Agendanummer 9 - Motie 1 - Kaders verkenning Design Museum (incl. checklist) - DBG-LH-SP-PvdD-BB-VDB-Volt

Agendanummer 9 Motie 1

MOTIE

Kaders verkenning Design Museum De raad van de gemeente ’s-Hertogenbosch in vergadering bijeen op 8 november 2022, gezien het raadsvoorstel Opnemen herhuisvesting Design Museum Den Bosch in verkenningsfase structuurfonds, overwegend dat  de raad wordt voorgesteld om de herhuisvesting van Design Museum Den Bosch op te voeren in de verkenningsfase van het gemeentelijk structuurfonds;  in het raadsvoorstel over de planstudiefase duidelijk zal worden: wat er wordt gerealiseerd, wat de kosten zijn, waar het wordt gerealiseerd, wanneer het wordt gerealiseerd en hoe de aanpak is;  het college de verwachting uitspreekt dat de ontwikkeling consequenties zal hebben voor de jaarlijkse exploitatielasten van het museum;  de rekenkamercommissie van ’s-Hertogenbosch in 2011 een checklist heeft ontwikkeld ten behoeve van het risicomanagement van grote projecten. verzoekt het college In het raadsvoorstel over de planstudiefase:  in beeld te brengen wat de consequenties zullen zijn voor de exploitatielasten van het museum;  de checklist van de rekenkamercommissie van ’s-Hertogenbosch aangaande risicomanagement bij grote projecten te hanteren en uit te werken in het raadsvoorstel. en dit voorstel in het derde kwartaal van 2023 aan de raad voor te leggen.

Judith Hendrickx, De Bossche Groenen Paul Kagie, Leefbaar ’s-Hertogenbosch Bram Roovers, SP Eileen Samshuijzen, Partij voor de Dieren Paul van der Krabben, Bosch Belang Joep Gersjes, Voor Den Bosch Arjen van Silfhout, Volt

Pagina|28

Onderzoek risicomanagement

Bijlage 5

Voorbeeld checklist grote projecten

Kaderstelling

• • • • • •

Is duidelijk welk probleem met project wordt aangepakt en waarom het zou werken? Zijn er alternatieve oplossingen en bestaat er een voorkeur? Outcome doelstellingen (beoogde maatschappelijke effecten), toetsbaar? Output doelstellingen (beoogde prestaties / resultaten), toetsbaar? Belangen en wensen beoogde doelgroep in beeld? Belangen en wensen derden (marktpartijen, belangenorganisaties, inen samenspraak)?

Reikwijdte

• • •

Projectdefinitie (is helder wat wel en wat niet onder project valt?) Ruimte voor scopewijzigingen? Zo ja wie besluit wanneer? Flexibiliteit ten aanzien van kosten, opbrengsten en kwaliteit?

Sturing

• •

Op welke grootheden wordt het project gestuurd? Is duidelijk, over de hele looptijd van het project, wat de besluitvormingsmomenten zijn en wat de betrokkenheid van de raad daarbij is? PPS: is de verantwoordelijkheid- en bevoegdheidsverdeling tussen gemeente en marktpartijen beschreven? Is vastgelegd dat bij wijzigingen in scope, financiën, risico’s en planning de raad kan bijsturen?

• •

Planning

• • •

Financiën

• • • •

Is er een tijdschema waarin de projectfasen aan concrete data worden gekoppeld? Is aangegeven wat de minimum en de maximum tijdsduur is tot de start van het project (bandbreedte)? Is rekening gehouden met de benodigde tijd voor in/samenspraak?

Raming van kosten en opbrengsten (is ook aangegeven hoe de raming tot stand is gekomen? Is de raming getoetst, intern/extern) Wijze van financiering (inclusief inpassing in de gemeentebegroting) Afspraken/voorstellen over compensatie eventuele overschrijdingen? PPS: is de keuze voor PPS onderbouwd (variantenanalyse) en is de gekozen vorm (partnerkeuze, belangenanalyse) nader ingevuld?

R e k e n k a m e r c o m m i s s i e

’ s - H e r t o g e n b o s c h

Onderzoek risicomanagement

Risico’s

• • • • • • •

Projectorganisatie en uitvoering

• •

• •

Controle

•

Pagina|29

Risico-inventarisatie PPS: in risico-inventarisatie aandacht voor afwentelingsmechanismen en stelposten Zijn de genoemde risico’s daadwerkelijk risico’s (of bijvoorbeeld scopewijzigingen) Classificeren van risico’s (bv financieel, juridisch, technisch, bestuurlijk) Kans van optreden per risico, inclusief onderbouwing Beheersmaatregelen (met bijbehorende kosten en dekking) per risico Kwantificering totaal risico, inclusief bandbreedte en worst-case scenario

Is projectorganisatie, zowel intern binnen de gemeente als bij een eventuele externe uitvoeringsorganisatie helder omschreven? Is de administratieve organisatie en interne controle duidelijk, inclusief de daarin geregelde toetsingsmechanismen en functiescheiding (toezicht / uitvoering) Zijn er audits gepland? PPS: hoe wordt de toezichthoudende rol van de gemeente ingevuld?

Wordt de raad in tussen- en eindrapportages ingelicht over de realisatie, de verschillen met het oorspronkelijke besluit en de verklaring hiervan?

R e k e n k a m e r c o m m i s s i e

’ s - H e r t o g e n b o s c h