Wethoudersbrief Toelichting op melding bedreiging en samenspel met GOR inclusief bijlagen

Uw brief van

: 14 juni 2024

Ref.

: M. Tollenaar

Uw kenmerk

:

Tel.

: 06 15 90 14 75

Afdeling

: BAZ/BO

E-mail

: m.tollenaar@s-hertogenbosch.nl

Zaaknummer

:

Bijlage(n) : -

Datum

: 14 juni 2024

Onderwerp

: Toelichting op melding bedreiging en samenspel met GOR

Geachte raadsleden

In de I&O van 10 juni jl. is door het college een toelichting gegeven op de melding van een bedreiging bij de Afvalstoffendienst en het samenspel met de GOR. Hierbij hebben we ook ons bestuurlijk dilemma geschetst. Het college is aanspreekbaar en we leggen verantwoording af aan uw raad over ons handelen als bestuur. Daarin willen we open en transparant zijn. Anderzijds hebben we ook een verantwoordelijkheid richting onze medewerkers, want die kunnen zich niet publiekelijk verdedigen. Daarom betrachten we ook als college zorgvuldigheid met hoor- en wederhoor. We staan namelijk voor een organisatie die voor iedereen veilig is. In de I&O zijn er twee toezeggingen gedaan: - Een tijdlijn over de melding van een bedreiging bij de afvalstoffendienst en het samenspel met de GOR; - Een toelichting hoe de medezeggenschap in onze organisatie is ingebed. In deze wethoudersbrief zijn beide toezeggingen uitgewerkt met enkele bijlagen, namelijk: 1. Toelichtende tijdlijn melding bedreiging en samenspel GOR 2. Inbedding medezeggenschap in organisatie 3. Brief GOR 18-04-2024 4. Brief WOR-bestuurder 28-04-2025 5. Advies dhr. Rienk Goodijk 6. Intranetbericht GOR 13-06-2024 7. Intranetbericht WOR-bestuurder 13-06-2024 Bijlagen 3, 4 en 5 hebben tot op heden altijd een vertrouwelijk karakter gehad – het college heeft dit gerespecteerd.

Aangezien de GOR de brief in bijlage 3 op intranet heeft gedeeld en de media hierover beschikt, voelen wij ons genoodzaakt en vrij om deze brief, alsook de reactiebrief van de WOR-bestuurder van 28 april en het advies van de heer Goodijk van 13

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

mei met uw raad te delen. Naast dat wij zelf transparant en zorgvuldig verantwoording af willen leggen aan de gemeenteraad, is er vanuit raadsleden ook al gevraagd om de betreffende berichten en hebben wij de documenten dus zowel in het kader van de actieve en de passieve informatieplicht met de raad te delen. Tot slot attenderen wij u nog graag op de jaarlijkse toelichtende bijeenkomst over de organisatie(ontwikkeling) voor uw raad op maandag 24 juni. We verwachten dat wij de bevindingen uit het Medewerkers belevingsonderzoek (MBO) voor het zomerreces met u te kunnen delen. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Namens het college, De wethouder van o.a. P&O,

De burgemeester,

R.J.J. Geers

drs. J.M.L.N. Mikkers

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Bijlage 1: toelichtende tijdlijn Melding van bedreiging Medio mei jl. is bij het college melding van een bedreiging door een medewerker richting een collega en de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA). Hierop hebben we kort daarna vier acties ingezet: - Een onafhankelijk onderzoek naar feiten en omstandigheden (wie heeft wat gedaan, tegen wie, wat kunnen we daarvan aantonen); - Er wordt met de betrokken interne medewerker besproken op welk moment (gelet op het onderzoek) we als werkgever het beste aangifte kunnen doen; - Op basis van het onderzoek naar feiten en omstandigheden rond de melding van de bedreiging gaan we na wie wanneer wel of niet geïntervenieerd heeft om daarmee de interne escalatieladder te verbeteren; - Er is door de gemeente melding bij de Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) gedaan over de melding van bedreiging tegen hun inspecteurs. Op maandag 20 mei zijn we gestart met het selecteren een onafhankelijk onderzoeksbureau. Op 21 mei jl. hebben we de fractievoorzitters van de gemeenteraad vertrouwelijk geïnformeerd over de melding van bedreiging. Op 23 mei jl. is de onderzoeksuitvraag naar bureau Capra gedaan. Naar aanleiding van de melding bij de NLA heeft er op 23 mei jl. een bestuurlijk gesprek plaatsgevonden tussen de NLA en een vertegenwoordiging van het college, op initiatief van de NLA. De GOR heeft ook een gesprek gevoerd met de NLA.

Omdat het college en de GOR allebei een andere verantwoordelijkheid hebben richting onze organisatie, hebben we gekozen voor twee aparte gesprekken. In het gesprek met de NLA is een aantal afspraken gemaakt. Wij hebben deze afspraken vastgesteld en u hierover via een collegebrief geïnformeerd (d.d. 6 juni jl.). Op 10 juni jl. hebben wij u bij Informeren en Ontmoeten (I&O) een toelichting gegeven. Samenspel met de GOR Vanaf de zomer van 2023 hebben we als college diverse gesprekken gevoerd met de GOR, over de veiligheid in het algemeen en het gebruikelijke informele overleg. De GOR heeft ons hun kritische geluid laten horen over hoe zij hun rol ervaren en waar ze tegenaan lopen. We staan voor een organisatie waar termen als veiligheid, kritische houding, eigen verantwoordelijkheid, creativiteit, respect en de mogelijkheid tot het tekenen buiten de lijntjes centraal staan. Het signaal van de GOR is dat zij deze bovenstaande termen niet herkennen in de praktijk en het gevoel hebben dat tegenspraak niet altijd gewaardeerd wordt. Dit heeft ook betrekking op de samenwerking tussen de GOR met de WOR-bestuurder. De GOR heeft hierover op 18 april jl. een brief gestuurd aan het college (zie bijlage). Deze brief van de GOR kwam voor ons als een verrassing. Op 25 april bespreekt een vertegenwoordiging college met het Gemeentelijk Management Tem (GMT) de brief.

