Bijlage 1 Voortgangsrappotage verbeterplan archievering en informatiebeheer 2020

Voortgang verbeterplan archivering en informatiebeheer 2020-2022 aanbeveling uit toezichtsverslag 4.1

toelichting

LOKALE REGELINGEN: aanpassen archiefverordening

actualisatie na publicatie herziening Archiefwet aanpassen besluit informatiebeheer actualisatie na publicatie herziening Archiefwet aanwijzen van de gemeentearchivaris door middel van een aanwijzingsbesluit door het College actualisatie na publicatie herziening Archiefwet en opnemen in procedure voor toekomstige aanwijzingen bij opnieuw aanwijzen van archiefbewaarplaatsen of het SIO gebruiken we de standaardbesluiten va de VNG aanpassen van de organisatieverordening door toevoegen van de CIO, SIO en gemeentearchivaris

4.2

4.3

INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT: verder inzetten op kwaliteitsmaatregelenin voor informatiebeheer van niet overgebrachte archiefbescheiden

actiehouder

status

2020

2021 2022

Erfgoed

x

Erfgoed

x

Erfgoed

x

opnemen in procedure voor Erfgoed toekomstige aanwijzingen aanleveren bij Bestuursondersteuning Informatiebeheer voor opname bij reguliere aanpasssing verordening

we starten met een checklist van onze Informatiebeheer loopt kwaliteitsmaatregelen en instrumenten. Op basis van behoefte bouwen we deze verder uit.

richt een apart kwaliteitssysteem in voor het e-depot bij realisering e-depot informatiebeheer en digitaal werken als onderdeel van introductieprogramma nieuwe medewerkers

bezien bij implemenatatie E-depot Informatiebeheer doet een voorstel doen aan PFZ voor het toevoegen van digitaal werken en infoomatiebeheer aan introductieprogramma

cursus voor (nieuwe) medewerkers en informatiemanagers over begrippen, rollen en functies informatiebeheer

voorstel om een generieke cursus op Informatiebeheer loopt te zetten met open inschrijving, op basis van vraag aantal bijeenkomsten bepalen

vul de functie van archiefinspecteur in

onderdeel van Archiefvisie en -plan: bezien of deze taak anders belegd moet worden

Project e-depot Informatiebeheer loopt

Erfgoed

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN:

x x

In 2020 hebben we deelgenomen aan de VNG proeftuin Informatiehuishouding op orde. De daar opgeleverde kwaliteitsinstrumenten zijn getoetst aan het informatiebeheer in 'sHertogenbosch. x We hebben bij de afdeling die het introductieprogramma organiseert aangegeven een onderdeel te wilen gaan verzorgen. Door Covid wordt het programa nu online gegeven in afgeslankte vorm. in 2020 hebben we een aantal webinars georganiseerd over thema's rond informatiebeheer waar veel vragen over kwamen en die te maken hadden met het thuis werken. Deze webinars werden goed bezocht en krijgen een vervolg.

x

x

Projecten Archief verder uitwerken en uitvoeren

projectplannen maken (tijd, geld, Erfgoed risico etc.), prioriteren (onderdeel van Archiefplan)

opstellen beleid duurzaamheid

in kader projecten e-depot en digitale Erfgoed archiefruimte oppakken in de vorm van preserveringsplan Zie Projecten Archief: uitwerken en Erfgoed uitvoering prioriteren als onderdeel Archiefplan

opzetten en uitvoeren Deltaplan digitale archivering

Archiefvisie en Archiefplan uitwerken en implementeren

schaf adequate scanners en leesapparatuur aan

behoudswerk voor analoge en digitale duurzaamheid (preservering)

4.4

DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN IN HET BIJZONDER: geen aanbevelingen

4.5

VERNIETIGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN: geen aanbevelingen

4.6

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS:

mede bezien in relatie tot verhuizing naar Groot Tuighuis en daar aanwezige apparatuur, kan deels al eerder worden gerealiseerd

Diverse projecten zijn verder opgepakt en uitgewerkt of in bewerking: Notariële Archieven, Openbaarheid, Materiële Zorg, Scanning On Demand, Conversie Atlantis. Ook geordend op basis van zichtbaar, houdbaar en bruikbaar volgens de Archiefvisie.

x

x

x

Is opgepakt met het in beeld brengen van de bestanden op de Rschijf; afspraken gemaakt over de splitsing tussen deze werkzaamheden en het in beeld brengen van de digitale activiteiten binnen het Stadsarchief.

