Popdelft Meerjaren plan 2023-2025
Tekst van het document
meerjarenplan 2023 - 2024 - 2025 Delft, 30 september 2022
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
1
Inleiding
3
Hoofdstuk 1: Algemeen De ‘Why’ De ‘What’ De ‘How’ De ‘Who’
4 4 5 5 5
Hoofdstuk 2: Doel & Urgentie
7
Hoofdstuk 3: Activiteiten Evenementen [1x per jaar] Popdelft Music Awards Samenwerking met key players Voorwaarden voor nominatie: Stemmen door publiek Show Tijdlijn Bereik (per editie): [1x per jaar] popdelft XXL Programma [3x per jaar] popdelft open podium [najaars- en voorjaarsreeks] Concerten op diverse podia [1x per jaar] Netwerkborrel [2x per jaar] Workshop Algemene activiteiten [Continue] popdelft coördinator algemeen / woordvoerder [Continue] Muziek Tippie
8 8 8 8 9 9 9 9 10 10 10 11 11 11 12 12 12 12
Hoofdstuk 4: Organisatie Huidige organisatie (2022) Gewenste projectteam (2023-2024-2025) Projectcoördinatoren Fondsenwerver Marketing en communicatie Workload per activiteit door projectteam popdelft (per jaar)
14 14 14 14 14 14 15
Hoofdstuk 5: Marketing plan Communicatiekanalen Website Social Media Kanalen Organisch Bereik
16 16 16 16 16 16 meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
1
Inkoop van bereik Hashtags Ambassadeurs Team popdelft Personen Algemeen event marketingplan Website Email Marketing (mailing) Pers Zichtbaarheid in de stad Posters
16 17 17 17 17 18 18 18 18 19 19
Hoofdstuk 6: Begroting (per jaar)
21
Hoofdstuk 7: Verantwoord Cultureel Ondernemerschap SENA gagenorm Fair practice code Governance code cultuur Duurzaamheid
22 22 22 22 22
Hoofdstuk 8: Partners, Fondsen & Sponsoren Cofinanciering Partners Subsidies en fondsen Sponsoren
23 23 23 23 24
Bijlagen
25
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
2
Inleiding Popdelft is klaar voor de volgende stap. De corona periode heeft popdelft gebruikt om een gedegen nieuw bestuur te vinden en een visie te ontwikkelen voor de toekomst. Tevens heeft de corona periode heel veel moois gebracht, namelijk de 1ste editie van de Popdelft Music Awards en het project Popdelft XXL. Dit meerjarenplan bevat de ideeën en activiteiten van popdelft voor de periode 2023-2025.
Popdelft Music Awards 2022
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
3
Hoofdstuk 1: Algemeen Meer concertreeksen, optredens, co-creaties en festivals. Als stichting en muziekfanaten zetten we ons in voor een sterk Delfts muziekklimaat waarin talent en professional, organisator en publiek vertegenwoordigd en verbonden zijn. De stekker in de popscene! Popdelft werkt als onafhankelijke professionele stichting samen met alle relevante partijen in de eigentijdse muziekcultuur van Delft. Denk onder andere aan de muziekmakers, organisatoren, locaties en de gemeente. We brengen samen, bieden podium, stellen voor, maken mogelijk en versterken elkaar. Samengevat in nog zo’n lekkere opsomming: popdelft inspireert, verbindt, ondersteunt, promoot en versterkt Delftse muziekmakers. Popdelft heeft de afgelopen jaren verschillende succesvolle pilots opgezet; van Live op Jan’s Dienblad tot aan het meest recente initiatief de popdelft Music Awards. Die mooie projecten vragen om een structureel muzikaal vervolg; let the music play on! Popdelft zet het versterken van de Delftse muziekscene op de eerste plaats. Dit doen we door een actief netwerk te beheren van partijen uit deze scene, en evenementen te organiseren waar we met deze partijen samenwerken en ze aan elkaar verbinden. We hebben de afgelopen periode met diverse relevante stakeholders gesprekken gevoerd over onze plannen voor Delft.
In die gesprekken merkten wij een groot draagvlak voor de beweging die wij samen in gang willen zetten: ● ● ● ● ●
Samen een sterke, structurele en duurzame basis bouwen. Een basis die op zichzelf kan staan, bewegen en leven. Als deze basis staat en het landschap in kaart is gebracht, dan kan popdelft de Delft muziekscene (helpen) te vergroten, versterken en verbinden. Ontwikkeling van Delfts talent stimuleren. Nieuwe initiatieven aanjuichen en kansen benutten door samen te werken. Een toegankelijk en inclusief popaanbod passend bij de identiteit van Delft realiseren.
De ‘Why’ Popdelft wil in Delft een popklimaat realiseren waarin alle disciplines en partijen uit de muziekscene vertegenwoordigd én verbonden zijn. In het cultuurkader van de gemeente Delft staat specifiek benoemd dat er geen middelen beschikbaar zijn voor de realisatie van verschillende basisdoelen, vooral rondom popmuziek. Hierin wordt verwezen naar de “inzet van partners t.b.v. uitvoering cultuurkader”. De uitvoering van het cultuurkader en de programmering in de stad worden door de gemeente neergelegd bij de “cultuurpartners”. Popdelft wil graag een betrouwbare cultuurpartner zijn.
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
4
De ‘What’ Popdelft zet een sterke muziekscene op de eerste plaats. Popdelft wil een beter popklimaat realiseren door uitvoering te geven aan in eerste plaats een verbindende rol, als: ● ● ●
katalysator van populaire muziek in Delft, matchmaker en gesprekspartner voor het Delftse popklimaat en de Gemeente, beheerder van een platform waar de muziekmakers elkaar kunnen vinden,
en op de tweede plaats inhoudelijk invulling geven aan het popaanbod.
