Presentatie Commissie EFB 14 nov 2024 def

Stand van de gemeentelijke organisatie Martien van der Kraan, gemeentesecretaris, algemeen directeur

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Onderwerpen • Werken voor Delft • Bestendige koers • Samen maken we de stad • Sturing, opgavegericht werken • Diversiteit en inclusie • Werken voor Delft is leuk • Organisatie, in cijfers • Organisatie, relatie, vertrouwen 14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

We werken voor Delft DIT IS DELFT • voor iedereen die woont, werkt en leeft in de stad • met impact voor inwoners, ondernemers, organisaties en partners • aan een mooiere en betere stad

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Bestendige koers voor de toekomst van Delft RAPPORT ‘DELFT, PAREL IN DE RANDSTAD’ (2016) DE SOCIALE VISIE: ‘DELFT, DE SOCIALE KRACHT VAN DE STAD 2018-2022’ OMGEVINGSVISIE (2021) (6 HOOFLIJNEN RUIMTELIJK, ECONOMISCH, CULTUREEL) AGENDA EN FONDS 2040 PROPOSITIE ‘DE KRACHT VAN DELFTS BLAUW VERZILVEREN’ (2021) VERHAAL ‘DIT IS DELFT’ (2023)

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Samen maken we de stad • De drie opgaven o Delft-West, Energietransitie, Innovatiedistrict Delft • Sturing • Stedelijk programmeren • Strategische partnerschappen 14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Samen maken we de stad - voorbeelden

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Samen maken we de stad – voorbeelden

Sturing - waar staan we nu?

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Samen maken we de stad - opgavegericht werken • Opgaveregisseurs aangenomen • Richten en inrichten • Governance en samenhang met de organisatie • Opgaven deel van jaarplanproces en p&c cyclus • Monitoren en rapporteren • Een manier van sturen, ongeacht fase of dynamiek

14-11-2024

Energie transitie

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

DelftWest

Innovatie District Delft

Samen maken we de stad - sturing Doel – wat en hoe in evenwicht: - Integraal samenwerken - Samen prioriteren en kiezen

Directieteam: eindverantwoordelijk voor sturing op het geheel

Afdelingshoofden verantwoordelijk voor regulier werk, beleid en projecten Inhoud, mensen, methode, middelen

Opgaveregisseurs geven richting aan opgaven 14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Sturing - waar staan we nu? Samenspel met de stad

•

Samenspel met het bestuur

Versterking van de integrale samenwerking o.a. door leiderschapsprogramma en verbinding collectief

•

Richten van de opgaven en Samen maken we de stad

Samenspel in de organisatie

•

Gerichte verbeterprojecten (P&C, jaarplan, bestuursprocessen, prioritering)

In 2025 extra aandacht voor het ambtelijk vakmanschap, inclusie en diversiteit ook intern een belangrijk thema

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Diversiteit en Inclusie Doel: inclusie en diversiteit de norm te maken binnen de gemeentelijke organisatie • • • • • •

Bewustwording, gedrag Taal en communicatie Werving en selectie Faciliteiten en werkomgeving Wet- en regelgeving Strategische personeelsplanning gericht op diversiteit en inclusie

14-11-2024

Diversiteit en inclusie - activiteiten Regenbooggemeente wet- en regelgeving

Coming out day Bewustwording spellen Trainingen

Pulse metingen / Onderzoek Meten van de beleving

Inclusieagenda

Diversiteit en inclusie Inclusief taalgebruik – vacatureteksten richten op een inclusieve doelgroep

Werken in diverse team

Onderdeel van werving en onboarding – b.v. altijd een ‘wildcard’ uitnodigen

gesprekken over diversiteit en inclusie

Werken voor Delft is leuk: Aanpak Binden en boeien Levensfase (overgang, voor pensioen, starters) Vitaliteit Er rekening met je gehouden wordt Werk privé balans (hybride werken, betrokkenheid tijdens verzuim, mantelzorg) Medewerkers met een beperking

Je jezelf kan zijn / veilig voelt

Sociaal

Inclusief Sociaal veilige omgeving, vertrouwenspersonen

We altijd de samenwerking opzoeken

We het leuk hebben (vanuit passie en Contact met collega’s plezier)

