Reactie bestuur

Reactie op concept rapportage van de commissie aangesteld door Gemeente Den Bosch 28/03/2021 Allereerst willen wij u danken voor de tijd die u hiervoor heeft willen vrijmaken. Het bestuur van Dierentehuis ’s-­‐Hertogenbosch (DTDB) is verheugd dat de commissie tot bepaalde conclusies en aanbevelingen komt. Sinds 2015 maakt het bestuur bezwaar tegen redelijkheid van de vergoeding, de subsidie-­‐relatie, het niet kunnen heffen van BTW en de openbare bemoeienis met bestuurlijke aangelegenheden van een zelfstandige stichting. De commissie en ook de gemeente DB heeft DTDB nooit kunnen verwijten dat zij de wettelijke taken van de gemeente niet goed of incorrect heeft uitgevoerd. Verheugt zijn wij dat de commissie het bestuur volgt in haar conclusie en aanbeveelt dat er einde aan de subsidie relatie dient te komen en dat de diensten BTW plichtig worden. Verder dat de bijdrage structureel verhoogd dient te worden, echter de hoogte nog wel nader vastgesteld. Een gevecht van 5 jaar! Daarbij verwijzen we ook naar schrijven vanuit het bestuurscollege ’s-­‐Hertogenbosch dd 13april2017 en ons antwoord daarop dd 24april2017. Jammer dat één van de (huidige)commissie leden toen niet tot deze conclusie is gekomen. Volgens de bijlage bij het rapport had ons dat mogelijk behoorlijk wat aftrekbare BTW en ook andere ellende bespaard.

Verder betreurt het bestuur dat er niet met de huidige contract gemeentes contact opgenomen werd. Wel met gemeentes die nu geen gebruik maken van de diensten maar mogelijk daar in verleden uit onvrede wel naar hebben geïnformeerd. De benchmark is wel erg oud en geeft niet overal een juist momenteel beeld. Het bestuur maakt zich zorgen over het volgen van een juiste gang van hoor en wederhoor waardoor wij betwijfelen of sommige conclusies en aanbevelingen wel juist-­‐ en voldoende gewogen zijn. Wij zijn immers maar één (1) keer gehoord en hebben zelfstandig stukken ingebracht die te maken hebben met de opdracht formulering. Veronderstellen dat het ook bij anderen zo gegaan is. En dat de gedane uitspraken dan meteen voor waar en betrouwbaar zijn aangenomen. Kennis van stukken en feiten is niet (altijd) voorhanden geweest. Als laatste willen we opmerken dat het bestuur in haar overleg met de commissie niets naar buiten heeft gebracht over haar bevindingen, constateringen en beoordelingen van vorige besturen en bestuurders noch het Stichting bestuur van de Stichting vrienden. Noch heeft zij wederzijdse correspondentie gedeeld in de zaak van CBF noch Koninklijke Hondenbescherming noch andere samenwerkende partners zoals Dierenbescherming en Dierenambulance(s). Ook niet over werknemers van de stichting.

Wij hebben u er uitdrukkelijk op gewezen dat onzes inziens interne zaken niet tot uw opdracht behoren. Ondanks dat u tussen de regels door erkent in uw conclusies en aanbevelingen dat wij een zelfstandige stichting zijn en de statuten van de stichting in acht hebben genomen meent u toch uw mening naar buiten te moeten brengen. Constateringen van afstandelijkheid horen hier niet in thuis en bovendien heeft afstandelijkheid enkel te maken met hoge knuffelgehaltes, een woord wat wel is gevallen. Dit laatste zegt niets over een bestuurder of bestuur zijn of haar competentie. Het draagt in zijn geheel niet bij tot een oplossing en valt onzes inziens buiten de opdracht.

