Handvest Informatievoorziening Gemeenteraad 2025 inclusief complexe projecten

Handvest Informatievoorziening gemeenteraad 2025

1

Inhoud 1.

Inleiding.......................................................................................................................................... 3

2.

Actieve informatievoorziening......................................................................................................... 3

3.

4.

5.

2.1

Inleiding................................................................................................................................... 3

2.2

Informatievoorziening t.b.v. besluitvorming door de raad........................................................3

2.3

Informatievoorziening t.b.v. controlerende taak raad..............................................................4

2.4

Instrumenten voor het verstrekken van informatie..................................................................5

Passieve informatievoorziening...................................................................................................... 6 3.1

Inleiding................................................................................................................................... 6

3.2

Reikwijdte recht op passieve informatievoorziening................................................................6

3.3

Beantwoording van technische en politieke informatieverzoeken...........................................6

Informatievoorziening bij complexe projecten.................................................................................7 4.1

Inleiding................................................................................................................................... 7

4.2

Definitie en aanwijzing complexe projecten............................................................................7

4.3

Informatiebehoefte complexe projecten per projectfase.........................................................8

4.4

Ruimte voor een second opinion............................................................................................. 9

4.5

Projectdossier......................................................................................................................... 9

Geheimhouding............................................................................................................................ 10 5.1

Inleiding................................................................................................................................. 10

5.2

Algemene afspraken............................................................................................................. 10

5.3

Geheime schriftelijke informatie bij raadsvoorstellen............................................................11

5.4

Overige geheime schriftelijke informatie...............................................................................12

5.5

Geheime mondeling informatie............................................................................................. 13

5.6

Index geheime informatie...................................................................................................... 13 Bijlage 1 Informatiebehoefte per projectfase.........................................................................15 Startnotitie............................................................................................................................. 15 Haalbaarheidsstudie (afsluiting verkenningsfase).................................................................16 Planstudie (afsluiting planstudiefase)....................................................................................17 Bijlage 2 Opzet projectdossier.............................................................................................. 18

2

1.

Inleiding

Een goede informatievoorziening ten behoeve van de raad is een vereiste voor het functioneren van een gemeenteraad. De Gemeentewet verplicht daarom het college en de burgemeester om de raad alle informatie te geven die hij voor het uitoefenen van zijn taak nodig heeft, de zgn. actieve informatieplicht. Daarnaast zijn college en burgemeester verplicht om de raad mondeling of schriftelijk informatie te verstrekken indien daar door de raad of door een of meer leden om wordt gevraagd. Dit noemen we de passieve informatieplicht. Als het college of de burgemeester van mening is dat informatie die aan de raad moet worden verstrekt niet in de openbaarheid mag komen, kan ze informatie onder geheimhouding verstrekken. In dit (deels herziene) Handvest worden nadere afspraken gemaakt tussen raad en college respectievelijk burgemeester ten aanzien van beide informatieplichten én ten aanzien van geheimhouding. Hieronder is per onderwerp kort en bondig opgenomen welke afspraken er zijn gemaakt en op welke wijze de informatieverstrekking plaatsvindt.

2.

Actieve informatievoorziening

2.1

Inleiding

De basis voor de actieve informatieplicht is artikel 169 lid 2 (college) en artikel 180 lid 2 (burgemeester) van de Gemeentewet. In deze artikelen wordt het college (en haar leden) en de burgemeester opgedragen om de raad alle inlichtingen te verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Nb. Voor de leesbaarheid zal hierna zoveel mogelijk enkel de term college worden gebruikt, waar dus ook burgemeester (of leden van het college) voor kan worden gelezen. Globaal is een tweedeling te maken in de actieve informatievoorziening. Allereerst gaat het om de informatie die het college levert ter voorbereiding op door de raad te nemen beslissingen. Daarnaast gaat het om informatie die het college levert over de eigen beleidsuitvoering en over externe ontwikkelingen die van belang zijn voor de gemeente. Informatie die dus van belang is voor de controlerende taak van de gemeenteraad. Hieronder is uitgewerkt op welke manier hier in de gemeente ’s-Hertogenbosch invulling aan wordt gegeven. 2.2

Informatievoorziening t.b.v. besluitvorming door de raad

De informatie die het college levert ter voorbereiding op een door de raad te nemen beslissing moet de raad in staat stellen om een zelfstandige afweging te maken over het door het college voorgestelde besluit. Dit betekent dat in raadsvoorstellen de volgende informatie in ieder geval aanwezig moet zijn:  de grondslag/bevoegdheid van het voorgestelde raadsbesluit  de relevante voor/besluitgeschiedenis, met name de eerdere relevante besluiten die door middel van een hyperlink terug te vinden zijn in het Bestuurlijk Informatiesysteem  argumentatie en te maken keuzes voor het voorgestelde besluit  risico’s en risicobeheersing die met het besluit samenhangen  de alternatieven voor de voorgestelde aanpak die in de voorbereiding zijn onderzocht of overwogen;  financiën/financiële consequenties van het besluit 3

 duurzaamheid (voorzover van toepassing)  participatie en communicatie Door middel van door het college vastgestelde formats wordt hier verder invulling aan gegeven. 2.3

Informatievoorziening t.b.v. controlerende taak raad

De basis voor de controletaak van de raad is de planning- en controlcyclus. Hierin spreekt het college met de raad af welk beleid wordt gevoerd en hoeveel geld daarvoor beschikbaar is en rapporteert ze wat er van de plannen terecht is gekomen. Controle-informatie wordt zoveel mogelijk gekoppeld aan de vaste momenten van de jaarrekening en de managementrapportage. Het college rapporteert op deze momenten in ieder geval over:  de actuele financiële situatie van de gemeente;  de financiële en beleidsmatige afwijkingen van vastgestelde beleidsvoornemens;  de voortgang van grote projecten en de risico’s die de gemeente met deze projecten loopt (stoplichtmodel); In sommige omstandigheden is het niet wenselijk om te wachten met het verstrekken van informatie aan de raad tot de vaste momenten uit de planning- en controlcyclus.

