Brief college 2 juli 2024 over Update organisaieontwikkeling en veiligheid

Aan de leden van de gemeenteraad

Uw brief van :

Ref.

:

Uw kenmerk :

Tel.

:

: Bestuurs- en Algemene Zaken

Afdeling

E-mail :

Van Kuyen en Croes m.croes@s-hertogenbosch.nl

Zaaknummer : Datum

: 3 juli 2024

Onderwerp

: Update organisatieontwikkeling en veiligheid

Geachte leden van de gemeenteraad, Op 24 juni jl. hebben wij een aantal raadsleden ontvangen voor een werkbezoek aan onze organisatie. Wij hebben hen geïnformeerd over een veilige werkomgeving en onze organisatieontwikkeling. Zoals afgesproken informeren wij ook alle raadsleden over deze ontwikkelingen via deze brief. We gaan in op een veilige werkomgeving, onze organisatieontwikkeling en uw motie ‘een veilige gemeentelijke organisatie voor iedereen’. Organisatieontwikkeling: op weg naar een wendbare organisatie We willen een organisatie zijn die er is voor onze inwoners, bedrijven en organisaties. Een organisatie die voortdurend leert, zich aanpast en transformeert in de huidige onvoorspelbare en turbulente omgeving. De sleutel tot wendbaarheid ligt in adaptief vermogen van medewerkers (snelle reactie op verandering) en continue focus op leren en innovatie (nieuwe ideeën uitproberen). We willen meer focus op warme zakelijkheid en sectoroverstijgend werken aan de majeure opgaven voor onze gemeente. Het programma Wendbare organisatie is opgestart met de volgende activiteiten: 1.

2.

3.

4.

Onboarding. In de afgelopen 3 jaar hebben we 900 nieuwe medewerkers welkom geheten. We maken een nieuw onboardingprogramma. Dat gaat over het inwerken in de nieuwe functie en ook over het welkom heten van nieuwe medewerkers, het leren kennen van de stad en de organisatie. Ontwikkeling teamleiders. Teamleiders sturen grote groepen (uitvoerende) medewerkers aan. En vervullen een sleutelpositie om het goede te doen voor onze inwoners. Samen met de teamleiders bekijken we waar zij behoefte aan hebben en organiseren we een ontwikkelprogramma. Bossche campus. Leren en ontwikkelen (wendbaar zijn) betekent ook andere vaardigheden. We bouwen een gemeenschap waar medewerkers die vaardigheden kunnen leren én waar ze hulp kunnen vinden om zichzelf, het team en de afdeling te ontwikkelen. In de zomer van 2024 organiseren we een zomerschool. De zomerschool biedt aanbod op de thema’s: inwoner centraal, elkaar beter leren kennen en wendbare vaardigheden. Er gaat ook al veel goed. We verzamelen deze goede voorbeelden. Daarvan kunnen we leren en ons voordeel meedoen. Zonder hier compleet te zijn geven we drie voorbeelden: a. Gangmakers bij Maatschappelijke Ontwikkeling: een beweging van onderaf is gestart om het goede voor de inwoner te doen. Dit levert waardevolle inzichten. Door de inwoner echt voorop te zetten worden procedures en werkprocessen aangepast en/of flexibeler gemaakt. b.

Theatervoorstellingen over sociale veiligheid bij Weener XL. Met kleinschalig theater maken we houding en gedrag zichtbaar en bespreekbaar bij de doelgroep van Weener XL. www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

5.

Medewerkers denken mee over welke gedrag gewenst is, bespreken dilemma’s en dragen oplossingen aan. c. Continue verbeteren bij Stadsbeheer. Dit is een stapsgewijze aanpak gericht op het consistent doorvoeren van verbeteringen in processen, producten of diensten, met als doel de efficiëntie te verhogen, de kwaliteit te verbeteren en de burgertevredenheid te maximaliseren. Wij vinden het belangrijk om externe expertise te betrekken bij onze organisatieontwikkeling. Gedragsverandering is immers een complex en niet alledaags proces. We voeren op dit moment een aanbestedingsproces voor de begeleiding van onze gedragsverandering (‘ervaren veranderaar’). Deze partij zal ons helpen om verdere interventies uit te zetten en het geleerde te verankeren.

