Raadsinformatiebrief uitvoering evenementenbeleid

Raadsinformatiebrief Registratienummer

14777282

Onderwerp

Voortgang uitvoering evenementenbeleid De raad informeren over de uitdagingen in de evenementensector, het thema verduurzaming en het proces rondom de pilotlocaties.

Aanleiding Om onze positie als Cultuurstad van het Zuiden te kunnen versterken, hebben we in 2020 ons evenementbeleid vernieuwd. Door de coronacrisis konden we het beleid in 2022 effectief voor de eerste keer uitvoeren. Omdat we door de coronajaren continu maatwerk hebben geleverd, voerden we in 2022 dit beleid voor de eerste keer uit. We staan nu aan het begin van het nieuwe evenementenseizoen 2023 en kunnen uw raad informeren over de uitwerkingen van het beleid. We zetten incidenteel geld in om organisatoren te helpen met uitdagingen, zodat zij hun evenement op veilige en aantrekkelijke wijze kunnen organiseren. Op het gebied van duurzaamheid maken we de ambities uit het beleid concreet en helpen we organisatoren met stappen te maken in de komende twee jaar. De pilotlocaties Engelermeer en Sportiom zijn inmiddels vaker gebruikt. Voor het komende jaar verfijnen we onze aanpak op deze locaties. www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Beoogd doel We informeren uw raad over de gerichte uitvoering van verschillende onderdelen van het evenementenbeleid. De evenementenbranche is fundamenteel veranderd sinds de coronajaren, nog steeds in beweging en zorgt voor veel levendigheid. Dit vraagt om focus in onze aanpak. De uitvoeringsregels evenementenbeleid dat in 2020 is vastgesteld, gaat in de praktijk nu haar tweede jaar in. Dat betekent dat we de uitwerking van verschillende ambities kunnen benoemen en uw raad kunnen informeren hoe we er verdere invulling aan geven. Dit doen we omdat we op termijn enkele van deze zaken verder willen opnemen in ons beleid, zodat het structureel van aard wordt in plaats van incidenteel of een pilotfase. Op dit moment ziet het er naar uit dat we vanaf 2025 met vernieuwd beleid willen werken. Bovendien is de evenementenbranche stevig veranderd door de invloed en naweeën van de coronamaatregelen, dit vraagt om een duidelijke invulling van onze ambities die organisatoren verder helpt op de korte en lange termijn.

Relevante besluitgeschiedenis Uitvoeringsregels Evenementenbeleid 2020 (reg. nr. 9538287) Evenementenkalender 2023 (reg. nr. 14410800) Bossche Duurzaamheidsrichtlijn Evenementen

Inhoud Uitdagingen in de evenementenbranche Al enkele jaren merken we bij organisatoren van evenementen dat de uitdagingen rondom evenementen toenemen zowel qua vergunningverlening en in de uitvoering van het evenement. De bezoekers van evenementen krijgen steeds hogere verwachtingen en ook in de wet en regelgeving is er steeds meer aandacht voor de veiligheid en impact van evenementen. www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

In 2020 en 2021 zijn er nauwelijks evenementen georganiseerd, of zijn ze last minute niet doorgegaan als gevolg van vernieuwde maatregelen. Voor veel commerciële organisatoren heeft dit geleid tot krimp van de organisatie en stagnatie van ambities. Voor vrijwilligersorganisaties, die het grootste deel van alle evenementen in ’s-Hertogenbosch organiseren en mogelijk maken, heeft het geleid tot ervaring- en kennisverlies als gevolg van o.a. bestuurswissels en gebrek aan ritme. Daarnaast zijn er andere maatschappelijke ontwikkelingen van invloed. Een eerste prijsverhoging volgde in 2022 toen er schaarste ontstond, veel personeel is naar andere branches gegaan in de coronaperiode. Daardoor is het lastiger om bezetting rond te krijgen en vragen leveranciers hoofdprijzen. In 2023 zien we dit mondjesmaat terugveranderen. De inflatie van de afgelopen maanden zorgt ervoor dat de prijzen van leveranciers (verder) stijgen. Dit gaat van beveiliging tot aan podia en van bars tot aan ticketingsystemen. Zo zijn er voor diverse subleveranciers nieuwe Cao’s afgesproken die invloed hebben op uurtarieven. Ook materiaalkosten zijn hoger geworden door leveringsonzekerheid als gevolg van onder andere de Russische oorlog in Oekraïne. De omgeving rondom evenementen zich bewuster is van dat wat er plaatsvindt en vraagt om een hogere betrokkenheid.