Het college informeert de raad in ieder geval tussentijds in/over de volgende gevallen:  Er is een aanzienlijk risico dat een door de raad genomen besluit door het college niet of niet tijdig kan worden uitgevoerd;  Er zijn interne of externe ontwikkelingen die mogelijk een aanzienlijke financiële consequentie voor de gemeente hebben;  Er zijn interne of externe ontwikkelingen die een bestuurlijk risico voor de gemeente vormen doordat: o het een conflict betreft met een andere overheid; o de integriteit van het bestuur mogelijk is/wordt aangetast; o de verwachting is dat maatschappelijke onrust of ophef ontstaat.  Er zijn interne of externe ontwikkelingen met aanzienlijke negatieve gevolgen voor door de gemeenteraad geformuleerde beleidsdoelstellingen.  De uitvoering van door de raad aangenomen moties. De raad wil door het college op de hoogte gehouden worden van de voortgang om tot daadwerkelijke afdoening van moties te komen danwel een bericht te krijgen dat een motie niet zo kan worden uitgevoerd als eerder aangegeven. De raad wordt geïnformeerd over ontwikkelingen/problemen zodra deze zich voordoen. Informatie die nog niet compleet is kan later worden aangevuld. Het is in ieder geval niet de bedoeling dat gewacht wordt met het informeren van de raad tot het moment dat er een oplossing voor het probleem is gevonden.

Wanneer belangen van derden of de eigen onderhandelingspositie van de gemeente zich verzet tegen het in volle omvang verstrekken van inhoudelijke informatie aan de raad, wordt de raad geïnformeerd op hoofdlijnen en over het proces. Gedetailleerde inhoudelijke informatie kan zonodig onder geheimhouding worden verstrekt (zie hoofdstuk 4).

4

2.4

Instrumenten voor het verstrekken van informatie

Voor het verstrekken van informatie aan de raad worden de volgende instrumenten gebruikt:  Raadsinformatiebrieven Het college informeert met een raadsinformatiebrief de raad over de uitvoering van door de raad vastgesteld beleid. De inhoud van een raadsinformatiebrief moet voldoen aan de volgende eisen: de in de brief opgenomen informatie wordt kort en krachtig weergegeven; de brief verwijst naar relevante voorgeschiedenis en eerdere besluiten met hyperlinks naar de relevante documenten; de brief bevat zelf geen voorstellen voor nieuw beleid of wijzigingen van het beleid. Daarbij is het wel mogelijk dat de brief uitleg geeft als er afgeweken wordt van door de raad vastgesteld beleid. als uit de raadsinformatiebrief blijkt dat de uitvoering van beleid niet gebeurt binnen de kaders die door de raad zijn vastgesteld, dan wordt in de raadsinformatiebrief aangegeven op welke termijn de kaders zullen worden gewijzigd en hoe de raad hierbij zal worden betrokken;  Raadsinfobulletin Via het raadsinfobulletin wordt de raad geïnformeerd over de uitoefening van collegebevoegdheden of andere politiek relevante informatie, met een zekere urgentie of actualiteit. De informatie per onderwerp is kort en bondig. Dit kan ook informatie zijn, waarbij het college voorlopig alleen de feiten weergeeft en aankondigt dat het nog met een uitgebreidere nota komt.

(Extra) raadsinfobulletins kunnen ook worden ingezet om de raad kort en snel te informeren indien college aanleiding ziet om bij plotseling opkomende zaken (al dan niet op social media) publiekelijk te reageren.  Collegebrieven Het college (en individuele portefeuillehouders) kunnen brieven sturen naar raad en de commissie. De meest voorkomende onderwerpen zijn: informatie over de uitvoering van aangenomen moties; mededelingen over de voortgang van de planning; informatie die is toegezegd in een raads-of commissievergadering antwoordbrieven op schriftelijke vragen  Mededelingen in de commissievergadering In de commissievergadering kan een portefeuillehouder korte, bondige mededelingen doen. Dit kan tijdens het agendapunt “Opening en Mededelingen”. Via een mededeling wordt informatie verstrekt en wordt geen besluit of instemming gevraagd van de commissie.  Besluitenlijst college Het college maakt wekelijks in het bestuurlijk informatiesysteem de openbare besluitenlijst van de collegevergadering openbaar, inclusief de openbare informatie die daarbij hoort.  Informatiebijeenkomst Het college kan de raad met een informatiebijeenkomst mondeling informeren over een bepaald onderwerp. Dit kan op initiatief van het college maar ook op verzoek van het presidium of commissie/raad plaatsvinden.

Uitgangspunt is dat informatiemomenten zoveel mogelijk plaatsvinden in een besluitvormingstraject en tijdens Informeren & Ontmoeten. Het presidium beslist uiteindelijk of en welke onderwerpen geagendeerd worden voor Informeren & Ontmoeten. Uitnodigingen voor informatiebijeenkomsten buiten Informeren & Ontmoeten om, worden voorgelegd aan de commissie. 5

 Werkbezoek Het college kan de raad ook nader informeren door middel van een werkbezoek. Een verzoek/aanbod daartoe wordt door het college voorgelegd aan de betreffende commissie. Bij een werkbezoek wordt aan de hand van de praktijk (door middel van het bezoeken van een locatie of externe organisatie) de raad geïnformeerd. Werkbezoeken zijn daarmee aanvullende, andersoortige, informatiebijeenkomsten waarin dingen worden getoond of ervaren, die niet in de plaats treden van reguliere informatiebijeenkomsten. Het aanvullende karakter ten opzichte van reguliere informatiebijeenkomsten geldt eens te meer als voorwaarde nu werkbezoeken vaak plaatsvinden tijdens werktijd waardoor niet iedereen in de gelegenheid zal zijn een werkbezoek bij te wonen.  Overige/maatwerkbijeenkomst In uitzonderlijke/urgente gevallen kan er verzocht worden om, in afwijking van de hiervoor genoemde manieren, op een andere wijze informatie te verstrekken. Indien vanuit de raad of het college een dergelijke behoefte bestaat, wordt dit -met redenen omkleed- verzoek voorgelegd aan het presidium. Hierbij geldt het principe “openbaar, tenzij”.

3.

