bijlage 1 20220622 Toezichtsverslag

Verslag informatie- en archiefbeheer gemeente ’s-Hertogenbosch 2021

Gemeentearchief ’s-Hertogenbosch Hildo van Engen juni 2022

Inhoudsopgave Inleiding

3

Score per KPI

4

Conclusie en aanbevelingen

6

Hoofdvragen KPI

8

1. Lokale regelingen

8

2. Middelen en mensen

9

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot

9

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht

10

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid

10

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding

11

7. Overbrenging van archiefbescheiden

12

8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

12

Inleiding Op grond van artikel 14 van de Archiefverordening van de gemeente ’s-Hertogenbosch brengt de gemeentearchivaris aan het college verslag uit over de uitoefening van het toezicht op de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en over het beheer van de archiefbewaarplaats, waar zich de archiefbescheiden bevinden die wel zijn overgebracht. Dit verslag is opgesteld naar aanleiding van het genoemde artikel. Het schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer van de gemeente ’s-Hertogenbosch in 2021 en de mate waarin de organisatie in dat jaar voldeed aan de vereisten van de Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving. Dit verslag is opgesteld aan de hand van acht Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Deze KPI’s zijn ontwikkeld door de VNG op basis van de eisen die de archiefwetgeving stelt aan de overheid. Door het beantwoorden van de bij de archief-KPI’s behorende vragen blijkt in hoeverre de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. De antwoorden zijn enerzijds verstrekt door Niels Schelstraete, senior adviseur informatievoorziening van de sector Informatiemanagement BAZ/M&D, en anderzijds door diverse medewerkers van het Team Archief van de afdeling Erfgoed van de gemeente ’sHertogenbosch. Het verslag begint met een overzicht van de score die de gemeente per KPI heeft behaald.

In de daaropvolgende conclusie wordt nader toegelicht hoe deze beoordeling tot stand is gekomen en wat de aanbevelingen zijn. Vervolgens is in het onderdeel ‘Hoofdvragen KPI’ een uitgebreide beschrijving gegeven van de bevindingen per KPI.

Score per KPI De kleuren geven aan in hoeverre de gemeente ’s-Hertogenbosch aan een KPI voldoet en hebben de volgende betekenis: Voldoet Voldoet deels Onvoldoende 1. Lokale regelingen Voldoet deels De gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer moeten worden geactualiseerd. In een van de gemeenschappelijke regelingen (Stadsgewest) dient een archiefparagraaf te worden opgenomen. Bij de uitbesteding van archiefbeheertaken (externe bewaring van archieven) is niet altijd een volledige dienstverleningsovereenkomst opgesteld. En met betrekking tot het collectiebeheersysteem en het e-depot verdient het aanbeveling om escrow-overeenkomsten te sluiten. 2. Middelen en mensen Voldoet deels De gemeente ’s-Hertogenbosch beschikt over voldoende mensen en middelen voor een goede uitvoering van het archief- en informatiebeheer. Wel dient de formatie van het Team Archief (gemeentearchief) te worden uitgebreid met een archiefinspecteur en een medewerker behoud. De werving van een behoudsmedewerker draagt in belangrijke mate bij aan het opheffen van achterstanden die er zijn op het gebied van de materiële verzorging en ontsluiting van de archieven en collecties. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Voldoet deels De overgebrachte archieven en collecties dienen zonder uitzondering te worden bewaard in een archiefbewaarplaats.