Hierdoor wordt het belang van juiste ruimtelijke kaders een goede omgevingsdialoog groter. We merken dat dit invloed heeft op de benodigde investeringen (zowel tijd als geld) in de vergunningaanvragen. Ook liggen diverse aspecten die komen kijken bij vergunningaanvragen onder de loep. Denk bijvoorbeeld aan ecologisch onderzoek of stikstofberekeningen. Al met al zien we dat het voor organisatoren uitdagender en duurder is om hun evenement te organiseren. We hechten waarde aan een divers evenementenaanbod en zetten in op zoveel mogelijk continuïteit, zonder dat we concessies doen aan kwaliteit en veiligheid bij evenementen. Tegelijkertijd moet het evenementaanbod niet onevenredig belastend zijn voor de directe omgeving.

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

We kiezen er daarom voor om duidelijk in onze toetsende en begeleidende rol te blijven. Dat betekent dat de organisator bij ons de benodigde informatie aanlevert. Indien een organisator dat lastig vindt, verwijzen wij hen door naar marktpartijen. Organisatoren kunnen dan samen met deze partijen goede plannen maken. De uitzondering op deze werkwijze is bij de volksfeesten. Daarin participeren wij nadrukkelijker als gemeente om de veiligheid en kwaliteit van het evenement te kunnen waarborgen. Masterclasses voor organisatoren We helpen organisatoren met deze uitdagingen door ze de juiste tools te geven om evenementen te organiseren. Daarom organiseren we masterclasses, een aantal daarvan heeft reeds plaatsgevonden. In deze bijeenkomsten geven we handvaten waarmee de organisatoren zelf aan de slag kunnen. We zien dat veel kleinere organisaties van culturele evenementen (waaronder de volksfeesten) moeite hebben om de juiste kennis te ontsluiten. In de masterclasses komen veelvoorkomende uitdagingen rondom het organiseren van evenementen aan bod. Naast de inhoudelijke kennisuitwisseling, nodigen we ook grotere organisatoren uit, zodat er kruisbestuiving plaatsvindt en wellicht hulp geboden en gezocht kan worden. Samen met betrokken ambtenaren, externe experts en maatschappelijke organisaties geven we invulling aan een zestal bijeenkomsten. De onderwerpen zijn als volgt: -

Evenementenvergunning en veiligheid Omgevingsvergunning Faciliteiten (verkeer, beheer openbare ruimte)

Bovenstaande bijeenkomsten hebben begin 2023 plaats gevonden, zodat de organisatoren de opgedane kennis kunnen gebruiken in de vergunningsaanvraag en organisatie van hun evenement. Deze masterclasses zijn goed bezocht, door www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

gemiddeld circa 30 à 35 organisatoren. De overige drie bijeenkomsten kunnen later in het jaar plaatsvinden en zijn meer gericht op algemene ontwikkeling van de evenementen. -

Duurzaamheid (samen met de Club van Duurzaam Doen) Inclusie en toegankelijkheid Subsidies, fondsenwerving en zakelijke organisatie

We realiseren ons dat deze masterclasses een stap in de goede richting zijn, maar wellicht niet voldoende voor organisatoren. Met name voor de vrijwilligersorganisaties neemt de organisatiedruk steeds meer toe. We zijn op zoek naar manieren om hen op een andere manier te begeleiden. We streven ernaar om in 2024 een gerichte aanpak te hebben waarvoor we samen met de organisatoren optrekken. Verduurzaming van evenementen In 2022 hebben we de Bossche Duurzaamheidsrichtlijn Evenementen vastgesteld. Deze richtlijn helpt organisatoren met het verduurzamen van hun evenement. Aan de hand van zeven thema’s kunnen zij een stap richting de toekomst maken. Niet elk thema is even relevant voor elk evenement, maar organisatoren kunnen er wel inspiratie uithalen. We zien dat er draagvlak onder organisatoren is om uit te voeren, maar soms nog hulp nodig om de concrete vertaling te maken. Om de impact van de richtlijn te vergroten hebben we tien diverse en toonaangevende evenementen geselecteerd. Deze evenementen krijgen begeleiding op maat van een adviseur om te verduurzamen.