Passieve informatievoorziening

3.1

Inleiding

De passieve informatieplicht is geregeld in artikel 169 lid 3 en 180 lid 3 van de Gemeentewet en houdt in dat het college verplicht is om raadsleden de informatie te geven waar ze om vragen, tenzij dat strijdig is met “het openbaar belang”. 3.2

Reikwijdte recht op passieve informatievoorziening

Het recht op inlichtingen van raadsleden op grond van de Gemeentewet gaat verder dan het recht op informatie voor burgers op grond van de Wet open overheid. Informatie die openbaar is op grond van de Wet open overheid is daarom altijd toegankelijk voor raadsleden. Het college heeft bovendien de mogelijkheid om informatie onder geheimhouding aan de raad te overleggen. In de praktijk betekent dit dat raadsleden recht hebben op inzage in bijna alle informatie die binnen de gemeente beschikbaar is, al dan niet onder geheimhouding. Belangrijkste uitzonderingen op dit recht op informatie zijn:  informatie over op handen zijnde politieacties of informatie over lopende strafdossiers;  persoonlijke beleidsopvattingen van individuele ambtenaren. Ook documenten ten behoeve van intern beraad (bijvoorbeeld rapporten van externen die niet in het college zijn geweest) kunnen op grond van de Wet open overheid openbaar zijn en zijn dus voor raadsleden opvraagbaar. Er hoeft echter geen informatie verstrekt te worden over persoonlijke beleidsopvattingen. Een bijzondere categorie documenten zijn concept-(beleids)plannen waarover met belanghebbende organisaties in de stad overlegd wordt. In het verleden is afgesproken dat de raad alle informatie ontvangt die voor een officieel inspraaktraject naar de stad worden gestuurd.

Daarnaast worden regelmatig plannen met externe partners besproken zonder dat sprake is van een officieel inspraaktraject. Deze informatie is voor raads- en commissieleden op aanvraag beschikbaar. 3.3

Beantwoording van technische en politieke informatieverzoeken

Informatieverzoeken van raadsleden kunnen in twee categorieën worden onderscheiden; verzoeken om technische informatie en politieke vragen. 6

Technische informatie bestaat uit schriftelijke informatie en ander materiaal die zonder nadere interpretatie beschikbaar is. Raads- en commissieleden niet-raadsleden kunnen, al dan niet via de griffie, rechtstreeks bij een inhoudelijk deskundige ambtenaar om technische informatie vragen. De ambtenaar kan deze informatie ook rechtstreeks aan het raadslid verstrekken. Technische informatie wordt zo spoedig mogelijk vertrekt. Dit betekent in beginsel binnen één dag of enkele werkdagen indien verstrekking meer tijd vergt. Weigeren om informatie te verstrekken, bijvoorbeeld vanwege de omvang van de te verstrekken informatie loopt via het college. De procedures zijn geregeld in het Reglement van Orde 2019. Het verstrekken van technische informatie onder geheimhouding loopt eveneens via het college (zie paragraaf 5.2 en 5.4). Het stellen van politieke vragen en de wijze van beantwoording is eveneens geregeld in het Reglement van Orde 2019. Politieke vragen worden altijd aan het college/burgemeester gesteld en niet aan ambtenaren. Vragen kunnen schriftelijk worden gesteld (zogenaamde artikel 71 vragen), dan wel mondeling in de raadsvergadering (vragenhalfuur) of de commissievergadering (rondvraag). Schriftelijke vragen moeten op grond van het Reglement van Orde 2019 door een raadslid worden gesteld en binnen een maand beantwoord worden.

Is dit niet mogelijk dan wordt dit onder opgaaf van redenen schriftelijk aan de vragensteller gemeld en vermeld in het raadsinformatiesysteem. Voor de beantwoording van de schriftelijke vragen is een format beschikbaar. Het antwoord dient binnen een maand te volgen en wordt door het college/burgemeester vastgesteld voordat het naar de raad wordt gestuurd. Bij het beantwoorden van de gestelde vragen besteedt het college of de burgemeester ook aandacht aan het beschrijven van de context. Beantwoording van mondelinge vragen gebeurt door de portefeuillehouder. Vragen die niet in de vergadering kunnen worden beantwoord, worden schriftelijk beantwoord. Een bijzondere vorm van politieke vragen is een interpellatie. Hierin zijn de politieke vragen en de antwoorden hierop gekoppeld aan een debat. De regels hierover zijn in het Reglement van orde 2019 vastgelegd, waaronder de regel dat een interpellatie minimaal 24 uur voorafgaande aan de vergadering moet zijn ingediend.

4.

Informatievoorziening bij complexe projecten

4.1

Inleiding

Over de informatievoorziening over zogenaamde complexe projecten zijn tussen raad en college aparte afspraken gemaakt. Het doel van de afspraken is om de raad bij de besluitvorming en het toezicht op complexe projecten beter in positie te krijgen, door helder te definiëren welke besluitvormingsmomenten er zijn en welke informatiebehoefte de raad op die momenten heeft. In dit hoofdstuk zijn deze afspraken opgenomen.

4.2

Definitie en aanwijzing complexe projecten

Complexe projecten zijn: 1. Structuurfondsprojecten;

7

Dit zijn per definitie projecten met een behoorlijke financiële omvang. Daarnaast zijn het bijna altijd projecten waar binnen de politiek verschillend over wordt gedacht; 2. Door de raad aangewezen projecten, waarbij

a. er is sprake van een niet-routinematige, grootschalige en meerjarige maar in de tijd begrensde activiteit en b. de gemeente ‘s-Hertogenbosch alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project draagt en c. er sprake is van substantiële maatschappelijke gevolgen op minimaal buurt of wijkniveau en/of d. er sprake is van substantiële financiële, maatschappelijke of interbestuurlijke risico’s bij de uitvoering. Het college levert jaarlijks bij de begroting het volgende aan: 1. Een lijst met lopende en voorzienbare projecten die op grond van de financiële criteria als complex project worden beschouwd; 2. Een lijst met projecten die op stapel staan en die op grond van de criteria genoemd in het tweede punt van de definitie mogelijk als complex project kunnen worden beschouwd. 3. Een afweging welke van de hierboven genoemde projecten naar mening van het college als complex project moeten worden beschouwd. De raad kan aan de hand hiervan zijn eigen afweging maken. De gemeenteraad kan op basis van de door het college aangeleverde informatie een bepaald project benoemen tot “complex” project waarop de “spelregels” integraal van toepassing zijn. Het kan natuurlijk ook gebeuren dat pas tijdens de looptijd van een project de conclusie wordt getrokken dat dit beter als complex project kan worden behandeld.