De archiefbewaarplaatsen moeten consequent worden benoemd in een nieuw Besluit Informatiebeheer. Het e-depot van de gemeente is nog niet gecertificeerd. De actualisering van het calamiteitenplan van het gemeentearchief wacht nog op afronding en vaststelling. 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Voldoet deels Het kwaliteitszorgsysteem voor het moderne informatiebeheer is ingericht op basis van per afdeling opgestelde informatiebeheerplannen. Dit systeem kan worden verbeterd door actiever en met meer regelmaat te toetsen, op zaak- en dossierniveau. Ook voor het informatiebeheer van de afdeling Erfgoed, waar het gemeentearchief onderdeel van is, moet gebruik gaan worden gemaakt van een kwaliteitssysteem, inclusief het e-depot. 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Voldoet deels Vanuit het oogpunt van informatiebeheer is er onvoldoende zicht op de informatie die zich bevindt op netwerkschijven en in e-mailboxen. Aanbevolen wordt een metagegevensschema en een preserveringsbeleid te formuleren. Voor de overgebrachte archieven dient de invoer van de bestaande archiefbeschrijvingen in het collectiebeheersysteem hoge prioriteit te krijgen. De klimaatomstandigheden in de archiefbewaarplaats van het gemeentearchief kunnen actiever gemonitord worden. 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding Voldoet deels

Door de zorgdrager worden bij vervanging, conversie en migratie, en vernietiging geen verklaringen opgesteld. Dergelijke verklaringen zijn wettelijk voorgeschreven, zodat achteraf kan worden getoetst of aan de geldende bepalingen is voldaan. 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Voldoet Alle daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Voldoet Het gemeentearchief voldoet aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet.

Conclusie en aanbevelingen Anders dan in het vorige toezichtsverslag, over het archief- en informatiebeheer van de gemeente ’sHertogenbosch in 2019, is in dit verslag voor alle KPI’s de situatie beoordeeld van zowel de nietovergebrachte als de wel reeds overgebrachte archieven. Het is daarom niet goed mogelijk om de bevindingen uit dit rapport af te zetten tegen die uit de vorige rapportage. Hoewel de gemeente haar archief- en informatievoorziening goed op orde heeft, zijn er bij zes van de acht KPI’s een aantal verbeterpunten aan te wijzen. Als gevolg daarvan is de beoordeling voor deze KPI’s ‘voldoet deels’. Bij deze KPI’s kunnen de volgende aanbevelingen worden gedaan. KPI 1 gaat over het vastleggen van de verantwoordelijkheden en taken op het gebied van het informatiebeheer. Een aantal besluiten en overeenkomsten is toe aan herziening, in andere gevallen is het verstandig een nieuwe overeenkomst te sluiten, teneinde rondom de verantwoordelijkheid van de gemeente ook formeel goede afspraken te maken.

-vernieuw op korte termijn de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer; -treedt in overleg met de gemeenschappelijke regeling Stadsgewest ’s-Hertogenbosch over de archiefparagraaf in de GR en met het oog op de toekomstige overbrenging van archiefbescheiden; -vernieuw de bestaande dienstverleningsovereenkomsten met betrekking tot de externe archiefbewaarplaats bij het BHIC en de archiefruimte bij OASIS; -sluit escrow-overeenkomsten af voor collectiebeheersysteem Atlantis en e-depot Preservica. KPI 2 draait om de vraag, of de gemeente voldoende mensen en middelen beschikbaar stelt voor de archiefzorg en het archiefbeheer. Uitbreiding van de formatie van het gemeentearchief draagt deels bij aan de bestrijding van een aantal daar bestaande achterstanden. De aanstaande verhuizing van het gemeentearchief vergroot de urgentie om deze achterstanden op korte termijn op te heffen. -voeg aan de formatie van het gemeentearchief een archiefinspecteur en een medewerker behoud toe; -maak werk van het opheffen van de bestaande achterstanden in het gemeentearchief op het gebied van materiële verzorging, ontsluiting, en raadpleegbaarheid in relatie tot wet- en regelgeving (AVG/Auteurswet/openbaarheid). KPI 3 stelt de bewaaromstandigheden van fysieke en digitale archieven centraal. Ook een formeel vastgesteld calamiteitenplan draagt hier bij aan de gewenste situatie.