Het college nodigt de GOR uit voor een gesprek, GOR wil hier pas op ingaan na het meireces. Eind april jl. nemen we contact op met hoogleraar Rienk Goodijk, expert op het gebied van governance en medezeggenschap, en hem gevraagd om als adviseur op te treden. We hebben hem gevraagd te reflecteren op de samenwerking. Op 28 april jl. reageert de WORbestuurder schriftelijk op de brief van de GOR (zie bijlage). Op 7 mei jl. vindt een gesprek plaats tussen een afvaardiging van het college, dhr. Goodijk, de GOR en een externe adviseur van de GOR. Het college hoort de signalen van de GOR aan en stelt verduidelijkende vragen. Dhr. Goodijk stelt daarop voor om een vervolggesprek

te hebben met ditzelfde gezelschap met daarbij de aanwezigheid van de WOR-bestuurder. De GOR geeft aan hierover na te willen denken. Later in mei spreken we als college met de GOR en haar adviseur, WOR-bestuurder en dhr. Goodijk. De heer Goodijk concludeert dat de onderlinge manier van samenwerken en communiceren tussen GOR en WOR-bestuurder meer aandacht nodig heeft. Het gaat om een cultuurverandering: zodat iedereen zich vrij en gehoord voelt om tegenspraak te bieden en te ontvangen. Het advies is als bijlage toegevoegd. Tezamen komen we tot een drietal besluiten: •

• •

Komen tot een overdrachtsdocument voor het overleg tussen GOR en WOR-bestuurder en richting de nieuwe GOR na de verkiezingen. Dat moet dan gaan over duidelijkheid over de rollen/posities en onderlinge relaties in het overleg en de vorm/mogelijkheden tot informeren en escaleren; De huidige WOR-bestuurder blijft formeel de WOR-bestuurder, maar mandateert aan een ander GMT-lid tot 1 januari 2025. Dan zijn de verkiezingen geweest en start de nieuwe GOR; De algemene zorg van de GOR is bij het college duidelijk overgekomen. Wij nemen onze verantwoordelijkheid om dit signaal ook als bouwsteen te gebruiken voor onze bestuurlijke verantwoordelijkheid richting de organisatie.

College, WOR-bestuurder en GOR hebben dus allen ingestemd met bovenstaande actiepunten. Afgesproken wordt tussen college en GOR om gezamenlijk te communiceren. Omdat de GOR zich niet kan vinden in de gezamenlijke verklaring, besluit zij op 3 juni jl. te communiceren naar haar achterban. Op 10 juni wordt de gemeenteraad bijgepraat via I&O. Op 13 juni jl. (zie bijlage) communiceert de GOR opnieuw met haar achterban. Tot slot wij melden dat volgende week de start wordt gemaakt met het opstellen van het genoemde overdrachtsdocument onder punt 1.

Bijlage 2: inbedding medezeggenschap in organisatie De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) geldt mede voor overheidsorganisaties, dus ook voor de gemeente ‘s-Hertogenbosch. Via de WOR is wettelijk geregeld hoe inspraak op besluitvorming plaatsvindt. Binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch zijn vier medezeggenschapsorganen: de ondernemingsraden, de Groeps-ondernemingsraad (GOR), de OR Weener XL en het Lokaal overleg (LO). 1.

De Sectorondernemingsraden

De ondernemingsraad behartigt via inspraak de belangen van het personeel. De OR mag meepraten over belangrijke bedrijfseconomische beslissingen van de directie. De OR overlegt over het ondernemingsbeleid en de personeelsbelangen. Bijzonder bij onze gemeente, net als bij alle andere overheidsorganisaties, is dat de rol van de ondernemingsraad door besluiten van de gemeenteraad wordt beperkt (het politieke primaat). Binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch heeft elke sector zijn eigen OR. Daarnaast zijn vijf van de zes sectoren via één lid vertegenwoordigd in de Groepsondernemingsraad (GOR). Weener XL heeft een eigen OR en is niet vertegenwoordigd in de GOR. Elke OR kiest uit zijn midden een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en een secretaris. De vergaderingen zijn openbaar, tenzij de OR anders beslist. Er vindt minstens 6 x per jaar een overlegvergadering plaats met de sectordirecteur. Elke OR wordt door en uit de medewerkers gekozen. Aan het begin van iedere zittingsperiode van de OR worden afspraken gemaakt tussen de werkgever en de Groepsondernemingsraad (GOR) over de benodigde inzet voor het ORwerk. Om zijn taak goed te kunnen uitvoeren heeft de ondernemingsraad een aantal rechten: 1. 2. 3. 4. 5.

adviesrecht instemmingsrecht recht op informatie initiatiefrecht spreekrecht

Welke onderwerpen in het landelijke cao-overleg, het Lokaal Overleg met de vakbonden of in de ondernemingsraden aan de orde komen, is uitgewerkt in de Cao Gemeenten (hoofdstuk 12 en 13) en het PRS (hoofdstuk 12 en 13). 2.

De Groepsondernemingsraad (GOR)

De GOR behartigt de organisatie- en medewerkersbelangen op concernniveau. De GOR bestaat uit 7 leden. De sector, die zorgt voor afvaardiging van de voorzitter, heeft een extra zetel. De voorzitter vormt samen met een GOR-lid het Dagelijks Bestuur van de GOR. De GOR heeft maandelijks overleg met de WOR-bestuurder. De zittingstermijn van de GOR is 3 jaar. In maart 2021 is de nieuwe zittingstermijn gestart. De huidige GOR heeft verzocht om een halfjaar uitstel van de verkiezingen, waarmee de WOR-bestuurder, de gemeentesecretaris, heeft ingestemd. 3.

