A. Brief 7 juli 2022 - Afstemmingsproces tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen - GR-en Brabant-Noord

Bezoekadres Stadhuisplein 1 5461 KN Veghel

Postadres Postbus 10.001 5460 DA Veghel T: 14 0413 E: info@rneieri|stad nl W: www.me»erijstad nl IBAN: NL09 BNGH 0285 1701 04

mEIERIJSTOD

t.a.v. het college van B&W en de gemeenteraad Postbus 12345 5200 GZ S HERTOGENBOSCH

DIR. (

jULi ./-l.'Z

GLAS 5: ORG. OND.

INR.:

|

i

i505^

êAzi6i> Uw brief van

Uw kenmerk

Ons kenmerk

2072530

Datum

4 juli 2022

Behandeld door

Ad van Gerwen

Verzenddatum

4 juli 2022

Bijlage(n)

3

Onderwerp

Afstemmingsproces tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (GR-en) in Brabant-Noord

Geachte gemeenteraad/bestuur/college,

Jaarlijks krijgt u van Meierijstad, als coördinerende gemeente, een brief over het afstemmingsproces tussen gemeenten en GR-en in Brabant-Noord. Met deze procesafspraken stemmen we de planning & controicyclus van samenwerkingsverbanden in deze regio en hun deelnemers (hoofdzakelijk gemeenten) af. Een uitgebreidere toelichting op dit proces en het belang daarvan leest u in bijlage 1.

Hoe ziet de planning 2023 eruit? Dat ziet u in bijlage 2. Het doel hiervan is dat gemeenteraden in staat zijn op tijd te reageren op de beleidsvoornemens van de GR-en. Zoals gebruikelijk omvat deze cyclus twee onderdelen: - de kadernota - de begroting en de jaarstukken

De afstemmingsbrief van 2021 met de procesplanning 2022 is als basis genomen voor deze brief en de procesplanning 2023. Waar van toepassing is in de planning al rekening gehouden met de wijzigingen in de WGR. “Omdat de wijzigingswet op 1 juli 2022 in werking treedt, kan deze wijziging gevolgen hebben voor de termijnen die bij de begrotingscyclus voor 2023 worden gehanteerd. In de praktijk zullen veel gemeenschappelijke regelingen al vóór 1 juli hun ontwerpbegrotingen aan de vertegenwoordigende organen toezenden voor een zienswijze. Het is van belang dat de gemeenschappelijke regelingen hierbij reactietermijnen stellen conform de nieuwe termijnen die op 1 juli 2022 ingaan. Dit betekent concreet dat de gemeenschappelijke regelingen een reactietermijn dienen op te nemen die eindigt na het zomerreces. Uitzondering hierop vormen die

procedures waarvoor de zienswijzetermijn eindigt voor 1 juli. In deze gevallen mag rekening worden gehouden met de verruiming, maar is dit niet verplicht.” In het Coördinatieteam is afgesproken om ons te richten op vaststelling van de begroting vóór het zomerreces.

Deze brief/de planning heeft de instemming van het Coördinatieteam Adoptieproces GR-en. In het Coördinatieteam participeren 5 gemeenschappelijke regelingen (Regiotaxi, GGD, ODBN, BSOB en de Veiligheidsregio), de Provincie en enkele gemeenten (griffiers en ambtelijke contactpersonen). Wij vragen u deze planning als uitgangspunt te gebruiken bij het plannen van uw bestuursvergaderingen. Dat is nodig om (met name) de gemeenteraden de gelegenheid te kunnen bieden hun kaderstellende rol te kunnen waarmaken. Verder zorgt de planning ervoor dat de gemeenschappelijke regelingen voldoende tijd hebben om de zienswijzen op de kadernota’s in de conceptbegrotingen te verwerken. Wij adviseren de AB-leden én betreffende contactambtenaar van de GR om de GR tijdig te informeren over de zienswijze die de raad heeft uitgebracht.

Overige onderwerpen Verlenging pilot kadernota ODBN In het jaar 2022 is op verzoek van de ODBN een pilot gehouden met betrekking tot de kadernota van de ODBN. In het Coördinatieteam is afgesproken de pilot te evalueren met de griffiers en het adoptiepanel. De ervaringen van de ODBN zijn positief. We gaan er dan ook vanuit dat voor de kadernota van de ODBN een vergelijkbare planning wordt gevolgd als dit jaar, wat betekent dat de Kadernota ODBN 2024 door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld in december 2022. Bij het opstellen van de concept-begroting 2024 wordt gereageerd op reacties van de deelnemers op de kadernota.

Wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022 Op 19 april 2022 ontvingen wij een brief van het Ministerie van BZK over de wijziging van de WGR. Deze treft u ter kennisname bijgevoegd aan. In het Coördinatieteam is onlangs afgesproken dat een klein groepje (vertegenwoordigers ODBN/GGD/Regiotaxi/griffier/ambtenaar Meierijstad/ambtenaar Provincie/externe deskundige) een brede bijeenkomst gaat voorbereiden over dit onderwerp. Uiteraard wordt u hierover nader geïnformeerd.

Afstemmingsproces 2023 Ook komend jaar wil Meierijstad investeren in het afstemmingsproces. Meierijstad doet dat graag in afstemming met gemeenten, Provincie en gemeenschappelijke regelingen, en nodigt u uit om te participeren in de voorbereiding van het afstemmingsproces U kunt uw belangstelling kenbaar maken bij dhr. A. van Gerwen.

Wilt u meedoen bij de voorbereiding van het afstemmingsproces of heeft u vragen over de brief, neem dan contact op met Ad van Gerwen (avanqerwen@meieriistad-nl /telefoonnummer +31 (413)381 114).

Coördinerend burgemeester

Bijlagen; 1. Toelichting werkwijze

2. Planning voor kadernota 2024 en begroting 2024 + jaarstukken 2022 3. Brief Ministerie van BZK d.d. 19 april 2022

Bijlage 1: Toelichting werkwijze

De gemeenten en besturen van de gemeenschappelijke regelingen in Brabant-Noord hebben ingestemd met de procedure om te komen lot een betere afstemming in de beleidsprocessen met de deelnemende gemeenten. Dit noemen we het adoptieproces. Waarover gaat het adoptieproces? Het adoptieproces gaat in teder geval over de kadernota's, begrotingen en jaarstukken van gemeenschappelijke regelingen. De Wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat gemeenschappelijke regelingen deze stukken jaarlijks maken en dat gemeenten de mogelijkheid hebben een zienswijze op de concept begroting in te dienen.

Het gaat om de volgende organisaties: - GGD Hart voor Brabant - Veiligheidsregio Brabant-Noord - Regionale Ambulancevoorziening Brabant-Midden- West-Noord (alleen begroting) - Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) - Werkvoorzieningschap Noordoost-Brabant (WSW) - Kleinschalig Collectief Vervoer (KCV) - Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) - Regionaal Bureau Leerplicht (RBL) - Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB) Waarom het adoptieproces? Er zijn verschillende redenen waarom we met elkaar gekomen zijn tot een adoptieproces: - De gemeenteraden staan op afstand als gevolg van het werken met gemeenschappelijke regelingen. Het adoptieproces is bedoeld om raden in positie te brengen op tijd een zienswijze op de stukken van de gemeenschappelijke regelingen uit te brengen. - De gemeenschappelijke regelingen krijgen de zienswijzen van de gemeenten binnen een kort tijdsbestek, zodat zij weten wat er binnen de verschillende gemeenten leeft en in staat zijn de zienswijzen te verwerken. - Met het adoptieproces worden de ambtelijke processen binnen gemeenten gestroomlijnd. Per gemeenschappelijke regeling schijft een kleine adoptiegroep een concept advies voor alle gemeenten. Dit zorgt voor een efficiënt proces en voor eenduidige adviezen richting gemeenteraden.

Elke gemeente heeft vervolgens wel de mogelijkheid het advies naar eigen inzicht aan te passen, zodat elke gemeenteraad de mogelijkheid heeft er een eigen kleur aan te geven.

Praktische uitwerking van het adoptieproces in een planning Om het adoptieproces in de praktijk op een goede manier te kunnen organiseren maken we een planning voor de bespreking van de kadernota’s, begrotingen en jaarstukken in de gemeenteraden in deze regio. De wettelijke deadlines waarop de gemeenschappelijke regelingen deze stukken bij Gedeputeerde Staten moeten inzenden zijn daarbij het vertrekpunt. Vervolgens redeneren we terug op basis van bespreking van de stukken in besturen van gemeenschappelijke regelingen en gemeenteraden en de ambtelijke voorbereidingstijd die nodig is om dat op een goede manier te kunnen doen. Dat is een behoorlijke uitdaging als we kijken naar de diversiteit aan gemeenschappelijke regelingen en gemeenteraden, met verschillende dynamieken en verschillende vergadercycli.

