Bijlage 3 toezichtverslag informatiebeheer 2021 SMART Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2022

Verbeterplan met SMART beschreven verbeteracties behorend bij Verslag informatie- en archiefbeheer gemeente 's-Hertogenbosch 2021 NR. KPI Omschrijving probleem (knelpunt)

Risico

Prioriteit

Omschrijving eindresultaat (oplossing)

Aanpak op hoofdlijnen

Datum aanbeveling archivaris

Start activiteit

Geplande realisatie activiteit

Voortgang in %

Realisatie activiteit

Eventueel korte toelichting of status voortgang

Actor

25 50 75 100 1.

Lokale regelingen

1 1.1 De Archiefverordening is verouderd.

Middel

2 1.2 Het Besluit Informatiebeheer is verouderd.

Middel

3 1.5 De tekst van de gemeenschappelijke regeling Stadsgewest 's-Hertogenbosch bevat geen archiefparagraaf. 4 1.7 De dienstverleningsovereenkomsten met betrekking tot de externe archiefbewaarplaats en archiefruimte zijn verouderd.

Hoog

5 1.7 Er is geen escrow-overeenkomst voor collectiebeheersysteem Atlantis en het edepot van Preservica.

Middel

2.

2

Laag

SIM

jun-22 Q3 2022

Q4 2022

SIM

jun-22 Q3 2022

Q4 2022

Erfgoed

jun-22 Q4 2022 Q4 2022 resp. Q4 resp. Q4 2023 2023

Erfgoed

jun-22 Q3 2022

Q4 2022

Erfgoed

1 Uitbreiden van de formatie van het • Middelen vinden. gemeentearchief met de bedoelde functies. • Vacature plaatsen en invullen.

jun-22 Q3 2022

Q4 2022

Erfgoed

1 Opheffen van de achterstanden.

• Plan van aanpak ontwikkelen c.q. beleidsvisie formuleren. • Projectgroepen opstarten.

jun-22 Q1 2022

Q4 2023

Erfgoed

Bewaring in een archiefbewaarplaats.

• Realiseren van een nieuwe archiefbewaarplaats in het kader van aanstaande verhuizing van het gemeentearchief.

jun-22 Q2 2022

Q4 2023

Erfgoed

3 2

Certificering van het e-depot. Vastgesteld calamiteitenplan.

• Initiëren van een certificeringstraject. • Afronden van het geactualiseerde calamiteitenplan. • Formeel vaststellen.

jun-22 Q4 2022 jun-22 Q3 2022

Q4 2023 Q3 2022

Erfgoed Erfgoed

• Ontwikkelen door SIM en archiefinspecteur van een plan van aanpak. • Uitvoeren plan van aanpak, controleren en toetsen opvolging. • Monitoren informatiebeheerplannen. • Ontwikkelen van plan van aanpak 1 Een kwaliteitssysteem voor het e-depot kwaliteitssysteem. waarin beschreven is waar • Uitvoeren van plan van aanpak, verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een inrichten, controleren en toetsen vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat stappen/fases. • Implementeren kwaliteitssysteem. regelmatig interne toetsing en evaluatie • Monitoren kwaliteitssysteem. mogelijk maakt.

jun-22 Q4 2022

Q4 2023

SIM + Erfgoed

jun-22 Q4 2022

Q4 2023

Erfgoed

• Adviseren afdelingen de transitie laten maken van netwerkschijf naar M365 door een andere manier van samen werken en archiveren. • Doorontwikkellen van recordsmanagement in M365 door uitrol van retentie(labels) • Realiseren oplossing e-mailarchivering in Outlook/M365 door inzet retentie • Controleren en aanvullen van het archievenoverzicht. • Converteren van een groot aantal inventarissen en plaatsingslijsten van Word- naar XML-formaat. • Importeren van XML-bestanden in het collectiebeheersysteem. • Inventariseren vereiste metadata t.b.v. het e-depot. • Afstemmen van metadata-eisen met SiM. • Vaststellen en implementeren van metadatagegevensschema. • Ontwikkelen en formuleren van een bewaarstrategie. • Maken van keuzes m.b.t. toegestane bestandsformaten. • Aanschaffen en in gebruik nemen van klimaatmonitoringsapparatuur. • Monitoring door medewerker behoud.

jun-22 Q4 2022

Q4 2023

SIM

jun-22 Q2 2022

Q4 2023

Erfgoed

jun-22 Q4 2022

Q4 2023

Erfgoed + SIM

jun-22 Q1 2023

Q4 2023

Erfgoed + SIM

jun-22 Q3 2022

Q4 2022

Erfgoed

• In voorkomende gevallen stelt SIM in afstemming met de gemeentearchivaris een verklaring op. • Het college ondertekent de verklaring.

jun-22 Q2 2022

Q3 2022

SIM

Interne kwaliteitszorg en toezicht

11 4.1 De toetsing en opvolging van de informatiebeheerplannen is te weinig gestructureerd.