-verplaats de archiefbescheiden in de externe archiefruimte (OASIS) naar een archiefbewaarplaats; -bewerkstellig een certificering van het e-depot; -zorg voor afronding en vaststelling van het geactualiseerde calamiteitenplan van het gemeentearchief. KPI 4 stelt de vraag naar de kwaliteit en de structurele verbetering daarin van de gemeentelijke informatiehuishouding. -voer meer regie op de toetsing en opvolging van de informatiebeheerplannen; -introduceer ook een kwaliteitssysteem voor de afdeling Erfgoed als geheel en voor het e-depot in het bijzonder. KPI 5 draait om het krijgen van grip en overzicht op de informatie die in de organisatie aanwezig is. Voor de niet-overgebrachte archieven is een procesmanagement-tool hiervoor de basis, voor de naar het gemeentearchief overgebrachte archieven is dat het collectiebeheersysteem Atlantis. Van belang voor een goede controle over de informatie zijn ook metagegevens: archiefbescheiden zijn slechts dan

goed terug te vinden en te beheren, indien ze op de juiste manier beschreven zijn. De vereiste metagegevens dienen te worden vastgelegd in een metagegevensschema. -verbeter (het zicht op) de archivering van netwerkschijven en e-mails; -completeer de invoer van archiefbeschrijvingen in het collectiebeheersysteem Atlantis; -stel een metagegevensschema vast; -formuleer een preserveringsbeleid; -zorg voor een strakkere monitoring van de klimaatomstandigheden in de archiefbewaarplaats aan de Bloemenkamp. KPI 6 gaat over de afwegingen die worden gemaakt bij handelingen zoals vervanging, conversie, migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden. Het is van belang dat dit op een juiste manier gebeurt en dat de handelingen zorgvuldig worden gedocumenteerd, zodat kan worden gecontroleerd of ze goed zijn uitgevoerd. -stel voortaan verklaringen op bij vervanging, conversie/migratie en vernietiging.

Hoofdvragen KPI 1. Lokale regelingen Hoofdvraag: Voldoen de regelingen aan de wettelijke eisen? Archiefverordening en Besluit Infomatiebeheer Overheidsorganisaties moeten bij het ontvangen, opmaken en beheren van informatie voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen. Daarbij speelt met name de archiefwetgeving (Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995, Archiefregeling 2010) een belangrijke rol. In de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer is vastgelegd hoe de gemeente ’s-Hertogenbosch aan de uitvoering van de Archiefwet vorm geeft. De huidige Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer dateren van 2014 en zijn derhalve niet actueel. Het verdient aanbeveling dat de raad respectievelijk het college in de loop van 2022 een nieuwe Archiefverordening en een nieuw Besluit Informatiebeheer vaststellen. Bij voorkeur worden in het Besluit Informatiebeheer ook passages opgenomen met betrekking tot de opname van particuliere archieven en de aanwijzing van de archiefbewaarplaats(en). Gemeenschappelijke regelingen en andere samenwerkingsverbanden Het college is als zorgdrager verantwoordelijk voor de zorg voor de archiefbescheiden van enkele gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente ’s-Hertogenbosch participeert.

In zijn rol als archiefinspecteur is de gemeentearchivaris daarom betrokken bij het toezicht op het archief- en informatiebeheer van de GGD Hart voor Brabant/Regionale Ambulancevoorziening Midden-WestNoord en de Veiligheidsregio Brabant-Noord. Hij neemt ook deel aan het Strategisch Informatie Overleg (SIO) van deze organisaties. De tekst van de gemeenschappelijke regeling van een andere verbonden partij van de gemeente bevat – in afwijking van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen – geen archiefparagraaf. Het betreft het Stadsgewest ’s-Hertogenbosch, waarvan in het verleden de archieven tot en met 1997 zijn overgebracht naar het gemeentearchief. Onlangs is door de provinciale archiefinspectie (Interbestuurlijk Toezicht) aan het Stadsgewest geadviseerd voor deze archieven een dienstverleningsovereenkomst te sluiten met het gemeentearchief, en de gemeentearchivaris respectievelijk het gemeentearchief aan te wijzen als archivaris en archiefbewaarplaats van de regeling. Uitbesteden archiefbeheertaken Een deel van de fysieke archieven van het gemeentearchief wordt bewaard op externe locaties, te weten bij het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) in ’s-Hertogenbosch en bij de firma Oasis te Turnhout (België). De dienstverleningsovereenkomsten met deze organisaties zijn lang geleden afgesloten.