De OR Weener XL

De ondernemingsraad WXL is er voor medewerkers en de organisatie. De ondernemingsraad bestaat uit negen leden die worden gekozen door en uit de volgende

kiesgroepen: zes leden worden gekozen door en uit de groep gesubsidieerde arbeid (WSW/WIW); drie leden worden gekozen door en uit de groep ambtenaren. De ondernemingsraad kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De zittingstermijn van de leden is 4 jaar. De WOR-bestuurder is de directeur WXL. 4.

Het Lokaal overleg (LO)

Het college van Arbeidszaken (de werkgeversvertegenwoordiging van de gemeenten op landelijk niveau) onderhandelt met de vakcentrales voor overheidspersoneel. Als er een akkoord wordt afgesloten, wordt dit vastgelegd in de Cao Gemeenten. Naast het landelijke overleg voert de gemeente ’s-Hertogenbosch zelf ook nog overleg met de vakbonden over een aantal arbeidsvoorwaarden. Het Lokaal Overleg bestaat uit een vertegenwoordiging van de werkgever en een vertegenwoordiging van de vakbonden. In onze gemeente bestaat deze vertegenwoordiging uit vakbondsleden die bij onze gemeente werk(t)en. Daarnaast kunnen de vakbondsleden in het LO worden bijgestaan door vakbondsadviseurs.

28 april 2024 Aan het college van B&W van ‘s-Hertogenbosch

Geacht College,

Op 18 april heb ik, via een cc in de mail, een afschrift gekregen van de brief van de Groeps Ondernemings Raad (GOR), gericht aan het college van B&W. Ik ben verrast door de brief. Niet over het feit dat de relatie tussen de GOR en mij moeizaam is. Maar wel over de timing. Na de laatste overleg-vergadering heb ik van de voorzitter van de GOR het signaal gekregen dat de GOR had ingestemd met mijn voorstel om voortaan de overlegvergaderingen te laten plaatsvinden onder onafhankelijke gespreksbegeleiding. Sindsdien waren zij en ik in overleg over het profiel van zo iemand en wie dat zou kunnen doen. Het laatste app-bericht van de GOR-voorzitter richting mij dateert van 9 april, met als tekst “Beste Berend, ter tussentijdse informatie: maandag heeft de GOR een training. Dan komt ook de rol van een gespreksbegeleider ter sprake. Ik kom daarna namens de GOR bij jou terug op de lijn ”. Daarna heb ik niks meer gehoord. Een signaal had ik wel op prijs gesteld. Al was het maar dat we de afspraak hadden gemaakt dat we elkaar niet meer met brieven zouden verrassen. Wat is er in de afgelopen weken gebeurd? Ondertussen ligt er dus een brief.

Ik heb geaarzeld of ik hierop in zou gaan en zo ja: hoe? Inmiddels ben ik, geholpen door het hoofd PFZ en de leden van het GMT, over die aarzeling heen en geef ik u (en hen) mijn analyse over de relatie GOR-WOR bestuurder in de afgelopen (bijna) vijf jaar. Allereerst dit: de aantijging dat ik geen tegenspraak zou dulden is absurd. Zo langzamerhand weet ik wel wat mijn imago is. Ik sta bekend als analytisch en nieuwsgierig, iemand die luistert en zoekt naar harmonie. Die de tijd neemt om verschillende geluiden tot overeenstemming te laten komen; op zoek is naar draagvlak. De schaduwkant van zo’n profiel is dat ik soms onpeilbaar ben. Mensen vragen zich wel eens af: wat wil die man nou eigenlijk zelf? Ik probeer daar alert op te zijn en een omgeving te creëren waarbij we elkaar bevragen, zodat er begrip ontstaat. De moeizame relatie GOR - WOR-bestuurder is, mijns inziens, niet terug te voeren op “mijn wijze van omgang met tegenspraak.” Ik denk dat er iets anders aan de hand is. Ik geef u mijn analyse; wellicht wat uitvoeriger dan u van mij gewend bent. Ingewikkelde start Ik ben in 2019 gestart op een profiel waarin onder meer werd gezocht naar een secretaris die zich ook in de organisatie liet zien en zich daarmee zou bemoeien.

In de sollicitatiegesprekken heb ik aangegeven dat ik – mede om die reden – graag zelf de rol van WOR-bestuurder op me wilde nemen (in plaats van dat een andere directeur dat deed, zoals hier de gewoonte was). Ik had daar goede ervaringen mee: op die manier hoor je veel en kan je samen - als ambtelijk eindverantwoordelijke én medezeggenschap - bouwen aan de verbetering van de organisatie.

Ik was dan ook blij dat mijn wens werd gehonoreerd. Kort na mijn komst vertrok de directeur SB. Ik heb toen – in overleg met het college, het AMT, de SMT ’s en OR-en van SB en BAZ en de GOR – gevraagd of de directeur van BAZ die rol wilde waarnemen, waarbij ik enkele BAZ-onderdelen zelf zou gaan sturen. Die waarnemingen stelden ons in staat om ondertussen na te denken over een definitieve oplossing. Ik heb dat ook gemeld aan de medezeggenschap. En ben vervolgens met het AMT en het college in gesprek gegaan. Mijn insteek was: zeven directeuren is (in vergelijking met andere steden) veel. Maar belangrijker was dat ik graag zelf, met een verantwoordelijkheid voor lijntaken, deel wilde uitmaken van het collectief van – toen – het AMT. Daarmee zou ik daadwerkelijk deel van het geheel worden en kon beter zichtbaar worden dat we, als AMT (later GMT), collectief verantwoordelijk zijn voor de organisatie. Dit is een model dat vrijwel in alle andere grote gemeenten wordt toegepast; zo ook in Nijmegen waar ik behalve secretaris ook lijnverantwoordelijk was voor P&O en voor Openbare Orde en Veiligheid. Het heeft mij tijd gekost om zowel AMT als college op één lijn te krijgen. Al die tijd zat de GOR te wachten op een formeel voorstel. Ik heb geprobeerd uit te leggen dat ik pas met een voorstel kón komen, als ik zeker wist dat ik van college/AMT groen licht zou krijgen.