x

Erfgoed

Archiefvisie is opgesteld en afgestemd met diverse stakeholders, uitwerking op niveau van activiteiten en plannen is gereed in januari 2021.

x

x

Erfgoed

Scanners zijn in overleg met ICT besteld, intake en plaatsing vindt plaats in 2021.

x

x

Erfgoed

Op basis van een rapportage van Hoogduijn is bekeken welke bestanden geprioriteerd moeten worden. Het betreft AV-materiaal en overheidsarchieven. De per 1 december 2020 gestarte adviseur digitaal archiveren betrekt de preservering bij zijn werk. Daarvoor wordt waar mogelijk het ingestdeel van Preservica (e-depot) gebruikt.

x

x

4.7

4.8

4.9

achterstand in overbrenging wegwerken

meer ruimte archiefbewaarplaats organiseren, verklaringen van overbrenging opstellen, procedure voor opleggen beperkingen opstellen en overbrenging laten uitvoeren.

Erfgoed

Eind 2020 is het materiaal fysiek overgebracht (archiefbewaarplaats BHIC), beperkingen openbaarheid zijn in kaart gebracht, in 2021 wordt de verklaring van overbrenging opgesteld. Eind 2020 is gestart met het inhalen van de achterstand in inventarisatie overheidsarchieven (externe inhuur).

verbetering van de digitale toegangen tot overgebrachte informatie

Zie Projecten Archief: uitwerken en uitvoering prioriteren als onderdeel Archiefplan

Erfgoed

Gestart ultimo 2020

onderdeel van gebiedsontwikkeling Bethaniekwartier

Erfgoed

Onderzoek is gaande (locatieontwikkeling Reinier van Arkel).

ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS: onderzoek of een centrale archiefbewaarplaats mogelijk is

TERBESCHIKKINGSTELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN: Zie Projecten Archief: uitwerken en afronden project beperking van de openbaarheid Erfgoed uitvoering prioriteren als onderdeel Archiefplan onderdeel van Archiefvisie en -plan en Erfgoed benoem een hoofd studiezaal mede bezien in relatie tot verhuizing naar Groot Tuighuis / andere opzet studiezaal (vraag hoe deze taken te beleggen)

x

x

x

Is nog niet gebeurd; verbouwing en verhuizing naar Bethaniestraat worden voorbereid, locatie depot en opzet studiezaal zijn daar onderdeel van.

x

actualiseer het bezoekersregelement

Erfgoed

Nog niet gerealiseerd. Onderdeel van het projectplan Openbaarheid

x

verbeter het innen van leges

Erfgoed

Er zijn diverse kleinere aanpassingen gedaan ter vereenvoudiging, waaronder het aangeven van een minimum te factureren kopieën; Per 2022 wordt de legesregeling formeel vastgesteld conform de praktijk zoals die nu gehanteerd wordt. leges inzake kopieën burgerlijke stand is gehandhaafd.

x

RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID: actualiseer het rampen- en calamiteitenplan van archiefruimten

Informatiebeheer loopt

Het rampen- en calamiteitenplan is geactualiseerd en wordt nu afgestemd met de BHV en de algemene rampen- en calamiteitenplannen.

x

x

actualiseer het rampen- en calamiteitenplan van archiefbewaarplaats op basis van plannen BHIC en/of OASIS organiseer regelmatige actualisering en instructie van medewerkers

4.10 MIDDELEN EN MENSEN: Beperk het risico van te weinig personeel bij het informatiebeheer van niet-overgebrachte bescheiden

Bestrijdt het capaciteitstekort en investeer in menskracht en kennis.

Toelichten in het reguliere overleg Erfgoed/ SIM het zogenaamde Recordmanagementoverleg (RMO)

Erfgoed

Is gaande

Informatiebeheer en Erfgoed

Het concept plan is besproken in het clusteroverleg van Informatiebeheer.

X

Informatiebeheer afgerondDe toelichting is gegeven in het RMO. De bezetting van informatiebeheer blijft onze aandacht houden om deze in lijn te houden met nieuwe ontwikkelingen en eventuele personeelswisselingen.

Onderdeel van Archiefvisie en Erfgoed Archiefplan: hoe bestaande capaciteit en deskundigheid inzetten, welke functies en opleidingen nodig

x

x