Bijlage 2: Planning voor kadernota 2024 en begroting 2024 + jaarstukken 2022

Actie

Kadernota 2024 Brief met procesplanning en aandachtspunten naar de 1. deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen sturen. Griffiers zorgen voor agendering in commissies en/of 2, gemeenteraden/provinciale staten en contactpersonen stemmen proces (kadernota en begroting/jaarrekening) af met behandelende ambtenaren in eigen organisatie. Gemeenschappelijke regelingen verstrekken de concept 3. kadernota aan de adoptieambtenaren en geven er een toelichting op. 4, Gemeenschappelijke regelingen sturen de concept kadernota naar colleges en gemeenteraden/provinciale staten (t.a.v. griffiers) met het verzoek een zienswijze te geven. Adoptieambtenaren zorgen voor ambtelijk advies aan collega5. ambtenaren, die dit naar het eigen college doorgeleiden. 6. Bespreking concept kadernota’s in raadscommissies en/of raden. 7. Uitbrengen reacties door deelnemers aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 8. Bespreken en vaststellen van de kadernota in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Gemeenschappelijke regelingen versturen de vastgestelde 9. kadernota aan de deelnemers (officiële deadline is 30 april).

Week

Uiterlijke datum

27

4 juli 2022

44

uiterlijk okt 2022

48

30 november 2022

49

9 december 2022

2 9

11 januari 2023 2 maart 2023

9

5 maart 2023

13

31 maart 2023 3 april 2023.

14

Actie Begroting 2024 en jaarstukken 2022 10. Gemeenschappelijke regelingen verstrekken de concept begroting en concept jaarstukken aan de adoptieambtenaren en geven er een toelichting op. 11. Gemeenschappelijke regelingen sturen de concept begroting en concept jaarstukken naar colleges en gemeenteraden/provinciale staten (t.a.v. griffiers) met het verzoek een zienswijze te geven over de concept-begroting. 12. Adoptieambtenaren zorgen voor ambtelijk advies aan collegaambtenaren, die dit naar het eigen college doorgeleiden. 13. Bespreking concept begrotingen (en concept jaarstukken) in raadscommissies en/of raden. 14. Uitbrengen zienswijzen van deelnemers aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 15. Bespreken en vaststellen van de begroting en jaarstukken in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

16.

Gemeenschappelijke regelingen versturen de vastgestelde begroting en jaarstukken aan de deelnemers en Gedeputeerde Staten.

Week

Uiterlijke datum

13

31 maart 2023

15

12 april 2023

17

26 april 2023

27

6 juli 2023

27

7 juli 2023

rekening houden met wettelijke termijn* wettelijke termijn*

De wettelijke deadline voor het inzenden van de stukken aan Gedeputeerde Staten is binnen 2 weken na vaststelling met een uiterste datum van 15 juli voor de jaarstukken, 15 september voor de begroting.

9

Ingekomen Nr.

2 1 APR 2022 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

> Retouradres Postbus 20011 2500 EA Den Haag

Gemeente Meierijstad (NB) t.a.v. de burgemeester Postbus 10001 5460 DA VEGHEL

DGBRW Democratie en Bestuur

Turfmarkt 147 Den Haag Postbus 20011 2500 EA Den Haag www.hnkedtn.comZcompany/ ministene-van-bzk

Contactpersoon info.openbaarbestuurOminbzk nl

Kenmerk 2022-0000102455

Datum

19 april 2022

Betreft

wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen

Uw kenmerk

Geachte heer/mevrouw,

Met ingang van 1 juli 2022 treedt een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen in werking? Deze wijziging heeft als doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen en de kaderstellende en controlerende rol van gemeenteraden, provinciale staten en algemene besturen van waterschappen in relatie tot gemeenschappelijke regelingen te versterken. Om de kaderstellende en controlerende rol van de volksvertegenwoordiging beter In te kunnen vullen en de democratische legitimatie te verbeteren wordt met deze wetswijziging een aantal aanpassingen en aanvullingen geïntroduceerd op de al bestaande wettelijke bevoegdheden en instrumenten. Een aantal van deze wijzigingen treedt op 1 juli direct in werking, maar een ander deel zal binnen twee jaar na inwerkingtreding geïmplementeerd moeten worden in alle gemeenschappelijke regelingen. Met deze brief informeer ik u over deze wijzigingen. Volksvertegenwoordigingen^ krijgen door deze wijziging meer mogelijkheden om invloed uit te oefenen op samenwerkingsverbanden. De verschillende aanpassingen en aanvullingen zullen hierna kort worden toegelicht.

