Raadsvoorstel verordening klankbordgesprekken

Raadsvoorstel Registratienummer Raadsvergadering

15239192 20 september 2023

Onderwerp

Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming

Voorgesteld besluit Het Presidium stelt de gemeenteraad voor het volgende te besluiten: 1. De Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 2023 vast te stellen; 2. Naast de voorzitter van het Presidium de volgende leden van de commissie te benoemen: de heer van Genugten, mevrouw Hendrickx, de heer Huibers, de heer Kagie, de heer van Silfhout en mevrouw Welten.

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Aanleiding In het proces voor de herbenoeming van de burgemeester heeft de vertrouwenscommissie gesignaleerd dat in de afgelopen jaren klankbordgesprekken met de burgemeester niet volgens een vast stramien zijn gevoerd. Dit maakt het lastig om een doorlopende lijn in de gesprekken aan te houden. De commissie heeft aanbevolen om dit in de toekomst anders aan te pakken. In lijn met wat in de ‘Handreiking burgemeesters Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid’ (verder: de handreiking) van het ministerie van BZK staat, stelt ze voor om te gaan werken met een verordening waarin uniforme regels voor de klankbordgesprekken worden vastgelegd. Beoogd doel Het vastleggen van een kader voor het voeren van de klankbordgesprekken en herbenoemingsgesprekken met de burgemeester. Relevante besluitgeschiedenis Verordening herbenoeming burgemeester Besluit herbenoeming burgemeester Mikkers Argumenten Inhoud verordening In de handreiking wordt aanbevolen de werkwijze van de klankbordgesprekken vast te leggen in een ‘Verordening klankbordgesprekken burgemeester’. Op deze manier krijgen de gesprekken een zeker gewicht, waardoor structuur en regelmaat is geborgd. De handreiking beveelt aan in ieder geval de volgende zaken te regelen in de verordening: • de samenstelling; www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

• de procedure en het tijdschema; • het voorzitterschap; • de geheimhouding; • de werkwijze rond het inwinnen van informatie; • de inrichting van het klankbordgesprek; • de verslaglegging; • de wijze van archivering. Aanvullend hierop maken is er voor gekozen om ook de herbenoemingsprocedure in de voorliggende verordening op te nemen. Dit ook om de lijn tussen de jaarlijkse klankbordgesprekken en een eventuele herbenoemingsprocedure van de burgemeester steviger te maken. Voor de bepalingen over de herbenoemingsprocedure is zoveel mogelijk aangesloten bij de verordening voor de herbenoemingsprocedure van de burgemeester van dit jaar. De verordening is nadrukkelijk niet bedoeld voor de benoeming van een nieuwe burgemeester. Introductie midterm klankbordgesprek In de verordening wordt, analoog aan een advies in de handreiking, een midterm review van de burgemeester geïntroduceerd. Dit is het klankbordgesprek dat drie jaar na (her)benoeming wordt gevoerd. In dat jaar verzamelt de commissie breder informatie over het functioneren van de burgemeester. In het gesprek wordt dan ook expliciet aandacht besteed aan een eventuele herbenoemingprocedure over drie jaar. Planning en inhoud klankbordgesprekken De verordening bepaalt dat één keer per jaar een klankbordgesprek plaatsvindt.

Gelet op benoemingsdatum van de burgemeester ligt een jaarlijks gesprek in het najaar voor de hand, maar om flexibiliteit in de planning te houden is in de www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

verordening niet opgenomen wanneer een gesprek in het jaar plaatsvindt. In een herbenoemingsjaar vindt geen klankbordgesprek plaats, maar een herbenoemingsgesprek. Om de onderlinge vergelijkbaarheid van klankbordgesprekken verder te bevorderen vraagt de verordening aan de vertrouwenscommissie om een format voor de gesprekken te ontwikkelen. De verordening geeft een aantal elementen aan die in dat format in ieder geval aan de orde moeten komen. Samenstelling vertrouwenscommissie Een van de voornaamste observaties van de herbenoemingscommissie is dat de steeds wisselende samenstelling van de groep raadsleden die de klankbordgesprekken voert, niet bijdraagt aan de kwaliteit van de gesprekken. De verordening regelt daarom dat de klankbordgesprekken gevoerd worden door een vaste commissie van raadsleden die per raadsperiode door de raad wordt benoemd. In het raadsbesluit wordt ook voorgesteld om tot aan de verkiezingen de vertrouwenscommissie die de herbenoemingsprocedure van de burgemeester heeft begeleid, de komende jaren ook de klankbordgesprekken te laten voeren. Hiervan worden zes leden via dit voorstel benoemd. De heer van den Kerkhof is in zijn hoedanigheid van voorzitter van het presidium direct op grond van de verordening lid van de commissie.