De ‘How’ popdelft is een onafhankelijke overkoepelende partij (stichting) die Delftse spelers verbindt en ondersteunt door een positie in te nemen te midden van haar netwerkpartners van culturele organisaties die actief zijn in de eigentijdse muziekcultuur van Delft en beoogt daarin een voortrekkersrol te vervullen door in eerste instantie het initiëren en samenwerken, en later ook het participeren, adviseren en ondersteunen van en bij muziekactiviteiten in Delft. Een belangrijk taak hierbij is het actief participeren in het gesprek met de gemeente over hoe we samen de Delftse popscene willen zien en versterken.
De ‘Who’ Bestuur Sven Figee (voorzitter) Remy Steijger (vice voorzitter) Ferrie Förster (penningmeester) Ghita Biekman (bestuurslid algemeen)
Vrijwilligers Fennie Kostense (projecten) Evi Bulters (projecten) Sanne Telde (projecten) Hans Dunlop (boekhouding)
Sven Figee - Bandleider van Sven Hammond Band en eigenaar van Marmalade Studio’s, gevestigd aan de Schieoevers. Ruime ervaring op het podium in het professionele circuit in NL, met een breed relevant netwerk van muzikanten, podia en muziek professionals. Ondersteunt popdelft in haar ambitie om muzikanten te ondersteunen en het juiste klimaat te scheppen voor talentontwikkeling en professionalisering. Ferrie Förster - voormalig wethouder cultuur van Delft, met kennis van het Delftse cultuurbeleid, een breed relevant netwerk en ruime bestuurservaring. Ondersteunt popdelft in haar contact met de Gemeente en het navigeren door het politieke landschap. Remy Steijger - Eigenaar Captains, branding en storytelling met video. Marketing professional met een breed relevant netwerk en een passie voor muziek. Ondersteunt popdelft in haar zoektocht naar een passende communicatiestijl en uitstraling. Githa Biekman - Ooit begonnen als Stagair bij MOJO in Delft maar inmiddels via AT Bookings doorgegroeid naar 3FM - hét landelijke platform voor nieuw talent. In haar rol als Zenderproducer is ze verantwoordelijk voor de productie van de grote evenementen van
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
5
3FM zoals Serious Request en de 3FM Awards. Ondersteunt popdelft in de productie van haar projecten en het selecteren van de juiste ambassadeurs en performers.
popdelft werkt samen met Hampshire Hotel Delft Centre de VAK / OPEN Theater de Veste Rietveld Theater Muziekschool Rootz Kramer’s Muziekschool
Marmalade Studio STECK podium club bar Jazzcafé Bebop Knapsack Festival Westerpop Schippop Jazzfestival Delft
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
SPOD X TU Delft Lijm & Cultuur Delfts Collectief Popronde Delft Ready to Play Jams With Benefits
6
Hoofdstuk 2: Doel & Urgentie De twee evenementen die opgenomen zijn in deze aanvraag sluiten aan op het Cultuurkader van Delft op de volgende punten: ● Talentontwikkeling: we geven we jonge makers de kans om zichzelf verder te ontwikkelen door ze in contact te brengen met andere spelers in het veld. Ook bieden we een podium aan bijzondere, opvallende talenten uit het Delftse landschap en bieden ze een springplank naar nationale bekendheid. We geven jonge makers tijdens Popdelft XXL de kans om op te treden samen met gevestigde namen, hun eigen muziek in een grote bezetting ten gehore te brengen en een groot, gevarieerd publiek te bereiken. ● Aantrekkelijke stad: We bieden het publiek o.a. met Popdelft XXL een uniek, gevarieerd programma wat nog niet eerder in Delft is neergezet. We laten de bewoners het hele jaar door kennismaken met verschillende culturele aanbieders/faciliteiten (locaties) en makers. Zo versterken we ook de positie van verschillende cultureel ondernemers in de stad door hun zichtbaarheid en netwerk te vergroten. ● De evenementen van popdelft dragen bij aan een levendige en bruisende stad. ● Bij de evenementen van popdelft werken lokale (culturele) ondernemers met elkaar samen. ● Popdelft zet zich in om de kwaliteit van de programmering en de professionaliteit van haar eigen organisatie en samenwerkingspartners te verbeteren.
Tevens dragen beide projecten/evenementen bij aan de werkgelegenheid van Delftse creatieve makers én Delftse ondernemers in een ondersteunende rol zoals technici, marketeers, grafische vormgevers en organisatoren.
The Kik - zitconcert tijdens de Corona lock down in 2020 meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
7
Hoofdstuk 3: Activiteiten Evenementen ● [1x per jaar] Popdelft Music Awards Eén keer per jaar organiseert popdelft de popdelft Music Awards. Een avondvullende show met optredens en uitreikingen van prijzen voor muzikanten en organisatoren uit de Delftse muziekscene. Het doel van dit evenement is om samen met Delft de Delftse popscene te vieren, en alle partijen in het zonnetje te zetten die in het afgelopen jaar een mooie stap vooruit hebben gezet. Als organisator staat popdelft als spin in het web tussen al deze spelers en dat maakt deze avond leuk en interessant voor iedereen die muziek maakt, luistert, verkoopt en er mee werkt. Tijdens de 1ste editie in 2022 waren er 13 awards (zie fotoverslag), de genomineerden werden aangedragen door een 30-tal key players uit de Delftse muziekscene en de winnaars werden gekozen door een online publieksstemming. Voor de toekomstige edities wordt een vernieuwd concept ontwikkeld en ligt een sterkere focus op een kleiner aantal categorieën. Zo is er meer aandacht voor partijen die tijdens het afgelopen muzikale jaar echte stappen hebben gezet en halen we de echte krenten uit de Delftse pop. Optredens en awards worden gericht op Delftse acts en initiatieven die opvallen en uitblinken. Rondom de awardshow worden ook speed-dates, panels en workshops georganiseerd voor de beginnende muzikanten en opkomende talenten.