Het zou daarom goed zijn deze overeenkomsten te actualiseren en daarbij te letten op de specifieke eindverantwoordelijkheid van de gemeente, bijvoorbeeld waar het gaat om de regelgeving rondom persoonsgegevens (verwerkersovereenkomst). Een groot deel van de digitale archiefbescheiden en metadata van het gemeentearchief is opgeslagen in het collectiebeheersysteem Atlantis. Met leverancier Deventit is momenteel nog geen escrowovereenkomst afgesloten, waarmee bij een eventueel faillissement van de leverancier de toegang tot de gegevens gewaarborgd zijn. Naar het zich laat aanzien wordt een dergelijke overeenkomst in de loop van 2022 voor het eerst door de leverancier aan de gebruikers aangeboden. Bij voorkeur maakt het gemeentearchief dan van die mogelijkheid gebruik, opdat ook in het geval van een calamiteit aan de wettelijke verplichtingen ten aanzien van het archiefbeheer kan worden voldaan. Een toenemend deel van de digitale archiefbescheiden wordt bewaard in het e-depot. Met de leverancier van dit e-depot, Preservica, is door de gemeente ’s-Hertogenbosch evenmin een escrowovereenkomst afgesloten. Het verdient aanbeveling om dat ook voor deze oplossing te doen.

2. Middelen en mensen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Organisatie Voor het informatiebeheer kent de gemeente ’s-Hertogenbosch naast een afdeling Centraal Informatiemanagement (CIM) ook een drietal decentrale afdelingen Sector Informatiemanagement (SIM). Deze SIM’s zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het beheer van de informatievoorziening binnen twee sectoren en kennen daarnaast elk nog een specifiek aandachtsgebied, te weten Informatiebeheer, Geo-informatie en Rapportages. De overgebrachte archieven bevinden zich in het gemeentearchief aan de Bloemenkamp. De medewerkers van het gemeentearchief maken als Team Archief deel uit van de afdeling Erfgoed van de gemeente ’sHertogenbosch. Achterstanden Het college stelt voldoende middelen beschikbaar om de juiste omvang van de formatie en de kwaliteit van de medewerkers te waarborgen. Het is de bedoeling dat de formatie van het gemeentearchief op korte termijn (2022) wordt uitgebreid met een archiefinspecteur en een behoudsmedewerker. Dat maakt het mede mogelijk om een aantal achterstanden te bestrijden die in de loop der jaren zijn ontstaan.

Met betrekking tot de materiële verzorging gaat het met name om de wijze van verpakking en de gebruikte verpakkingsmaterialen van de archieven en collecties, die niet steeds voldoen aan de meest actuele normen. Ook zijn er achterstanden in de ontsluiting van particuliere archieven, de invoer van archiefbeschrijvingen en andere gegevens in het collectiebeheersysteem Atlantis, en in verband met de inventarisatie van de gevolgen van wet- en regelgeving op het gebied van privacy, openbaarheid en auteursrecht voor de raadpleging van de aanwezige archieven en collecties. In het toezichtsverslag over 2019 zijn met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden elf projecten geformuleerd: Beperking van de Openbaarheid; Materiële Zorg; Oude Dragers; Bosch’ Protocol; Notarieel Archief; Verbetering publieksomgeving; Conversie; Deltaplan Digitale Archivering; Open Data; Thesaurus; en TMLO. Aan al deze projecten is ook in 2021 in meer of mindere mate gewerkt.

