Raadsinformatiebrief voortgangsrapportage verbeterplan archief- en informatiebeheer 2020

Raadsinformatiebrief Reg.nr.

::

10998018

B&W verg.

::

1 juni 2021

:

Onderwerp: Voortgangsrapportage verbeterplan archivering en informatiebeheer over 2020

1) Status In het licht van de actieve informatieplicht informeren wij U over de stand van zaken met betrekking tot de beleidsuitvoering. 2) Samenvatting Het verbeterplan 2020-2022 is vorig jaar door onze gemeente aangeleverd bij het toezichtsverslag archivering en informatiebeheer en maakt deel uit van het Interbestuurlijk Toezicht. Over 2020 verwacht de provincie een voortgangsrapportage. Daaruit blijkt dat de acties in het verbeterplan waar mogelijk zijn gerealiseerd of lopen.

3) Wij bieden u dit stuk ter informatie aan.

Steller

: Wesselingh

Tel.

: 6155095

E-mail

: d.wesselingh@s-hertogenbosch.nl

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

2

1) Aanleiding In artikel 7 van de Archiefverordening Gemeente ‘s-Hertogenbosch 2014 is opgenomen dat het college eens in de twee jaar aan de raad rapporteert over het archief- en informatiebeheer (niet overgebrachte archiefbescheiden), met overlegging van het verslag van de gemeentearchivaris. Tevens bevat het toezichtsverslag een rapportage over het beheer van de archiefbewaarplaats (overgebrachte archiefbescheiden), zoals voorgeschreven in het Besluit Informatiebeheer Gemeente ’s-Hertogenbosch 2014. In de Verordening systematische toezichtinformatie van de Provincie Noord-Brabant 2016 wordt in artikel 2 gesteld dat de gegevens van B&W (waaronder de verslagen van de archivaris) jaarlijks aan GS moeten worden overgelegd. Naast het verslag van de archivaris stuurt de ambtelijke organisatie, in elk geval voor het Interbestuurlijk Toezicht (IBT), een verbeterplan via het college naar de raad. Het tweede jaar vraagt IBT om een voortgangsrapportage op basis van het verbeterplan van het jaar daarvoor. Deze voortgangsrapportage dient eveneens door het college aan de raad te worden gestuurd. Omdat door onze gemeente zowel over 2018 als 2019 een uitgebreid verslag is aangeleverd volstaat over 2020 de voortgangsrapportage.

2) Inhoud De in het verbeterplan voor 2020 opgenomen acties zijn waar mogelijk afgerond of gestart/lopend. Het gaat onder meer om acties op het gebied van interne kwaliteitszorg en toezicht; ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van papieren en digitale archiefbescheiden; de overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; rampen, calamiteiten en veiligheid en de inzet van middelen en mensen.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van ‘s-Hertogenbosch, De gemeentesecretaris, De burgemeester,

drs. B. van der Ploeg

drs. J.M.L.N. Mikkers

Bijlagen: 1. Voortgangsrapportage verbeterplan archivering en informatiebeheer 2020 2. Uitgaande brief aan de provincie Noord-Brabant

Ter inzage: www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

3

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

4