Op deze manier betrekt popdelft nog steeds de hele breedte van de Delftse muziekscene. Samenwerking met key players Key players zijn actieve spelers in de Delftse muziekscene waar popdelft nauw contact mee onderhoudt die gezamenlijk zicht hebben op de hele breedte van de muziekscene. Deze spelers zijn belangrijke partners voor popdelft in het bereiken van alle spelers in de Delftse muziekscene. Zij zijn onze oren en ogen voor het ontdekken van verborgen talenten in de wijken. Tijdens de eerste editie van de Popdelft Music Awards zijn de volgende key players aangeschreven voor het samenstellen van de nominatielijst: Marijtje Pronk (Theater de Veste) | Tamara Kuijpers (Rietveld Theater) | Eric Geevers (SPOD) | Puck de Keijser (Delfts Collectief) | Anna Bernard (Popronde Delft) | Emily Chatziandreou (Stukafest Delft) | BK Beats | Rene Steijger (Westerpop) | IO festival | Daan van de Putte (Schippop) | Rogier Camijn (Hampshire Hotel Delft Centre) | Bram Stoeken (Jazz Festival Delft) | Heleen Huijs (Blues Festival Delft) | Anne van Straten (X TU Delft) | Huub ‘t Hoen (VAK) | Rob Kramer (Kramers Muziekschool) | Guus Jochems (Rootz) | Boy Bolsterdijk (Guitarshop Delft) | Cultuurlab | Delft Chamber Music Festival | Alwin Snel (De Burgemeesters) | Antoinette Wijffels (Lijm & Cultuur) | Fabian Hofland (Soundz Delft) | Wim Du Mortier (Muziscene) | Brie van Klaveren | Natalie vd Hak
(Cultuurhuis) | Glenn Weisz (CANIDREAM) | Kim de Ruiter (muziekdocent Stanislas College) | Jeffrey van der Knaap (muziekdocent CLD).
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
8
Voorwaarden voor nominatie: - Persoon of 50% van de groep woont/werkt/studeert in Midden-Delfland, Delft en omstreken (postcode 2611 t/m 2680) - Opereren/actief in Delft, profileert zich als Delfts - Podium staat of events vinden plaats in Midden-Delfland, Delft en omstreken (postcode 2611 t/m 2680) - Act moet in 2022/2023 actief geweest zijn/iets hebben uitgevoerd van uitzonderlijke kwaliteit waarvoor ze deze award verdienen (behalve Oeuvre, in dat geval mag de prestatie ouder zijn zolang de persoon/act minimaal 10 jaar actief is geweest in het Delftse muzikale landschap) Stemmen door publiek Door mensen naar de website van popdelft te trekken door middel van de stemcampagne worden ook andere evenementen en activiteiten van popdelft zichtbaar. Door e-mailadressen te verzamelen creëren wij een database van gegevens die gebruikt kan worden voor gerichte targeting op o.a. social media voor toekomstige activiteiten. In 2022 werd er ruim 24.000 keer gestemd via het stemformulier op de website en werden er ruim 1200 e-mailadressen van Delftse muziekmakers en -liefhebbers verzameld. Show - Optredens van verschillende Delftse acts - Uitreiking awards - Netwerkborrel van muzikaal Delft incl rode loper/fotomoment, meet & greet met muziek professionals, promo/merchandise stand van Delftse acts en organisatoren Tijdlijn 1 maart 2023 - start nominatieproces.
contact leggen met key players. longlist opstellen. wensenlijstje voor de line-up samenstellen. 1 april 2023 - start promotiecampagne. Eerste persbericht versturen. deadline nominatie ronde 1 (key players). Focus social media campagne: vooraankondiging, bekendheid. 15 april 2023 - definitief vaststellen nominaties. inlichten genomineerden en verzamelen van contactgegevens, beeldmateriaal. 1 mei 2023 - start online publieksstemmen. Focus social media campagne: bezoekers naar de website halen, stemmen. 15 mei 2023 - sluiten publieksstemmen, vaststellen definitief programma en winnaars, start productie. Focus social media campagne: kaartverkoop. Juni 2023 - Popdelft Music Awards 2023
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
9
Bereik (per editie): 125 mensen uit muziekscene 250 bezoekers award show 5000 online stemmers
● [1x per jaar] popdelft XXL Programma Een unieke gelegenheidsband vol Delftse muzikanten brengt een avondvullend spektakel met (Delftse) hits, eigen werk en klassiekers in unieke uitvoeringen (geïnspireerd door het concept van Vrienden van Amstel Live). De setlijst is een selectie uit het repertoire van de deelnemende muzikanten; een selectie van tien tot vijftien Delftse artiesten, vocalisten en instrumentalisten. Samen brengen ze grootse versies van hun muziek in orkestrale arrangementen, aangevuld met blazers, strijkers en een koor. Roel van Velzen en zijn band begeleiden de avond muzikaal. Roel van Velzen is tevens de presentator tijdens de show. Stef de Hond (toetsenist en bandleider Van Velzen) stelt in overleg met de deelnemende muzikanten de show samen. In 2022 werd de band aangevuld door een octet van strijkers van studenten orkest Krashna Musika, onder leiding van concertviolist Roos Reumkens-Dillingh. Delftse trompettist Ruben van der Kleij maakte met zijn blazerstrio de begeleidingsband compleet. Ook in 2023 zullen wij weer een gelegenheids-bigband samenstellen van Delftse strijkers, blazers, vocalisten en solisten. De line-up bestaat uit een mix van gevestigde namen en opkomende talenten. Popdelft presenteert een avondvullend programma van +/- 2 uur.