Leuke activiteiten (PV, zomerfeest)

Samenwerking

Je weet waarvoor je het doet Werken voor de stad

Alles goed werkt omgeving

Systemen, processen en tools

Werken voor het bestuur Inhoudelijk interessant werk-> gaaf werk, het verschil voor de stad maken

cultuur

Fysiek

Zingeving

Je graag op onze locaties komt

Werkplekken Vergaderzalen Gezond (bureaustoel, planten, fruit, ontspanning)

leiderschap

Je weet wat er van je verwacht Heldere (pfm) wordt afspraken Jaarplannen Je autonomie hebt

Aansturing

Visie

Je talent en ervaring kan inzetten en Talentontwikkeling ontwikkelen Mobiliteit Generaties goed inzetten

We leren en verbeteren

Je gewaardeerd wordt (erkenning krijgt) / Je rechtvaardig behandeld wordt Arbeidsvoorwaarden, salaris, Schouderklopje Vertrouwen op vakmanschap Verantwoordelijkheid

14-11-2024

Samen met de stad Teamgevoel Integraal of afdelingen heen

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Leren Uitdagingen / kansen Org visie: “zo leren we van fouten en verbeteren we continu onze dienstverlening” Leiderschapsvisie: stimuleer je leren van fouten

Organisatie: formatie, bezetting, inhuur 2020

2021

2022

2023

2024*

Externe inhuur

2020

2021

2022

2023

Formatie in FTE

852,6 864,6

886,7

917,35

921,49

Gemeente Delft

19,7%

18,4%

18,1%

17,5%

Bezetting in FTE

857,2 836,5 877,23

954,28

1015,78

100.000 plus gemeente

20,2%

16,9%

18,2%

18,9%

Percentage externe inhuur Bron personeelsmonitor 2023 21.0% 20.0%

20.2% 19.7%

19.0%

18.9%

18.4%

18.1%18.2%

18.0%

17.5% 16.9%

17.0% 16.0% 15.0%

2020

2021 Gemeente Delft

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

2022 100.000 plus gemeente

2023

Taakstelling personeel en inhuur Taakstelling op personeel en inhuur vanuit Herstelplan “Delft in balans”: Bedragen(x€1.000) Taakstelling

2021 480

2022 1.105

2023 1.884

2024 2.709

2025 2.709

Actuele stand van zaken per 2024 (openstaand deel van de taakstelling): Bedragen(x€1.000) Resterenddeel taakstelling

2021

2022

2023

2024

2025

0

0

0

0

194

Bron: Bezuinigingsmonitor bij Najaarsrapportage 2024 Toelichting: bestuurlijk uitgangspunt uit vorige collegeperiode (invulling zo veel mogelijk via natuurlijk verloop) blijft van kracht.

16

Organisatie, leeftijdsopbouw

* peildatum 01-10-2024

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Organisatie, verzuim

14-11-2024

Verzuimpercentage

2020 2021 2022 2023

gemeente Delft

5,4% 5,3% 6,4% 5,6%

100.000 plus gemeente

5,1% 5,4% 6,4% 6,1%

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Organisatie, in-, door- en uitstroom

14-11-2024

In- door- uitstroom

2020

2021

2022

Instroom gemeente Delft

16,0%

12,8%

22,6%

23,7%

Instroom 100.000 plus gemeente

13,0%

12,2%

16,4%

18,2%

Doorstroom gemeente Delft

5,8%

4,5%

6,8%

7,3%

Doorstroom 100.000 plus gemeente

7,1%

7,3%

8,1%

11,2%

Uitstroom gemeente Delft

10,5%

13,9%

14,4%

12,2%

Uitstroom 100.000 plus gemeente

8,7%

8,3%

8,6%

9,5%

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

2023

Spanningsveld werk Werkvoorraad en werkdruk groeiende, o.a. door • Steeds meer taken van Rijk naar gemeente • (omvangrijke) maatschappelijke opgaven • Verhoogde vraag naar samenwerken met de stad en participatie (Omgevingswet) • Succesvolle lobby > uitvoeringskracht • Relatief veel nieuwe instroom • Zeer gespannen arbeidsmarkt

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Organisatie, integriteit, en medezeggenschap Vertrouwenswerk: • In 2023: 54 medewerkers hebben 1 of meer gesprekken gehad • 2021 (44), 2022 (45) 2020 (65) en 2019 (72) Medezeggenschap: • Relatie met Ondernemingsraad (OR) is goed. • Overleg verloopt constructief en in goede sfeer. • Dit geldt ook voor Lokaal Overleg (LO) overleg met vakorganisaties. • Blijkt ook uit gezamenlijk optrekken om de medezeggenschap te promoten.