Dit wordt gedaan door een 0-meting op het evenement in 2023, advies op maat over te nemen stappen, de mogelijkheid om vragen te stellen tijdens en in aanloop naar de organisatie van het evenement opnieuw een bezoek op het evenement in 2024, www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

-

en uiteindelijk een driejaren plan dat de organisator kan implementeren.

De geleerde inzichten worden gedeeld met alle organisatoren. Op deze manier zorgen we voor meer bekendheid met verduurzamingsmaatregelen, inclusief lokale praktijkvoorbeelden. Het doel is om de duurzaamheidsrichtlijn integraal onderdeel van het evenementenbeleid te maken. Deze stap is een opmaat naar deze manier van werken. Na dit traject weten welke maatregelen uitvoerbaar zijn, maar ook ambitieus genoeg om de impact van evenementen te verduurzamen. Bij de introductie van de richtlijn hebben we geld gereserveerd om ervoor te zorgen dat de richtlijn ook in de praktijk toegepast wordt. We gebruiken deze reservering om dit traject uit te voeren. Deze aanpak staat los van de introductie van de duurzame drinkbeker via de pilot en gaat over meer thema’s dan circulariteit/afvalreductie. Pilotlocaties en hun toekomst In het evenementenbeleid van 2019 benoemen we de ambitie om meer locaties als evenementenlocatie te verkennen. Nadat het in 2020 en 2021 vooral bij voornemens is gebleven, hebben in 2022 daadwerkelijk de eerste grotere evenementen plaatsgevonden bij de locaties Engelermeer en Sportiom. Op de locatie Citadel hebben kleinschaligere initiatieven plaatsgevonden. Ook bij de Oosterplas waren er mogelijkheden voor grotere jongerenevenementen, maar daar hebben organisatoren geen gebruik van gemaakt.

In het kader van de Bossche Zomer heeft er in 2022 wel een en ander plaatsgevonden, naast sportactiviteiten die vaker bij deze locaties georganiseerd worden. De evaluaties van de evenementen in 2022 gaven geen aanleiding om de locaties in 2023 niet open te stellen voor evenementen. Er zijn uiteraard wel verbeterpunten, waar in de voorbereidingen van 2023 aandacht voor wordt www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

gevraagd bij de organisator. Dit gaat met name over de omgevingsdialoog, verkeersplannen en de beheersing van geluid. In 2023 kunnen we bepalen of we de locaties structureel in willen zetten en geschikt willen maken voor evenementen. Als we positief besluiten over een locatie vraagt dit vervolgens om kaders. Die bepalen we samen met organisatoren en de omgeving, gebaseerd op de ambities die we hebben als Cultuurstad van het Zuiden. Aangezien dit trajecten zijn die niet tijdig afgerond kunnen zijn voor het nieuwe evenementenseizoen, beschouwen we 2024 als een eventueel tussenjaar naar de definitieve overgang als evenemententerrein. We maken wel na de evenementen in 2023 de keuze of we er een evenementenlocatie van willen maken.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van ‘s-Hertogenbosch, De gemeentesecretaris,

De burgemeester,

drs. B. van der Ploeg

drs. J.M.L.N. Mikkers

Bijlagen

Registratienummer Raadsvergadering

14777282 9 mei 2023 www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Portefeuillehouder Sector/Afdeling Inlichtingen

R.A.P. Geers /SB/ST/MARKTZ EN EVENEM M. van der Donk m.vanderdonk@s-hertogenbosch.nl

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704