3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Archiefruimtes en Archiefbewaarplaatsen De gemeente ’s-Hertogenbosch beschikt over archiefruimtes in het Stadskantoor en op een externe locatie in de Helftheuvel. De archiefbewaarplaats in het gemeentearchief aan de Bloemenkamp is in art. 27 van het Besluit Informatiebeheer aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan alle eisen. Daarnaast huurt het gemeentearchief depotruimte bij het BHIC te ’s-Hertogenbosch en bij de firma Oasis te Turnhout (België). Omdat laatstgenoemde locatie een archiefruimte is en geen archiefbewaarplaats, is de bewaring van de daar geplaatste archieven feitelijk niet in overeenstemming met de archiefwetgeving. Dit kan worden rechtgezet in het kader van de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats in verband met de verhuizing van het gemeentearchief naar het Groot Tuighuis in 2023. Overigens dienen in een nieuw Besluit Informatiebeheer (zie onder KPI 1) bij voorkeur alle archiefbewaarplaatsen te worden benoemd. E-depot De gemeente beschikt sinds enkele jaren over een e-depotvoorziening van Preservica. De implementatie van dit e-depot vond plaats in 2021.

In dat jaar zijn ook de voorbereidingen getroffen voor de eerste opname van archiefbescheiden in het e-depot, namelijk van bouwdossiers. Deze ingest kon begin 2022 worden gerealiseerd. Momenteel wordt gewerkt aan koppelingen van het e-depot met

de interne zoekmachine (Alice) en het archiefbeheersysteem (Atlantis), waardoor de opgenomen documenten ook beschikbaar kunnen worden gesteld. Deze koppeling wordt naar verwachting in de loop van 2022 gerealiseerd. Het e-depot van de gemeente ’s-Hertogenbosch voldoet aan alle gangbare eisen maar is nog niet gecertificeerd. Calamiteitenplan Met betrekking tot de te bewaren archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats beschikt de organisatie niet over een actueel calamiteitenplan. In 2021 is er een begin gemaakt met de herziening van het bestaande calamiteitenplan, maar dit moet nog worden afgerond en het geactualiseerde plan moet nog formeel worden vastgesteld.

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Kwaliteitssysteem Een kwaliteitszorgsysteem kan een belangrijke bijdrage leveren aan de interne monitoring van de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer. De wet- en regelgeving schrijft niet voor hoe een dergelijk kwaliteitssysteem moet worden vormgegeven, maar een organisatie moet wel kunnen aantonen dat beschreven is waar verantwoordelijkheden zijn belegd, hoe taken dienen te worden uitgevoerd om een vooraf bepaalde kwaliteit te bereiken en dat op regelmatige basis een interne toetsing en evaluatie plaatsvinden. In dit verband zijn in de gemeente ’s-Hertogenbosch de zogeheten informatiebeheerplannen relevant. Een informatiebeheerplan is een instrument dat een overzicht verschaft van de huidige inrichting en status van de informatiehuishouding en waarin aan de hand van een risicoanalyse suggesties kunnen worden gedaan voor verbetering. In de informatiebeheerplannen van de gemeente ’s-Hertogenbosch worden alle gebruikte applicaties en datasets en aandachts- en verbeterpunten geïnventariseerd. Deze systematiek kan verbeterd worden door meer regie te voeren op de toetsing en opvolging van de verzamelde gegevens, en dit in mindere mate aan de afdelingen zelf over te laten.

Het gemeentearchief (inclusief het e-depot) werkt nog niet met een kwaliteitssysteem. Het verdient dan ook aanbeveling om het informatiebeheer beter te structureren door bijvoorbeeld de introductie van een Handboek Informatiebeheer waarin de organisatie, de processen en de eisen op het gebied van informatiebeheer worden omschreven. Het ligt voor de hand om een dergelijk kwaliteitssysteem niet alleen toe te passen op het gemeentearchief maar op de gehele afdeling Erfgoed. Verder valt te overwegen om aan (nieuwe) medewerkers van de afdeling een cursus informatiebeheer en digitaal werken aan te bieden.