De setlijst bestaat uit eigen repertoire van de deelnemende Delftse muzikanten, populaire covers en Delfts repertoire zoals klassiekers van Alquin, Tee Set, Jody Bernal en Supersister, publieksfavorieten van bekende Delftse formaties, of covers van artiesten die een link met Delft hebben maar niet meer in Delft wonen zoals VanVelzen, Ricky Koole, Sandra van Nieuwland en JB Meijers. Elke Delftse vocalist zingt 2 tot 3 liedjes. 1 of 2 als solist, en 1 liedje samen met een andere vocalist. Samenwerking en kruisbestuiving staan centraal. Het strijkersensemble van Krashna Musica en het Delftse blazers ensemble spelen 8 - 12 nummers mee. In aanloop naar het concert vinden twee repetities plaats: één repetitie voor de bigband en één generale repetitie met de band, koorleden en vocalisten. De verdere voorbereiding wordt zelfstandig door de muzikanten gedaan. Dit project sluit aan op het Cultuurkader van Delft op de volgende punten: ● Talentontwikkeling: we geven jonge makers de kans om op te treden samen met gevestigde namen, hun eigen muziek in een grote bezetting ten gehore te brengen en een groot, gevarieerd publiek te bereiken. ● Aantrekkelijke stad: we bieden het publiek een uniek, gevarieerd programma wat nog niet eerder in Delft is neergezet. We laten de bewoners kennismaken met verschillende culturele aanbieders/faciliteiten (locaties) en makers.
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
10
Tevens draagt het project bij aan de kansen en instapmogelijkheden van Delftse creatieve makers én Delftse ondernemers in een ondersteunende rol zoals technici, marketeers, grafische vormgevers en organisatoren. Bereik (per editie): 80 muzikanten op het podium, 300-500 bezoekers (kan groeien)
● [3x per jaar] popdelft open podium 2 soorten avonden: - singer-songwriter, akoestisch, zittend luister publiek - bands, versterkte muziek, staand publiek Voor beide soorten open podium avonden wordt een passende locatie gekozen in Delft voor meerdere edities. Bereik (per editie): 20 muzikanten, 75 bezoekers (kan groeien)
● [najaars- en voorjaarsreeks] Concerten op diverse podia Elk jaar organiseert popdelft een voorjaars- en najaarsreeks van circa 8 kleinschalige concerten (capaciteit tot 150 bezoekers) op diverse podia locaties in Delft. Binnen deze reeks kunnen bijvoorbeeld kleine en grote artiesten worden samengebracht, die elkaar kunnen inspireren. Onbekende of onverwachte locaties kunnen bezoekers verrassen en nieuwe samenwerkingen met verschillende productionele makers zullen interessante evenementen opleveren. De kaartverkoop van deze concerten loopt via de website van popdelft (i.c.m. de websites van de locaties). Door concertreeksen te maken en te bundelen in één popagenda kalender op popdelft.nl, versterken zij elkaar. Het project ‘Pop experiment’ (lees vanaf pagina 18 en verder) dat door corona in het voorjaar van 2020 geen doorgang kon vinden, wil popdelft graag alsnog doorgang laten vinden in het voorjaar van 2023. Met de uitkomsten daarvan wil popdelft graag verder programmeren in de vorm van reeksen van 8 concerten. Popdelft zal hierbij gebruik maken van bestaande partners en locaties, zoals STECK. Eventueel uitbreiden van het aantal concerten a.d.h.v. beschikbaar budget en geboekte resultaten. Bereik (per reeks van 8 concerten): 560 bezoekers (gemiddeld 70 per concert)
● [1x per jaar] Netwerkborrel popdelft brengt de spelers van de Delftse muziekscene graag samen. Door elkaar vaker op te zoeken, meer te overleggen en banden sterk te houden wordt samenwerking en kruisbestuiving gestimuleerd. Om de versplintering van het Delftse poplandschap te minimaliseren organiseert popdelft 1 keer per jaar een netwerkborrel voor actieve spelers uit de Delftse muziekscene. meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
11
Bereik (per editie): 100 mensen uit de Delftse muziekscene
● [2x per jaar] Workshop De popdelft Panels en Workshops zijn gericht op het stimuleren van het cultureel ondernemerschap in de Delftse popsector. Er vinden twee workshops per jaar plaats, georganiseerd door popdelft op wisselende én passende locaties in de stad. Workshopleiders zijn professionals actief in de Delftse en/of landelijke muziekscene. Bereik: 30 tot 50 deelnemers uit de Delftse muziekscene
Algemene activiteiten [Continue] popdelft coördinator algemeen / woordvoerder De algemeen coördinator is in eerste instantie woordvoerder van popdelft en aanspreekpunt voor het popdelft bestuur. Daarnaast zijn er verschillende algemene activiteiten die door de popdelft coördinator ingevuld dienen te worden: ● algemeen onderhoud van netwerk, zoals jaarlijkse koffie gesprekken met key players, ● ontwikkelingen en trends in de gaten houden binnen de popsector, ● 6x per jaar aanschuiven bij de Cultuurtafel Delft, ● gesprekspartner van de gemeente, ○ contact met wethouder cultuur en raadsleden met cultuur portefeuille [GB1] (lobby/gesprekken gemeente), ● gesprekspartner van de muziekscene in Delft, ○ contact met Faculteit Bouwkunde (onderwijsproject poppodium oude Taphuis DSM), ○ contact met Kondor Wessels projectontwikkelaars van Schieoevers,, ○ contact met podia en festival organisatoren, ● nieuwsbrief 4x per jaar naar key players, ● lobby toekomstig ‘poppodium’ (in welke vorm dan ook) in Delft.
