PWC - Rapport van feitelijke bevindingen

www.pwc.nl

Rapport van_feitelijke bevindingen De verantwoording fractieondersteuning over 2020 van gemeente Delft

Gemeente Delft 14 september 2021

• pwc

_A-. pwc Aan de gemeenteraad van de gemeente Delft T.a.v. de heer drs. R.G.R. Jeene, raadsgriffier Postbus 78 2600 ME DELFT 14 september 2021 Referentie: P7MPEVXWFZHX-681587540-80

Geachte heer Jeene, Over de inhoud en uitvoering van deze opdracht hebben wij met u overleg gehad.

De gemeenteraadfracties ontvangen jaarlijks een tegemoetkoming in de kosten van hun politieke werkzaamheden. De gemeenteraad stelt de definitieve tegemoetkoming fractieondersteuning voor het desbetreffende jaar vast.

Ingevolge uw opdracht ontvangt u hierbij ons rapport van feitelijke bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde werkzaamheden bij de financiële verantwoording inzake het verantwoordingsformulier 2020.

Op grond van de Verordening Voorzieningen fracties, raads- en commissieleden leggen de fracties jaarlijks verantwoording af aan de gemeenteraad over de besteding van de tegemoetkoming in de kosten van hun fractiewerkzaamheden.

Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N. V.

Deze verantwoordingen zijn samengevoegd in het verantwoordingsformulier 2020. U hebt ons verzocht werkzaamheden uit te voeren op de financiële verantwoording inzake het verantwoordingsformulier 2020 van gemeente Delft en hierbij de werkzaamheden uit te voeren zoals opgenomen in de 'Verordening Voorzieningen, fractie, raads- en commissieleden 2019'.

to lela

itera

drs. A.E. Gerritsma RA senior director

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Fascinatio Boulevard 350, 3065 WB Rotterdam, Postbus 8800, 3009 AV Rotterdam T: 088 792 00 10, F: 088 792 95 33, www.pwc.nl PwC' is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services 8.V. PncewaterhouseCoopers & (KvK (KvK zijn toepassing, waarin ender meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam. (KvK51414406),

Pensions,

Actuarial

Insurance

Services

B.V.

54226368),

PricewaterhouseCoopers

B.V

34180289)

en

andere

vennootschappen

handelen

en

diensten

verlenen.

Op

deze

diensten

algemene

voorwaarden

van

1.

Ileiding

Wij hebben overeengekomen specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de verantwoording fractieondersteuning 202o. De opdracht is met u overeengekomen en heeft als doel na te gaan of de verantwoordingen van de fractievergoedingen voldoen aan hetgeen daarover in de verordening 'Verordening Voorzieningen, fracties, raads- en commissieleden 2019' is opgenomen om de tegemoetkoming fractieondersteuning vast te kunnen stellen. De overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn tot stand gekomen in overleg met de raadsgriffier namens de beoogde gebruikers, zijnde de raad. De opdrachtvoorwaarden zijn omschreven in onze opdrachtbrief van 6 juli 2021.

PwC- P7MPEVXWFZHX-681587540-80

De verantwoordingen zijn opgesteld onder verantwoordelijkheid van de betreffende fracties. Het is onze verantwoordelijkheid een rapport van feitelijke bevindingen inzake de verantwoordingen met betrekking tot de fractievergoedingen te verstrekken. In hoofdstuk 2 van deze rapportage beschrijven we de aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden. In hoofdstuk 3 geven we een beschrijving van de verrichte werkzaamheden en lichten we onze opmerkingen in detail toe, en in hoofdstuk 4 geven wij aanbevelingen naar aanleiding van onze opmerkingen.

Pagina 3 van 11

2. 2.1.

Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Verantwoordelijkheden

Het is de verantwoordelijkheid van u en de raad om te bepalen of de overeengekomen specifieke werkzaamheden toereikend en geschikt zijn voor het in de inleiding beschreven doel. Wij heb ben onze werkzaamheden verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400N 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie'. Bij het uitvoeren van deze opdracht heb ben wij ons gehouden aan de voor ons geldende relevante ethische voorschriften in de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Verder heb ben wij de onafhankelijkheidsregels van de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten (ViO) in acht genomen.

2.2.

Beperking reikwijdte

In dit rapport geven wij een beschrijving van de overeengekomen specifieke werkzaamheden, zoals weergegeven in paragraaf 3.1, en doen wij verslag van de feitelijke bevindingen naar aanleiding van deze werkzaamheden. Dit betekent dat wij op het in de verantwoordingen van de fracties opgenomen informatie geen accountantscontrole hebben toegepast en evenmin een beoordelingsopdracht heb ben uitgevoerd. Dat betekent voor de reikwijdte van de opdracht het volgende: • Wij hebben niet onderzocht of de kosten eventueel ook op een andere wijze zijn gedeclareerd. • Wij heb ben ons alleen gericht op de juistheid en rechtmatigheid van de verantwoorde kosten. Wij hebben geen onderzoek verricht naar de volledigheid van de kosten. • Wij heb ben geen expliciet onderzoek verricht op de categorisering van de kosten in de verantwoording.

