Oplegger raad DRK Goed Bedoeld
Tekst van het document
Oplegger raad Concept Raadsvoorstel
Rekenkamerrapport Goed Bedoeld
Onderwerp
Portefeuillehouder
Invullen naam
Voorstel ingediend door
B. van Petegem
Registratienummer
Invullen documentnummer Djuma
Datum
Invullen datum collegevergadering
Concept-besluit(en) 1.
Aanbeveling 1 aan het college:
Breng eerst de belemmeringen en kansen voor MVI beter in beeld. Over te nemen 2.
Aanbeveling 2 aan het college:
Maak daarna een plan om als gemeente effectief te worden in MVOI. Over te nemen 3.
Aanbeveling 3 aan de gemeenteraad
Bespreek jaarlijks of er rond MVOI aan de goede dingen gewerkt wordt en of dat werkt. Over te nemen 4.
Het college te verzoeken de raad binnen een jaar, dus voor 11 juli 2025, te informeren over de opvolging van de aanbevelingen, volgens artikel 8 van de Verordening Delfts Rekenkamer 2023.
Waarom nu? De Delftse Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar maatschappelijk Verantwoord inkopen in Delft. Verzoek van de Delftse Rekenkamer is om dit te behandelen in de commissievergadering van 4 juli 2024. Dit raadsvoorstel is ter ondersteuning voor de bespreking in deze commissie. Inhoud Inleiding Gemeenten zijn verplicht om bij inkoop van diensten en producten niet alleen te selecteren op de meest voordelige keuze, maar ook te kijken naar maatschappelijke waarde. Maatschappelijk verantwoord inkopen richt zich op onder meer de sociale, milieu-gerelateerde en economische gevolgen van inkoop en aanbesteding. Zo kan de gemeente doelen realiseren door ze onderdeel te laten zijn van het proces van inkoop en aanbesteding. De Delftse Rekenkamer heeft onderzocht op welke manier het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Delft bijdraagt aan de realisatie van de gemeentelijke doelen voor MVI. Vraagstelling en werkwijze
Pagina 1 van 5
De centrale onderzoeksvraag was: Op welke manier draagt het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid bij aan de realisatie van de gemeentelijke doelen voor maatschappelijk verantwoord inkopen? De Delftse Rekenkamer heeft zes deelvragen opgesteld: 1. Aan welke MVI-doelen moet het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijdragen? 2. Hoe is het Delftse inkoop- en aanbestedingsbeleid ingericht en georganiseerd? 3. Hoe ziet de cyclus van aanbesteding, inkoop, contractmanagement en evaluatie er in de praktijk uit? 4. Hoe maakt de gemeentelijke organisatie afwegingen in inkoop en aanbesteding als het gaat om MVI-doelen tegenover prijs of kwaliteit? 5. Hoe houdt de gemeente toezicht op realisatie van MVI-doelen en evalueert zij de gemaakte keuzes? 6. Welke mogelijkheden zijn er om de realisatie van MVI-doelen te vergroten, en wat betekent dat voor raad en college/organisatie? Om deze vragen te kunnen beantwoorden is de rekenkamer gestart met een documentanalyse. De informatie daaruit is verdiept en aangevuld met interviews met de verantwoordelijk wethouder en betrokken ambtenaren. Conclusies In het rapport geeft de Delftse Rekenkamer de conclusies en aanbevelingen over het maatschappelijk inkopen in Delft weer. Algemene conclusie: In de praktijk wordt bij inkoop en aanbesteding niet of nauwelijks gestuurd op de realisatie van doelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI).
De beschikbare aandacht en capaciteit variëren sterk tussen afdelingen. Er is slechts beperkt zicht op de resultaten van de MVI-doelen. Er is geen gemeentebreed overzicht van de resultaten. Voor zover er wel inzicht is in resultaten, zijn deze beperkt. De organisatie weet dat de werkwijze om MVI-doelen te behalen verbeterd moet worden en werkt momenteel aan nieuw beleid, actieplan en contractmanagement. Dit algemene beeld werkt de rekenkamer uit in drie conclusies. 1.
De MVI-doelen zijn in (verouderd) beleid vastgelegd en uitgewerkt in een actieplan. Nieuw beleid, actieplan en contractmanagement zijn in voorbereiding. • Het Delftse inkoopbeleid is vastgesteld in 2017 en liep formeel tot 2020. Er wordt gewerkt aan nieuw beleid. De Aanbestedingswet (art. 1.4 lid 2) verplicht gemeenten te zorgen voor ‘zoveel mogelijk maatschappelijke waarde’ bij inkoop. • Uitgangspunt dat minimaal 5% van de totale opdrachtwaarde moet worden ingezet op de doelgroep van Social Return On Investment (SROI). • De uitgangspunten (behalve die voor SROI) zijn veelal geformuleerd in termen van ‘aandacht voor/waar mogelijk/toepasbaar/proportioneel’. De MVI-doelen zijn nader uitgewerkt en geconcretiseerd in het Actieplan MVI (zie bijlage 2 bij het rekenkamerrapport), maar dat is op niveau van de gemeente als geheel en daarmee (nog) weinig sturend voor afdelingen. • Er wordt gewerkt aan een nieuw actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) en een nieuw systeem voor contractmanagement.