Toen eenmaal het definitieve voorstel er lag, had de GOR het gevoel gekregen dat ze op de hoofdlijnen van het voorstel voor een voldongen feit was geplaatst. Ik had en heb daar begrip voor; maar ik weet niet goed hoe ik dit procesmatig anders had moeten doen. Over het voorstel zelf hebben we nog wel gesprekken gevoerd; maar die waren niet heel erg vruchtbaar meer. Ondertussen was corona uitgebroken en dat vroeg op dat front veel van mijn aandacht. Het is ons in die fase niet meer gelukt om tot elkaar te komen, wat uiteindelijk heeft geleid tot een negatief advies van de GOR. Ik heb in die fase (vier jaar geleden) één keer de mogelijkheid van de gang naar de Ondernemingskamer genoemd. Niet bedoeld als dreigement; maar als poging tot verduidelijking van wat een processtap zou kunnen zijn. Zo is mijn opmerking echter niet begrepen. Overigens kon ik uiteindelijk leven met een negatief advies: ergens begreep ik de GOR wel. Het college gaf – ondanks dat negatieve GOR-advies – groen licht. En met corona moesten we ons op hele andere dingen concentreren. Achteraf bezien had ik dingen anders moeten doen. Zo was het wellicht verstandiger geweest om een interim-directeur SB aan te stellen (zoals ik sindsdien bij de andere sectoren heb gedaan). En ik had meer kunnen doen om anderen de overtuiging te geven dat ook ik geloof in het sectoren-model. Wat zo is.

Hoe dan ook: het is gelopen, zoals het gelopen is. Nieuwe start In de zomer van 2020 hebben we als GOR en WOR-bestuurder, onder externe begeleiding, het proces geëvalueerd. Dat gaf hoop. Ik heb toen eens te meer begrepen dat de GOR uit was op co-creatie (een woord dat ik het laatste jaar niet meer heb gehoord). En ben daarnaar gaan handelen. Sindsdien kreeg de samenwerking, mijns inziens, wind in de zeilen. We hebben menig benenop-tafel overleg gevoerd. Die heb ik ervaren als ontspannen en constructief; daarin hebben we de basis gelegd voor de latere organisatie-ontwikkeling en ons nieuwe bedrijfsconcept. Daarnaast voerden we op een normale manier onze overlegvergaderingen. We hebben als AMT/GMT de adviezen van de GOR altijd serieus genomen. Ik kan me niet heugen dat we er eentje in de wind hebben geslagen. Ook niet toen het moeilijk werd; bijvoorbeeld toen we na de zomer van 2023 het advies binnen kregen op de vorming van de sector Dienstverlening en

Bedrijfsvoering. Dat was weliswaar een teleurstelling voor mij en het management van de sectoren M&D en BAZ. Maar ik heb de boodschap toen goed begrepen: dit vergt meer tijd en overleg. Want de onderwerpen die de GOR aandraagt zijn serieus en vergen meer gesprek. Ik dacht (en denk nog steeds) dat we daarover goede afspraken hebben gemaakt. We hebben de operatie uitgesteld totdat we er samen goed over hebben gesproken, waarbij ik hoop dat we er samen uitkomen. Crisis fysieke veiligheid Toen kwam de zomer van 2022 en kregen we bezoek van de arbeidsinspectie over het gebrek aan opvolging op een incident bij de afvalstoffendienst. De arbeidsinspectie had uiteraard gelijk en dat hebben de toenmalige directeur SB en ik ruiterlijk toegegeven. Wij zochten de verklaring in corona: die periode had veel van de organisatie en zeker van een uitvoerende dienst als die van de afvalstoffenverwerking gevraagd. Wij vonden het weliswaar laakbaar maar verklaarbaar dat fysieke veiligheid niet de aandacht had gekregen die het verdiende. Maar de arbeidsinspectie ( en onze eigen arbo-coördinator) keek verder dan het incident en vroeg: klopt het überhaupt wel met de cultuur van (fysieke) veiligheid binnen de afvalstoffendienst? Daar wilde de toenmalig directeur SB niet aan. En ook ik was sceptisch.

De afvalstoffendienst had tot dan toe een solide reputatie, waar relatief weinig incidenten voorkwamen; een dienst met een hoog service-level en tevredenheid alom. Tot dan hadden we geen enkel signaal dat er binnen die dienst iets structureel mis zou zijn: niet van het management, niet van de OR SB, niet van individuele medewerkers. De GOR heeft haar rol in die periode goed gespeeld. Ze was reflectief richting zichzelf en kritisch op mijn aanvankelijke scepsis. Mede dankzij hen zijn we scherper gaan kijken. En hebben we vreemde ogen binnen laten kijken. De rest is geschiedenis. Al snel kwamen we er achter dat er veel niet op orde was en zijn we gaan handelen. In het voorjaar van 2023 bleek dat de GOR en ik, qua aanpak, niet op één lijn zaten. Hun brieven werkten mij op de zenuwen; want daarin stond niks wat ik al niet wist. Ondertussen waren we hard bezig om de juiste crisis-maatregelen te treffen, waarbij zich een deel aan de waarneming van de GOR onttrok omdat dat over het functioneren van mensen ging. Daarover kan ik in de GOR-vergadering niet veel vertellen. Maar reken maar dat dat veel aandacht van mij heeft gekregen. Fundamenteel meningsverschil Mijn afdronk van die periode is dat we het over twee dingen fundamenteel oneens waren (en zijn?) en dat we er niet in geslaagd zijn om daar goed over te praten: •

De GOR stuurde aan op directief leiderschap, waarin instructies van bovenaf opgevolgd moeten worden door de medewerkers. Zoiets werkt in een – kortstondige – crisis. Dan is een korte klap nodig om iedereen even “recht te zetten”. Op die manier hebben we dan ook bij de afvalstoffendienst tal van maatregelen genomen. Voor duurzame verbetering is, naar het oordeel van het GMT, iets anders nodig. Namelijk: verantwoordelijkheid laag beleggen, zodat medewerkers zelf een beter besef krijgen van bijvoorbeeld veilig werken. En dat in een cultuur van openheid: zodat fouten besproken kunnen worden en daarvan geleerd kan worden. Niet eentje van angst, verbergen en toedekken. Maar eentje van openheid, evalueren en leren. Op die manier krijgen instructies een andere betekenis dan simpelweg van bovenaf opgelegd; ze worden begrepen en doorleefd.