Wij wijzen u erop, dat als wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht, of een controle- ofbeoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wij wellicht aanvullende bevindingen zouden hebben geconstateerd die voor u van belang zijn.

2.3.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

Dit rapport van feitelijke bevindingen is geadresseerd aan en uitsluitend bestemd voor de raadsgriffier en de raad van gemeente Delft in het kader van het vaststellen van de fractieondersteuning en kan niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Op dit rapport van feitelijke bevindingen kan niet door derden worden gesteund aangezien derden niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden en resultaten onjuist kunnen interpreteren. Ons rapport mag niet (geheel of gedeeltelijk) aan derden worden verstrekt zonder onze uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid, zorgplicht en/ of verantwoordelijkheid je gens andere partijen dan gemeente Delft.

Wij doen geen uitspraak over wat de feitelijke bevindingen betekenen voor de verantwoording fractieondersteuning in zijn totaliteit en u en de raad kunnen aan onze rapportage daarover geen zekerheid ontlenen. U en de raad zullen hierover een eigen afweging moeten maken waarbij u gebruik kunt maken van dit rapport van feitelijke bevindingen en eventuele andere beschikbare informa tie. PwC- P7MPEVXWFZHX-681587540-80

Pagina 4 van 11

3.

Beschrijving van de verrichte werkzaamheden

3.1.

Verrichte werkzaamheden

Verantwoording VVD

Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: 1. Het aansluiten van de voor dit onderzoek opgeleverde specificatie van de uitgaven per fractie op de fractieverantwoordingen. 2. Het vaststellen van de rekenkundige juistheid van de verantwoording. 3. Het aansluiten van het eigen vermogen per 31 december 202o van de fracties op de onderliggende bankafschriften. 4. Vaststellen dat de in de verantwoordingen opgenomen kosten aansluiten op de onderliggende facturen/bonnen. 5. Vaststellen dat de uitgaven passen binnen artikel 13 van de verordening. 6. Nagegaan of ultimo 2020 de reserve, conform artikel 16 van de verordening, niet grater is dan de bijdrage die de fractie in het betreffende jaar heeft ontvangen.

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie VVD hebben wehet volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2020 van de fractie sluit aan op het onderliggende bankafschrift. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten aan op de onderliggende facturen/bonnen. • De uitgaven passen binnen de verordening. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is C428 groter dan de bijdrage die de fractie in 2020 heeft ontvangen.

Wij heb ben onze detailbevindingen via de griffie afgestemd met de desbetreffende fracties. De reacties hierop hebben wij meegenomen in onze bevindingen.

In de navolgende tabel hebben we onze bevindingen samengevat:

3.2.

Bevindingen per fractie

In de volgende paragrafen hebben wij de bevindingen per fractie weergegeven.

Omvang Totale uitgaven van de fractie

C3.591

Deelwaarneming

€3.591

In %van de totale uitgaven van de fractie

100%

Bevindingen ten aanzien van de uitgaven

Co

Toelichting bevindingen

PwC - P7MPEVXWFZHX-681587540-80

N.v.t.

Pagina 5 van 11

Verantwoording STIP

Verantwoording PvdA

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie STIP hebben we het volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2020 van de fractie sluit aan op het onderliggende bankafschrift. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten voor C31o niet aan op de onderliggende facturen/bannen. Toelichting hierop staat onder te tabel. • De uitgaven passen binnen de verordening. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is niet grater dan de bijdrage die de fractie in 2020 heeft ontvangen.

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie PvdA hebben we het volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2o2o van de fractie sluit voor C1.948 niet aan op het onderliggende bankafschrift. Het verschil wordt veroorzaakt door een factuur die in de verantwoording 2020 is meegenomen en in 2021 is betaald. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten aan op de onderliggende facturen/bonnen. • De uitgaven passen binnen de verordening. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is C3.109 groter dan de bijdrage die de fractie in 2020 heeft ontvangen.

In de navolgende tabel hebben we onze bevindingen samengevat:

----· ---

In de navolgende tabel hebben we onze bevindingen samengevat: Omvang

Totale uitgaven van de fractie

€10.379

Deelwaarneming

€10.379

In % van de totale uitgaven van de fractie

Bevindingen ten aanzien van de uitgaven Toelichting bevindingen

100%

Omvang

Totale uitgaven van de fractie

€C4.882

Deelwaarneming

C4.882

In %van de totale uitgaven van de fractie

100%

Bevindingen ten aanzien van de uitgaven

Co

€310 Zie hierna

Toelichting bevindingen

N.v.t.