Het is dan niet de bedoeling om van voren af aan te beginnen, maar om op basis van de karakteristieken van het project op een logische manier in het proces in te stromen. 4.3

Informatiebehoefte complexe projecten per projectfase

Voor complexe projecten wordt de volgende fasering afgesproken. De projecten beginnen met een startnotitie waarin de definitie van het project centraal staat. Vervolgens wordt in de verkenningsfase de haalbaarheid van het project onderzocht. Als het project haalbaar blijkt binnen de randvoorwaarden wordt dit in de planstudiefase verder uitgewerkt en klaar gemaakt voor de uitvoering. Tenslotte wordt het project in de realisatiefase uitgevoerd. In deze fasering zijn drie beslismomenten voor de raad onderscheiden: 1. Raadsbesluit over de startnotitie om de verkenningsfase te starten 2. Raadsbesluit over de haalbaarheidsstudie om de planstudiefase te starten 3. Raadsbesluit over de planstudie om de realisatiefase te starten In bijlage 1 staat per beslismoment gedefinieerd wat de informatiebehoefte van de raad is. Voor zover binnen een project niet volledig aan de geformuleerde informatiebehoefte tegemoet kan worden gekomen, is het aan het college om dit aan te geven en om te beargumenteren waarom dit zo is. Zeker bij de ‘niet-structuurfonds’ projecten is het daarnaast niet ondenkbaar dat deze structuur te rigide is. De raad kan op voorstel van het college dan besluiten om met een aangepaste structuur te werken, waarbij de informatiebehoefte van de raad zo goed mogelijk in de aangepaste structuur wordt verwerkt.

8

Gelet op de verschillen tussen het format voor raadsvoorstellen en de gedefinieerde informatiebehoefte per fase, zullen de startnotitie, haalbaarheidsstudie en planstudie niet in het raadsvoorstel zelf worden verwerkt, maar daar als bijlage aan worden toegevoegd. 4.4

Ruimte voor een second opinion

Onder het inwinnen van een second-opinion wordt in de context van complexe projecten het volgende verstaan: 1. Het instellen van een “review-board”. Dit is een commissie van verder niet betrokken deskundigen die meekijkt met en die advies geeft over het project. 2. Inschakelen van een externe deskundige door de gemeenteraad om voorafgaand aan het nemen een besluit de beschikbare informatie kritisch te beschouwen. Deze instrumenten sluiten elkaar niet uit. Ook als er review board is ingesteld kan de raad besluiten om een externe deskundige in te huren om de beschikbare informatie kritisch te beschouwen. Ten aanzien van het werken met een review-board wordt het volgende afgesproken; 1. Bij de besluitvorming over de startnotitie wordt expliciet afgewogen of een review-board noodzakelijk is. Het college beargumenteert in de startnotitie waarom een reviewboard al dan niet nodig is. De raad kan op basis hiervan een eigen afweging maken; 2. Rapportages van de review board worden standaard voor hoor en wederhoor naar het college gestuurd en daarna met de reactie van het college aan de gemeenteraad gestuurd; 3. De review-board heeft ter eigen beoordeling indien noodzakelijk ook rechtstreeks toegang tot de gemeenteraad. Ten aanzien van het inschakelen van een externe deskundige door de gemeenteraad wordt het volgende afgesproken: 1.

In de verkenningsfase en de planstudiefase wordt standaard een budget opgenomen voor het inwinnen van een second opinion door de raad. Alternatief kan er binnen de begroting van de raad een aparte post worden gecreëerd voor het uitvoeren van een second opinion; 2. In de planning van de verkenningsfase en de planstudiefase wordt standaard rekening gehouden met het inwinnen van een second opinion; 3. Er is geen meerderheid in de raad nodig om bij een complex project een second opinion in te winnen. Een derde van het aantal zetels van de raad (dertien zetels) is voldoende om een besluit nemen om het beschikbare budget in te zetten voor een second opinion; 4.5

Projectdossier

Voor ieder complex project wordt een projectdossier bijgehouden. Hierin staan de kerngegevens die van belang zijn voor de politieke besluitvorming, niet een uitgebreid technisch dossier. In bijlage 2 staat een opzet hoe het projectdossier eruitziet. Om het projectdossier toegankelijk voor de raad te maken, maar ook regelmatig onder de aandacht te brengen is het volgende afgesproken: 1. In het raadsinformatiesysteem is er een vaste plek waar de projectdossiers van lopende projecten kunnen worden bekeken. 2. Het projectdossier wordt iedere keer als de raad een besluit neemt als bijlage bij het raadsvoorstel gevoegd.

9

3. Bij de jaarrekening worden de links naar de projectdossiers van alle lopende projecten opgenomen. 4. Projectdossiers blijven tot tenminste acht jaar na het gereedkomen van het project beschikbaar voor raadsleden;

5.

Geheimhouding

5.1

Inleiding

Hiervoor is uiteengezet dat er een actieve en passieve informatieplicht geldt waaraan college/burgemeester richting raad moeten voldoen. De Gemeentewet bepaalt dat het verstrekken van informatie enkel achterwege kan blijven als dit in strijd is met het openbaar belang. Juist omdat ook onder geheimhouding informatie kan worden verstrekt, zal hier echter niet snel sprake van zijn. Wanneer het college of de burgemeester de informatie aan de raad wil/moet verstrekken, maar het onwenselijk is dat deze informatie in de openbaarheid komt omdat openbaring in strijd is met het openbaar belang, kan er gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om deze informatie te verstrekken onder geheimhouding. Dit kan zowel mondelinge als schriftelijke informatie zijn. Het schenden van deze op grond van de Gemeentewet opgelegde geheimhouding is strafbaar. Naast de verplichting tot geheimhouding op grond van artikel 87 Gemeentewet, kan er ook sprake zijn van een andere -meer algemene- geheimhoudingsnorm die in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is opgenomen. Daar staat namelijk dat wanneer je beschikt over informatie, waarvan je weet of behoort te weten dat dat deze informatie een vertrouwelijk karakter kent, en dus niet (zomaar) gedeeld mag worden, je hiervoor geheimhouding in acht dient te nemen.

