Rapportage Kwaliteitscriteria 3.0

Rapportage kwaliteitscriteria 3.0 Inhoud 1. Inleiding ................................................................................................................................1 2. Criteria voor de kritieke massa .............................................................................................2 3. Procescriteria ........................................................................................................................6 4. Competenties........................................................................................................................8

1. Inleiding Op basis van de Verordening uitvoering en handhaving omgevingsrecht Delft 2024 is de gemeente verplicht eens per drie jaar te rapporteren op de kwaliteitscriteria vergunningverlening, toezicht en handhaving. Dit gebeurt aan de hand van de geldende kwaliteitscriteria. Het doel van de kwaliteitscriteria is om uitvoering van de VTH-taken te professionaliseren en de kwaliteit in de organisatie te borgen. Het voldoen aan de gestelde criteria stelt het bevoegd gezag in staat om kwaliteit en continuïteit te leveren. In dit stuk wordt gerapporteerd op de nieuwe kwaliteitscriteria 3.0 welke gebaseerd zijn op de Omgevingswet. De kwaliteitscriteria bestaan uit drie verschillende onderdelen: 1. Criteria voor kritieke massa; 2. De procescriteria; en 3. De competentieprofielen. De criteria hebben betrekking op het minimale kwaliteitsniveau om taken op het gebied van uitvoering van de VTH-taken tijdig, met procedurele en inhoudelijke kwaliteit uit te kunnen voeren. Zoals vastgelegd in de verordening uitvoering en handhaving omgevingsrecht Delft 2024 wordt er driejaarlijks gerapporteerd aan de gemeenteraad over de naleving van de kwaliteitscriteria.

2. Criteria voor de kritieke massa De criteria voor kritieke massa proberen het vakmanschap dat nodig is voor het opleveren van een zo goed mogelijk product te borgen. Belangrijk hiervoor zijn voldoende kennis, opleiding, werkervaring en competenties en het onderhouden en borgen daarvan. Aan de hand van deze kwaliteitscriteria kan de vraag of een organisatie in staat is om de taken en onderliggende operationele taken op een adequaat niveau uit te voeren beantwoord worden. Voor de kritieke massa zijn een aantal spelregels opgesteld zodat er meer maatwerk mogelijk is om te voldoen aan de gestelde criteria. Deze spelregels zijn: 1. De taken die benoemd zijn onder één deskundigheid kunnen door verschillende personen binnen de organisatie worden uitgevoerd. Voor de medewerker gelden de criteria die gekoppeld zijn aan de taken die door de betreffende medewerker worden uitgevoerd. De organisatie als geheel moet voldoen aan de criteria voor alle taken. 2. Het is mogelijk om deskundigheden te combineren, maar de organisatie moet te allen tijde aan de kritieke massa voldoen zoals opgenomen bij dat deskundigheidsgebied. 3. Voor de generalistische deskundigheden geldt een functiescheiding op persoonsniveau tussen uitvoering enerzijds en handhaving anderzijds. 4.

Taken kunnen worden uitgevoerd door medewerkers die (nog) niet voldoen aan gestelde eisen voor het deskundigheidsgebied, onder voorwaarde dat deze uitvoering onder verantwoordelijkheid wordt uitgevoerd door een medewerker die wel voldoet aan de gestelde eisen voor dit deskundigheidsgebied. 5. Aan de opleidingseisen kan ook voldaan worden door aantoonbaar gelijkwaardige opleiding en/of gelijkwaardig werk- en denkniveau verkregen door ervaring. Dit is de verantwoordelijkheid van de organisatie. 6. Een deel van de taken kan worden uitbesteed, of worden ingehuurd of door samenwerking met andere overheden worden georganiseerd. Het bevoegd gezag blijft in die gevallen altijd (bestuurlijk) verantwoordelijk voor de deskundigheid en continuïteit. Voor de borging dient het bevoegd gezag dit contractueel vast te lagen met de partij waarvan de dienst wordt afgenomen. De criteria voor de kritieke massa zijn onderverdeeld in aantal deskundigheidsgebieden. Hieronder zal per deskundigheid gerapporteerd worden op de criteria door middel van een kleurcodering. Groen betekent dat de organisatie voldoet aan de gestelde criteria, oranje betekent dat de organisatie niet aan alle criteria voldoet of op een alternatieve manier invulling geeft aan de criteria en rood betekent dat de organisatie niet voldoet.