Toelichting op de geconstateerde bevindingen: • Van de uitgaven in 2020 heeft C86 betrekking op 2019. Dit betreft vrijwilligersvergoeding van een communicatiemedewerker die vanaf september 2019 een vergoeding ontvangt en waarvan de betaling in 2020 deels betrekking heeft op het jaar 2019. • Van de uitgaven in 2o2o heeft C224 betrekking op 2021. Hiervoor heb ben wehet bankafschrift gebruikt waarin staat dat het abonnement vanaf 3 januari 2021 loopt. Derhalve horen deze verantwoorde kosten niet in 2020.

PwC- P7MPEVXWFZHX-681587540-80

Pagina 6 van 11

Verantwoording D66

Verantwoording SP

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie D66 heb ben wehet volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2020 van de fractie sluit aan op het onderliggende bankafschrift. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten aan op de onderliggende facturen/bonnen. • De uitgaven passen binnen de verordening. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is niet groter dan de bijdrage die de fractie in 2020 heeft ontvangen.

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie SP hebben we het volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2020 van de fractie sluit aan op het onderliggende bankafschrift. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten aan op de onderliggende facturen/bonnen. • De uitgaven passen binnen de verordening. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is C5.326 groter dan de bijdrage die de fractie in 2020 heeft ontvangen.

In de navolgende tabel heb ben we onze bevindingen samengevat:

In de navolgende tabel hebben we onze bevindingen samengevat: Omvang

I

Omvang

Totale uitgaven van de fractie

€6.271

Totale uitgaven van de fractie

C4.612

Deelwaarneming

€6.271

Deelwaarneming

C4.612

In % van de totale uitgaven van de fractie

100%

In % van de totale uitgaven van de fractie

100%

Bevindingen ten aanzien van de uitgaven

Co

I Bevindingen ten aanzien van de uitgaven

Co

Toelichting bevindingen

PwC - P7MPEVXWFZHX-681587540-80

N.v.t. I

Toelichting bevindingen

N.v.t.

Pagina 7 van 11

Verantwoording CDA

Verantwoording ChristenUnie

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie CDA hebben we het volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2020 van de fractie sluit aan op het onderliggende bankafschrift. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten aan op de onderliggende facturen/bonnen. • De uitgaven passen binnen de verordening. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is C2.716 groter dan de bijdrage die de fractie in 2020 heeft ontvangen.

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie Christen Unie hebben wehet volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2020 van de fractie sluit aan op het onderliggende bankafschrift. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten voor C391 niet aan op de onderliggende facturen/bonnen. Zie toelichting onder de tabel. • De uitgaven passen binnen de verordening. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is C996 groter dan de bijdrage die de fractie in 2020 heeft ontvangen.

In de navolgende tabel hebben we onze bevindingen samengevat:

In de navolgende tabe! hebben we onze bevindingen samengevat: Omwang

Omwang Totale uitgaven van de fractie

€2.564

Totale uitgaven van de fractie

€C4.828

Deelwaarneming

€C2.564

Deelwaarneming

C4.828

In % van de totale uitgaven van de fractie

100%

In % van de totale uitgaven van de fractie

100%

Bevindingen ten aanzien van de uitgaven

Co

Bevindingen ten aanzien van de uitgaven

€391

Toelichting bevindingen

N.v.t.

Toelichting bevindingen

Zie hierna

Toelichting op de geconstateerde bevindingen: Van de uitgaven in 2020 heeft een AD-abonnement een startdatum van • 9 december 2020 voor 307 kranten. De uitgaven hebben betrekking op zowel 2020 als 2021. Daaruit blijkt dat de verantwoorde kosten niet geheel aan 2020 zijn toe te rekenen.

PwC - P7MPEVXWFZHX-681587540-80

Pagina 8 van 11

Verantwoording GroenLinks

Verantwoording Stadsbelangen Delft (SD)

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie GroenLinks hebben we het volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2020 van de fractie sluit aan op het onderliggende bankafschrift. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten aan op de onderliggende facturen/bonnen. We hebben een verschil geconstateerd van C244, zie toelichting onder de tabel. • De uitgaven passen binnen de verordening. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is C6.626 groter dan de bijdrage die de fractie in 2o2o heeft ontvangen.

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie SD hebben wehet volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2020 van de fractie sluit aan op het onderliggende bankafschrift. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten aan op de onderliggende facturen/bonnen. We hebben een verschil geconstateerd van C131, zie toelichting onder de tabel. • De uitgaven passen binnen de verordening. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is niet groter dan de bijdrage die de fractie in 2020 heeft ontvangen.