Deze vorm van geheimhouding/vertrouwelijkheid kan worden gezien als een meer algemene/aanvullende norm indien er geen formele geheimhouding is opgelegd op grond van de Gemeentewet. Overtreding van dit Awb-artikel is (op zichzelf) niet strafbaar. Vanwege het wat onduidelijke/casuïstische karakter van deze bepaling wordt hier afgesproken dat indien geheimhouding noodzakelijk is, dit wordt opgelegd door middel van de procedures die volgen uit de Gemeentewet. Hieronder zal dan ook vooral worden ingegaan op de geldende afspraken ten aanzien van geheimhouding op grond van de Gemeentewet. 5.2

Algemene afspraken

De bedoeling is uitdrukkelijk om de bestaande Bossche praktijk van het zeer spaarzaam gebruik maken van geheimhouding voort te zetten. Bij het opleggen van geheimhouding in onze gemeente gelden allereerst de volgende algemene afspraken:  Geheimhouding is een uitzondering Het opleggen van geheimhouding kan alleen als de wet hierin voorziet. Daarbij geldt voorts dat gebruikmaking hiervan momenteel een uitzondering in de gemeente is en dit ook zo moet blijven.  Geheime schriftelijke informatie wordt verstrekt door terinzagelegging op papier

10

Hoewel de mogelijkheden om geheime schriftelijke informatie digitaal te verstrekken steeds beter worden blijft de afspraak vooralsnog om dit (in beginsel) enkel op papier te doen in de vorm van terinzagelegging.  Geheime schriftelijke informatie is voor alle raadsleden en commissieleden nietraadsleden toegankelijk. In de nieuwe wetgeving geldt dat alle raadsleden recht hebben op de geheime schriftelijke informatie én alle commissieleden niet-raadsleden die zitting hebben in de commissie waar het stuk wordt behandeld. Dit zou betekenen dat commissieleden niet-raadsleden die in een andere commissie zitting hebben, geen toegang hebben tot deze informatie. De wet maakt het mogelijk om af te wijken van deze systematiek. Om een gelijkwaardige informatiepositie binnen een fractie en commissies mogelijk te maken, geldt in onze gemeente de afspraak dat andere commissieleden niet-raadsleden (die dus geen zitting nemen in de betreffende commissie) eveneens toegang hebben tot de geheime schriftelijke informatie. Fractie-ondersteuners hebben geen toegang tot de geheime schriftelijke informatie en deze mag dus ook niet met hen gedeeld worden.

 Opgevraagde informatie die alleen onder geheimhouding kan worden verstrekt, is voor alle raadsleden en commissieleden niet-raadsleden beschikbaar De wet bepaalt dat indien het college of de burgemeester alleen aan een verzoek tot verstrekken van informatie aan een raadslid of commissielid kan voldoen door deze gevraagde informatie onder geheimhouding beschikbaar te stellen, deze informatie niet alleen beschikbaar is voor het betreffende raadslid/commissielid niet -raadslid, maar voor de gehele raad. Voor ’s-Hertogenbosch betekent dit dus voor alle raadsleden en commissieleden niet-raadsleden.  Het college blijft bevoegd om geheime informatie, die zij heeft gedeeld met de commissie/raad, te delen met derden/externe partijen voorzover dit nodig is voor een goede uitoefening van haar taken. De wet bepaalt dat zodra er informatie is verstrekt aan commissie of raad deze ook bepaalt wie toegang heeft tot deze geheime informatie. Dit zou in voorkomende gevallen onwenselijk kunnen zijn indien het college deze informatie vanuit haar taakuitoefening ook wil delen met derden. 5.3

Geheime schriftelijke informatie bij raadsvoorstellen

Het komt in ’s-Hertogenbosch weinig voor dat er geheimhouding op een raadsvoorstel wordt opgelegd. Een uitzondering was bijvoorbeeld het raadsvoorstel voor een bidbook voor de organisatie van het Eurovisiesongfestival of de burgemeesters(her)benoeming waar reeds van rechtswege geheimhouding op ligt. Deze bestaande praktijk wordt doorgezet. Geheime informatie wordt alleen bij een raadsvoorstel gevoegd als de informatie echt essentieel is voor de besluitvorming. De voorkeursvolgorde bij het opstellen van raadsvoorstellen met geheime informatie is: 1. Een raadsvoorstel wordt zodanig geredigeerd dat er geen geheime informatie in is opgenomen; 2. Als geheime informatie noodzakelijk is om over een raadsvoorstel te kunnen beslissen c.q. om duiding te krijgen van het raadsvoorstel, dan wordt de geheime informatie in een bijlage verwerkt, die voor alle raads- en commissieleden ter inzage wordt gelegd. Over het raadsvoorstel wordt in principe in de openbaarheid gesproken. Indien raads/commissieleden het noodzakelijk achten om de bijlage inhoudelijk te bespreken dan dient er alsnog besloten te worden om in beslotenheid te vergaderen. 11

3. Alleen als het niet mogelijk is om de geheime informatie in een aparte bijlage te verwerken, wordt deze opgenomen in het raadsvoorstel, die in een besloten commissieen raadsvergadering wordt behandeld. Bij het opleggen van geheimhouding op schriftelijke informatie bij een raadsvoorstel gelden de volgende regels:  Het college motiveert in/bij het stuk waarom de informatie geheim is;  Het college geeft aan tot wanneer de geheimhouding moet blijven gelden, dan wel dat de geheimhouding onbeperkt moet doorlopen;  Op de geheime informatie staat expliciet vermeld dat deze geheim is;  Geheime informatie behorende bij of onderdeel uitmakende van raadsvoorstellen ligt ter inzage bij de griffie.  Geheime raadsvoorstellen kunnen ter vergadering worden uitgereikt en nadien worden ingenomen.  Geheime informatie mag niet worden gekopieerd, gefotografeerd of op een andere manier worden vermenigvuldigd;  Het inhoudelijk delen van de schriftelijke informatie is enkel toegestaan tussen alle raadsleden en commissieleden niet-raadsleden (en college);  De geheime informatie wordt opgenomen in een index geheime informatie (zie paragraaf 5.6);  Als de informatie naar het oordeel van het college niet meer geheim hoeft te zijn, legt het college een raadsvoorstel aan de raad voor om de geheimhouding op te heffen. 5.4

Overige geheime schriftelijke informatie

Het college kan actief geheime informatie delen met de raad. Ook kan er sprake zijn van een verzoek vanuit de raad of commissie. Zoals hiervoor aangegeven regelt de Gemeentewet dat geheime informatie niet alleen aan het vragende raadslid ter inzage moet worden gegeven maar dat dit voor de hele raad dient te gebeuren. Meestal gaat het om informatie over de beleidsuitvoering door het college. Te denken valt aan informatie in het kader van aanbestedingen, grondaankoop/verkoop, informatie van bedrijven in het kader van vergunningverlening etc. Raadsleden willen de informatie over het algemeen inzien in het kader van hun controlerende taak, bijvoorbeeld om vast te stellen of het college bij de uitvoering binnen de door de raad gegeven kaders blijft. Bij (overige) geheime schriftelijke informatie gelden de volgende regels:  Als het college de informatie die niet in de openbaarheid mag komen ter inzage wil leggen voor de raad, besluit het college in haar eerstvolgende vergadering gemotiveerd over het opleggen van geheimhouding op de informatie. Het college stelt vast tot wanneer de geheimhouding moet blijven gelden, dan wel dat de geheimhouding voor onbepaalde tijd geldt. Op de geheime informatie staat vermeld dat deze geheim is, de motivatie voor de geheimhouding is bij het stuk gevoegd;  Geheime informatie ligt ter inzage bij griffie.

