Bijlage 1 Informatie over rol raad bij overheidsbedrijven

Informatie over rol raad bij overheidsbedrijven 1.

Aanleiding

De gemeente kent een aantal sectoren/afdelingen die op bedrijfsmatige wijze werkzaamheden verrichten (verder te noemen: overheidsbedrijven). De voornaamste voorbeelden binnen de gemeentelijke organisatie zijn Weener XL en de Afvalstoffendienst. Bij veel gemeenten zijn dit soort bedrijven op afstand in een overheids-bv geplaatst, maar in ’s-Hertogenbosch zijn het ‘gewone’ onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Naar aanleiding van een aantal incidenten is de vraag naar voren gekomen hoe in onze gemeente het toezicht op deze overheidsbedrijven is georganiseerd. In een normaal bedrijf is er naast een raad van bestuur vaak een raad van commissarissen, die van enige afstand toezicht houdt op het reilen zeilen van het bedrijf. Door raadsleden is dan ook geopperd dat voor de Weener XL ook een ‘raad van commissarissen’ ingesteld zou moeten worden. Door het college is hierop geantwoord dat je binnen de gemeentelijke structuur, de gemeenteraad moet zien als de raad van commissarissen van de Weener XL. In eerste instantie lijkt dit een logische vergelijking, het is immers een taak van de gemeenteraad om controle uit te oefenen op het college van burgemeester en wethouders. De vraag is echter of dit ook betekent dat de gemeenteraad met de huidige instrumenten de geschikte instantie is om toezicht te houden op de bedrijfsvoering van overheidsbedrijven.

En zo niet, hoe je dit zou kunnen verbeteren. Onderstaand wordt allereerst op de eerste vraag ingegaan en vervolgens verkend welke andere mogelijkheden er zijn om toezicht te houden op overheidsbedrijven.

2.

De gemeenteraad als toezichthouder

Als een vennootschap meer dan honderd werknemers heeft, is deze verplicht een raad van commissarissen in te stellen. De taak van de raad van commissarissen is toezicht te houden op: 'het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.' Theoretisch gezien zeer vergelijkbaar met de controlerende raak van de gemeenteraad ten opzichte van het college van burgemeester en wethouders. In de praktijk is er echter een wereld van verschil. Een raad van commissarissen is een bestuursorgaan waarin na onderlinge discussie gestreefd wordt naar consensus in de besluitvorming. De gemeenteraad daarentegen is een politiek orgaan waarbinnen consensus niet het doel is, maar juist het politieke verschil centraal staat. De verschillende rollen van coalitie en oppositie dragen daarnaast niet bij aan het als gemeenteraad gemeenschappelijk opereren in een toezichthoudende rol. Controle door gemeenteraden blijkt in de praktijk daardoor veelal politiek en incident gedreven. Aanleiding om iets te doen zijn veelal signalen van buiten, berichten in de krant of meldingen van burgers. Dat sluit slecht aan bij wat adequaat toezicht op een bedrijf vraagt, een systematische en bureaucratische beoordeling van de prestaties van een bedrijf ook op punten waar de schijnwerpers niet op staan.

Concreet vertaald naar het toezicht op onze eigen overheidsbedrijven is het zeker denkbaar dat de gemeenteraad op dit moment een toezichthoudende rol invult. Er is immers sprake van incidenten en van politieke aandacht. Er is bovendien op dit moment sprake van een aantal raadsleden binnen de gemeenteraad van zowel oppositie als coalitie die zich hier sterk bij betrokken voelt en samen actie wil ondernemen. Als het doel echter is om te komen tot permanent toezicht, ook als de huidige problemen achter de rug zijn, dan is de normale werkwijze van de gemeenteraad niet direct de meest geschikte methode om hier invulling aan te geven.

3.

Alternatieve mogelijkheden voor versterken van controle

3.1

Inleiding

Bij het kijken naar mogelijkheden om de controlerende functie te versterken gaat deze memo uit van de bestaande structuren. Natuurlijk zijn ook opties denkbaar als het verzelfstandigen van de overheidsbedrijven (vgl. het theater), maar daar zit zoveel aan vast dat dit buiten beschouwing is gelaten. Met dit als uitgangspunt zijn er drie richtingen mogelijk om het te versterken. Op volgorde van toenemende ingrijpendheid zijn dat: 1. Verbeteren van de informatiepositie van de raad 2. Instellen van een speciale raadcommissie 3. Instellen van een externe commissie Vanzelfsprekend kunnen verschillende mogelijkheden ook gecombineerd worden, bijvoorbeeld verbeteren van de informatiepositie van de raad én het instellen van een speciale raadscommissie. Onderstaand zullen de verschillende verbetermogelijkheden nader worden uitgewerkt. 3.2