[Continue] Muziek Tippie Muziek Tippie is bedoelt voor gratis toegankelijke, veelal kleinschalig muziek optredens van (startende) muzikanten die vlieguren willen maken. De eerste stappen op de muzikale ladder. popdelft wil met Muziek Tippie de humuslaag van de Delftse muziekscene helpen en daarmee versterken. Het geeft ze een extra traptrede richting de toekomst. Plekken om op te treden zijn steeds schaarser, daar het lastig is deze optredens rendabel te organiseren. Muziek Tippie faciliteert de bezoeker om een fooi direct aan de muzikant te geven. Hierdoor wordt de drempel om op te treden verlaagd, voor zowel de muzikant als de locatie.
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
12
Het concept van de ‘Muziek Tippie’ werkt als volgt: de band kan op de locatie een link delen, zodat bezoekers zelf direct een fooi kunnen overmaken naar de band. Dit gebeurt door flyers met een QR-code die linkt naar de website van popdelft. Op deze website zijn actuele optredens te vinden. De bezoeker kan daar op de artiest klikken waar hij/zij een fooi naar over wil maken. Hiermee openen ze een open betaalverzoek, en kunnen ze deze zelf invullen met het gewenste bedrag. Het bedrag dat ze overmaken gaat direct naar de band, popdelft en de locatie zitten hier niet tussen en delen niet mee in de opbrengsten. Op deze manier helpt popdelft de artiest om meer uit hun optreden te halen, en het genereert naamsbekendheid voor popdelft en traffic naar de website van popdelft. popdelft bereikt zo steeds weer nieuwe, jonge generaties muzikanten én hun publiek. In 2022 is Muziek Tippie als pilot getest tijdens Knapsack Festival en in Eet- en Proeflokaal de Kurk. Dit project sluit aan bij de ambities van de Gemeente Delft om muzikanten een eerlijke vergoeding te bieden volgens de Fair Practice Code. Muziek Tippie is geen alternatief voor een eerlijke gage, maar een laagdrempelige manier voor muzikanten en organisatoren om gratis toegankelijke evenementen en eerlijke vergoedingen tegelijk mogelijk te maken. Bereik [per jaar]: 20 bands, 1000 bezoekers van band publiek
Muziek Tippie test
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
13
Hoofdstuk 4: Organisatie Huidige organisatie (2022) Het huidige team werkt op vrijwillige basis. ○ Projectteam (3x 0.1 fte). In het huidige team zit een algemeen coördinator, een projectcoördinator en grafisch vormgever/project medewerker. Deze 3 personen werken alle 3 gemiddeld 0,1 fte. ○ Bestuur (4x 0.025 fte).
Gewenste projectteam (2023-2024-2025) Popdelft wil vanaf 2023 met betaalde krachten in het projectteam werken. Daar omheen staan nog een schil van vrijwilligers om tijdens activiteiten te ondersteunen.
○ Projectcoördinatoren ■ ■ ○
algemeen coördinator (1 persoon) projectcoördinatoren inclusief productie (verschillende personen op basis van project te selecteren)
Programmeur ■ ■
boeken concerten contact met bands, artiesten en podia
○ Fondsenwerver ■
eventueel extern inhuren
○ Marketing en communicatie ■ ■
uitvoeren van campagnes per project vormgeven van artwork per project m.b.v. huisstijlelementen
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
14
Workload per activiteit door projectteam popdelft (per jaar) Activiteit (jaar)
Projectcoördinator(e n) (uur/jaar)
Programmeur (uur/jaar)
Fondsenwerver (uur/jaar)
Marketing (uur/jaar)
TOTAAL uur/ jaar/ activiteit
Popdelft Music Awards 1x
52 uur
60 uur
16 uur
40 uur
168 uur
Popdelft XXL 1x
24 uur
24 uur
10 uur
20 uur
78 uur
Popdelft open podium 3x
24 uur (8 uur/editie)
24 uur (8 uur/editie)
-
12 uur (4 uur/editie)
60 uur (20 uur/ editie)
Concertreeks 2x*
80 uur (40 uur/reeks)
80 uur (40 uur/reeks)
-
32 uur (16 uur/reeks)
192 uur/ jaar
Netwerkborrel 1x
8 uur
-
-
8 uur
16 uur
Workshop 2x
16 uur (8 uur/editie)
-
-
16 uur (8 uur/editie)
32 uur
Algemene activiteiten
296 uur (6 uur/week)
-
-
-
296 uur*
Muziek Tippie
24 uur (2 uur/maand)
-
-
52 uur (1 uur/week)
76 uur
TOTAAL uur/jaar
524 uur/jaar
188 uur/jaar
26 uur/jaar
180 uur/jaar
918 uur/jaar
* concertreeksen voor popdelft zijn zeer geschikt om op te schalen in de toekomst, bij voldoende vraag vanuit publiek i.c.m. geschikte locaties.