Hoog

12 4.1 Het e-depot beschikt niet over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen.

Hoog

5.

Q4 2022

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

8 3.1 Een deel van de archieven en collecties bevindt zich in een archiefruimte en niet in een archiefbewaarplaats, en voldoet daarmee niet aan de eisen die gesteld zijn in de geldende archiefwet- en -regelgeving. 9 3.3 Het e-depot is niet gecertificeerd. Laag 10 3.5 Het gemeentearchief heeft geen actueel Middel vastgesteld calamiteitenplan. 4.

jun-22 Q3 2022

Mensen en middelen

6 2.3 Het gemeentearchief beschikt niet over een Hoog + archiefinspecteur en een medewerker 2.4 behoud. 7 2.2 Het gemeentearchief kent achterstanden op Hoog het gebied van materiële verzorging, ontsluiting en raadpleegbaarheid in relatie tot wet- en regelgeving 3.

• Voorbereiden door SIM van conceptvoorstel voor college. • Conceptvoorstel voor advies voorleggen aan SIO, juridische zaken en concerncontrol. • Besluit college conceptvoorstel voor te leggen aan de raad. 2 Actueel, door college vastgesteld Besluit • Voorbereiden door SIM van Informatiebeheer dat voldoet aan de conceptvoorstel voor college. geldende wet- en regelgeving. • Conceptvoorstel voor advies voorleggen aan SIO, juridische zaken en concerncontrol. • Besluit college voorgestelde tekst vast te stellen. 1 Herziene tekst van de gemeenschappelijke • Overleg door archiefinspecteur met regeling die voldoet aan de geldende wet- Stadsgewest. en regelgeving. 3 Een geactualiseerde • Overleg door archiefinspecteur met dienstverleningsovereenkomst resp. BHIC. verplaatsing van de archiefbescheiden in • Realiseren archiefbewaarplaats in de archiefruimte naar een kader verhuizing gemeentearchief. archiefbewaarplaats. 2 Afsluiten van escrow-overeenkomsten. • Aansluiten bij lopende initiatief m.b.t. Atlantis. • Mogelijkheden verkennen m.b.t. edepot Preservica.

Actuele, door gemeenteraad vastgestelde, Archiefverordening die voldoet aan de geldende wet- en regelgeving.

1 Een sterkere regie door SIM en de archiefinspecteur op de opvolging van de informatiebeheerplannen.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden

13 5.1 Er is onvoldoende zicht op de archivering van informatie op netwerkschijven en emails.

Hoog

14 5.1 In het collectiebeheersysteem zijn niet alle archieven en collecties op stuksniveau beschreven.

Middel

2

Een complete ontsluiting van alle aanwezige archieven en collecties in collectiebeheersysteem Atlantis.

15 5.2 De gemeente hanteert geen metagegevensschema.

Hoog

1

Toepassing van uniforme metadata in het gemeentelijk informatiebeheer en e-depot.

16 5.3 De gemeente kent geen expliciet beleid m.b.t. duurzaamheid van informatie.

Middel

2

Formulering en vaststelling van een preserveringsbeleid, mede ten behoeve van e-depot en digitale archiefruimte.

17 5.6 De klimaatwaarden in de archiefbewaarplaats van het gemeentearchief komen te vaak of te langdurig buiten de toegestane uitersten.

Hoog

1

Sneller ingrijpen door actieve eigen monitoring van de klimaatwaarden.

6.

1 Netwerkschijven uitfaseren voor het archiveren van informatie en doorontwikkeling van recordsmanagement in M365. Een oplossing voor emailarchivering volgens capstone methode in M365

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

18 6.1 De gemeente stelt bij vervanging, + conversie/migratie en vernietiging geen 6.2 verklaringen op.

Middel

2 Een door het college ondertekende verklaring in het geval van één van de bedoelde handelingen sprake is.