werkafspraken bij afdoen van moties in commissies

Aan: Van: Betreft: Datum:

Raads- , commissie en collegeleden Presidium werkafspraken afhandeling moties in commissies 24 januari 2019

Besproken en vastgesteld in Presidium van 24 januari 2019 en besproken in gezamenlijk overleg met fractievoorzitters op 14 februari 2019.

Inleiding In de vorige raadsperiode is een nieuwe werkwijze ingevoerd rondom het monitoren van moties. In het Politiek Portaal werden al moties geregistreerd samen met informatie over de status en de verdere afhandeling ervan. In maart 2016 heeft het Presidium besloten om per commissie een overzicht te maken met daarop informatie over de status van aangenomen moties. Daarbij zijn de volgende spelregels afgesproken: − een motie komt op het overzicht van de commissie op wiens beleidsterrein de inhoud ervan betrekking heeft; − een motie is niet afgedaan op het moment dat het college de raad informeert over de wijze van afhandeling, maar op het moment dat het verzoek van de raad daadwerkelijk is gerealiseerd; − wanneer dat het geval is, stelt het college voor om een motie als afgedaan te beschouwen. − de commissie besluit of een dergelijk voorstel akkoord is. Deze werkwijze is vergelijkbaar met het proces van bestuurlijke toezeggingen. Met de hierboven beschreven werkwijze zijn goede ervaringen opgedaan, zo staat te lezen in het overdrachtsdocument. Conform de aanbeveling zal deze werkwijze gecodificeerd worden bij de actualisatie van het reglement van orde en commissiestatuut. Nadere werkafspraken In de nieuwe raadsperiode is er in de commissies verschillende keren discussie geweest over de afdoening van moties.

Het is wenselijk om nadere werkafspraken te maken, zodat in alle commissies dezelfde behandeling kan plaatsvinden. 1. Wijziging van uitvoering Na elke raadsvergadering stuurt het college de raad een zogenaamde behandelbrief, waarin wordt aangegeven op welke wijze de aangenomen moties van de betreffende raadsvergadering uitgevoerd worden. Deze informatie wordt door de griffie geregistreerd in het ‘motie-volg-systeem’ van het Politiek Portaal. Vanuit dit systeem worden de overzichten gegenereerd die op de agenda’s van de commissie worden geplaatst. Het kan voorkomen dat het college na een tijd tot de conclusie komt dat een motie anders dan eerder voorzien zal worden afgehandeld. De afspraak zou dan moeten zijn dat de raad via een schriftelijk inhoudelijke toelichting en onderbouwing hierover geïnformeerd wordt. Ook deze informatie wordt geregistreerd in het systeem. Bij de behandeling van de lijst van moties in de commissie beslist de commissie of de uitleg van het college wordt gedragen. 2. Motie als afgedaan Het voorstel van het college om de motie als afgedaan te beschouwen, komt in de raadscommissie aan de orde bij de behandeling van het overzicht. Commissieleden kunnen gemotiveerd aangeven als zij de motie niet af willen doen. Indien noodzakelijk besluit de commissie via een (gewogen) stemming. Het commissiebesluit wordt door de griffie in het motievolgsysteem verwerkt.

Er is regelmatig discussie over wanneer een motie is afgedaan (m.a.w. wanneer is aan het verzoek van de motie voldaan). Het voorstel is om de volgende werkwijze te hanteren: •

Als n.a.v. de motie de raad nog aan zet komt met een voorstel en besluit, kan de motie niet eerder worden afgedaan. Via een raadsvoorstel (eventueel voorjaarsnota en begroting) neemt

•

•

de raad op een later moment een besluit. In dat betreffende raadsvoorstel kan het college vervolgens adviseren om de motie als afgedaan te beschouwen. Als n.a.v. de motie er nog een concreet product wordt gemaakt dat op een later moment naar de raad wordt gestuurd (en er geen besluitvorming van de raad nodig is), dan is de motie pas afgedaan als het product geleverd wordt. Bijvoorbeeld een evaluatie, een monitor of een (nader) onderzoek. In de begeleidende brief of RIB kan dan worden opgenomen dat het college voorstelt om de motie als afgedaan te beschouwen. Als de motie het college oproept om in actie te komen (en er geen besluitvorming van de raad nodig is noch een product aan de raad wordt geleverd) en het college aangeeft dat ze de motie uit gaat voeren, dan stelt het college voor om de motie als afgedaan te beschouwen.

Met deze afspraken ontstaat een eenduidig beeld over de afhandeling van moties en de behandeling in de commissies. Hier geldt dat discussie over de wijze van uitvoering uiteindelijke een politieke discussie is, waar in de commissie over gediscussieerd en besloten kan worden. 3. Behandeling in de commissie In elke commissievergadering wordt de overzichtslijst met moties geagendeerd en geactualiseerd. Op basis van informatie van het college wordt gemotiveerd voorgesteld een aantal moties als afgedaan te beschouwen. Indien een fractie van mening is dat hier nog geen sprake van kan zijn, dan dient dit tijdens de commissie gemeld te worden en kan de commissie dit betrekken bij het besluit om al dan niet akkoord te gaan met afvoeren van de lijst. Het voorstel is om de betreffende fractie vooraf een memo te laten aanleveren waarin aangegeven staat op welke punten men niet akkoord kan gaan met voorstel openstaande motie als afgedaan te beschouwen. Doordat de commissieleden hier vooraf kennis van kunnen nemen is een uitgebreide toelichting tijdens de commissie overbodig en heeft iedereen tijdig de juiste informatie voor de discussie en besluit. Samengevat De volgende werkafspraken voor behandeling van moties ter afdoening in de commissies gelden op het gebied van: 1. een inhoudelijke toelichting en onderbouwing door het college bij afwijkende afhandeling; 2.

wanneer een motie als advies ‘afgedaan’ krijgt; 3. een toelichting van fracties bij afwijkend advies voorafgaand aan commissiebehandeling.