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
15
Hoofdstuk 5: Marketing plan Communicatiekanalen ● Website Op de website van popdelft (www.popdelft.nl) is het volledige programma te vinden, en updaten we elk evenement dagelijks met de nieuwste informatie. Ook is hier een uitgebreide uitleg van de stichting te vinden, wie we zijn en waar we voor staan. De website wordt voor verschillende doeleinden ingezet en speelt een belangrijke rol in de communicatie met onze bezoekers en belanghebbenden. ○ Aankondiging van programma en activiteiten. ○ Het scheppen van de juiste verwachtingen - een goede afspiegeling van de missie en visie van popdelft. Bijdragen aan de naamsbekendheid. ○ Contact informatie - voor potentiële partners.
● Social Media Onder social media verstaan we alle communicatie via social media kanalen van popdelft. Daarin gaan we niet alleen uit van content creatie, maar zetten we ook in op interactie met onze volgers en op het delen van relevante content van derden (met een sterke link naar popdelft en haar doelen en activiteiten). Kanalen We beschikken over de volgende popdelft kanalen en zetten deze in voor verschillende soorten content: (aantal volgers is genoteerd op 9 september 2022). ● Instagram: 420 volgers ● Facebook: 204 volgers ● Twitter: 77 volgers ● Direct mail - nieuwsbrief 2.082 geabonneerden Organisch Bereik We zetten onze social media kanalen in met de volgende doelen: 1. Promotie kaartverkoop bij evenement. 2. Naamsbekendheid van popdelft verhogen. 3. Diepgang geven aan de inhoud van onze activiteiten. 4. Connectie maken met de bezoekers en belanghebbenden. 5. Wijzigingen en last-minute informatie doorgeven. 6. Verslaglegging van evenementen en activiteiten. Inkoop van bereik Naast de organisch verspreide berichten van popdelft, maken we voor de promotie van grote evenementen een aantal video en/of fotoberichten waarmee we bereik inkopen op Instagram en Facebook. Deze betaalde berichten dragen bij aan de vergroting van de naamsbekendheid van popdelft en haar evenementen en zorgen voor een goede aankondiging van het programma. Ze meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
16
worden vooral ingezet om de potentiële bezoekers te enthousiasmeren om een kijk te nemen op de website en een kaartje voor het evenement te kopen. We schrijven de berichten op specifieke doelgroepen die aanwezig zijn op deze kanalen en stellen vooraf duidelijke doelstellingen op. Hashtags Met een hashtag kun je enerzijds waarde aan het bericht toevoegen en anderzijds je bericht een groter bereik geven. Het vermelden van relevante hashtags zorgt ervoor dat een bericht/foto wordt geclassificeerd in het systeem. Het bericht kan getoond worden aan volgers van een hashtag en het komt naar voren in de zoekfunctie wanneer je zoekt op de hashtag. Voor popdelft evenementen gebruiken we altijd de volgende hashtags: #popdelft #delft #indelft Per bericht selecteren we hashtags die de lading van het bericht weergeven. Denk hierbij aan genre, podium, en line-up gerelateerde hashtags. Ambassadeurs popdelft heeft meerdere vormen van ambassadeurs. ●
Team popdelft
De belangrijkste en meest toegankelijke vorm zijn de werknemers, bestuursleden en vrijwilligers van popdelft zelf. Via de persoonlijke kanalen van het team kunnen berichten geplaatst worden over de activiteiten van popdelft. Bij het delen van de berichten van het popdelft kanaal wordt altijd een persoonlijke toevoeging geplaatst. ●
Personen
Ook de personen betrokken bij popdelft en haar activiteiten zijn waardevolle ambassadeurs. Door participerende personen actief en strategisch te betrekken bij de communicatie van evenementen, kunnen we een breder publiek bereiken en de naamsbekendheid van popdelft vergroten. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld podia, organisatoren, muzikanten en dergelijke. Door deze personen te voeden met content kunnen zij zowel hun netwerk op de hoogte brengen over hun eigen deelname en uitnodigen om naar een evenement van popdelft toe te komen. Wij geven ambassadeurs de vrijheid een kanaal naar eigen keuze te kiezen. Voorbeelden van aangeleverde content kunnen zijn: Post 1: Participatie in, of betrokkenheid bij, een evenement van popdelft Post 2: Het delen van een van de promotievideo's Daarnaast houden we contact met een aantal ambassadeurs die geloven in de waarde en doelstellingen van popdelft en een goede connectie (veel Delftse volgers) hebben met de Delftse muziekscene.
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
17
Algemeen event marketingplan ● Website De website (www.popdelft.nl) wordt voor verschillende doeleinden ingezet en speelt een belangrijke rol in de communicatie met onze bezoekers en belanghebbenden. ○ ○ ○ ○ ○ ○
(Stimuleren van) Kaartverkoop via webshop in eigen beheer Stemformulier voor popdelft awards - werven van bezoekers en stimuleren van kaartverkoop. Bijdragen aan naamsbekendheid van popdelft. Voorzien van algemene, praktische informatie om bezoek voor te bereiden (en zo optimaal mogelijk te maken) - datum, openingstijden, ticketprijzen Programma overzicht: concertagenda en genomineerden popdelft Awards Achtergrond informatie over artiesten, podia, genomineerden (awards) en partners Contact informatie
● Email Marketing (mailing) Om gericht de juiste mensen te kunnen bereiken maken wij gebruik van specifieke email campagnes. Bij het aankondigen en voorbereiden van evenementen zetten wij op de volgende momenten dit kanaal in: ○ Save the date en aankondiging van de verkoop van tickets ○ Nieuwsbrief aan de bezoekers van een vorige editie ○ Verzameling persberichten en interviews
● Pers popdelft zet actief in op het betrekken van de pers gedurende het jaar. We zetten in op een perslijst die zowel online als offline communiceert. ○ Uitsturen van 3 persberichten en de opvolging daarvan. ■ 6 weken van te voren - Aankondiging van evenement ■ 4 weken van te voren - Inzicht geven in het programma ■ 2 weken van te voren - Toelichting op programma Deze persberichten worden kort maar krachtig opgesteld en geven een realistisch beeld van wat de bezoekers kan verwachten bij het betreffende evenement. Het wervende bericht zorgt voor naamsbekendheid en zet mensen aan om een ticket aan te schaffen (fear of missing out). We sturen enkele fotos en het logo mee ter ondersteuning van het artikel. De persberichten worden naar een lijst met relevante regionale en landelijke kranten, magazines, en websites gestuurd. De opvolging zal bestaan uit het nabellen van onze perscontacten. Bij het aanleveren van de persberichten worden perscontacten ook uitgenodigd om het evenement bij te wonen. ○ Nieuwsbrieven van partners In overleg leveren wij een of meerdere van de persberichten en interviews aan die opgenomen kunnen worden in een nieuwsbrief.