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Organisatie en de relatie met raad/griffie

Relatie ambtelijk apparaat <> raad v.v.

Onderling verkeer:

14-11-2024

Instrumenten schriftelijke en technische vragen Ambtelijke bijstand Technische sessies

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Bijlage - organogram

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Bijlage - Organisatievisie: Werken aan een mooier en beter Delft We werken voor de stad en ons bestuur. Dat doen we samen met anderen binnen en buiten de organisatie, dus niet alleen. Waarbij de vraag leidend is, niet de discipline van waaruit hij wordt opgepakt. Ieder voelt zich verantwoordelijk om met elkaar te komen tot het beste resultaat voor de stad. De manier waarop we ons werk doen, verandert. De gemeente staat niet altijd meer vooraan bij ontwikkelingen, maar is een van vele partijen. We benutten de energie van de stad en maken initiatieven mogelijk. Daarvoor geven we ruimte en durven we los te laten. Als de stad onze hulp nodig heeft, vragen we hoe we kunnen helpen. We verplaatsen ons hierbij in de ander. We gaan de dialoog aan met onze partners om samen te werken aan een mooier en beter Delft. We maken duidelijke afspraken en halen resultaten. Het is duidelijk wie verantwoordelijk is. We monitoren de voortgang en we spreken elkaar aan op gemaakte afspraken, houding en gedrag. Zo leren we van fouten en verbeteren we continu onze dienstverlening. We kunnen niet alles tegelijk. Daarom stellen we prioriteiten en maken we keuzes op basis van feiten, zowel intern als extern. We doen ons werk met passie en plezier en we zetten daarbij onze talenten en ervaring in.

We vertrouwen erop dat medewerkers vanuit hun vakmanschap het beste weten hoe ze hun werk goed kunnen doen en waar ze dit kunnen verbeteren. Leidinggevenden in onze organisatie geven ruimte hiervoor en stimuleren de ontwikkeling van collega’s.

14-11-2024

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 14 november

Bijlage - Diversiteit en inclusie: totaaloverzicht activiteiten • • • • • • • • • • • • • • • •

Rondje langs alle afdelingen. Visie op diversiteit, inclusie en psychologische veiligheid? Ontwikkeling integraal divers en inclusief beleid Zomerschool ’24 keynote speaker: Rolf Schrama over inclusie en diversiteit Corporate bewustwordingsartikelen op intranet Teamevents (KCC, R&E, Veiligheid advies, Samenleving, …) In leiderschapsprogramma: Veilig Praten spel, Case bespreking psychologische veiligheid olv een externe coach, Leidinggeven aan diversiteit, Managing all generations Vacatureteksten gericht op een inclusievere doelgroep Bij werving altijd een ‘wildcard’ uitnodigen Bliksemstages: Ism JINC voor basisschool en vmbo leerlingen met een sociaaleconomische Wet- en Regelgeving (Integriteitsbeleid, gedragscode, regeling misstanden en ongewenst gedrag, klokkenluidersregeling, vertrouwenspersoon, bedrijfsmaatschappelijk werk) Actieve samenwerking met Werkse (wet banenafspraak) Yammer berichten met prikkelende statements om medewerkers bewust te maken over inclusie Deelname jaarlijkse activiteiten A&O fonds MRDH-trainees onderzoek naar inclusie bij gemeente Delft (fysiek en geestelijk) Lidmaatschap Work Place Pride Pulse metingen