Generieke deskundigheidsgebieden 1. Casemanager Eenvoudige situaties Complexe situaties 2. Vergunningverlening bouw en ruimtelijk ordening Eenvoudige situaties Complexe situaties

Medewerkers hebben specialistische opleidingen maar niet specifiek AWB II. Wij zijn van mening dat dit gelijk aan elkaar staat.

3. Vergunningverlening milieu

Wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Haaglanden

4. Toezicht en handhaving bouw en ruimtelijke ordening 5. Toezicht en handhaving milieu 6. Toezicht en handhaving bodem 7. Toezicht en handhaving natuur

Eenvoudige situaties Complexe situaties Wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Haaglanden. Wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Haaglanden. De Provincie Zuid-Holland is bevoegd gezag voor deze taken.

Juridische deskundigheidsgebieden 8. Behandelen juridische zaken 9. Ketentoezicht 10. Buitengewone opsporing natuur en milieu en fysieke leefomgeving

Alle taken Wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Haaglanden. Wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Haaglanden.

Specialistische deskundigheidsgebieden 11. Bouwfysica Eenvoudige situaties

Complexe situaties

12. Brandveiligheid

In sommige gevallen wordt diepgaande kennis extern uitgevraagd. Dit mag want de organisatie voldoet aan deskundigheid 2 en 4. In sommige gevallen wordt diepgaande kennis extern uitgevraagd. Dit mag want de organisatie voldoet aan deskundigheid 2 en 4.

Wordt uitgevoerd door de Veiligheidsregio Haaglanden

13. Constructieve veiligheid Gevolgklasse I en eenvoudig gevolgklasse II Complexe gevolgklasse II of gevolgklasse III 14. Sloop en asbest Sloop-, asbest- en gecombineerde meldingen vallen allen onder dit massacriterium. Controles op de bouwtechnische aspecten van sloopmeldingen ligt bij de gemeente Delft. Overige aspecten liggen bij de Omgevingsdienst Haaglanden.

Delft voldoet voor de uitvoering van de bouwtechnische aspecten aan de gestelde eisen.

Specialistische deskundigheidsgebieden accent milieu 15. Afvalwater (indirecte lozingen) 16. Bodem, bouwstoffen, water

Wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Haaglanden Wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Haaglanden

17. Omgevingsveiligheid Alle taken 18. Geluid en trillingen (milieu, ruimtelijke ontwikkeling en bouw) Alle taken 19. Luchtkwaliteit en geur 20. Natuuractiviteiten

Alle taken De provincie Zuid-Holland is bevoegd gezag voor de Natura 2000 taken.

Hebben op dit moment niet 2 medewerkers voor de genoemde taken.

Specialistische deskundigheidsgebieden accent ruimtelijke ordening en duurzaamheid 21. Cultuurhistorie

22. Verduurzaming energie

Taken 1 tot en met 5 Taken 6 tot en met 10 Taken 11 tot en met 15 Wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Haaglanden

23. Advisering fysieke leefomgeving Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3

Niet van toepassing Niet van toepassing Wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Haaglanden

Criterium 23 behoeft enige uitleg gezien de afwijkende aard van dit criterium. De kwaliteitscriteria 3.0 geven aan dat criterium 23 bij voorkeur uitgevoerd wordt door een omgevingsdienst. Het is echter de keuze van de opdrachtgevers aan de betreffende omgevingsdienst om de taak af te nemen en op welk niveau. Delft neemt de genoemde taken af op niveau 3 bij de Omgevingsdienst Haaglanden. Niveau 3 ligt op het niveau van de uitvoering en houdt onder andere in dat de omgevingsdienst adviseert bij de onderbouwingen van omgevingsvergunningen of wijzigingen aan het omgevingsplan en adviseert op zienswijzen, bezwaren en beroepen.