Terug naar de opdracht: “Advies uit te brengen onder welke voorwaarden de gemeente en het dierentehuis uit de huidige impasse kunnen komen; aan welke voorwaarden voldaan moet worden om een robuuste, effectieve en efficiënte opvang van zwerfdieren te waarborgen; daarbij ook een verkenning te doen naar regionale ontwikkelingen”. De impasse tussen Bestuur Dierentehuis en de gemeente is: het niet tot overeenstemming van een diensten vergoeding te kunnen komen tegen redelijke bedragen en bedingen. En het niet voldoen aan de in het algemene subsidie reglement gestelde eisen. (Dit reglement maakt overigens geen deel uit van de bijlagen in de stukken die wij bezitten uit 2008). De impasse heeft niets te maken met interne zaken tussen besturen en beheer/medewerkers/vrijwilligers niet in het verleden en niet in het heden. De opvang overeenkomst gaat daar niet over, nog over klanten en leveranciers van de Stichting. Wij ontkennen niet dat er geen problemen zijn of waren maar dat zijn interne aangelegenheden waarover iedereen een mening kan hebben. Zo heeft in 2015 het toenmalige bestuur op verzoek van een partij plaats gemaakt voor een nieuw Bestuur, waarvan huidige bestuur nog gedeeltelijk over is. Indien daar nu een oordeel over wordt geveld is minimaal hoor en wederhoor van toepassing en zou dat deel uit moeten maken van de opdracht.

Het bestuur DTDB heeft ingestemd met huidige commissie en opdracht. Om versneld uit de situatie te komen is het bestuur bereid een ander bestuur of -­‐partij(en) vrij baan te bieden. “Het hart op de juiste plaats ” Rest ons de gevraagde onjuiste feitelijkheden: Problematiek -­‐Interne problematiek tussen besturen en beheer zijn niet van 2015, reeds daarvoor is het Dierentehuis ruim in de publiciteit geweest. Onrust is ontstaan eind 2016. Daarbij werd de wethouder met portefeuille Dierenwelzijn persoonlijk aangeschreven uit hoofde van zijn functie. Op 17 maart 2017 heeft hij gemeend in een kranteninterview te moeten roepen dat het Bestuur diende af te treden en dat deed hij de week daarop nogmaals. Uiteindelijk heeft hij in een gemeenteraadsvergadering moeten toegeven dat hij GEEN zeggenschap heeft over de Stichting. -­‐Daarvoor vonden gesprekken tussen gemeenteambtenaren, het Dierenasiel maar ook de Dierenambulance in goede harmonie plaats maar wel met menings-­‐ en belangen-­‐ verschillen. -­‐Oplossen van de problemen is extra bemoeilijkt door bemoeienis van deze wethouder. Het heeft ook veel geld gekost en de als oplossing ingezette mediation is vroegtijdig beëindigd, op het waarom berust helaas een geheimhouding.

De interne administratieve problematiek in relatie tot uitvoeren van de taken voor de gemeente kunnen wij de nodige feitelijkheden geven maar dat heeft klaarblijkelijk niet uw aandacht ondanks dat dat wel deel uitmaakt van de overeenkomst. Er is een Steunstichting opgericht op 29 dec 2015 en liquidatie balans is van 21 maart 2017. Het oprichten van deze stichting is in het geheel niet onwettig. Hoofddoel van deze Steun Stichting is altijd geweest om de inkomsten uit donaties, giften, legaten en erfenissen aan te wenden voor dierwelzijn en niet voor het aanvullen van exploitatietekorten. Analyse van de sinds 2008 en mogelijk reeds voordien door een accountant gecontroleerde jaarstukken. Exploitatietekorten worden weggepoetst met opbrengsten uit filantropie. (Ook een breekpunt voor het CBF). Naast opvang zwerfdieren heeft Dierentehuis nog andere activiteiten die mogelijk ook verlieslatend zouden kunnen zijn. Als de