Om de betrokkenheid van de raad te garanderen en de kennis van de gesprekken ook breder te delen, wordt deze vaste groep ieder jaar aangevuld met twee wisselende fractievoorzitters. Kanttekeningen en risico’s Niet van toepassing. Financiën Aan het besluit zijn geen financiële consequenties verbonden. www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Duurzaamheid Niet van toepassing Participatie en communicatie Het voorstel is in overleg met de fractievoorzitters tot stand gekomen Hoogachtend, Het Presidium

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Bijlagen 1. Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 2023

Registratienummer Bevoegdheid raad Portefeuillehouder Commissie Sector/Afdeling Inlichtingen

15239192 verordenend Presidium Bestuur 7 september 2023 Griffie R. van der Meer r.vandermeer@s-hertogenbosch.nl (073) 6155536

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Besluit van de raad Registratienummer 15239192 Raadsvergadering 20 september 2023 Onderwerp

Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming

De gemeenteraad van ’s-Hertogenbosch, gezien het voorstel van het presidium 13 juli 2023 besluit: 1. De verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 2023 vast te stellen; 2. Naast de voorzitter van het Presidium de volgende leden van de commissie te benoemen: de heer van Genugten, mevrouw Hendrickx, de heer Huibers, de heer Kagie, de heer van Silfhout en mevrouw Welten. Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van ’s-Hertogenbosch van 20 september 2023 De gemeenteraad van ’s-Hertogenbosch, De griffier,

De voorzitter,

drs. W.G. Amesz

drs. J.M.L.N. Mikkers

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Bijlage 1 - Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 2023 Algemeen Artikel 1: Taak 1. De commissie, ingesteld op grond van artikel 61a, 84, 147 en 149 van de Gemeentewet, heeft tot taak klankbordgesprekken te houden met de burgemeester en indien aan de orde het voorbereiden van het doen van een aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester; 2. De commissie wordt aangeduid als ‘Vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’ 3. De verordening is niet van toepassing op de benoeming van een nieuwe burgemeester. Artikel 2: Samenstelling en benoeming commissie 1. De commissie bestaat uit de voorzitter van het presidium en zes door de raad uit zijn midden te benoemen leden. 2. De commissieleden worden benoemd aan het begin van iedere raadsperiode. 3. Het lidmaatschap van de commissie eindigt tussentijds:  zodra een commissielid geen lid van de raad meer is;  op eigen verzoek;  als de raad hiertoe besluit; 4. Bij een tussentijdse vacature benoemt de raad een nieuw lid. 5. De voorzitter van het presidium is commissievoorzitter. De commissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter. www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

6. 7.

Jaarlijks worden door de commissie aanvullend twee fractievoorzitters uitgenodigd om deel te nemen aan de gespreksronde. De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop de verkiezingen van de gemeenteraad plaatsvinden.

Artikel 3: Ambtelijke ondersteuning 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie 2. De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie. 3. De secretaris van de commissie geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie. 4. De secretaris en plaatsvervangend secretaris van de commissie zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht. Artikel 4: Geheimhouding 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld. 2. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet. 3. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de Gemeentewet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek. 4. De commissie treft een voorziening voor de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 5. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de Gemeentewet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht. 6. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Artikel 5: Vergaderingen 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten. 2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, 3. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is. 4. De commissie besluit bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Klankbordgesprekken Artikel 6: Planning klankbordgesprekken 1. De commissie houdt eens per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester op een door de commissie in overleg met de burgemeester te bepalen moment. 2. Indien de commissie dan wel de burgemeester of de fractievoorzitters de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie een extra klankbordgesprek met de burgemeester. 3. In een jaar waarin de herbenoeming van de burgemeester aan de orde is vindt geen klankbordgesprek plaats. Artikel 7: Inhoud klankbordgesprekken 1.