5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Overzicht Artikel 18 van de Archiefregeling schrijft voor dat overheidsorganen dienen te beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden. Een overheidsorgaan moet dus kunnen aangeven over welke archiefbescheiden het beschikt, waar deze archiefbescheiden zich bevinden en hoe deze kunnen worden geraadpleegd. De afdelingen informatiebeheer van de gemeente werken met een procesmanagement-tool, waarin alle processen, applicaties en datasets zijn geïnventariseerd. Ook is in deze tool per dataset het gebruik van persoonsgegevens en een risicoanalyse met betrekking tot de informatieveiligheid vastgelegd. In veel mindere mate is er zicht en sturing op de gegevens die zich bevinden op de

netwerkschijven en in mailboxen. Daaromtrent zijn instructies opgesteld, maar het wordt aan de afdelingen overgelaten om die in de praktijk te brengen. Voor de naar het gemeentearchief overgebrachte archieven is op de website een archievenoverzicht ingericht, dat is gebaseerd op collectiebeheersysteem Atlantis. Via dat overzicht kunnen (vrijwel) alle archieven en collecties worden gevonden en geraadpleegd, waarbij de toegankelijkheid en zoekfunctionaliteit vooralsnog beperkt is doordat het gros van de inventarissen en plaatsingslijsten uitsluitend als PDF-bestand beschikbaar wordt gesteld. De invoer in het collectiebeheersysteem van alle inventarissen op dossierniveau heeft in 2022 hoge prioriteit gekregen. Metadataschema Om hun functie als bewijs en informatiebron te kunnen vervullen zijn metagegevens voor archiefbescheiden van essentieel belang. Ook zijn metagegevens nodig om het archief goed te kunnen beheren, zodat bijvoorbeeld de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden tijdig vernietigd kunnen worden. In artikel 19 van de Archiefregeling wordt het vaststellen van een metagegevensschema daarom verplicht gesteld. Hierin geeft de zorgdrager aan welke metagegevens worden vastgelegd en hoe deze worden vastgelegd. De gemeente ’s-Hertogenbosch hanteert een dergelijk metadataschema niet.

Per werkproces is vastgelegd welke vakapplicaties worden gebruikt, en per vakapplicatie is vastgelegd wie de eigenaar van een specifiek dossier is en welke datasets de applicatie bevat. Het vaststellen van een metagegevensschema is wel aan te bevelen. Een geschikt moment daarvoor lijkt de acceptatie te zijn van MDTO als opvolger van TMLO, aangezien dan de noodzaak urgent wordt om de in de vakapplicaties gebruikte metadata te heroverwegen. Vanwege het belang van metagegevens voor het functioneren van het e-depot ligt het voor de hand dat de afdelingen Erfgoed en SIM hier gezamenlijk in optrekken. Duurzaamheid Voor de niet-overgebrachte, digitale archieven bestaat nog geen specifiek duurzaamheidsbeleid, waarin bijvoorbeeld keuzes worden vastgelegd met betrekking tot een bewaarstrategie en bestandsformaten. Aanbevolen wordt om toch een dergelijk preserveringsbeleid te gaan formuleren, ook met betrekking tot het e-depot en de digitale archiefruimte. Wat betreft de overgebrachte archieven is meer aandacht nodig voor de achterstanden op het gebied van de materiële verzorging (zie ook onder KPI 2). Hierbij gaat het met name om een betere wijze van verpakking, met materialen die voldoen aan de meest recente richtlijnen. In de herziening van de begroting 2022 zijn inmiddels middelen vrijgemaakt om hierin een flinke slag te maken.

Ook wordt in het gemeentearchief gewerkt aan de digitailsering van oude beeld- en geluidsdragers, zoals geluids-, film- en videobanden. Gelet op enkele verstoringen van de klimatologische waarden in de archiefbewaarplaats aan de Bloemenkamp is het aan te bevelen dat de omstandigheden in dit depot ook door de medewerkers van Team Archief zelf actief worden gemonitord.