3. Procescriteria De procescriteria stellen kaders voor het kwaliteitssysteem en betreffen eisen aan het proces. Hierin wordt op een systematische wijze de samenhang tussen beleid en uitvoering beschreven. De geactualiseerde procescriteria komen deels voort uit de eerdere versies van de kwaliteitscriteria en deels uit het Omgevingsbesluit. De procescriteria zijn onderverdeeld in een aantal verschillende thema’s: evaluatie, beleid, strategie, programma, organisatie en monitoring. Op de vlakken beleid, organisatie en monitoring voldoet de gemeente Delft aan alle gestelde procescriteria. Op de andere vlakken voldoet de gemeente Delft nog niet of heeft het één of meerdere procescriteria op een alternatieve manier ondervangen.

Evaluatie Jaarlijks moet er aan de hand van een evaluatierapportage gerapporteerd worden over de uitvoering van het uitvoeringsprogramma en de mate waarin de uitvoering heeft bijgedragen aan het bereiken van de doelen. Voor de procescriteria zie de kwaliteitscriteria 3.0 deel C. De gemeente Delft voldoet aan 3 van 4 gestelde procescriteria voor dit onderdeel. Het onderdeel waarop nu nog niet voldaan wordt is de vergelijking met andere organisaties. Dit wordt echter opgepakt door onder andere deelname aan de pilot IBT vanuit de Provincie Zuid-Holland. Onderdeel van deze pilot is het inhoudelijk lezen van de stukken van de verschillende deelnemers en hieruit lessen trekken.

Beleid Het beleid is opgenomen in een uitvoerings- en handhavingsstrategie. In die strategieën geeft de gemeente aan welke prioriteiten opgepakt gaan worden aan de hand van een risicoanalyse. Ook het uitvoeringsprogramma waarin staat beschreven hoe de uitvoering er het komende jaar uit gaat zien is onderdeel hiervan. De gemeente voldoet aan 6 van de 6 gestelde procescriteria. Een belangrijke opmerking hierbij is dat Delft ervoor heeft gekozen om de evaluatierapportage en het uitvoeringsprogramma samen te voegen tot één beleidsstuk: het VTH-jaarplan. Hier is voor gekozen omdat er bij het opstellen van het uitvoeringsprogramma rekening gehouden dient te worden met de lessen uit de evaluatierapportage, dit is vastgelegd in het Interbestuurlijk Toezicht.

Strategie De gemeente voldoet aan 26 van de 28 gestelde procescriteria. Van de twee procescriteria waaraan niet voldaan wordt komt dit omdat de gemeente Delft hier op een alternatieve manier invulling aan geeft. Zo wordt er gevraagd of de uitvoerings- en handhavingsstrategie inzicht geeft in de criteria die gebruikt worden bij het beslissen op aanvragen en meldingen. Dit is in Delft geregeld in het toetsingsprotocol en het toezichtsprotocol. Ook wordt er gevraagd of de wijze waarop toezicht op de naleving wordt gehouden op is genomen in de handhavingsstrategie. In Delft is dit vastgelegd in het Uitvoeringsbeleid VTH Omgevingsrecht. Een procescriterium waar Delft wel aan voldoet maar waar verbetering mogelijk zou zijn is het criterium of beschikbare financiële en personele middelen voor de uitvoering van taken inzichtelijk gemaakt is in de begroting en of er gewaarborgd wordt dat de gestelde doelen bereikt kunnen worden. De middelen opgenomen in de begroting stellen de gemeente in

staat om de wettelijke taken uit te kunnen voeren. Bij nieuwe bestuurlijke keuzes wordt afgewogen of dit opgepakt kan worden binnen de bestaande budgetten of dat er aanvullende middelen nodig zijn voor de uitvoering.

Programma De procescriteria voor dit onderdeel focussen zich op het uitvoeringsprogramma (in Delft onderdeel van het VTH-jaarplan) en hoe dit samenhangt met de gestelde doelen en prioriteiten. Voor dit thema voldoet de gemeente aan 3 van de 4 gestelde procescriteria. Het procescriterium waar niet aan voldaan wordt is op een alternatieve manier ingevuld. Het criterium stelt dat het uitvoeringsprogramma afgestemd dient te worden met de instanties die belast zijn met de strafrechtelijke handhaving. Dit is in Delft onderdeel van de handhavingsstrategie en deze is afgestemd met de betreffende instantie. Daarnaast wordt de vraag gesteld of er voor het uitvoeringsprogramma (bij ons het VTH-jaarplan) voldoende financiële en personele middelen beschikbaar zijn. Op dit moment zijn er voldoende middelen beschikbaar voor de uitvoering van dit programma.