De wijzigingen van de Wqrziin onder te verdelen in drie categorieën: 1. De versterking van de positie van gemeenteraden bij besluitvorming in gemeenschappelijke regelingen. 2. De introductie van aanvullende controle-instrumenten voor gemeenteraden. 3. Het verbeteren van de positie van gemeenteraden met betrekking tot het functioneren van de regeling. Ad. 1 Versterken posttie raden bij besluitvorming in gemeenschappelijke regeling a.

Zienswijze bil treffen regeling: Om de positie van de raad te verbeteren wordt de raad het recht toegekend om bij een ontwerpregeling een zienswijze naar voren te brengen. De raad

Stb. 2022, 18 (voor de parlementaire behandeling zie Kamerstukken 33 513). 2 Waar hierna wordt gesproken over gemeenteraden of raden worden tevens provinciale staten en de algemene besturen van waterschappen bedoeld. Pagina 1 van 4

DGBRW Democratie en Bestuur

kan zijn opvatting binnen acht weken kenbaar maken. Wanneer volgens de raad te weinig is gedaan met een zienswijze kan de raad ervoor kiezen geen toestemming te verlenen voor de gemeenschappelijke regeling. b. Zienswijze voor besluiten: Ook wordt een verplichting geïntroduceerd om in de gemeenschappelijke regeling afspraken te maken over welke besluiten van het bestuur van een gemeenschappelijke regeling vatbaar zijn voor een zienswijze aan de gemeenteraden. Hierdoor wordt het voor gemeenteraden mogelijk hun opvatting te geven over een voorgenomen besluit. In de gemeenschappelijke regeling kan ook worden afgesproken dat geen besluiten vatbaar zijn voor een zienswijze van de gemeenteraden, maar dat is dan een keuze waar de gemeenteraden bij het voorleggen van de wijzigingsregeling mee in dienen te stemmen (art. 1 Wgr). c. Gemeenschappelilke adviescommissie: De gemeenteraden van de deelnemende gemeenten krijgen de mogelijkheid om bij een gemeenschappelijke regeling zijnde een openbaar lichaam een gemeenschappelijke adviescommissie in te laten stellen bestaande uit raadsleden van de deelnemende gemeenten, Door middel van deze adviescommissie kunnen gemeenteraden in een vroeg stadium worden betrokken bij geplande besluiten van het bestuur van het openbaar lichaam.

Daarnaast kan de adviescommissie het bestuur adviseren omtrent voorgenomen besluiten en (gezamenlijke) standpunten van de raden van de deelnemende gemeenten ten aanzien van de gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) voorbereiden. De gemeenschappelijke adviescommissie is onderdeel van de gemeenschappelijke regeling en wordt daarom ingesteld door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) is verplicht om de commissie in te stellen als de raden hierom vragen. Er is geen sprake van delegatie van bevoegdheden aan de gemeenschappelijke adviescommissie. Uiteindelijk blijven de raden beslissingsbevoegd. d. Afspraken over participatie: In elke regeling moet worden opgenomen of, en zo ja op welke wijze, burgers de mogelijkheid krijgen tot inspraak over bepaalde onderwerpen die bij de gemeenschappelijke regeling zijn belegd. e. Actieve informatieplicht: Het bestuur van de gemeenschappelijke regeling heeft een actieve informatieplicht over wat er binnen de regeling speelt. Deze Informatieplicht komt overeen met de informatieplicht die het college van B8tW heeft ten opzichte van de gemeenteraad. In de gemeenschappelijke regeling moeten afspraken worden gemaakt over de wijze waarop deze informatie wordt aangeleverd. f.

Extra vergoeding voor lidmaatschap nieuwe gemeenschappelilke commissies: Raadsleden die naast hun reguliere raadslidmaatschap lid zijn van een gemeenschappelijke adviescommissie of een gemeenschappelijke

Kenmerk 2022-0000102455

Pagina 2 van 4

OCBRW Democratie en Bestuur

Datum

onderzoekscommissie, zoals geïntroduceerd met deze wetswijziging, kunnen aanspraak maken op een extra vergoeding. Voor de hoogte van de aanvullende vergoeding wordt aangesloten bij de hoogte van bestaande vergoedingen, zoals geregeld in het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

Kenmerk 2022-0000102455

Ad. 2 De introductie van aanvullende controle-instrumenten voor gemeenteraden g.

h.