In mijn vorige werkkring, Attent Zorg en Behandeling, heb ik samen met de medezeggenschap gewerkt aan zo’n cultuur. Dat wierp – ook in zo’n grote uitvoeringsorganisatie als de verpleegzorg – zijn vruchten af. Al was het maar omdat de beste ideeën meestal van onderop komen. Toegegeven: zo’n lerende cultuur creëren kost tijd. En dat raakt ons tweede verschil van inzicht. •

De GOR eiste – soms direct, soms verkapt - acute maatregelen, ook in de personele sfeer. Ikzelf vind dat we het moeten doen, zoals ons personeelsbeleid voorschrijft. Als iemand niet functioneert zoals het hoort, dan praat je er over en je maakt samen een verbeterplan. De uitvoering van zo’n plan moet gemonitord worden en als uiteindelijk blijkt dat het onvoldoende is, dán volgen er maatregelen. Dat is de volgorde. Ik verwacht, zeker van de medezeggenschap, dat ze die volgorde respecteert. Ook als het leidinggevenden betreft.

Beide punten: verantwoordelijkheden zo laag mogelijk en openheid/leren raken de kern van ons ontwikkelprogramma. Daar hebben college, GMT én de GOR zich aan gecommitteerd. Ik geloof heilig in die kernwaarden en bewaak ze. Relatie uit het lood. Omdat we het over beide punten slecht konden hebben, of gewoon oneens waren, raakte de relatie uit het lood. We verwaarloosden onze benen-op-tafel overleggen en we wisten elkaar niet meer te vinden. Zo verbaasde ik me er over dat de GOR niet het enthousiasme deelde van de honderden collega’s die meededen in de taskforces (in het kader van de organisatieontwikkeling). Sterker nog: de GOR deed de oproep om die hele ontwikkeling te staken om ons volledig te concentreren op de aanpak van fysieke veiligheid. Ik vond en vind dat onbegrijpelijk. Want alleen samen, met input van onderop, verbeteren we onze cultuur. Eveneens heb ik me er over verbaasd dat de GOR zo lauw was op het gebied van sociale veiligheid. Altijd moest ik hén informeren als er op dat vlak wat aan de hand was, in plaats van andersom. Vanuit de GOR heb ik nooit een signaal gehad, terwijl er toch ook bij ons de nodige issues speelden. Nog groter was mijn verbazing dat de GOR geen belangstelling had om te participeren in de coördinatiegroep Veiligheid. Ik ben een keer het gesprek aangegaan met de voorzitter van de GOR, in haar hoedanigheid als lid van de ondernemingsraad van SB.

Hoe kan het toch dat ik van iedereen signalen krijg over de afvalstoffendienst (via de lijn, arbo, externe adviseurs, de inspectie); maar nooit van de medezeggenschap? Ik weet niet of zij dit type bevraging als ongewenste druk heeft ervaren. Ik heb dat in ieder geval nooit van haarzelf gehoord. Uiteraard heb ik in de afgelopen vijf jaar geprobeerd een goede relatie met de voorzitter van de GOR te onderhouden. Ik werk niet aan een relatie om druk uit te oefenen: zoiets werkt contraproductief; en ik begrijp, denk ik, goed in welk spanningsveld een voorzitter van de medezeggenschap zit De gesprekken hadden voor mij als doel om elkaar beter te begrijpen. Uit de GOR-brief lees ik dat die gesprekken door de andere kant als druk zijn ervaren. Ik vind het vervelend om dat te horen en had het graag eerder vernomen; dan had ik er wat aan kunnen doen.

Lekken Moeten we nog terugblikken op de zomer van 2023, nadat de brieven van de GOR in de publiciteit zijn gekomen en er – naar aanleiding van alle WOO-documenten – veel in de kranten geschreven is, ook over de relatie tussen de medezeggenschap en mij, als WOR-bestuurder? Op mijn verzoek is dat alles, onder externe begeleiding, geëvalueerd met alle betrokkenen. In die evaluatie hebben diverse partijen op hun eigen rol teruggekeken en daar hebben we samen van geleerd. De GOR heeft er in die gesprekken voor gekozen om meer de rol van toehoorder dan van partij in te nemen. Over die opstelling had ik graag het gesprek gevoerd. Om de relatie niet verder te belasten heb ik daar van afgezien. Omdat er in de brief van de GOR aan u wordt ingegaan op dat ík de GOR zou hebben beschuldigd van lekken, ga ik er toch even op in. Op het moment dat de publicatie in het Brabants Dagblad verscheen, kwam er in de organisatie een beweging op gang om op jacht te gaan naar de “dader”. Er liepen veel boze mensen rond: wie heeft dat gedaan? Ik heb die jacht op de “dader” meteen de kop ingedrukt. Dat gaan we niet doen. We moeten ons concentreren op verbeteren van wat er fout zit in de organisatie en ons niet laten afleiden. En we zullen er mee moeten leven dat we in een glazen huis zitten. Dat was de boodschap. Die heb ik iedereen ingepeperd.

