000 €

231.000

€

1.052.000

IT-beheersing Fraude en wet- & regelgeving

231.000

Ontwikkelingen

108.000 €

€

108.000

Rechtmatigheidsverantwoording Uw aandachtspunten Vooruitblik

6.173.000

€

Bijlagen

6.173.000

Materialiteit Controleverschillen Verantwoordelijkheid Onafhankelijkheid 35

Ongecorrigeerde controleverschillen Oordelen

Controleverschillen boven de rapporteringstolerantie van € 100.000 Balans

Jaarrekeningpost

Omschrijving

Categorie afwijking (getrouwheid, rechtmatigheid)

Classificatie afwijking (fout, onzeker)

Bedrag (debet)

Staat van baten en lasten

Bedrag (Credit)

Bedrag (debet)

Boodschappen accountantscontrole 2020

Bedrag (Credit)

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

Reclassificatie vordering.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

Uitzettingen met een rentetypische 27 looptijd korter dan één jaar

Reclassificatie vordering.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

28 Overige bedrijfskosten

Vordering voldoet niet.

Getrouwheid en rechtmatigheid

Fout

28 Overlopende activa

Vordering voldoet niet.