 Geheime schriftelijke informatie mag niet worden gekopieerd, gefotografeerd of op een andere manier worden vermenigvuldigd;  Het inhoudelijk delen van de schriftelijke informatie is enkel toegestaan tussen alle raadsleden en commissieleden niet-raadsleden (en college); 12





5.5

De geheime informatie wordt opgenomen in een index geheime informatie (zie paragraaf 5.6); Als de informatie naar het oordeel van college niet meer geheim hoeft te zijn, legt het college een raadsvoorstel aan de raad voor om de geheimhouding op te heffen. Geheime mondeling informatie

Geheime informatie kan ook mondeling verstrekt worden. Dit moet altijd in een officiële commissie- of raadsvergadering, anders kan er volgens de wet geen geheimhouding worden opgelegd. Informatiebijeenkomsten zijn geen officiële commissievergaderingen. Informatie die in deze bijeenkomsten wordt gegeven is dus niet geheim op grond van de Gemeentewet, ook niet als het om een besloten bijeenkomst gaat. Wel zou (zie ook paragraaf 5.1.) een beroep op de vertrouwelijkheid kunnen worden gedaan op grond van artikel 2:5 Awb. In de praktijk betekent dit dat een portefeuillehouder die buiten een besloten commissievergadering om een beroep doet op raads- en commissieleden om bepaalde informatie niet naar buiten te brengen, accepteert dat dit binnen de gemeente ’sHertogenbosch geen formele status heeft, maar enkel als een gentlemen’s agreement tussen college en raad geldt. Het is aan individuele raadsleden om te bepalen of ze dit verzoek willen honoreren. Het niet honoreren van het verzoek heeft geen juridische consequenties. Bij het mondeling geven van geheime informatie gelden de volgende regels:  Als het college mondeling geheime informatie wil verstrekken aan de commissie of raad, dan wordt dit voorgelegd aan het presidium. Het presidium kan dan een besloten commissie/raadsvergadering uitschrijven of een besloten gedeelte aan een reguliere commissie/raadsvergadering uitschrijven.

 Bij aanvang van de besloten commissie/raadsvergadering, bevestigt/besluit de commissie of ze de vergadering besloten verklaard. Als de commissie besluit niet in beslotenheid te vergaderen, wordt de geheime informatie niet verstrekt;  Indien wel in beslotenheid en onder geheimhouding wordt vergaderd, dan is het delen van de inhoud van de geheime mondelinge informatie enkel toegestaan met de raadsleden en commissieleden niet-raadsleden (en portefeuillehouders) die aanwezig waren bij de commissiebehandeling (of raadsbehandeling);  De geheime informatie wordt opgenomen in een index geheime informatie (zie paragraaf 5.6);  De commissie is bevoegd om de geheimhouding op te heffen, tenzij het college zich met de geheime informatie tot de raad heeft gericht. In dat geval is de raad bevoegd om de geheimhouding op te heffen. Het college doet dit door middel van een (raads)voorstel. 5.6

Index geheime informatie

Om overzicht over de door het college aan de raad/commissie verstrekte geheime informatie te kunnen houden, wordt door de griffie een index geheime informatie bijgehouden. In de index worden de volgende gegevens opgenomen: onderwerp, orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, beslisdatum, aanduiding van de geheime informatie, geheimhoudingstermijn, adressant van de geheimhouding.

13

Onder “aanduiding” van de geheime informatie” wordt zo concreet mogelijk opgenomen om welke informatie het gaat. Bij “termijn” wordt aangegeven tot wanneer geheimhouding noodzakelijk is. Het hoeft hierbij niet om een datum te gaan, er kan ook een gebeurtenis aangegeven worden zoals bijvoorbeeld het einde van een aanbestedingstraject. Om de geheimhouding daadwerkelijk op te heffen is overigens nog wel een expliciet besluit van het bevoegde orgaan (in beginsel de raad) nodig, tenzij sprake is van een vervaldatum. Informatie waarvoor de geheimhoudingstermijn onbepaald is, blijven een jaar staan op de index en worden er dan afgehaald. De index is openbaar en is permanent raadpleegbaar.

14

Bijlage 1 Informatiebehoefte per projectfase Startnotitie Beschrijving Dit is het moment dat de raad besluit om een project in de verkenningsfase op te nemen. Vanzelfsprekend moet er dan nog veel worden uitgewerkt, maar met het besluit legt de raad wel de politieke wil vast om geld voor een maatschappelijk doel te investeren. Doel 1. Vastleggen van de probleemdefinitie; 2. Vastleggen van de maatschappelijke doelen en de randvoorwaarden van het project. 3. Beschrijving van alternatieve oplossingen die in de verkenningsfase worden onderzocht; Benodigde informatie  Beleidskader Schets van het geldende gemeentelijke beleid waarbinnen het project wordt uitgevoerd  Probleemdefinitie en nulscenario; Een project is in essentie altijd een oplossing voor een maatschappelijk probleem. De eerste stap in een project is de identificatie van wat het probleem is en hoe dit zich ontwikkeld als er niets gebeurt. Daarnaast moet helder worden voor wie het een probleem is. Een breed gedragen probleemdefinitie is essentieel voor een breed gedragen probleemoplossing (het project).  Zo concreet mogelijke definitie van het maatschappelijke doel dat wordt beoogd; Hierbij moet helder zijn dat het uitvoeren van het project niet het maatschappelijke doel is. Het gaat om definitie van de maatschappelijke effecten die je wilt bereiken.