Uiteraard baalde ik van de publiciteit omdat daarmee onze organisatie als geheel werd geschaad. Nog los van het feit dat we dat als organisatie niet verdienen, is zoiets – in een krappe arbeidsmarkt – behoorlijk schadelijk. Gelukkig hebben we er tot nu toe niet heel veel last van; en kunnen we alle vacatures behoorlijk vervuld krijgen. Niettemin irriteerde het me dat de GOR voor dit imago-aspect weinig gevoel had en zich vooral zorgen maakte hoe zij er zelf in de publiciteit van af kwam. Ik heb dat nooit met de GOR zelf durven bespreken. Wat ik wel heb gedaan was een try-out organiseren, augustus 2023. Voor die try-outs heb ik alle hoofdrolspelers uit de organisatie uitgenodigd om te oefenen op het verhaal dat ik richting organisatie, college en gemeenteraad (op 6, respectievelijk 7, september) moest houden. Ik wilde dingen uitproberen en bewerkstelligen dat het niet alleen míjn maar ook óns verhaal zou worden. In die try-out heb ik, ten aanzien van het lekken, hulp gezocht bij de aanwezigen naar de juiste formulering. Ook de GOR had daar bij uitgenodigd. Het was mijn bedoeling om aan te geven dat een cultuur van openheid, fouten bespreken, etc. niet gebaat is bij publiciteit. In die publieke context gaat het over verantwoorden, in plaats van leren. En daar zijn we als organisatie niet bij gediend. In die opzet (van uitproberen) ben ik niet geslaagd.

De aanwezige GOR-leden hebben die try-out opgevat als dat ik hen verdacht van lekken en alsof ik hen niet vertrouw. Dat werd een ingewikkeld gesprek. En dat is, in aanwezigheid van de burgemeester en de wethouder P&O, nog eens dunnetjes over gedaan. Dus daar hoef ik in uw richting niet verder over uit te wijden. Termijn van de medezeggenschap Misschien nog wel even over de zittingstermijn van de medezeggenschap. In de overlegvergadering van 24 oktober 2023 werd mij bij de mededelingen doodleuk meegedeeld dat de GOR de verkiezingen met een jaar ging uitstellen. Ik was verrast (ik had van tevoren geen signaal gekregen). Mijn eerste reactie was dan ook eentje van verbazing, waarbij ik slechts in staat was om te vragen of ik daar iets over te zeggen had, of dat het een mededeling was. Het was, volgens de GOR, een mededeling. Bij navraag bij onze juristen bleek dat dat niet zo is en dat ik als WOR-bestuurder daar wel degelijk iets over te zeggen heb. De GOR heeft mijn reactie geïnterpreteerd als: die man wil

ons weg hebben. Mijn insteek was en is een andere: vanwege democratische termijnen ben je als gekozene na vier weg (of ik dat nu wil of niet). In hun richting en tegenover wie dan ook heb ik altijd gezegd dat ik als WOR-bestuurder overleg met degenen die onze medewerkers bij verkiezing aanwijzen. En inderdaad: het GMT vindt het tijd voor verkiezingen. De huidige medezeggenschap zit er acht jaar. Ondertussen is de organisatie drastisch veranderd in omvang en samenstelling. De laatste jaren zijn er veel mensen vertrokken en hebben we er 900 nieuwe collega’s bijgekregen. Om de paar weken heb ik, in het kader van ons introductieprogramma, een gesprek met medewerkers die net een paar maanden in dienst zijn. Die vinden het leuk bij ons: ze zijn hartelijk ontvangen, enthousiast over de sfeer én over de ruimte en mogelijkheden die ze hier krijgen. Maar ze zijn ook kritisch; ze zien scherp waar we ouderwets in zijn en wat er hier te verbeteren valt. Het GMT vindt dat die nieuwe mensen ook een stem moeten krijgen. Ik ben eveneens zo eerlijk toe te geven dat met verkiezingen een einde komt aan de moeizame relatie tussen mij als WOR-bestuurder en de huidige GOR. Het zou raar zijn als ik iets anders zou zeggen. Maar ik denk niet dat een nieuwe medezeggenschap minder kritisch zal zijn.

Dit alles staat naast het gegeven dat ik de mensen van de medezeggenschap waardeer voor hun kritische houding, hun vasthoudendheid en enorme toewijding aan deze organisatie. Misschien had ik die waardering meer kunnen uiten. Uiteindelijk zijn we, na het nodige heen-en-weer gepraat, uitgekomen op verkiezingen in november. Start nieuwe medezeggenschap in januari 2025. Een compromis, waar het GMT mee kan leven. Is dat andersom ook zo? Als ik de brief lees, denk ik van niet. Communicatie en verslaglegging Tenslotte de communicatie en de verslaglegging. Ik zou willen dat we in een wereld leven waarin we onmiddellijk snappen wat de ander zegt. Helaas is dat niet zo. Ik probeer me altijd zorgvuldig uit te drukken. Maar ik ben de eerste om toe te geven dat ook mij dat niet altijd lukt. Wat ik bedoel te zeggen, komt bij de ander niet altijd zo over. En dat zal andersom ook zo zijn. Wat dan helpt is elkaar bevragen. Soms waren we daar in de overleg-vergaderingen toe in staat. Meestal niet. Voor mij reden te meer om aan te dringen op een onafhankelijke gespreksbegeleider, zodat die de cultuur van bevragen en verduidelijken kan onderhouden. Want ik begrijp ook wel dat de combinatie van rollen (voorzitter GOR én voorzitter van de overleg-vergadering) een lastige is. Ik weet niet of ik het beter zou doen.