Verbeteren informatiepositie van de raad

Standaard rapporteert het college aan de raad over de wijze waarop zij haar taken uitvoert met het jaarverslag. Dit jaarverslag is globaal en op hoofdlijnen. De informatie is niet afdoende om op het niveau van de overheidsbedrijven oordelen te vellen. In de afgelopen jaren heeft de raad de behandeling van het jaarverslag zeer beperkt ingevuld, ook omdat er door de gelijktijdige behandeling met de voorjaarsnota weinig tijd beschikbaar is. De raad heeft natuurlijk de mogelijkheid om op onderdelen verdiepende informatie te vragen. In het verleden heeft de raad dat ook wel gedaan. Zo wordt over grote projecten inmiddels gedetailleerder gerapporteerd. Ook ten aanzien van de overheidsbedrijven zou de gemeenteraad aanvullende informatie kunnen vragen. Te denken valt bijvoorbeeld aan jaarlijkse rapportages over bedrijfsongevallen en andere incidenten en aan periodieke werkbelevingsonderzoeken. Een werkgroep vanuit de raad zou in overleg met het college kunnen kijken wat voor de komende jaren kritische punten zijn waar extra over gerapporteerd dient te worden. Het is dan natuurlijk wel aan de raad om daadwerkelijk iets met de informatie te doen. Dat kan betekenen dat er een extra (commissie)vergadering aan het jaarverslag gewijd zou moeten worden, aangezien binnen de huidige structuur er eigenlijk geen ruimte is om hier uitgebreid over te plaatsen.

Binnen deze mogelijkheid is het vooral het college dat extra informatie verzamelt (laat verzamelen) en aan de raad ter beschikking stelt. Autonome informatieverzameling door de raad bijvoorbeeld in de vorm van ad-hoc gesprekken van een raadsdelegatie met medezeggenschapsraden of de directie van bedrijven valt hier niet onder. Als je dit wil moet je vooraf afspraken maken en vastleggen over werkwijze, bevoegdheden en rechten van gesprekspartners. Het ligt dan voor de hand om hiervoor een aparte commissie in te stellen. 3.3

Instellen speciale raadscommissie

In ’s-Hertogenbosch kennen we alleen raadscommissies die in openbaarheid de besluitvorming van de raad voorbereiden door voorliggende raadsvoorstellen en discussienotities te bespreken. In veel gemeenten is er echter ook een raadscommissie ingesteld die zich specifiek richt op het adviseren over de jaarrekening, een zgn rekeningencommissie. Deze commissies vergaderen veelal in beslotenheid en hebben als taak een advies aan de gemeenteraad uit te brengen over de jaarrekening. Ze kunnen daartoe vaak ook aanvullend onderzoek doen of laten doen door de accountant of andere externe partijen. Gesprekken met directie en medezeggenschap van overheidsbedrijven zouden daar onderdeel van uit kunnen maken. Rekeningcommissies zijn bedoeld als niet-politieke commissies: het gaat niet om partijpolitieke standpunten, maar om de controlerende rol van de raad als geheel. In de praktijk is het natuurlijk de

vraag of dat ook zo werkt, maar vergadering in beslotenheid kan hier wel aan bijdragen. In het werk van een rekeningencommissie kan ook de controle op de overheidsbedrijven worden vormgegeven. Als er geen behoefte blijkt te zijn aan een brede rekeningcommissie kan natuurlijk ook een raadscommissie worden ingesteld die zich alleen richt op de controle op één of meer overheidsbedrijven. Ook voor een speciale raadscommissie geldt dat het de vraag is of het enthousiasme voor deelname aan een dergelijke commissie overeind blijft als de huidige problemen achter de rug zijn. Daarnaast moet het extra tijdsbeslag die een dergelijke commissie oplevert, niet onderschat worden. In een tijd waarin veel raads- en commissieleden klagen over overbelasting een belangrijk punt. Als dit als belemmering wordt ervaren is een commissie van externe deskundigen ook nog een optie. 3.4

Instellen externe commissie

Er is ook de mogelijkheid om als gemeente een externe commissie in te stellen om toezicht te houden op de overheidsbedrijven. Zowel de gemeenteraad als het college hebben hiertoe juridisch de mogelijkheid. Door het college ingestelde commissies zijn daarbij veel gangbaarder. Denk bijvoorbeeld aan de Commissie Bosch Cultuursysteem die adviseert over de cultuursubsidies. Er zijn geen voorbeelden gevonden van gemeenteraden die dergelijke commissies hebben ingesteld. De bevoegdheden van een externe commissie zijn afgeleid van de bevoegdheden van het orgaan dat ze instelt. De bevoegdheden van een door de gemeenteraad ingestelde commissie liggen dus vooral op het vlak van toegang tot informatie. Het uitvoeren van zelfstandig onderzoek door een door de raad ingestelde externe commissie binnen de bedrijven is niet zonder meer mogelijk zonder medewerking van het college of zonder dat de raad daar per geval een expliciet besluit over neemt. Een door het college ingestelde commissie kan wat dat betreft meer bevoegdheden meekrijgen, afhankelijk van de keuzes die het college daar in maakt. Het is ook aan het college om te besluiten of ze een dergelijke commissie wil instellen, maar de raad kan daar natuurlijk wel een (dringende) oproep toe doen. Bij een externe commissie moet rekening worden gehouden met extra kosten om de vereiste deskundigheid binnen de commissie te kunnen garanderen.

4.

Overzicht relevante documenten

Navraag bij Weener XL heeft aangetoond dat er een aantal relevante documenten zijn die de informatievoorziening kunnen verstevigen Wat 1. Arbo jaarverslag OR

Beschikbaar voor de raad Begin mei

2. Juridisch jaarverslag Half mei 3. Jaarbericht vertrouwenspersonen Begin juni (onderdeel van soc. jaarverslag) 4. Sociaal jaarverslag, (incl. jaarbericht Begin juni vertrouwenspersonen) 5. Medewerkersonderzoek uitvoering Presentatie resultaten medewerkersonderzoek tijdens het in het derde kwartaal 2024 werkbezoek van de commissie sociaal eind 2024