Bijlage - Het verhaal – Dit is Delft Het Delftse DNA Delft. Stad van historie. Van water en gist. Van iconisch Delfts blauw en van Vermeers schilderkunst van wereldklasse. Met Antoni Van Leeuwenhoek als grondlegger van de microbiologie. Wereldwijd staat Delft bekend om haar monumentale binnenstad met de grachten, historische panden en talloze monumenten. In het Prinsenhof, nu een museum, woonde en stierf prins Willem van Oranje, grondlegger van de principes van onze rechtsstaat. Sinds zijn bijzetting in 1584 rusten vele leden van de koninklijke familie in de Nieuwe Kerk aan de Markt. Delft. Stad van historie, maar ook van de toekomst. In Delft wordt technologie ontwikkeld die ertoe doet, voor nu én voor straks. De TU, hogescholen, kennisinstituten en fieldlabs vormen een kweekvijver voor technisch talent en innovaties, vanuit een rijke traditie van onderzoek, vindingrijkheid, durf en ondernemerschap. In onze stad lossen wetenschappers, studenten en bedrijven maatschappelijke vraagstukken op. Hier werken we aan serious gaming tegen pijn en aan een exoskelet voor mensen met een dwarslaesie. Hier verbeteren we de levensduur van accu’s en bedenken we oplossingen voor duurzaam regenwatergebruik. Op de Biotech Campus Delft geeft DSM Firmenich een boost aan het eten van de toekomst met de ontwikkeling van duurzame, plantaardige alternatieven.

Zo draagt onze stad bij aan de welvaart en het welzijn van inwoners, in Delft en ver daarbuiten. Bewoners en bezoekers waarderen Delft als een sfeervolle stad. Een overzichtelijke stad, waar je op de fiets in korte tijd overal kunt komen. Gastvrij en met een gevarieerd aanbod aan cultuur en horeca. Delft is een stad waar je prettig kunt wonen. En ondernemen. Samen met Westland vormen we de regio met het sterkste ecosysteem voor ondernemerschap in Nederland. Delft is ook een verbonden stad, waar mensen omkijken naar een ander. En een bereikbare stad, strategisch gelegen tussen Den Haag en Rotterdam, met een sterke positie in de regio en de provincie. Die ligging, in combinatie met de sterke eigen identiteit, maakt Delft een geliefde stad om te wonen, te werken, te studeren of te bezoeken. Met de rijke historie als voedingsbodem, een open houding en creatieve denkers en makers heeft Delft een unieke positie in de wereld. Dat is het Delftse DNA.

Bijlage - Het verhaal – Dit is Delft Stad in beweging Delft is een prachtige stad, die veel te bieden heeft. En een stad met ambitie, die voortdurend werkt aan wat nóg mooier en beter kan. Want ook Delft kent buurten die aandacht nodig hebben. Ook in Delft wonen mensen die het minder hebben. Ook in Delft vindt niet iedereen een geschikte woning. En het schuurt weleens, tussen al die verschillende bewoners die Delft rijk is. Op zoveel plekken in de stad zijn we in beweging en werken we aan een betere stad. Dat doen we met focus. Enkele opgaven verdienen in deze tijden onze speciale aandacht. In Delft-West bijvoorbeeld wonen trotse mensen, die zich graag inzetten voor hun wijk en voor elkaar. Maar de bewoners van Delft-West krijgen minder kansen dan in de rest van Delft en hebben meer moeite om hun talenten te benutten. Zij hebben minder opleiding gehad, hebben vaker een lager inkomen of geen werk en hebben een minder goede gezondheid. Jongeren komen hier vaker in aanraking met criminaliteit en ondermijning. We willen de bestaanszekerheid van inwoners en hun perspectief voor de toekomst verbeteren, samen met de mensen in de wijken zelf. Zodat Jaimy uit Buitenhof zijn school weer oppakt. Zodat Jolanda in Voorhof een eigen onderneming kan starten en genoeg verdient om haar kinderen te geven wat ze nodig hebben.