6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van bescheiden van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Vervanging Analoge documenten die bij de gemeente binnenkomen of worden verzonden, worden vervangen door scans. Hiertoe is op 15 februari 2017 een vervangingsbesluit genomen. In afwijking van artikel 8 van het Archiefbesluit wordt door de zorgdrager geen verklaring van vervanging opgesteld, waarin de vervangen archiefbescheiden worden gespecificeerd. Conversie en migratie

Wanneer archiefbescheiden worden geconverteerd en gemigreerd, bijvoorbeeld bij de ingebruikname van een nieuwe applicatie, is het van belang rekening te houden met de eisen die daaraan in wet- en regelgeving worden gesteld. Artikel 25 van de Archiefregeling bepaalt dat in het geval van conversie of migratie door de zorgdrager een verklaring wordt opgesteld die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat na afloop getoetst is of aan de geldende eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van deze bestanden is voldaan. Door de zorgdrager wordt in het geval van conversie of migratie wel afgestemd met de gemeentearchivaris, maar wordt geen verklaring opgesteld. Selectie en vernietiging Archiefbescheiden die niet voor bewaring in aanmerking komen, dienen op grond van de Archiefwet tijdig vernietigd te worden. Na welke termijn dit moet gebeuren is vastgelegd in de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen. Om verantwoording af te leggen van de vernietiging moeten lijsten opgesteld worden van de vernietigde documenten en gegevens, en een verklaring dat de gegevens daadwerkelijk vernietigd zijn.

De gemeente stel jaarlijks een vernietigingslijst op, ook in het geval van de in 2021 voor vernietiging in aanmerking komende analoge en digitale stukken. Maar ook in dit geval is door de zorgdrager geen verklaring van vernietiging opgesteld.

7. Overbrenging van archiefbescheiden Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Overbrenging De Archiefwet 1995 schrijft voor dat blijvend te bewaren informatieobjecten uiterlijk na twintig jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Na overbrenging zijn de archiefbescheiden in principe openbaar. Vanuit het Stadskantoor zijn alle archiefbescheiden daadwerkelijk tijdig naar het gemeentearchief overgebracht. In 2021 ging het daarbij om de volgende archieven: -archief van het gemeentebestuur van ’s-Hertogenbosch 1922-1996 (toegang 0267); -archief van het gemeentebestuur van ’s-Hertogenbosch na 1996 (toegang 5001); -archief milieuvergunningen 1998-2015 (toegang 1055); -archief Gemeentelijke sociale werkvoorziening/Dienst Werkvoorziening en Recreatie/Weenergroep ‘sHertogenbosch 1905-2014 (toegang 0953). 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Toegankelijkheid overgebrachte archieven In 2021 werden de inventarissen van de archieven van circa twintig voormalige parochies afgerond.

Daarnaast werd een groot aantal scans aan de website toegevoegd, waarvan de belangrijkste zijn: doop-, trouw- en begraafboeken; notariële archieven; bevolkingsregister (gedeeltelijk); criminele vonnisboeken; stamboeken Reinier van Arkel en Voorburg Vught; patiëntenregisters Groot Ziekengasthuis en Reinier van Arkel; diverse bronnen uit het oud-stadsarchief van ’s-Hertogenbosch (poorterboeken, registratie aan de stadspoorten, borg- en ontlastbrieven). Dienstverlening gemeentearchief De studiezaal van het gemeentearchief is drie dagen in de week geopend. Als gevolg van de coronapandemie moest de studiezaal ook in 2021 noodgedwongen gedurende enkele periodes gesloten blijven. Tijdens deze sluiting bleef de dienstverlening langs digitale weg zo goed mogelijk in stand. Het gemeentearchief heeft de beschikking over scanapparatuur waarmee van vrijwel alle

bronnen een hoogwaardige scan kan worden vervaardigd. In 2021 zijn de legeskosten voor het laten vervaardigen van reproducties geschrapt (met uitzondering van geauthentiseerde reproducties).