Bij een theater kan dit bijvoorbeeld het aantal theaterbezoekers en/of het theatervoorstellingen zijn, voor de aanleg van een weg de verbetering in reistijd. Welke kpi’s zullen worden gebruikt om de maatschappelijke effecten na realisatie te toetsen?  Beschrijving van de randvoorwaarden waarbinnen het project moet worden uitgevoerd; Binnen welke financiële-, ruimtelijke- en tijdskaders moet het project worden uitgevoerd.  Zo concreet mogelijke projectbeschrijving en afbakening (scope); Hoewel in dit stadium nog lang niet alles duidelijk is van een project, is wel van belang dat al zo goed mogelijk wordt gedefinieerd hoe het project er uit ziet en wat wel bij het project hoort en wat niet. Vermeld hier ook welke risico’s op voorhand voorzienbaar zijn. Op basis van deze beschrijving moet het mogelijk zijn om in de verkenningsfase duidelijkheid te krijgen of het project de gewenste maatschappelijke doelen kan realiseren binnen de gestelde randvoorwaarden.  Samenhang met andere projecten Welke relaties zijn er met andere gemeentelijke projecten en hoe is de samenhang geregeld;  Beschrijving van alternatieve oplossingen en afweging in hoeverre deze in de verkenningsfase worden meegenomen; Er zijn vrijwel altijd meer manieren waarop de maatschappelijke doelen die met een project worden nagestreefd kunnen worden gehaald.

Als die tijdens de verkenningsfase niet onderzocht is het onmogelijk om deze nog op een goede manier in de besluitvorming mee te nemen. Bij de start van het project moet dus worden geïdentificeerd worden welke alternatieve oplossingen in de verkenningsfase worden onderzocht.  Afweging of een “review-board” wenselijk is; Om tunnelvisie in een project te voorkomen kan een externe reviewboard worden ingesteld. Deze kan ook de raad terzijde staan in de beoordeling van het project. Tegelijkertijd is het een vergaand middel dat niet voor elk project noodzakelijk is. Het is aan het college om te beargumenteren waarom een reviewboard al dan niet nodig is. De raad kan op basis hiervan een eigen afweging maken.  Benodigd krediet voor de verkenningsfase en dekkingsvoorstel. Vloeit voort uit het budgetrecht van de gemeenteraad. Binnen het budget moet rekening worden gehouden met een second-opinion als dat niet met een centraal budget geregeld is; 15

Haalbaarheidsstudie (afsluiting verkenningsfase) Beschrijving In het structuurfonds markeert dit het moment waarop de raad een besluit neemt over de haalbaarheid en wenselijkheid van het project. In de planstudiefase wordt vervolgens de gekozen oplossing gedetailleerd uitgewerkt en dat vraagt een behoorlijke investering. Geld dat weg is als het project uiteindelijk niet doorgaat. Dit vraagt om een zorgvuldig onderbouwd besluit, waarin voldoende tijd wordt genomen om de benodigde informatie te verzamelen. Doel 1. Vaststellen of met het project de geformuleerde maatschappelijke doelen haalbaar zijn binnen de gestelde randvoorwaarden; 2. Besluitvorming over de wenselijkheid en haalbaarheid van het project en afweging met de onderzochte alternatieven; 3. Afweging of een externe second opinion wenselijk is; Benodigde Informatie  Bijgestelde projectbeschrijving en planning; In de verkenningsfase is het project nader uitgewerkt. Het project moet op een detailniveau beschreven die het mogelijk maakt om een afweging te maken tussen het project en de alternatieven.  Risicoparagraaf Beschrijving van de geïdentificeerde risico’s, de omvang/bandbreedte van de risico’s en de beheersingsmogelijkheden.

Vermelding van activiteiten die in de planstudiefase zullen worden uitgevoerd om de risico’s beter in beeld te brengen en/of te beheersen;  Beschrijving alternatieve oplossingen; Met de startnotitie is vastgelegd welke alternatieve oplossingen in de verkenningsfase moeten worden meegenomen. Deze worden op een detailniveau beschreven die het mogelijk maakt om een afweging te maken tussen de voorkeursvariant en de alternatieven.  Participatie Beschrijving van uitgevoerde participatietrajecten en de opbrengst daarvan  Inschatting investeringskosten verschillende varianten; Om vergelijking mogelijk te maken is het van belang dat de kostenberekeningen onderling vergelijkbaar zijn. Hoewel dit een open deur lijkt, is dit in de praktijk lang niet altijd het geval.  Inschatting exploitatiekosten verschillende varianten; Zie het punt hierboven.

 Resultaat benchmark voorkeursvariant; Wat zijn de resultaten van een benchmark met vergelijkbare gevallen over investeringskosten, exploitatiekosten en maatschappelijke effecten?  Toetsing aan randvoorwaarden en eventuele bijstellingen; Past het project binnen de gestelde randvoorwaarden en zo nee wat zou er dan bijgesteld moeten worden? Het project of de randvoorwaarden?  Inschatting haalbaarheid van de geformuleerde maatschappelijke doelen met de voorkeursvariant; Hoe realistisch is het dat met de voorkeursvariant de maatschappelijke doelen worden gehaald? De resultaten van de benchmark zijn hierin een belangrijk gegeven.  Benodigd krediet voor de planstudiefase en dekkingsvoorstel. Vloeit voort uit het budgetrecht van de gemeenteraad. Binnen het budget moet rekening worden gehouden met een second-opinion, als dat niet met een centraal budget geregeld is;

16

Planstudie (afsluiting planstudiefase) Beschrijving Aan het einde van de planstudiefase neemt de raad een onomkeerbaar besluit over het uitvoeren van het project en stelt ze het benodigde krediet beschikbaar. Op dit moment zijn de meest gedetailleerde kostenramingen voor de investering en de toekomstige exploitatie beschikbaar en is er een goede inschatting van de risico’s. Dit kan door de raad getoetst worden aan de eerder gestelde randvoorwaarden. Doel Uitwerken van het gekozen projectvoorstel om ruimtelijke en financiële besluitvorming mogelijk te maken Benodigde Informatie  Bijgestelde projectbeschrijving en planning In de planstudiefase wordt het project nader gedetailleerd. De projectbeschrijving en planning moeten hierop worden aangepast.  Participatie Beschrijving van uitgevoerde participatietrajecten en de opbrengst daarvan  Identificatie van keuzes in het ontwerp met relevante gevolgen voor de exploitatie; In ieder project zitten keuzes die gevolgen hebben voor de latere exploitatie. Deze worden lang niet altijd expliciet gemaakt, terwijl de gevolgen voor de exploitatie wel ieder jaar terugkomen.