Organisatie Binnen dit thema worden er 7 procescriteria gesteld, Delft voldoet aan alle 7. Deze procescriteria zien op de inrichting van de organisatie zoals het bereikbaar zijn buiten kantooruren, het vastleggen van de functies en bijbehorende taken en bevoegdheden en het handelen op grond van vastgestelde werkprocessen en procedures.

Monitoring Dit thema bevat één procescriterium, dit is het hebben van en volwaardig datasysteem om resultaten te monitoren. Hier voldoet de gemeente Delft aan door Powerbrowser en de dashboards die in te richten zijn met behulp van PowerBI.

4. Competenties De nieuwe werkwijze van de Omgevingswet vraagt andere en nieuwe competenties van medewerkers. Om hieraan tegemoet te komen zijn er voor de nieuwe of meest veranderde rollen competentieprofielen opgesteld. Deze rollen zijn: casemanager, vergunningverlening, toezichthouder/handhaver, juridisch adviseur en specialistisch adviseur. De systematiek voor de competentieprofielen is anders dan van de inhoudelijke kwaliteitscriteria omdat competenties moeilijker objectief en kwantitatief meetbaar te maken zijn. Daarnaast zeggen competenties in eerste instantie iets over individuele medewerkers waardoor het niet wenselijk is om deze informatie op individueel niveau openbaar te maken. Deze competenties worden beoordeeld aan de hand van een zelfevaluatie waarna er een cijfer op de beoordelingsschaal kan worden toegekend. De beoordelingsschaal is als volgt: -

-

-

-

Niveau 1 – onvoldoende: De organisatie voldoet op cruciale onderdelen niet aan de beschrijving in het competentieprofiel. Belangrijke verbeteringen op meerdere gebieden zijn nodig. Niveau 2 – verbetering nodig: De organisatie voldoet niet continu of niet op alle onderdelen aan de beschrijving in het competentieprofiel. Op één of enkele onderdelen is verbetering of aanvulling nodig. Niveau 3 – voldoet aan verwachtingen: De organisatie voldoet in grote lijnen aan de beschrijving in het competentieprofiel. De organisatie voldoet gemiddeld genomen aan de gestelde verwachtingen maar er is nog serieuze verbetering mogelijk en gewenst. Niveau 4 – overtreft verwachtingen: De organisatie voldoet volledig aan de beschrijving in het competentieprofiel en overtreft op onderdelen de verwachtingen. Niveau 5 – uitzonderlijk: De organisatie voldoet ruimschoots aan de beschrijving in het competentieprofiel en overtreft deze op meerdere onderdelen. De organisatie levert uitzonderlijke prestaties en overtreft de verwachtingen op meerdere onderdelen.

Casemanager Medewerkers in de rol van casemanager zijn verantwoordelijk voor de regie van aanvragen en/of initiatieven. Van het eerste concept tot de formele besluitvorming. Gedurende dit hele proces bewaakt de medewerker de integraliteit door op het juiste oment de juiste expertises en disciplines binnen en buiten de organisatie bijeen te brengen. Dit vereist het vermogen om proactief mee te denken met initiatiefnemers en het bestuur, de belangen te overzien en hierin een afweging te kunnen maken en/of te kunnen adviseren. Ook is het belangrijk om goed te kunnen communiceren over de bedoeling en doelstellingen van alle betrokken partijen. Binnen Delft staan de casemanagers bekend als de initiatiefbegeleiders, om die reden zal er hierna het woord initiatiefbegeleiders gebruikt worden. De initiatiefbegeleiders binnen de gemeente Delft worden gezamenlijk ingeschaald op niveau 3. De initiatiefbegeleiding staat en de werkverdeling binnen het proces is duidelijk. Waar nog verbetering mogelijk is, is in het aantal initiatiefbegeleider en een duidelijke rolbeschrijving zodat initiatiefbegeleiders weten wat van hen verwacht wordt.