commissie stelt dat de bijdrage uit Den Bosch structureel omhoog moet, dan komt zij tot dezelfde conclusie als bestuur. De volledige jaarstukken inclusief controle rapport van deze stichting werden met de gemeente gedeeld alhoewel hier geen verplichting voor bestond. Noch accountant noch gemeente nog fiscale controle hebben enige onrechtmatigheid kunnen vaststellen. Wij zien graag een schriftelijke bevestiging van de commissie over de mondelinge uitspraak in ons 2e overleg bij de presentatie van het concept over de besteding van de inkomsten uit filantropie, zonder bezwaar aangewend kunnen worden als tekorten van de gemeentebijdrage. -­‐Er heeft uitgebreid overleg plaatsgevonden tussen gemeente en Dierentehuis over veranderen van de werk relatie. Dat moet uit de stukken die u van de gemeente heeft ontvangen naar voren moeten komen. Indien gewenst doen wij die graag toekomen. -­‐Het achterblijven van verantwoording van de jaarcijfers heeft geleid tot stopzetten van de betalingen voor vergoeding inwoners per 01-­‐01-­‐2019 en voor vergoeding voor opvangen van zwervers per 3e kwartaal 2018. Hierdoor ontstaat een liquiditeit probleem in 2020. Na toezeggingen over accountants-­‐ kosten vanuit gemeente heeft DTDB dat weer opgepakt. Bestuur erkent dat het lang heeft geduurd. Dat heeft ook te maken met oorzaak en gevolg.

Het heeft wel geleid tot het wakker schudden opnieuw ter discussie stellen van subsidierelatie en inzien dat er structureel te weinig wordt en in verleden is betaald. Financiële positie -­‐ CBF-­‐certificaat. Het CBF-­‐certificaat of -­‐keur bestond tot 31/12/2015. Per 01/01/2016 is dit omgezet in erkenning. Door de werklast, met het opschonen van de organisatie en de commotie hebben wij niet adequaat genoeg kunnen reageren. De organisatie van DTDB en de verantwoording waren op dat moment niet op orde. Het bestuur betreurt het verlies van de erkenning niet zozeer vanwege collectes omdat die al in een neergaande spiraal zitten, zeker met Covid19, maar vooral vanwege zichtbaarheid voor mogelijke legaten en erfenissen. -­‐ Dierentehuis ’s-­‐Hertogenbosch was overigens het enige onafhankelijke Dierenasiel in Nederland dat over een CBF-­‐erkenning beschikte. Als de organisatie er klaar voor is, zou een nieuwe aanvraag wenselijk zijn. Dit laatste in de huidige stichting of weer via een steun of vrienden stichting. Overigens werden onze correspondentie en knelpunten met CBF in vertrouwen gedeeld met de ambtenaren van de gemeente. -­‐ Meeliften: Niet elke gemeente vereist CBF-­‐erkenning en er bestaat geen landelijke collecteweek voor dierentehuizen.

Voor collectes kan een plaats, dag of weektoewijzing bij een gemeente worden aangevraagd terwijl “meeliftweken” landelijk zijn toegewezen. Hier houden de individuele gemeenten rekening mee. Collectes deur aan deur was al uitstervend maar is door Covid19 helemaal de nek omgedraaid. -­‐ Reserves zijn gevormd uit winsten en verliezen van afgelopen jaren. Hier heeft al een vermenging van opbrengsten uit filantropie en tekorten uit exploitatie plaatsgevonden. Bestuur is van mening dat filantropie ten bate moet komen van het dierenwelzijn maar niet aan de bijdrage in de noodzakelijke kosten die wettelijke opvang van zwerfdieren met zich meebrengen. Een steun-­‐ of vriendenstichting maakt dit 100% inzichtelijk zonder arbitraire toewijzing. -­‐ De gebouwen zijn indertijd neergezet met financieringen: hypothecair, vanuit een bank met gemeentelijke garantie, de Kon Hondenbescherming en de Dierenbescherming. De bank gaf 2 leningen vanuit HBU die door Deutsche Bank werden overgenomen. Deze leningen werden volledig afbetaald in aug2016. Het onroerend goed is in bezit van de Stichting. -­‐ Het aantal zwerfdieren neemt af. Niet voor niets vragen wij aan DB als “leidende” gemeente om te kijken naar regionale, gemeentelijke consensus. Opgemerkt dat andere gemeentes zich distantiëren van zaken over opvang en dierenwelzijn, duidelijk is dat hun bijdrage niet in