Uw raadsmotie We voeren uw raadsmotie ‘Een veilige gemeentelijke organisatie voor iedereen’ van D66, BB, PvdA, RB, CDA, VDB, VVD, GL en Volt uit. In de paragraaf ‘organisatieontwikkeling’ gaven we al aan dat we externe expertise betrekken bij de uitwerking van het programma. Daarnaast laten we onze organisatieontwikkeling periodiek extern onder de loep laten nemen. Leren in een veilige omgeving staat hierbij voorop. Het doel is om van onafhankelijke expertcommissie feedback en aanbevelingen te krijgen voor onze organisatieontwikkeling. Dit kan ook themagewijs. Onze gemeentesecretaris is opdrachtgever voor de deze expertcommissie. De bevindingen van de eerste expert commissie verwachten we in januari 2025. Eind 2024 informeren wij u over de verdere invulling. Wij beschouwen uw motie hierbij als afgedaan. Een veilige werkomgeving We willen als organisatie dat medewerkers bij ons prettig en veilig hun werk kunnen doen. Zowel op fysiek als op sociaal vlak. Iedereen is welkom en gelijkwaardig, er is ruimte voor andere denkbeelden, van fouten leren we, we geven ruimte om wendbaar te kunnen zijn en ongewenst gedrag pakken we aan. Zowel vanuit het organisatie ontwikkelprogramma Wendbare Organisatie als vanuit het vakgebied Veiligheid, Gezondheid en Welzijn wordt aandacht besteed aan het voeren van goede gesprekken over dit thema.

Een open cultuur, stimuleren van dialoog en het belang van fysieke en sociale veiligheid in het DNA krijgen is niet in een blauwdruk te vatten. Maar we geloven er wel in dat door het de juiste aandacht te geven, begeleiding te bieden en goede interventies in te zetten we deze beweging kunnen ondersteunen. Verbeterplan Veiligheid, Gezondheid & Welzijn Het opzetten en verankeren van een goede Arbostructuur heeft prioriteit. Medewerkers Veiligheid, Gezondheid en Welzijn (VG&W), die toezien op een veilige werkomgeving zijn zowel centraal (Bestuurs- en Algemene zaken) als decentraal (bij de sectoren WeenerXL en Stadsbeheer) ondergebracht. De coördinatie vindt centraal plaats door de tot voor kort vacante functie van coördinator VG&W. Deze coördinator is in juni gestart. De komende tijd zal bureau Kader de door hen vervulde coördinerende taken aan onze coördinator VG&W overdragen. Bureau Kader blijft ons de komende maanden ondersteunen en is vervolgens (of een andere partij, dit is afhankelijk van de uitkomst van de hiervoor lopende aanbesteding) op afroep beschikbaar om ons te ondersteunen als dat aan de orde is. Alle werkzaamheden zijn conform planning gerealiseerd (zie ook bij Risico-Inventarisaties). Naast het inrichten van een goede structuur gaat het ook om het verinnerlijken van het belang voor een veilige werkomgeving.

Alle leidinggevenden volgen in 2024 een training ‘bevorderen gewenst gedrag'. Deze training gaat over sociale veiligheid en gaat specifiek over leiderschap, bewustwording, weerbaarheid, diversiteit en inclusie. Het voeren van een dialoog staat hierbij centraal. Vanzelfsprekend is veiligheid ook een thema binnen onze organisatieontwikkeling. Wij realiseren ons dat er belangrijke stappen zijn gezet en dat ons bouwwerk grotendeels staat. En dat een lange adem nodig is om van een reactieve naar een proactieve organisatie op gebied van VG&W toe te groeien.

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Risico-Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E) Een risico-inventarisatie en –evaluatie vormt de basis voor ons Arbobeleid en helpt ons om de risico's in kaart te brengen en aan te pakken. We werken aan een centrale RI&E (met daarin de VG&W beleidsbeoordeling en de RI&E van het stadkantoor) en aan RI&E’s voor specifieke afdelingen en dislocaties. De centrale RI&E is inmiddels voor 70% gereed. Alleen de meningen en ervaringen van medewerkers ontbreken nog. Deze meningen en ervaringen meten we met ons medewerkersbelevingsonderzoek wat recentelijk is uitgevoerd én d.m.v. gesprekken met medewerkers. De verwachting is dat dit onderdeel eind augustus gereed is. Voor specifieke afdelingen en onze andere locaties worden ook RI&E’s uitgevoerd. De meeste RI&E’s zijn opgesteld en getoetst door een gecertificeerde deskundige. Zij kunnen definitief gemaakt worden, zodra de centrale RI&E is afgerond. Alle plannen van aanpak, die voortvloeien uit de RI&E’s worden momenteel geïmplementeerd. Op dit moment is 95% van alle RI&E’s afgerond. Dashboard VG&W Een goed dashboard veiligheid, gezondheid & welzijn gaat ons helpen om gemeentebreed een overzicht te krijgen van wat goed gaat en wat beter kan. Het inrichten van het dashboard is complex. Het verwerken van de juiste gegevens over onze huidige VG&W-organisatiestructuur en het opbouwen van een (historische) databank kost meer tijd.