De gesprekken vinden plaats volgens een door de commissie vast te stellen vast format, waarbij in ieder geval expliciete aandacht wordt besteed aan:  De door de gemeenteraad vastgestelde profielschets; www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Eerder gemaakte afspraken met de burgemeester met een oordeel van de commissie over de stand van zaken van de nakoming van deze afspraken;  Eventuele nieuwe afspraken die moeten worden gemaakt;  De mogelijkheid voor wederhoor door de burgemeester; De commissie stuurt tijdig voorafgaand aan het gesprek een agenda aan de burgemeester waarin de onderwerpen die de commissie aan de orde wil stellen zijn opgenomen. De burgemeester kan verzoeken hier onderwerpen aan toe te voegen. De commissie kan informatie bij derden inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester als zij daar toe over gaat. In het derde jaar na een benoeming of herbenoeming vindt een uitgebreider midterm klankbordgesprek plaats waarin de commissie in ieder geval informatie van derden over het functioneren van de burgemeester betrekt bij het klankbordgesprek; In het midterm klankbordgesprek wordt expliciet aandacht besteed aan een eventuele herbenoemingprocedure over drie jaar; 

2. 3. 4. 5.

Artikel 8: Verslag klankbordgesprekken 1. Van klankbordgesprekken wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor gezien ondertekend door de voorzitter van de commissie en de burgemeester. Daarnaast wordt het verslag voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier. De secretaris van de commissie laat de leden van de raad weten wanneer er een (nieuw) verslag ter inzage wordt gelegd. 2. Een afschrift van het verslag van de klankbordgesprekken wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning. Herbenoemingsprocedure www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Artikel 9: Planning herbenoemingsprocedure 1. Als de burgemeester heeft aangegeven voor herbenoeming in aanmerking te willen komen, stelt de commissie een procedurevoorstel op om te komen tot een aanbeveling door de raad hierover. 2. De commissie stuurt dit procedurevoorstel uiterlijk acht maanden voordat de ambtstermijn van de burgemeester afloopt aan de raad en de burgemeester. Artikel 10: Inwinnen informatie over functioneren van de burgemeester 1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester, de verslagen van de klankbordgesprekken van de afgelopen jaren en informatie van derden over het functioneren van de burgemeester. 2. Bij het inwinnen van informatie bij derden over het functioneren van de burgemeester houdt de commissie rekening met de breedte van de portefeuille van de burgemeester. Artikel 11: Herbenoemingsgesprek 1. De commissie voert op basis van de in artikel 10 genoemde bronnen een herbenoemingsgesprek met de burgemeester. 2. De commissie stuurt tijdig voorafgaand aan het gesprek een agenda aan de burgemeester waarin de onderwerpen die de commissie aan de orde wil stellen zijn opgenomen. De burgemeester kan verzoeken hier onderwerpen aan toe te voegen. 3.

Van het gesprek wordt een verslag gemaakt, dat voor gezien wordt ondertekend door de voorzitter van de commissie en de burgemeester. 4. Het verslag van het herbenoemingsgesprek wordt als bijlage aan het verslag van bevindingen toegevoegd. www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Artikel 12: Verslag van bevindingen 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. 2. De commissie streeft naar unanimiteit. Het standpunt van een eventuele minderheid wordt desgewenst in het verslag van de commissie opgenomen. 3. Het verslag bevat in ieder geval: a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. een concept aanbeveling over de herbenoeming met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; c. indien van toepassing, afspraken die ter zake van het functioneren van de burgemeester tussen de commissie en de burgemeester zijn gemaakt. 4. Voorafgaand aan toezending van het verslag van bevindingen aan de raad wordt de burgemeester in de gelegenheid gesteld om opmerkingen te maken. Deze opmerkingen kunnen zowel bestaan uit een verzoek tot het corrigeren van feitelijke onjuistheden als uit het geven van een algemene reactie. 5. Een door de burgemeester gegeven algemene reactie op het concept rapport van bevindingen, wordt hieraan integraal toegevoegd. Slotbepalingen Artikel 13: Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de geldende circulaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties niet voorziet, beslist de commissie.

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Artikel 14: Archivering De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken.

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Artikel 15: Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Artikel 16: Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester 2023’. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 20 september 2023.

De griffier,

drs. W.G. Amesz

De voorzitter,

drs. J.M.L.N. Mikkers

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentieadres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704