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
18
Deze laatste twee onderdelen hebben overlap met onze ambassadeurs. We kijken in de perslijst welke organisatie ook interessant zijn om te benaderen maar niet onderdeel zijn van onze ambassadeurs strategie. We zullen niet inzetten op betaalde advertenties in kranten of magazines.
● Zichtbaarheid in de stad Om de zichtbaarheid van onze activiteiten te vergroten in de stad zullen we een aantal middelen inzetten. Daarbij kijken we in eerste instantie naar Delft, om te zorgen dat zoveel mogelijk van de Delftenaren op de hoogte zijn van het festival en aangemoedigd worden om een kaartje te kopen. Daarnaast kijken we naar omliggende gemeenten (o.a. Schipluiden, Den Hoorn, Rijswijk, Wateringen), en de steden Den Haag en Rotterdam. Posters Posters zijn geen garantie voor zichtbaarheid maar kunnen ons wel helpen publiek te bereiken bij gerichte verspreiding op locaties waar onze doelgroep zich regelmatig bevindt. Daarom zullen we ons focussen op online zichtbaarheid en eigen posters enkel inzetten bij grote evenementen. Daarnaast zullen we partners vragen om ons logo te verwerken in hun posters indien er een samenwerking heeft plaatsgevonden. ●
●
●
Zichtbaarheid tijdens event ○ crew kleding ○ backdrop ○ signing indien van toepassing Tickets ○ Early bird ○ Regular ○ ticket acties op social media Data verzamelen ○ ticket kopers ○ stemformulier (bij awards)
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
19
De poster van het najaar van 2021.
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
20
Hoofdstuk 6: Begroting (per jaar) INKOMSTEN
UITGAVEN Algemene activiteiten
Opmerkingen € 10.878
Kaartverkoop
€ 21.084 Project team
€ 21.210 uren
Subsidie Gemeente Delft
€ 56.750 Marketing kosten
€ 8.300
Subsidie overig
€ 3.000 Programma
€ 43.900
Partners (in kind)
€ 18.000 Techniek crew
€ 8.510
Popunie Music Support
€ 1.000 Productie / materiaal
€ 4.250
Prins Bernhard Cultuurfonds
€ 2.000 Locatie
€ 13.500
VSB Fonds
€ 2.000 Foto en video registratie
€ 4.400
Sena Performers Fonds
€ 3.750 Hospitality
€ 5.600
Norma Fonds
€ 1.000 Kantoor & Algemeen
€ 2.550
Fonds 21
€ 1.000
van der Mandele Fonds
€ 2.500 Verzekeringen, webhosting etc
Nationaal Podiumplan
€ 8.000 Huur kantoor
Sponsoring
€ 4.500
Horeca Project team vrijwillig TOTAAL
Gemeente subsidie percent.
€0
€ 0 Onvoorzien
€ 1.500 € 0 gratis
€ 5.611 4,93%
€ 6.300 € 130.884 TOTAAL
-€ 130.209
Verschil
€ 675
43%
Voor meer informatie over inkomsten uitgaven per project/activiteit zie de volledige begroting per activiteit behorende bij dit meerjarenplan.
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
21
Hoofdstuk 7: Verantwoord Cultureel Ondernemerschap Popdelft onderschrijft het belang van verantwoord, eerlijk en duurzaam ondernemerschap in de culturele sector. Hiervoor houdt zij de relevante richtlijnen bij, overlegt en evalueert met partners, opdrachtnemers en vrijwilligers en vraagt naar best practices bij vergelijkbare organisaties. SENA gagenorm Popdelft is op de hoogte van de SENA gagenorm van €270 per optredende muzikant en zit hier bij een volledig optreden (van minimaal 20 minuten) nagenoeg altijd ruim boven of voldoet hieraan. Alleen bij extreem korte optredens van minder dan 10 minuten, zoals kan voorkomen bij de Popdelft Music Awards, wijkt popdelft in overleg met haar partners en de optredende muzikanten af van deze norm. Fair practice code Popdelft is op de hoogte van de Fair Practice Code en voldoet grotendeels aan de code en werkt aan de onderdelen waar nog verbetering te boeken is. Governance code cultuur Popdelft is op de hoogte van de Governance Code Cultuur en past deze toe in zoverre van toepassing bij een Bestuur-model zoals omschreven in de toolkit van de Governance Code Cultuur. In het bestuur-model is er geen apart toezichthoudend orgaan zoals een raad van toezicht en is het bestuur verantwoordelijk voor zowel de voorbereiding, vaststelling als de uitvoering van het beleid.