In bijlage 1 krijgt u inzicht in reeds verzamelde data. Samen met bureau Kader werken we aan de optimalisatie van het dashboard. Verder hebben wij in bijlage 2 ook informatie opgenomen over algemene personele gegevens en ziekteverzuim. Sociale veiligheid en integriteit De coördinator VG&W vervult een spilfunctie in onze organisatie. Hij brengt mensen samen, organiseert en coördineert onze activiteiten op gebied van veiligheid, gezondheid & welzijn. Hij legt relaties met aangrenzende disciplines zoals ondermijning, weerbaarheid, openbare orde, integriteit en psychosociale arbeidsbelasting. Hierdoor kunnen we sectoroverstijgende analyses maken, patronen ontdekken, hiaten signaleren en interventies organiseren. Ook is inspiratie van buiten opgehaald. Zo heeft de politie haar aanpak en ervaringen met ons gedeeld. Inmiddels is een plan van aanpak sociale veiligheid ‘hart voor de gemeente en voor elkaar’ vastgesteld. Alles rondom dit thema is hierin overzichtelijk gebundeld. Verder zijn in een infographic alle meldpunten op het brede terrein van veiligheid in kaart gebracht. Het plan van aanpak en de infographic zijn als bijlage 3 en 4 toegevoegd. Medewerkersbelevingsonderzoek (MBO) In mei is een werkbelevingsonderzoek afgenomen. De resultaten hiervan zijn vanaf ca eind juni intern beschikbaar.

Met een behaalde respons van 63% krijgen we een goed inzicht in de sterke en verbeterpunten van de werkbeleving. De resultaten van dit onderzoek worden besproken met de medezeggenschap, leidinggevenden en medewerkers. Samen bekijken we waar interventies nodig zijn. Het gemiddelde cijfer is 7,4 (4 jaar geleden was dat 7,5 en benchmark andere gemeenten is 7,3). Werkplezier, betrokkenheid en afstand kunnen nemen is stabiel gebleven of licht verbeterd. Werkdruk/werkstress en ongewenst gedrag intern zijn risicofactoren voor achteruitgang. Herstelbehoefte na het werk en energie tijdens het werk scoren minder gunstig. Beter vergeleken met andere gemeenten: Inspiratie door leidinggevende. Inspraak (eigen werk). Leermogelijkheden. Minder vergeleken met andere gemeenten: Ongewenst gedrag intern. Complexiteit van het werk. Omgaan met veranderingen.

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Zoals u weet hebben bij Weener XL twee onderzoeken plaatsgevonden die ons veel inzicht hebben gegeven over hoe de medewerkers het werken bij Weener XL ervaren. Vanuit een systemische aanpak hebben we een programmaplan opgesteld waar nu uitvoering aan wordt gegeven. Ook bij de sector Stadsbeheer zijn sectorale interventies ingezet, in het bijzonder bij de Afvalstoffendienst. Er heeft bij de Afvalstoffendienst een verdiepend cultuuronderzoek plaatsgevonden. Het gemeentebrede MBO gaat tevens input opleveren voor de sector Stadsbeheer. Deze resultaten worden verwerkt en leiden ook daar tot een plan van aanpak. Over beide trajecten wordt u separaat op de hoogte gehouden.

Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van ‘s-Hertogenbosch, De gemeentesecretaris,

De burgemeester,

drs. B. van der Ploeg

drs. J.M.L.N. Mikkers

Bijlage 1: data Veiligheid, gezondheid en welzijn Bijlage 2: personele data Bijlage 3: plan van aanpak sociale veiligheid Bijlage 4: infographic meldpunten

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Bijlage 3: plan van aanpak sociale veiligheid

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Bijlage 4: overzicht meldpunten

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704