Daarnaast zou zo’n begeleider een poging kunnen doen om iedereen aan tafel een stem te geven (en niet alleen de dominante stemmen) én om te zien waar de ruimte is voor compromissen. In de formele vergaderingen heb ik zelden ruimte voor daadwerkelijk overleg (het gezamenlijk wegen van argumenten) bemerkt; mij bekroop vaak het gevoel dat er in het vooroverleg van de GOR reeds een standpunt was ingenomen. Waarmee de overlegvergadering degradeerde tot een uitwisseling van standpunten en ik het gevoel kreeg dat de compromisbereidheid van mijn kant moest komen. Maar nogmaals: dat is mijn gevoel en dat had ik graag getoetst aan dat van de GOR. Dan de wijze van verslaglegging. Tja, dat was me wat. Om te beginnen heb ik altijd begrip getoond voor het feit dat een GOR zich heeft te verantwoorden tegenover haar achterban. Hoe doe je zoiets? Ik was niet gewend om vrijwel woordelijke verslagen te laten maken. Een verslag moet recht doen aan de inhoud van het gevoerde gesprek en mag daarbij best een sfeerimpressie geven. Maar wie is er gediend bij zeer uitgebreide, vrijwel woordelijke dialogen, van soms moeizame gesprekken? Uit het oogpunt van verantwoording heb ik voorgesteld om

dan maar bandopnames te maken. Wat mij betreft golden die als verslag. Maar daar wilde de GOR dan weer niet aan (ook te begrijpen). Ik dacht dat we de laatste vergaderingen en verslagen de goede modus hadden gevonden. Maar dat heb ik blijkbaar verkeerd gedacht. Tot slot. Over dit alles was ik graag met de GOR in gesprek gegaan, onder deskundige onafhankelijke regie. Ik heb daar meermaals op aangedrongen. Hoe nuttig was het geweest om – naast een inhoudelijke reflectie – ook eens onze drijfveer-profielen (bijvoorbeeld met behulp van Insights Discovery) naast elkaar te leggen? Ik begrijp nog steeds niet goed waarom de GOR dat allemaal niet wil. Want ons doel is volgens mij hetzelfde, namelijk: bouwen aan een cultuur die bestaat uit een hoog ervaren gemeenschapszin. De vraag is: wie heeft daarin welk aandeel? En vooral: hoe komen we daar? Mijn afdronk van ons gezamenlijk avontuur is dat we het op onderdelen fundamenteel inhoudelijk oneens zijn. Alsook over de vorm. De GOR wil tegenspraak. Ik wil samenspraak. Als een reflectief onderling gesprek, onder deskundige regie, niet mogelijk is, rest (m.i. second best) onafhankelijke gespreksbegeleiding van de overlegvergaderingen. Iets waar ook de wethouder P&O op heeft aangedrongen bij de GOR. Ook daar wilde de GOR eerst niet aan. De aanvankelijke reactie was: ah joh, zo lang is het niet meer.

Op deze manier komen we het laatste jaar wel door. Ik heb daar tegenin gebracht: dit is een overlegvergadering en zoiets doe je met z’n tweeën. Voor mij is onze onderlinge omgangsvorm niet langer te hanteren. Ik had begrepen dat de GOR met deze vorm uiteindelijk kon leven. Maar daar is blijkbaar iets in veranderd. Hoe nu verder? Gegeven de brief van de GOR van 18 april jl, de woorden die ze daarin kiest en de wijze waarop ze in dit proces met mij als WOR-bestuurder zijn omgegaan, zie ik geen mogelijkheid om, met deze GOR, WOR-bestuurder te zijn. Ik verzoek u dan ook om mij van deze taak te ontheffen. Indien u hierin toestemt, verzoek ik u voorts: •

het gesprek aan te gaan met het GMT om samen te bespreken op welke wijze en door wie de rol van WOR-bestuurder kan vervullen;

•

voorzichtigheid te betrachten in de communicatie. Dit mede in het licht van het bericht dat de GOR vorige week, een dag na de brief van 18 april, op Intranet heeft geplaatst. Ik citeer enkele zinnen: “Afgelopen week heeft de GOR een trainingsdag gehad. We hebben teruggekeken op de afgelopen jaren, naar de onderlinge samenwerking én samenwerking met de bestuurder. We hebben geconstateerd dat de medezeggenschap onder grote spanning staat… Ons streven is om op een constructieve wijze onze zittingstermijn af te maken. Het is een spannende tijd, waarin wij als GOR graag onze bijdrage willen blijven leveren.”

Uit de mail maak ik op dat de GOR op 7 mei een gesprek met u wil. Het toeval wil dat er op dat moment een benen-op-tafel gesprek tussen de GOR en mij gepland staat. Die is door hen nog niet geannuleerd. Aangezien het contact nu blijkbaar via u verloopt, hoor ik graag wat er op die datum van mij wordt verwacht.

Eveneens wordt gerefereerd aan overleg met de achterban. Ik verzoek u de GOR te laten weten dat ik me richting haar achterban, onze medewerkers, graag verantwoord. Wanneer, waar en hoe dan ook.

Met vriendelijke groet,

Berend van der Ploeg.

Goodijk Strategisch Partnerschap

Betreft: advies aan College van B&W van Gemeente ’s Hertogenbosch, t.a.v. de heer J. Mikkers

Het College heeft mij gevraagd te adviseren over de impasse die is ontstaan in het overleg tussen GOR en WOR-bestuurder. Op basis van de brieven van de GOR en de WOR-bestuurder aan het College (d.d. 18 resp. 28 april j.l.) heb ik twee weken geleden geadviseerd om – vanwege de vele onduidelijkheden in de briefwisseling en de reacties over en weer – in te zetten op een verhelderend gesprek (geen mediation) tussen GOR en WOR-bestuurder onder mijn begeleiding. Doel was om in een open gesprek nog de nodige toelichting en verduidelijking te krijgen om tot een zorgvuldige afweging en conclusie te kunnen komen. Begin vorige week liet de GOR weten dat zij in plaats van nog een gesprek met de WOR-bestuurder, rechtstreeks met het College wilde overleggen over de impasse, in aanwezigheid van hun adviseur. Het College heeft mij gevraagd om ook bij het gesprek aanwezig te zijn. Uit dat gesprek tussen GOR en College en het gesprek dat ik daarna nog apart heb gevoerd met de WOR-bestuurder, maakte ik op dat er wellicht nog ruimte was voor een openhartig gesprek tussen GOR en WOR-bestuurder. De WOR-bestuurder liet mij weten een nader verhelderingsgesprek met de GOR onder mijn begeleiding erg op prijs te stellen. Maar de GOR meldde mij de volgende dag dat zij niet meer de energie en ruimte voelt om door te gaan met de huidige WOR-bestuurder. Er zou een andere WOR-overlegpartner dienen te komen.