In de navolgende tabel hebben we onze bevindingen samengevat:

In de navolgende tabel hebben we onze bevindingen samengevat: Omvang

Omvang

Totale uitgaven van de fractie

C2.230

Totale uitgaven van de fractie

€3.869

Deelwaarneming

€C2.230

Deelwaarneming

€3.869

In % van de totale uitgaven van de fractie

Bevindingen ten aanzien van de uitgaven Toelichting bevindingen

100%

C-2441 Zie hierna

Toelichting op de geconstateerde bevindingen: • Eén ontvangst (C244) geconstateerd die is meegenomen in de verantwoording 2020. De factuur is in 2019 betaald door fractie GroenLinks. De ontvangst in 2o2o betreft een bijdrage van de fractie STIP voor het gezamenlijk organiseren van een evenement. Dit betreft geen uitgaven.

PwC- P7MPEVXWFZHX-681587540-80

In % van de totale uitgaven van de fractie

100%

Bevindingen ten aanzien van de uitgaven

€131

1 Toelichting bevindingen

Zie hierna

Toelichting op de geconstateerde bevindingen: • Van de uitgaven in 2020 hebben vier facturen (abonnementen) (deels) betrekking op 2021. In de facturen worden de zowel de periode 2020 als 2021 genoemd.

Pagina 9 van 11

Verantwoording Onafhankelijk Delft

Verantwoording Groep Stoelinga

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie Onafhankelijk Delft hebben we het volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2o2o van de fractie sluit voor C1.806 niet aan op het onderliggende bankafschrift. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten grotendeels aan op de onderliggende facturen/bonnen. • De uitgaven passen op drie items na binnen de verordening, zie toelichting onder de tabel. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is niet groter dan de bijdrage die de fractie in 2020 heeft ontvangen.

Ten aanzien van de verantwoording van de fractie Groep Stoelinga heb ben we het volgende vastgesteld: • De opgeleverde specificatie van de uitgaven sluit aan op de fractieverantwoording. • De verantwoording is rekenkundig juist. • De reserve per 31 december 2020 van de fractie sluit aan op het onderliggende bankafschrift. • De in de verantwoording opgenomen kosten sluiten aan op de onderliggende facturen/bonnen. • De uitgaven passen binnen de verordening. • De reserve, conform artikel 16 van de verordening, is niet groter dan de bijdrage die de fractie in 2o2o heeft ontvangen. In de navolgende tabel hebben we onze bevindingen samengevat:

In de navolgende tabel hebben we onze bevindingen samengevat:

-- ---

Omvang Omvang

Totale uitgaven van de fractie

C5.494

Deelwaarneming

C5.494

In % van de totale uitgaven van de fractie

100%

Bevindingen ten aanzien van de uitgaven

C919

Totale uitgaven van de fractie

€47

Deelwaarneming

€C47

In % van de totale uitgaven van de fractie

¡ievindingen ten aanzien van de uitgaven Toelichting bevindingen

Zie hierna

l

Toelichting bevindingen

100%

e val

Toelichting op de geconstateerde bevindingen: • Van de uitgaven in 2o20 heeft C69 volgens de factuur deels betrekking 0p 2019.

• •

•

De kosten voor een factuur ter hoogte van C3oo hebben betrekking op aankoop van voedsel om uit te delen aan burgers op een evenement. Deze kosten passen niet binnen artikel 13 van de verordening. De fractieondersteuner heeft C125 meer vergoeding ontvangen dan voor 2020 in de overeenkomst 'fractieondersteuner' is opgenomen. De onderbouwing daarvan ontbreekt. Voor een fractievergoeding van C425 aan een extern adviseur is geen onderbouwing om vast te stellen waar dit betrekking op heeft.

PwC - P7MPEVXWFZHX-681587540-80

Pagina 10 van 11

4.

Aanbevelingen op basis van de verrichte werkzaamheden

Wij adviseren de fractieverantwoording en de financiële administratie verder te uniformeren in overleg met de griffier en de fracties. Dit ten behoeve van de bevordering van de inzichtelijkheid en vergelijkbaarheid voor de gebruikers van de fractieverantwoordingen. Hierbij denken wij aan: • Het inzichtelijk maken van kosten die betrekking hebben op verschillende jaren, zoals abonnementen, zodat deze in de verantwoording van het juiste jaar terechtkomen. • Het volledig invullen van de verantwoordingen en verschillen toelichten. Voor enkele fracties misten op de verantwoording het eindsaldo van het bankafschrift en worden verschillen tussen de verantwoording en het bankafschrift niet toegelicht. • De verantwoording inclusief brondocumenten volledig aanleveren met hierin een verklaring voor verschillen tussen de financiële administratie en brondocumenten.

PwC - P7MPEVXWFZHX-681587540-80

Pagina 11 van 11