Duurzaamheid Popdelft ziet het belang en de noodzaak voor een duurzame toekomst. Popdelft zoekt (actief) naar mogelijkheden om deze deze duurzame toekomst te ondersteunen in haar dagelijkse activiteiten, opzet van haar evenementen en inhoudelijke samenwerkingen.
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
22
Hoofdstuk 8: Partners, Fondsen & Sponsoren Cofinanciering Popdelft zoekt in al haar projecten naar co-financierders. Dat kunnen zijn; partners, niet-gemeentelijke subsidies, fondsen of sponsoren.
Partners Veel activiteiten van popdelft zijn een samenwerking met andere partijen. Indien mogelijk zorgen de partners ook deels voor een bijdrage aan de begroting van een project.
Subsidies en fondsen Popdelft gaat het komende jaar meer externe financiering zoeken bij niet-gemeentelijke subsidies en fondsen. -
Fonds 21 is een ondernemend en betrokken fonds dat door het steunen van projecten een positieve bijdrage wil leveren aan de samenleving van nu. Ze ondersteunen professionele, kwalitatief sterke projecten die een breed, passend en/of nieuw publiek weten te bereiken. Het beleid richt zich onder andere op Kunst & Cultuur. FOnds 21 steunt initiatieven en projecten met de insteek: betekenis toevoegen aan onze samenleving.
-
VSBfonds ondersteunt culturele organisaties die ervoor zorgen dat iedereen in Nederland kan, mag en wil meedoen aan kunst en cultuur. Om voor een donatie van VSBfonds in aanmerking te komen zijn belangrijke voorwaarden dat ontmoeting en toegankelijkheid centraal staan in een project of initiatief en dat we verbinden en verrijken.
-
Popunie Music Support Zuid-Holland is er voor podia, festivals, muzikanten en organisatoren in de provincie Zuid-Holland die lokaal en regionaal talent programmeren. Het evenement waarvoor financiering gevraagd wordt vindt plaats in Zuid-Holland en op het event spelen minimaal drie Zuid Hollandse acts (bands, singer/songwriters, rappers, dj’s). De bijdrage van de Popunie moet rechtstreeks aan de muzikanten ten goede komen en minimaal € 75,- per muzikant bedragen. De acts waarvoor wordt aangevraagd moeten uit Zuid Holland komen en de amateurstatus bezitten.
-
Het Ondernemersfonds Delft biedt financiële ondersteuning aan ondernemers die gezamenlijk een project willen uitvoeren om hun gebied of de stad schoner, veiliger en gezelliger te maken
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
23
-
SCMD Stichting Centrum Management Delft zet zich in voor het verbeteren van het economisch functioneren van de binnenstad van Delft. De nota 'Binnenstad Vitaal & Gastvrij' is hierin richtinggevend.
-
Popdelft onderzoekt de mogelijkheid om zich aan te sluiten bij het Nationaal Podiumplan of werkt samen met podia die reeds zijn aangesloten bij het Nationaal Podiumplan. Het Nationaal Podiumplan wil een fundamentele bijdrage leveren aan de Nederlandse muziekcultuur door de ‘humuslaag’ van kleine essentiële podia met een pop-, jazz- en wereldmuziekprogrammering te verstevigen en te verduurzamen voor zowel het publiek als voor de musici. Hierbij wil het NPP stimuleren dat professionele musici een eerlijke betaling kunnen ontvangen voor hun prestaties (volgens Fair Pay maatstaven). Het Nationaal Podiumplan (NPP) voorziet hierbij in een regeling zonder uitgebreide aanvraagprocedure. Het NPP kan de vergoeding voor een concert van de musicus aanvullen tot de actuele gagenorm van €270,-. Dit is mogelijk als een podium dat is aangesloten bij het NPP zelf minimaal de helft van deze gagenorm als bedrag voor het concert inlegt.
-
Prins Bernhard Cultuurfonds ondersteunt bijzondere projecten op het gebied van muziek met speciale aandacht voor amateurprojecten, muziekeducatie en talentontwikkelingstrajecten.
-
Rabobank coöperatiefonds. Vanuit het Impactfonds ondersteunt de Rabobank verenigingen en stichtingen die een maatschappelijk project initiëren dat bijdraagt aan duurzame ontwikkeling van het werkgebied.
-
Sena Performers Fonds zet zich in voor talentontwikkeling en het stimuleren van fatsoenlijk betaalde werkgelegenheid voor musici.
-
NORMA verdeelt subsidies onder uitvoerende kunstenaars via het NORMA fonds. Deze subsidies zijn bedoeld voor projecten of activiteiten die de culturele, maatschappelijke en professionele belangen van uitvoerende kunstenaars bevorderen.
-
De Van der Mandele Stichting verleent steun op maatschappelijk, sociaal en cultureel gebied in de provincie Zuid-Holland, met een zekere voorkeur - hoewel geenszins dwingend - voor de steden Delft, Dordrecht, Leiden en Rotterdam.
Hierbij is het wenselijk dat popdelft een gespecialiseerde fondsenwerver inhuurt, zoals: - Sonja Rinkel - ZZP sonjarinkel@hotmail.com - Nathalie van der Hak - Delfts Peil
Sponsoren Popdelft gaat het komende jaar op zoek naar algemene sponsoren en project sponsoren. Het is wenselijk hier een ervaren persoon voor in te schakelen.
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
24
Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.
Exemplaar van de oprichtingsakte of de statuten Uittreksel van de Kamer van Koophandel Exploitatierekening afgelopen jaar Balans per einde boekjaar waaruit uw vermogenspositie blijkt Begroting (per jaar)
meerjarenplan 2023-2025 versie 30-9-2022
25