Toelichting op (gewijzigd) artikel 66 RvO

Bijlage bij Raadsvoorstel 11774517 Wijziging Reglement van Orde 2019 t.b.v. Informeren & Ontmoeten Toelichting op gewijzigd artikel 66 RvO Informeren en ontmoeten geldt als een laagdrempelige mogelijkheid voor betrokken burgers en organisaties om de raad te informeren over zaken die hen bezighouden en geeft voorts de mogelijkheid om elkaar naderhand in een informele setting te ontmoeten. Uitgangspunt daarbij is dat dit in een prettige sfeer met respect voor elkaars rol/belang gebeurt. Juist omwille van deze laagdrempeligheid is het aantal spelregels beperkt. Indien de raad akkoord gaat met het raadsvoorstel, dan gaan de volgende spelregels gelden voor insprekers: 1. Aanmelden tot 24 uur voorafgaande aan de bijeenkomst. Men kan zich tot zeer kort van tevoren, namelijk 24 uur voor de bijeenkomst, aanmelden. Het hanteren van deze ruime aanmeldingstermijn zorgt voor een laagdrempelige toegang en biedt de mogelijkheid om over actuele thema’s in te spreken. Gevolg hiervan is wel dat dit op de dag van Informeren en ontmoeten voor de nodige organisatiedruk zorgt om tot een logische agenda te komen en iedereen op de juiste wijze te berichten. 2. Maximale spreektijd van 5 minuten (met een mogelijkheid om als voorzitter hiervan af te wijken). 3. Er wordt niet ingesproken over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen.

Ook wordt niet ingesproken ten behoeve commerciële doeleinden of identieke boodschappen die reeds eerder door dezelfde persoon of organisatie kenbaar zijn gemaakt tijdens Informeren & Ontmoeten. 4. De voorzitter kan de orde handhaven, onder andere indien een inspreekreactie zich meer richt op het onheus bejegenen van personen in plaats van de inhoud van het onderwerp. Uitbreiding/wijziging van artikel 66 RvO Artikel 66 wordt aldus uitgebreid met de spelregel dat het niet de bedoeling is om in te spreken - ten behoeve commerciële doeleinden, of - ten aanzien van identieke boodschappen die reeds eerder door dezelfde persoon of organisatie kenbaar zijn gemaakt tijdens een eerdere Informeren & Ontmoeten. Tevens wordt het artikel uitgebreid met de bepaling dat het tot de taak van het Presidium behoort om opvolging van de spelregels te bevorderen door het gesprek aan te gaan met diegene die zich onverhoopt/bij herhaling niet aan houdt. Het artikel wordt niet alleen/zozeer gewijzigd vanwege enkele recente gebeurtenissen, maar wil vooral een grondslag bieden om oneigenlijke inspreekreacties die niet passen bij het I&O karakter in de toekomst te kunnen voorkomen. Een fictief voorbeeld ter illustratie zou bijvoorbeeld kunnen zijn de situatie dat een aantal (individuele) personen inspreekt vanwege een bouwplan wat door de raad moet worden goedgekeurd.

Nadat definitieve besluitvorming door de raad heeft plaatsgevonden over dit bouwplan blijven de personen zich maandelijks (afzonderlijk) tot I&O wenden met telkenmale dezelfde boodschap zonder dat sprake is van nieuwe feiten of omstandigheden. Een dergelijke situatie kan nu niet worden voorkomen en zal een negatieve weerslag hebben op de aard/karakter/sfeer en duur van Informeren & Ontmoeten. Vooraf duidelijk communicatie, achteraf handhaving door het goede gesprek te voeren Voor een goede communicatie richting (potentiele) insprekers is het van belang om vooraf duidelijk te kunnen maken welke spelregels er gelden zodat de (potentiele) insprekers zich hierop kunnen voorbereiden. Zolang in het Reglement van Orde niet is opgenomen dat het niet de bedoeling is om I&O voor acquisitie-achtige/commerciële doeleinden aan te wenden of voor (demonstratieve)

herhaalde boodschappen te gebruiken, kan deze spelregel ook niet gecommuniceerd worden op de website en richting (mogelijke) insprekers. Insprekers wordt vooraf enkel gevraagd, omwille van de agenda-indeling, over welk onderwerp men wil inspreken. Er wordt nooit gevraagd om vooraf een bijdrage kenbaar te maken. Vooraf zal dan ook geen handhaving plaatsvinden ten aanzien van deze spelregels. Wel kan in adviserende zin door de griffie nog eens worden gewezen op de geldende spelregels en bijvoorbeeld worden nagevraagd of bijvoorbeeld een zeer uitgebreide aangeleverde presentatie wel echt binnen de 5 minuten kan worden besproken, enz. Mocht onverhoopt een spreker zich (bij herhaling) toch niet aan de spelregels houden dan kan dit voor het presidium aanleiding zijn om achteraf het goede gesprek hierover aan te gaan. Bijvoorbeeld als een inspreker bij herhaling ruimschoots over de spreektijd gaat, commerciële boodschappen verkondigt of herhaaldelijk identieke inspreekreacties geeft. Vanzelfsprekend zal het presidium hierin terughoudend optreden en enkel handelen vanuit het belang om I&O informatief, ordentelijk en prettig qua sfeer te houden. Resumé Het opnemen van de aanvullende spelregels in het RvO zorgt allereerst voor duidelijkheid bij de insprekers. Ook geeft het de griffie de mogelijkheid om hierover te communiceren.

Tenslotte geeft het een grondslag om achteraf het goede gesprek te kunnen voeren indien dit onverhoopt nodig blijkt te zijn, waardoor I&O ook in de toekomst een informatieve en laagdrempelige manier blijft om geïnformeerd te worden en elkaar te kunnen ontmoeten.