Vergunningverlener De vergunningverlener behandelt aanvragen en meldingen. Indien nodig vindt een bredere afstemming plaats over een vergunningsaanvraag binnen de eigen organisatie of met ketenpartners. De vergunningverlener zorgt ervoor dat er voldoende informatie aanwezig is

om ingediende aanvraag tet kunnen beoordelen en toetst vervolgens deze aanvraag aan de wettelijke regelgeving. De vergunningverlener vervult de rol van inhoudelijke beoordelaar en zorgt hierbij voor kwalitatief goede onderbouwing. De vergunningverleners binnen de gemeente Delft worden gezamenlijk ingeschaald op niveau 3. Het team weet alle aanvragen tijdig af te handelen. Een verdere uitbreiding van het team zou wenselijk zijn in verband met het aantal aanvragen en het feit dat er geen controle uit te oefenen is op de werkvoorraad.

Toezichthouder en handhaver Toezichthouders en handhavers hebben een adviserende en controlerende taak. Toezichthouder en handhavers komen enerzijds in beeld als situaties in strijd zijn met de vastgestelde voorschriften. Zij werken anderzijds ook preventief en spreken initiatiefnemers aan op naleefgedrag. Door naleving bij bedrijven te bevorderen, doelstellingen te monitoren en daar waar nodig handhavend op te treden, leveren toezichthouders en handhavers een bijdrage aan de veiligheid, gezondheid, duurzaamheid en leefbaarheid van de leefomgeving. Om de rechtszekerheid bij algemene regelgeving te bewaken, wordt goed samengewerkt met collega’s, andere handhavingspartners en het bestuur. Er wordt gewerkt aan de hand van een vooraf vastgesteld kader. Meer algemene regels, specifieke zorgplichten, meer doelvoorschriften en minder middelvoorschriften leiden daarbij tot maatwerkoplossingen in de fysieke leefomgeving waar op een goede manier mee omgegaan dient te worden. Toezichthouders en handhavers verrijken met hun ervaring de beleidscyclus. De toezichthouders en handhavers binnen de gemeente Delft worden gezamenlijk ingeschaald op niveau 3. De toezichthouders en handhavers voldoen aan de gestelde eisen en daarbij zijn de competentie-eisen ook verwerkt in de functieprofielen.

Het team maakt scherpe keuzes om het werk gedaan te krijgen, dit kan verder verbeterd worden door deze keuzes vast te leggen. Een verdere uitbreiding van het team is wenselijk in verband met het aantal handhavingszaken, signalen en eigen constateringen.

Juridisch adviseur De medewerker in de rol van juridisch adviseur houdt zich bezig met het (procedureel) beoordelen van vergunningaanvragen, handhavingsverzoeken, gedoogbeschikkingen of afwijkingsbesluiten. Daarbij adviseert de juridisch adviseur over diverse juridische vraagstukken op het terrein van omgevingsrecht. De medewerker behandelt bezwaar- en beroepsschriften, en verzoeken voorlopige voorzieningen en zienswijzen. De medewerker stelt verweerschriften en pleitnota’s op en vertegenwoordigt het bevoegd gezag bij behandeling ter zitting. De juridisch adviseurs binnen de gemeente Delft worden gezamenlijk ingeschaald op niveau 3. Het team is op dit moment klein maar weet met de beschikbare medewerkers ook de complexe juridische zaken tijdig en goed onderbouwd af te handelen. De genomen besluiten houden in bezwaar en beroep stand. Het team voldoet aan de gestelde competentie-eisen.

Specialistisch adviseur De medewerker in de rol van specialistisch advies kan diens specialistische kennis inbrengen in relevante (beleids)processen en trajecten. De medewerker kan documenten lezen en beoordeling in het licht van de specialistische kennis en de overwegingen, conclusies en adviezen helder en begrijpelijk formuleren en beargumenteren, ook al betreft dit specialistische informatie. Op basis van de kennis en expertise kan de specialistisch

adviseur bijdragen aan integrale advisering over verschillende scenario’s. Medewerkers in deze rol zijn zeer goed in staat om ideeën te vertalen naar beleid. Deze medewerker zorgt ervoor dat diens kennis gedeeld wordt en voor anderen beschikbaar is. De specialistisch adviseur zorgt ervoor dat de vakkennis op peil blijft. De specialistisch adviseurs binnen de gemeente Delft worden gezamenlijk ingeschaald op niveau 3.