Presentatie cie EFB 25 mei 2023 def zonder notities

De organisatie

Martien van der Kraan, gemeentesecretaris, algemeen directeur

Organisatievisie • “We werken midden in de stad, voor de stad. Dat doen we samen met anderen binnen en buiten de organisatie; niet alleen. We maken keuzes en doen waarvoor we kiezen. En dat doen we goed. Waarbij de vraag leidend is, niet de discipline van waaruit hij wordt opgepakt. We hebben de ruimte om ons werk te doen en doen dat met plezier. Vanuit eigenaarschap: we zijn aanspreekbaar op de resultaten. Daar werken we hard voor en daar zetten we onze talenten voor in. Zo maken we ook elkaar beter. We zijn trots op wat we doen, voor de stad. Midden in de stad.”

06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Visie op hybride werken • Gemeente Delft is een moderne organisatie waar werken midden in de stad, voor de stad centraal staat. Mensen werken daar waar ze de meeste waarde toevoegen. Het type werk en het doel van de activiteit is leidend en bepaalt waar je werkt. Hybride werken is de norm en het houden van verbinding is ingebed in de cultuur van de organisatie. Naast deze kaders, is maatwerk (gericht op het team en het individu) mogelijk. De faciliteiten sluiten aan bij de behoeften van de gebruikers. Medewerkers werken met moderne technologie en informatieveiligheid is geborgd. De organisatie is wendbaar. Dit betekent dat de werkomgeving zich aanpast als de situatie daarom vraagt. 06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Werken – samen met de stad • Werken in de geest van de Omgevingswet • Stedelijk programmeren • Wij West • Sturing

06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Organisatie, efficiënt en effectief Belangrijk: organisatie goed en overzichtelijk inrichten. Daarom: • Lijnorganisatie  Sturing  Actualisatie Organisatie-, mandaat- en budgethouderregeling • Continu verbeteren 06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Organisatie: plan sturing Reorganisatie sturing: • Doel: − vereenvoudiging aansturing matrix  lijnsturing

• Vorm:

Directieteam: eindverantwoordelijk voor sturing op het geheel

Afdelingshoofden verantwoordelijk voor regulier werk, beleid en projecten

− Inhoud in de lijn

• Reden: − De organisatie kan beter kiezen en integraal werken 06/13/2023

Opgaveregisseurs geven richting aan opgaven

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Waar staan we nu? De nieuwe structuur met bijbehorende organisatie-, mandaaten budgetregeling is sinds 1 september 2022 van kracht.

De inhoudelijke verantwoordelijkheid is belegd in de lijn.

2023 en 2024 staan in het teken van: 06/13/2023

Houding, gedrag en vaardigheden ter versterking van de nieuwe werkwijze in de organisatie. Uitwerking van de leiderschapsvisie in een leiderschapontwikkeltraject.

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Werkwijze vervolg organisatieontwikkeling Structuur werkend maken in de praktijk door: • Gezamenlijk ontwikkelen − DT en Afdelingshoofden vormen het leidinggevend collectief − Zorgen voor ontmoetingen en openhartigheid − Stimuleren van reflectie en dialoog − Bespreekbaar maken van spanningsvelden en dilemma’s − ‘Laden’ van begrippen (zelfde taal spreken)

• Regelmatig evalueren 06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Organisatie, de (grootste) opgaven • 5 bestuurlijke accenten (coalitieakkoord) o o o o o

Delft kansrijk voor iedereen Ruimte voor wonen Een gezonde en veilige stad Een duurzame stad Economische kracht en een bruisende stad

• 3 maatschappelijke opgaven: o o o

Delft-West Schieoevers/Innovatiedistrict Delft (IDD) Energie

• Het reguliere werk 06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Organisatie, bestendige koers voor de toekomst van Delft RAPPORT ‘DELFT, PAREL IN DE RANDSTAD’ (2016) DE SOCIALE VISIE: DELFT, DE SOCIALE KRACHT VAN DE STAD 2018-2022 OMGEVINGSVISIE (2021) (6 HOOFLIJNEN RUIMTELIJK, ECONOMISCH CULTUREEL) AGENDA EN FONDS 2040 PROPOSITIE ‘DE KRACHT VAN DELFTS BLAUW VERZILVEREN (2021) 06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Organiseren naar uitvoeren Het bestuur geeft richting aan de ‘Wat?’-vraag’ De organisatie richt zich daarop in: mensen en middelen

Beide zijn beperkt!

• Organogram en • Vergelijk in cijfers 06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Gemeentesecretaris / Algemeen Directeur Directieteam