Het is belangrijk dat de keuzes met relevante gevolgen voor de exploitatie worden geïdentificeerd, zodat de raad ook weet waar ze voor de lange termijn voor kiest;  Gedetailleerde kostenraming van de investering; Na de planstudiefase kan een gedetailleerde kostenraming van het project worden opgesteld.  Risicoparagraaf; Wat zijn de te voorziene risico’s en op welke wijze hier is hiermee rekening gehouden in het project  Berekening van de post onvoorzien Welke post onvoorzien is noodzakelijk gelet op de karakteristieken van het project? Let wel, de hoogte van de post onvoorzien moet dus inhoudelijk onderbouwd worden en is niet het bedrag dat overblijft als het aanbestedingsbedrag van het beschikbare budget wordt afgetrokken.  Benodigd krediet en dekkingsvoorstel (inclusief externe fondsen); Hoeveel geld is nodig voor de realisatie van het project en op welke wijze kan dit bedrag worden gefinancierd.  Uitgewerkte exploitatieopzet nieuwe situatie; In dit stadium in het project in voldoende detail bekend om een uitgewerkte exploitatieopzet van de nieuwe situatie te maken. Hierbij moet ook aandacht zijn voor de belangrijkste risico’s in de exploitatie.

 Toetsing aan de randvoorwaarden en eventuele bijstellingen; Past het project binnen de gestelde randvoorwaarden en zo nee wat zou er dan bijgesteld moeten worden? Het project of de randvoorwaarden?  Advies van een review-board (als die is ingesteld) Zie vorige paragraaf.  Beschrijving eventueel benodigde ruimtelijke besluitvorming; Welke ruimtelijke besluiten moeten er nog genomen worden, wat is de rol van de raad daarin, wat is de planning van de besluiten en welke juridische risico’s zijn eraan verbonden;  Beschrijving informatievoorziening aan de raad tijdens de realisatiefase. Op welke wijze wordt de raad geïnformeerd over de realisatie van het project. Worden hier alleen de reguliere instrumenten voor gebruikt of zijn er specifiek voor het project andere instrumenten zoals kwartaalrapportages. Welke kpi’s worden gebruikt om de uitvoering te toetsen?

17

Bijlage 2 Opzet projectdossier Doel van het projectdossier is dat dit (nieuwe) raads- en commissieleden in staat stelt om in een redelijk korte tijd de kerngegevens van een project tot zich te nemen. Daarnaast moeten ook de belangrijkste ontwikkelingen in de tijd van de kerngegevens zichtbaar zijn. Het projectdossier zou in ieder geval uit de volgende paragrafen moeten bestaan: 1. Probleemdefinitie en ambities  Wat is het probleem waarvoor het project een oplossing is?  Wat zijn de maatschappelijke effecten die je met het project wilt bereiken  Welk beleidsstuk ligt ten grondslag aan de gewenste maatschappelijke effecten Probleemdefinitie:

Bron (link)

Beleidstuk:

Bron (link)

Gewenste maatschappelijke effecten project (kwantitatief en kwalitatief) Datum Effect Huidige waarde Streefwaarde

Bron (link)

2. Projectbeschrijving Beschrijf in een aantal kernkarakteristieken het project. Mocht er gedurende de looptijd veranderingen in de beschrijving plaatsvinden, maar voor die wijzigingen dan een beschrijving. Projectbeschrijving Datum Beschrijving:

Bron (link)

3. Rollen en verantwoordelijkheden Beschrijf de voornaamste actoren en hun rollen verantwoordelijkheden Rollen en verantwoordelijkheden Actor Rol/verantwoordelijkheid

4. Investeringskosten en beschikbaar gesteld budget Wat is de best beschikbare schatting van de investeringskosten van het project en hoeveel onzekerheid zit daar nog in? Investeringskosten project Datum Raming €

Op basis van

Onzekerheid

Beschikbaar gesteld budget Datum Bedrag Dekking

Bron (link)

Bron (link)

18

5. Exploitatie Wat is het saldo van kosten en opbrengsten die de gemeente in exploitatiefase van het project maakt (bijvoorbeeld subsidies, onderhoud, energiekosten, kapitaalslasten, huurinkomsten) Gemeentelijke kosten exploitatie Datum Huidig bedrag Geraamd bedrag nieuwe situatie

Op basis van

Bron (link)

6. Risico’s, risicobeheersing en de post onvoorzien In een project zijn er twee types onzekerheid. Er zijn externe risico’s die invloed kunnen hebben op het project en er zijn onzekerheden in de kosteninschatting van het project. De post onvoorzien is voor afdekking van onzekerheden in de kosteninschatting van het project. Externe risico’s moeten op een andere manier worden afgedekt, bijvoorbeeld door een specifieke risicoreserve voor het project of door een beroep te doen op de algemene reserve van de gemeente. Risico’s en risicobeheersing Beschrijving belangrijkste risico’s met de mogelijke (financiële) consequenties en wijze van beheersing Datum

Risico

Wijze van afdekking

Bron (link)

Post onvoorzien Beschrijving van de berekening van de benodigde post onvoorzien Datum

Benodigde post onvoorzien

Bron (link)

7. Ruimtelijke ordening Voor een project moeten vaak de bestaande ruimtelijke kaders worden aangepast. Beschrijf onderstaand hoe het ruimtelijk kader er uit ziet en wat er gewijzigd moet worden. Neem in de tabel de planning op van de in het kader van het project te nemen ruimtelijk besluiten. Ruimtelijke ordening Beschrijving ruimtelijke kaders en noodzakelijke wijzigingen daarvan: Datum

Vast te stellen ruimtelijk kader

Planning

Bevoegd gezag

Gerealiseerd datum

Bron (link)

8. Participatie Beschrijf hier welke participatietrajecten zijn uitgevoerd en tot welke aanpassingen deze hebben geleid. Uitgevoerde participatietrajecten Datum Beschrijving activiteit:

Aanpassingen als gevolg van de participatie

19

9. Besluitvorming en informatievoorziening (met links naar de documenten) Na afsluiting van iedere projectfase wordt het projectdossier (aan)gevuld met de beschikbare nieuwe informatie. Relevante tussentijdse besluitvorming en informatievoorziening wordt ook verwerkt in het projectdossier.

Datum

Titel document

Bevoegd gezag

20

Link