En zodat Mohammed in Tanthof zich minder eenzaam voelt, omdat hij zijn buurtgenoten heeft leren kennen. Samen werken we elke dag weer aan een veiliger en leefbaarder Delft-West. Omdat alle Delftse inwoners dezelfde kansen verdienen. Die kansen zijn er, want Delft barst van de kennis en innovatie. In Delft-Zuidoost bijvoorbeeld vind je mensen die mooie dingen bedenken én maken. We ontwikkelen de TU Delft Campus samen met Schieoevers tot het Innovatiedistrict Delft: een aantrekkelijke plek voor werken, wonen, leren én ondernemen tegelijk. Een plek met mogelijkheden, ook voor de Delftenaren uit Delft-West en alle andere wijken. Hier kunnen bedrijven die ontstaan op de campus verder doorgroeien. Hier kun je een opleiding volgen op alle niveaus, waarna je een baan kunt vinden in de techniek. Hier wonen studenten straks om de hoek van hun faculteit. Zo zoeken we samen naar een goed gebruik van de beperkte ruimte. We halen onze motivatie niet alleen uit de behoeften van onze inwoners. We spelen ook in op ontwikkelingen groter dan de stad, zoals klimaatverandering en de energietransitie. Samen met inwoners, bedrijven en organisaties werken we aan een schone toekomst, betaalbaar en met gebruik van lokale bronnen. Voor onszelf én voor volgende generaties. In 2050 willen we energieneutraal zijn.

In Delft hebben we de kennis en de mentaliteit in huis om dat op vernieuwende wijze te bereiken. We lopen voorop. En we vragen iedereen die dat kan om met ons mee te doen.

Bijlage - Het verhaal – Dit is Delft Waar gaan we voor? Zo werken we aan een stad die, nóg meer dan nu al, kansen biedt voor iedereen. Een stad waar het goed samenleven is. Waar Delftenaren genoeg plek vinden om elkaar te ontmoeten. En lukt meedoen niet voldoende? Dan kun je terecht bij goede voorzieningen en bij particuliere initiatieven, waar mensen omzien naar elkaar. We streven naar een stad met ruimte om prettig te wonen. Met variatie in het woonaanbod, ook voor onze grote groepen ouderen en jongeren. Onze ideale stad is klimaatbestendig en energieneutraal. Is een gezonde en veilige stad. En een groene stad, met genoeg plekken om te recreëren. Niet alleen in de Delftse Hout, het Abtswoudse Bos en in de omgeving van Delft, maar ook in de wijken zelf. Delft kent levendige wijken en biedt goede kansen op werk voor veel Delftenaren. Ons erfgoed blijven we als stad koesteren. Ook bij nieuwe stedelijke ontwikkelingen houden we oog voor de rijke historie van Delft. We werken aan een stad die haar ijzersterke positie op het gebied van wetenschap, innovatie en technologie verder versterkt. Daar gaan we voor. Samen werken aan Delft Die doelen behalen, dat doen we samen. Als buurtbewoners, ondernemers, bedrijven, organisaties, vrijwilligers én als gemeente, allemaal leveren we onze bijdrage.

De uitdagingen waar we voor staan, verlangen van ons als gemeente dat we werken in en met de stad. Samenwerking met onze partners is essentieel. We verwáchten ook van anderen dat ze meedenken en meedoen. Andersom zijn wij ook duidelijk naar onze partners over wat ze van óns kunnen verwachten. We willen veel bereiken, maar niet alles kan. En niet alles wat kan, kan tegelijk. Een stad in ontwikkeling betekent soms ook dat inwoners of bezoekers overlast ervaren. Dat de bereikbaarheid tijdelijk minder is. Of plannen vertraging oplopen. Bouwen, investeren, ontwikkelen, dat vraagt om geduld en begrip. In een gebied als Nieuw Delft zien we al wat dat oplevert: nieuw elan in het hart van de stad. De veranderingen in de stad gaan snel. Dat heeft ook invloed op hoe we binnen onze organisatie werken. We bieden als gemeente de flexibiliteit die nodig is, de vraag is leidend. We benutten de energie en kennis van de stad en maken initiatieven mogelijk. Daarvoor geven we ruimte en durven we los te laten. De gemeente neemt zelf het initiatief, is partner óf biedt ondersteuning, als een van de vele partijen. Uitdagingen in de stad veranderen continu. En wij veranderen mee. Als medewerker van de gemeente kunnen we ieder op onze eigen manier bijdragen. Wie je ook bent, medewerker of afdelingshoofd, controller of adviseur, allemaal werken we aan ons ambtelijk vakmanschap.

Wat dat betekent? Bijvoorbeeld dat we openstaan voor verandering, duidelijk zijn in onze gesprekken en actief en doelgericht samenwerken met collega’s en partners. In de stad, in de regio én daarbuiten. Alles voor het beste resultaat. Want samen maken we de stad.