CIO

Directeur Dienstverlening

Directeur Ruimte & Economie

Directeur Samenleving & Veiligheid

Algemeen Directeur

Dienstverlening

Ruimte & Economie

Samenleving Veiligheid

Bestuur

HR & Inkoop

Frontoffice KCC

Informatiemanagement

Financiën

Frontoffice Participatiewet

Gegevensmanagement

Frontoffice

Applicatiemanagement Informatietechnologie

Ruimte & Economie Advies

Beheer Openbare Ruimte

Samenleving Advies

Veiligheid Advies

Controlling

Vastgoed en Facilitair

Uitvoering

Regie Op Uitvoering

Bouw en Bijzonder Onderzoek

Juridische Zaken

Realisatie

Erfgoed

Toezicht en Handhaving

Besturing

Financiële Winkel Backoffice Inkomensvoorzieningen

Communicatie Burgerzaken

Programma's en projecten

Vergunningen en Vorderingen Bedrijfsvoeringsteam KCC

Museum Prinsenhof

Organisatie, de mensen Formatie - bezetting Formatie in FTE Bezetting in FTE

2020 852,6 857,2

2021 864,6 836,5

2022 886,7 878,1

Externe inhuur gemeente Delft 100.000 plus gemeente

2020 19,7% 20,2%

2021 18,4% 16,9%

2022 18,3% 18,2%

Percentage externe inhuur bron personeelsmonitor 2022 21.0% 20.0%

19.7%

20.2%

19.0%

18.4%

18.3% 18.2%

18.0% 16.9%

17.0% 16.0% 15.0%

2020 gemeente Delft

06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

2021 100.000 plus gemeente

2022

Organisatie, de mensen

Leeftijdsopbouw en verhouding vrouw / man Verdeling man / vrouw Vrouw Man Totaal

2020 519 415 934

2021 507 400 907

2022 525 425 950

Leeftijdsopbouw personeel peildatum 31-12 betreffende jaar

Leeftijdsopbouw personeel jonger dan 25 jaar 25 tot 35 35 tot 45 45 tot 55 55 tot 60 60 jaar en ouder

35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

jonger dan 25 jaar

25 tot 35

35 tot 45

2020

06/13/2023

2021

45 tot 55

55 tot 60

60 jaar en ouder

2022

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

2020 2% 12% 22% 30% 18% 18%

2021 2% 12% 23% 28% 18% 16%

2022 2% 16% 22% 28% 16% 17%

Organisatie, de mensen Verzuim Verzuimpercentage gemeente Delft 100.000 plus gemeente

2020 5,4% 5,1%

2021 5,3% 5,4%

2022 6,4% 6,4%

Verzuimpercentage bron personeelsmonitor 2022 7.0% 6.0% 5.0% 4.0% 3.0% 2.0% 1.0% 0.0%

6.4% 5.4%

5.3%

5.1%

2020

2021 gemeente Delft

06/13/2023

6.4%

5.4%

2022

100.000 plus gemeente

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Organisatie, de mensen In- door- en uitstroom In- door- uitstroom Instroom gemeente Delft Instroom 100.000 plus gemeente

2020 16,0% 13,0%

2021 12,8% 12,2%

2022 18,4% 16,4%

Doorstroom gemeente Delft Doorstroom 100.000 plus gemeente

5,8% 7,1%

4,5% 7,3%

6,8% 8,1%

Uitstroom gemeente Delft Uitstroom 100.000 plus gemeente

10,5% 8,7%

13,9% 8,3%

13,8% 8,6%

Instroompercentage bron personeelsmonitor 2022 20.0%

16.0%

15.0%

18.4% 13.0%

10.0% 5.0% 0.0%

2020

2021

Instroom gemeente Delft

Doorstroompercentage bron personeelsmonitor 2022 10.0% 8.0% 6.0% 4.0% 2.0% 0.0%

5.8%

7.3%

7.1%

6.8%

2022

Instroom 100.000 plus gemeente

Uitstroompercentage bron personeelsmonitor 2022 8.1%

4.5%

13.9%

15.0% 10.5% 10.0%

8.7%

13.8% 8.3%

8.6%

5.0% 0.0% 2020

2021

2022

2020

Doorstroom gemeente Delft Doorstroom 100.000 plus gemeente

06/13/2023

16.4%

12.8% 12.2%

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

2021

Uitstroom gemeente Delft Uitstroom 100.000 plus gemeente

2022

Taakstelling personeel en inhuur Taakstelling op personeel en inhuur vanuit Herstelplan “Delft in balans”: Bedragen (x € 1.000) Taakstelling

2021 480

2022 1.105

2023 1.884

2024 2.709

Actuele stand van zaken per 2023 (openstaand deel van de taakstelling): Bedragen (x € 1.000) Resterend deel taakstelling 17

2021

2022

2023

2024

0

0

206

1.116

Organisatie, onder druk Werkvoorraad en werkdruk groeiende, o.a. door

• gevolgen van/verdergaande decentralisatie • (omvangrijke) maatschappelijke opgaven • lat ligt hoog in een kritische maatschappij • verhoogde vraag naar samenwerken met de stad en participatie • succesvolle lobby > vraagt wel dat we kunnen realiseren • verloop na corona, nieuwe - soms minder ervaren - instroom • zeer gespannen arbeidsmarkt • straks: nieuwe hardware en werkwijze: Laptops,Teams, Sharepoint • Omgevingswet, Wet kwaliteitsborging bouw 06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Organisatie, integriteit, en medezeggenschap Vertrouwenswerk: • In 2022: 44 medewerkers hebben 1 of meer gesprekken gehad • Dit aantal is vergelijkbaar met 2021

Medezeggenschap: • Relatie met Ondernemingsraad (OR) is goed. • Overleg verloopt constructief en in goede sfeer. • Dit geldt ook voor Lokaal Overleg (LO) overleg met vakorganisaties. • Blijkt ook uit gezamenlijk optrekken om de medezeggenschap te promoten.

06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

Organisatie en de relatie met raad/griffie Relatie ambtelijk apparaat <> raad v.v.

Onderling verkeer:

06/13/2023

Instrumenten schriftelijke en technische vragen Ambtelijke bijstand Technische sessies

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei

06/13/2023

Presentatie stand van de organisatie cie EFB 25 mei