Recht van onderzoek: Door het recht van onderzoek, ook wel recht van enquête genoemd, krijgen de gezamenlijke gemeenteraden de mogelijkheid om een gezamenlijke enquête uit te voeren naar de bestuursvoering van een gemeenschappelijke regeling. Voorwaarde voor de instelling van een gemeenschappelijke onderzoekscommissie is dat alle raden hiermee instemmen. Verder is het van belang dat een gezamenlijke enquête niet kan worden ingesteld als een gemeenschappelijke regeling getroffen of mede getroffen is door de raden. Onderzoeksmogelijkheden lokale rekenkamers: Rekenkamers zijn al bevoegd onderzoek te verrichten bij gemeenschappelijke regelingen, inlichtingen in te winnen, documenten te vorderen en indien nodig bij de betrokken instelling een onderzoek in te stellen. Met deze wijziging wordt verduidelijkt dat de lokale rekenkamers, waaronder gezamenlijke rekenkamers, de mogelijkheid hebben om onderzoek te doen naar het gevoerde bestuur van een gemeenschappelijke regeling waaraan een gemeente deelneemt.

Ad. 3 Het verbeteren van de positie van gemeenteraden met betrekking tot het functioneren van de regeling I.

j.

Afspraken over evaluatie: Het wordt verplicht om afspraken te maken over evaluatie van de gemeenschappelijke regeling. De meerwaarde van een evaluatie is dat periodiek wordt stilgestaan bij het functioneren van de gemeenschappelijke regeling. Waar de evaluatie specifiek op gericht moet zijn, hoe vaak die moet plaatsvinden en op welke wijze wordt niet voorgeschreven. Er kan dus ook worden gekozen voor de afspraak om de regeling niet te evalueren, maar dit is dan een bewuste keuze waar de gemeenteraad bij het voorleggen van de wijzigingsregeling mee dient in te stemmen. Afspraken over uittreding: Met het oog op mogelijke uittreding uit een gemeenschappelijke regeling kan niet langer worden volstaan met de afspraak dat het (algemeen) bestuur de uittredingsvoorwaarden vaststelt. Voortaan moeten in ieder geval afspraken worden gemaakt over de gevolgen voor het vermogen voor de rechtspersoon, waarbij moet worden gedacht aan afspraken over personeel, contracten, huisvesting en investeringen.

Pagina 3 van 4

DGBRW Democratie en Bestuur

Datum

k.

Aanpassing begrotingscyclus: Bijdragen aan een gemeenschappelijke regeling zijn verplichte uitgaven voor een gemeente die moeten worden verwerkt in de begroting van de gemeente zelf. Om gemeenteraden meer positie te geven in de begrotingscyclus van een gemeenschappelijke regeling is ervoor gekozen de termijnen voor de indiening van de kadernota, ontwerpbegroting en begroting aan te passen. De begrotingscyclus van gemeenschappelijke regelingen sluit daardoor beter aan op die van gemeenten, waardoor het voor gemeenteraden gemakkelijker wordt te overzien wat de gevolgen zijn van uitgaven aan regelingen voor de eigen gemeente. Ook krijgen gemeenteraden langer de tijd om een zienswijze op de concept-begroting van een regeling te geven en ontvangen zij de kadernota later.

Van deze wijzigingen treden de zienswijze van de gemeenteraad bij het treffen, wijzigen, uittreden of beëindigen van een regeling, de bevoegdheid om een gemeenschappelijke adviescommissie in te (laten) stellen, de actieve informatieplicht, het recht van onderzoek, de onderzoeksmogelijkheden van lokale rekenkamer(commissie)s en de wijziging in de begrotingscyclus per 1 juli direct in werking. De overige wijzigingen vragen om een vertaling binnen elke gemeenschappelijke regeling. U heeft twee jaar de tijd om hierin te voorzien (uiterlijk 1 juli 2024).

Omdat de wijzigingswet op 1 juli 2022 in werking treedt, kan deze wijziging gevolgen hebben voor de termijnen die bij de begrotingscyclus voor 2023 worden gehanteerd. In de praktijk zullen veel gemeenschappelijke regelingen al vóór 1 juli hun ontwerpbegrotingen aan de vertegenwoordigende organen toezenden voor een zienswijze. Het is van belang dat de gemeenschappelijke regelingen hierbij reactietermijnen stellen conform de nieuwe termijnen die op 1 juli 2022 ingaan. Dit betekent concreet dat de gemeenschappelijke regelingen een reactietermijn dienen op te nemen die eindigt na het zomerreces. Uitzondering hierop vormen die procedures waarvoor de zienswijzetermijn eindigt voor 1 juli. In deze gevallen mag rekening worden gehouden met de verruiming, maar is dit niet verplicht. Mocht u naar aanleiding van deze brief vragen hebben, dan kunt u contact opnemen vla de postbus info.openbaarbestuur(§)mlnbzk.nl.

De minister^do^innenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Kenmerk 2022-0000102455