-­‐

-­‐

overeenstemming is. Historisch maar ook in contact met bv. Vught zijn wij gestuit op reacties; wij wachten af wat er uit het conflict met Den Bosch komt. Wij missen dan ook overleg vanuit de commissie met andere door DTDB gecontracteerde gemeentes. In het geval van de Hondenbescherming was hoor en wederhoor zeker op zijn plaats geweest. De overeenkomst verliep per 31/12/2020. Uit jaarverslagen KHB is al duidelijk dat er een educatief centrum gebouwd gaat worden waar ook honden worden opgevangen. (Beslissing 2015). Omdat de planning/bouw niet op tijd vorderde, was er nog behoefte om tijdelijk door te gaan. Terecht constateert U baten en OOK lasten! Bijv op vlak van personele verplichtingen die DTDB moet aangaan maar ook de hoge medische kosten die soms niet bij afstandseigenaar konden worden geclaimd. Per saldo een verlies op korte maar mogelijk voordeel op lange termijn. Er is wat betreft de 79k GEEN ENKELE contractuele verplichting over financiën van DTDB. Er is wel een hypothecaire lening waarvan een hypotheek acte is. Bestuur heeft onder condities een partij gevonden die deze hypotheek wil verstrekken zodat KHB-­‐hypotheek kan worden terugbetaald. In ergste geval zou die kunnen worden terugbetaald uit de onbetaalde vorderingen naar de gemeente Den Bosch. Misschien niet overbodig te vermelden dat de OZB van de opstallen gewaardeerd zijn op meer dan 600k.

Dit is lager dan de balanswaarde. Tav de balanswaarde heeft de gemeente mogelijk wel een geschreven verplichting bij bepaalde gebeurtenissen.

Toekomst • Er wordt onjuist geconcludeerd dat met uitsluitend vrijwilligers het bedrijf gerund zou kunnen worden. Wij hebben besproken dat er door de RvO en de Voedsel en Warenwet Autoriteit eisen tav administratieve verplichtingen en vakbekwaamheid van de medewerkers worden gesteld. Daar wordt ook op gecontroleerd. Ook is gezegd dat als er uitgebreid dient te worden naar een ruimere opvang (Vogels, knaagdieren, egels, kleine hoefdieren etc) daarvoor nieuw gekwalificeerd personeel moet worden aangetrokken. Verder hebben wij aangegeven dat voor optimaal dierenwelzijn er ook in de avond verzorging moet zijn. • Bedrag als norm was 1.21€ excl btw incl dierenambulance (maar dan wel als geheel) Gemeentelijk perspectief. Wij kunnen ons niet aan de indruk onttrekken dat dit veel overeenkomsten heeft met de info die u van het bestuur heeft gekregen. Dat er geen plan met toekomstvisie gemaakt zou zijn, is volgens ons feitelijk onjuist. Ook indien u zelf tot de conclusies bent gekomen (wat geen rocket science is) dan zouden wij toch graag vermelding willen dat u van bestuur een aanzet heeft ontvangen hoe toekomst eruit kan zien. Analyse Bestuur -­‐ De Vermelding van hart op de goede plaats is vanzelfsprekend. -­‐ Als er een administratie is opgezet door dit bestuur betekent dat, dat er daarvoor geen administratie was.