Wel stelt de GOR voor om in een gesprek met College en WOR-bestuurder tot een goede afronding te komen. Mijn conclusie en advies aan het College is om niet meer aan te dringen op een open gesprek tussen GOR en WOR-bestuurder, maar een afsluitend gesprek tussen College, GOR, WOR-bestuurder en beide adviseurs te organiseren, met als agendapunten: 1) de observaties/bevindingen van mij als adviseur, 2) de (eventuele) reacties daarop van de partijen, 3) de conclusie: wat nu te doen?, en 4) de gezamenlijke communicatie erover.

Met vriendelijke groet, Rienk Goodijk 13 mei 2024

Veilige werkomgeving voor iedereen van der Ploeg Gepubliceerd: 13-6-2024

Een veilige werkomgeving: wat is dat? Voor mij: een plek waar je niet bang hoeft te zijn dat je iets overkomt wat je niet wil. Geen lichamelijk letsel. Geen bedreigingen of geweld. Ik wil het omgekeerde: een plek waar je vrij je werk kan doen en je mening kan geven, kritisch mag zijn zonder dat je daar op aangekeken wordt. We hebben in onze organisatie heel veel van dit soort plekken; waar het leuk werken is. Waar we goeie dingen doen voor de stad, in een fijne sfeer.

Incidenten Er zijn ook plekken waar het wat minder leuk is. De Afvalstoffendienst is zo’n plek. Hoewel iedereen daar heel hard zijn of haar best doet, is die veilige werkomgeving nog niet voldoende op orde. Dat is frustrerend. Als er dan een nieuw incident gebeurt, lopen emoties op. In een van die situaties zijn er dingen gezegd die bedreigend zijn of bedreigend kunnen worden ervaren. Het college van B&W, het GMT - en ik denk iedereen - vindt dat onacceptabel. Om die reden loopt er nu een onderzoek. Dat is naar aanleiding van het laatste incident. Het onderzoek gebeurt onder regie van de burgemeester. Als werkgever hebben we melding gedaan bij de Arbeidsinspectie (NLA) en er is vanwege het incident aangifte gedaan.

Verbeterplan Het college en ik hebben met de Arbeidsinspectie een gesprek gevoerd. Daar komt een aantal acties uit. Het verbeterplan voor de fysieke en sociale veiligheid wordt nog eens extern getoetst. Ook doet een extern bureau onderzoek naar de cultuur over sociale veiligheid binnen de Afvalstoffendienst. Dit onderzoek is al eerder gestart en het bureau deelt binnenkort de resultaten. En natuurlijk zorgen we ervoor we dat inspecteurs van de Arbeidsinspectie hun werk goed en veilig kunnen doen. Dat geldt net zo voor onze eigen VG&Wmedewerkers. Want ergens op aangesproken worden, kan vervelend zijn of leiden tot onzekerheid. Maar het is goed te beseffen dat zij dit doen in het belang van de veiligheid van onze medewerkers zelf.

Vertrouwen Wethouder Ralph Geers zei het dinsdag (4 juni) in de raadsvergadering mooi: “Het werken aan veiligheid binnen de Afvalstoffendienst gaat soms met drie stappen vooruit en twee terug.” Ondanks de tegenslagen hebben we er vertrouwen in dat we er met elkaar gaan komen. We willen met elkaar de cultuur en werkwijzen verbeteren. Door fouten onder ogen te zien. Daarvan te leren en dingen verbeteren. Dat kan alleen door met elkaar te blijven praten. En aan de slag te gaan met wat nodig is voor die veilige werkomgeving voor iedere medewerker. Want iedereen verstaat hier iets anders onder of ervaart het anders. De situatie bij de Afvalstoffendienst pakken we zorgvuldig en systematisch op. Het management, college en ik hebben daarover contact met de partijen die erbij betrokken zijn. Met hen voeren we het gesprek en maken we afspraken. Zoals de medezeggenschap, de Arbeidsinspectie, medewerkers Veiligheid en collega's van de Afvalstoffendienst. Ook huren we kennis van buiten in. Zodat we dit traject goed verder kunnen inzetten. We hebben de NLA geïnformeerd over de aanpak zoals we die voor ogen hebben. De brief erover vind je hier. De gemeenteraad ontvangt deze brief ook. Brabants Dagblad heeft vragen gesteld over de werkomgeving bij de Afvalstoffendienst.

Vragen? In gesprek 13 juni Veiligheid is een onderwerp dat ons allemaal aangaat. Gesprek erover blijft belangrijk. Dat doen we de laatste tijd veel bij de Afvalstoffendienst. En iedereen mag me er altijd op bevragen. Op wat er speelt bij deze dienst, wat we er aan doen en een veilige werkomgeving in het algemeen. Ik hoop dat dit besef er bij jullie ook is. Tegelijk kan ik me voorstellen dat dit bericht mogelijk aanleiding geeft voor vragen. Of dat je over de veiligheid van jou of jouw werkplek wil praten. Daarom ook een apart moment. Donderdag 13 juni ben je welkom in de Nieuwe Raadzaal van 11.00 tot 12.00 uur. ……………..t (interim-directeur SB) en ik zijn er. Collega ………..…….. is gespreksleider. Je hoeft je hiervoor niet aan te melden. Berend van der Ploeg, gemeentesecretaris