Raadsvoorstel archiefverordening gemeente 's-Hertogenbosch 2023

Raadsvoorstel Registratienummer Raadsvergadering

14482981 12 december 2023

Onderwerp

Archiefverordening gemeente ‘s-Hertogenbosch 2023 De archiefverordening stelt kaders voor het archief en informatiebeheer binnen de gemeente ’s-Hertogenbosch. Deze kaders zorgen voor een goed geheugen van de gemeente ’sHertogenbosch en dragen bij aan verantwoording en transparantie over het handelen van de organisatie en het borgen van privacy en informatieveiligheid voor haar inwoners en organisaties.

Voorgesteld besluit Het college van Burgemeester en Wethouders stelt de gemeenteraad voor het volgende te besluiten: De Archiefverordening ‘s-Hertogenbosch 2023 vast te stellen, onder gelijktijdige intrekking van de huidige Archiefverordening gemeente 's-Hertogenbosch 2014. www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Aanleiding De huidige archiefverordening is verouderd. Bij raadsbesluit van 24 mei 2014 is de Archiefverordening gemeente ‘s-Hertogenbosch 2014 vastgesteld. Deze verordening, die verplicht is op grond van artikel 30 van de Archiefwet 1995, geeft regels aan de gemeenteraad en het college van burgemeesters en wethouders op het gebied van het beheer van archiefbescheiden. De raad heeft een kader stellende en controlerende taak en het college een bestuurlijke en uitvoerende taak voor de kwaliteit van het archiefbeheer. De nieuwe verordening is opgesteld aan de hand van het model Archiefverordening van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). Dit model heeft geleid tot een gedereguleerde en ingekorte Archiefverordening. Daarnaast is aandacht besteed aan het zogenoemde horizontaal toezicht dat door de gemeenteraad wordt uitgeoefend. In het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) is de rol van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) uitgeoefend door de provincies verkleind en die van de gemeenteraad versterkt. Tot slot is de mogelijkheid tot verwerving en beheer van particuliere archieven opgenomen.

Beoogd doel De archiefverordening actualiseren Een actuele archiefverordening schetst de kaders voor een goede informatiehuishouding. Duidelijke kaders betekent dat we elkaar kunnen aanspreken op afspraken en bij afwijkingen kunnen optreden.

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Relevante besluitgeschiedenis Archiefverordening 2014 Toezichtverslag informatiebeheer 2022

Argumenten 1.Positie Gemeenteraad In de Archiefverordening 2023 is de wet revitalisering generiek toezicht uit 2012 verwerkt. De Wet revitalisering generiek Toezicht versterkt de positie van de Gemeenteraad als toezichthouder doordat het toezicht op Informatiebeheer van de Provincie naar Gemeenteraad is verschoven. Jaarlijks stelt de Gemeentearchivaris een toezichtverslag informatiebeheer op en informeert het College. Het College stelt op basis van het verslag verbeterplan op. Via een raadsinformatiebrief wordt de Raad geïnformeerd over het toezichtverslag en verbeterplan. Het toezichtverslag Informatiebeheer en verbeterplan geeft gedetailleerde inzage in de stand van zaken van de informatiehuishouding van de organisatie. Het Interbestuurlijk toezicht van Provincie Noord Brabant ontvangt een afschrift en geeft een toezichtoordeel. Hierdoor is het mogelijk vergelijking te maken met andere Brabantse gemeenten. 2.Op verzoek Provincie Noord Brabant Het Interbestuurlijk toezicht (IBT) van Provincie Noord Brabant heeft in haar toezichtoordeel over het toezicht 2021 geadviseerd de archiefverordening te actualiseren en niet te wachten op de ingang van de nieuwe Archiefwet. www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Kanttekeningen en risico’s 1. Nieuwe archiefwet 2021 De huidige archiefwet dateert uit 1995. De landelijke besluitvorming over een nieuwe archiefwet loopt al enkele jaren. Deze nieuwe wet heeft de naam Archiefwet 2021 gekregen maar de verwachte ingangsdatum is niet voor 1 januari 2025. De grootste wijzingen in het concept zijn een aantal nieuwe definities en het verkorten van de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar waardoor informatie eerder openbaar zal worden. De vaststelling van een nieuwe archiefwet betekent ook een nieuwe verordening.

Financiën …

Duurzaamheid ….

Participatie en communicatie www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Na vaststelling wordt de Verordening openbaar bekend gemaakt en gepubliceerd via Overheid.nl en de gemeentelijke website. In overeenstemming met de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995 mededeling doen aan Gedeputeerde Staten dat een nieuwe gemeentelijke archiefverordening is vastgesteld. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van ‘s-Hertogenbosch, De gemeentesecretaris,

De burgemeester,

drs. B. van der Ploeg

drs. J.M.L.N. Mikkers

Bijlagen 1. Archiefverordening gemeente ’s-Hertogenbosch 2023 Registratienummer Bevoegdheid raad Portefeuillehouder Commissie Sector/Afdeling Inlichtingen

14482981 verordenend R.J.J. Geers Bestuur M&D/M&D/SIM BAZ-M&D/IB Schelstraete n.schelstraete@s-hertogenbosch.nl www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Besluit van de raad Registratienummer 14482981 Raadsvergadering 12 december 2023 Onderwerp

Archiefverordening ’s-Hertogenbosch 2023

De gemeenteraad van ’s-Hertogenbosch, gezien het voorstel van college van 7 november 2023 : besluit: De Archiefverordening ‘s-Hertogenbosch 2023 vast te stellen, onder gelijktijdige intrekking van de huidige Archiefverordening gemeente 's-Hertogenbosch 2014.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van ’s-Hertogenbosch- van datum 12 december 2023 De gemeenteraad van ’s-Hertogenbosch, De Griffier,

De voorzitter, www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

drs. W.G. Amesz

drs. J.M.L.N. Mikkers

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704