U heeft geen onderzoek gedaan naar de situatie voorheen ten opzichte van nu en kan daar feitelijk dus niet over oordelen. Vanaf 2016 werd administratie opnieuw ingericht. Dubbel boekhouden en splitsing van goederen/diensten en geldstromen. -­‐ Er is geen verslag gedaan van wat het bestuur indertijd aantrof wat de medewerking was/is van vaste medewerkers noch over hun kennis en kunde. Het beheerssysteem dat sinds 2003 in gebruik is wordt nog steeds niet ten volle benut. Veranderen gaat heel langzaam en bij sommigen niet. -­‐ Een oordeel over afstandelijkheid heeft niets met kennis en kunde van een bestuurslid te maken. Bestuur heeft zelf nu niet en nooit openlijk oordeel geveld over de kennis en kunde. Dat

-­‐

beheerder en assistent sinds december 2016 geen deel meer uitmaken van het team is geen geheim en geeft mogelijk een beeld van veranderingen aan. Dat oordeel kan echter vanuit bestuur of medewerker zijn of beiden. Waarde oordelen over individuele personen werd door bestuur nooit uitgesproken. Dat oordeel hoort dan ook niet in dit verslag thuis en heeft geen enkele meerwaarde behalve misschien in advies dat er nieuw bestuur moet komen. Stakeholders en communicatie. Ook hier geldt hoor en wederhoor. Als de commissie HET probleem herkent graag feiten waarvoor mogelijk redenen zijn. Zo niet dan hoort dat er niet in thuis.

Organisatie Het is verre van de eerste keer dat het fenomeen naar voren komt, hoe medewerkers denken over bestuur, niet in de laatste plaats door de steeds weer gevoede twijfel over hun betrekking. Graag zagen wij benadrukt dat wij geen waardeoordeel over individuen of organisatie hebben gegeven, terwijl iedereen die heeft. Het bestuur stelt haar functies ter beschikking om het, binnen een overeengekomen kader zo snel mogelijk over te geven. Bestuur schikt zich hierin en draagt graag bij tot de oplossing. Zij hoopt vurig dat een nieuw bestuur toekomst van Dierentehuis op lange termijn kan realiseren. Bestuur zal zich na af te spreken overgave niet meer vrijwillig inzetten voor het Dierentehuis. Bestuur wil niet onvermeld laten dat besturen voor haar hetzelfde is overkomen. (Als zij mag adviseren wat zij de beste oplossing vindt is dat grotere organisatie het over neemt. Daarbij denkt zij aan Dierenbescherming waarmee zij in het verleden daarover reeds gesprekken heeft gevoerd en die toen afgebroken zijn omdat Dierenbescherming nieuw beleid kreeg de door haar beheerde of in eigendom zijnde opvangcentra af te bouwen en terug te gaan naar haar originele taak.) Financiën Conclusies zijn geheel voor jullie rekening. Maar er zijn wel degelijk, ondanks de covid 19 problematiek, succesvolle initiatieven ontplooid.

Afschrijvingen voor materiele activa 2020 hebben nog niet plaatsgevonden. Cijfers en beslissingen over 2020 zijn nog in bewerking. Jaarrekeningen Helemaal akkoord met herstelbalans voorstel. Afsluiten met dit bestuur en snel overnieuw beginnen! Enige opmerking zijn de accountantskosten. Ook wij vinden werkzaamheden en kosten buitensporig hoog. Maar toch is het verstandig een historisch vergelijk te maken op basis van de cijfers uit het verleden. En wij mogen niet nalaten wat de nasleep van de wethouder ons naast tijd ook in geldbedragen heeft gekost. De accountant reageert op persberichten in het kader van zijn/haar compliance dient zij daar aandacht aan te geven. Overigens dient opgemerkt te worden dat het bestuursverslag en de jaarrekening 2018 wel bij de accountant liggen en dat 2019 op een haar na afgerond is Relatie met de gemeente Den Bosch Geen commentaar al genoeg gegeven om nu uiteindelijk mogelijk uit de subsidierelatie te komen.

Financiele bijdrage gemeente VNG is gevraagd hier richtlijn voor op te stellen. Verzoek vanuit de Dierenbescherming. Dit duurt al jaren maar zou wel eindelijk duidelijkheid geven en niet dermate scheve bijdragen als Oss. Deze gemeente heeft DTDB overigens benaderd maar afspraak werd weer door hen geannuleerd.