2.
De hulpsystemen en –middelen voor MVI worden slechts beperkt benut. • Om het MVI-beleid uit te voeren zijn diverse hulpsystemen en -middelen beschikbaar. Deze instrumenten worden in de praktijk niet altijd benut. • De uitvoering van inkoop en aanbestedingen (en dus ook MVI) is decentraal belegd bij de afdelingen, omdat de zeer uiteenlopende inkoop- en aanbestedingstrajecten specifieke vakexpertise en ervaring vereisen. • Tussen afdelingen bestaan grote verschillen in die uitvoering. Binnen de afdelingen is wisselend kennis, tijd en aandacht voor MVI in de inkoop- en aanbestedingstrajecten. Daarnaast constateerde de gemeentelijke accountant risico’s voor het decentraal (bij afdelingen) beleggen van inkoop en aanbesteding.
Pagina 2 van 5
•
3.
Het algemene beeld is dat (toepassing van) MVI niet stevig geborgd is in de afdelingen en dat er beperkt aandacht voor is.
Er is weinig tot geen sturing, monitoring en zicht op de resultaten. • MVI-doelen zijn vaak onvoldoende concreet of ‘afdwingbaar’ opgenomen in de opdrachtovereenkomst en er wordt niet altijd gecontroleerd op nakomen van de gemaakte contractafspraken. • De realisatie van de MVI-doelen wordt – door management, college en raad - weinig tot niet gemonitord of gecontroleerd. • Al met al is er weinig zicht op hoe en in hoeverre de MVI-doelen worden bereikt. Voor zover dat zicht er is, lijkt dat een groot deel van deze doelen niet wordt bereikt.
Aanbevelingen Op basis van deze conclusies doet de Delftse Rekenkamer de volgende aanbevelingen. 1.
Aanbeveling 1 aan het college: Breng eerst de belemmeringen en kansen voor MVI beter in beeld. MVI krijgt in de praktijk weinig aandacht van afdelingen, management, college en raad. Uit dit rekenkameronderzoek doemen verschillende mogelijke oorzaken op, zoals: afdelingen worden er niet op afgerekend, grote variatie tussen afdelingen in aandacht en expertise rondom MVI, geen zicht op noodzaak, het wordt beschouwd als extraatje en/of bureaucratische verplichting. Het is verstandig om – voordat er nieuw beleid en nieuwe werkwijzen worden bedacht en uitgerold - nader te onderzoeken welke oorzaken waar spelen, en welke kansen en belemmeringen daarachter schuilgaan.
2.
Aanbeveling 2 aan het college: Maak daarna een plan om als gemeente effectief te worden in MVOI. a.
b. c. d. e.
3.
De organisatie ontwikkelt nu een (nieuw) Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Gebruik dit traject om MVI steviger intern te verankeren, onder meer door het intern opdrachtgeverschap beter vorm te geven. Ga bij de ontwikkeling van dit actieplan ook na of hiervoor nu voldoende mensen, middelen en methoden beschikbaar zijn. Onderzoek conform de afspraak in het coalitieakkoord ook of bij inkoop en subsidies meer gewicht aan SROI kan worden gegeven. Ga vervolgens sturen op de afgesproken werkwijzen. De eerste aandacht dient nu intern te zijn, binnen de gemeentelijke organisatie. Het komt er nu eerst op aan de dingen goed te gaan doen. Zorg primair dat het huidige beleid beter vorm krijgt in de praktijk, hou de effecten in de gaten en ga elkaar beter en slimmer informeren over de voortgang en effecten. Ga daarna – samen met de raad – in gesprek of de goede dingen worden gedaan. Informeer de raad over de tijdsplanning van de uitvoering van het nieuwe actieplan en groei toe naar een passend systeem om de raad te informeren over en beter te betrekken bij de MVOI-resultaten. Aanbeveling 3 aan de gemeenteraad: Bespreek jaarlijks of er rond MVOI aan de goede dingen gewerkt wordt en of dat werkt.
Geef college en organisatie eerst de ruimte om het MVOI beter te verankeren in de organisatie en te komen met een voorstel om de raad beter te informeren en te betrekken. Ga vervolgens in gesprek over de informatie die het college verstrekt. Allereerst om te sturen op de huidige doelen van MVOI en vervolgens op termijn ook om de ambities en doelen te herijken. Ga dan ook na of het nodig, raadzaam en werkbaar is om het college te verzoeken om de doelen concreter en wellicht dwingender te formuleren. Advies aan de raad is om deze aanbevelingen over te nemen.
Pagina 3 van 5
Bestuurlijke reactie college op de aanbevelingen De bestuurlijke reactie van het college op de conclusies en aanbevelingen vindt u op pagina 8 van het rapport. Het college merkt ten aanzien van de aanbevelingen het volgende op: Het college herkent het beeld dat meer aandacht kan worden besteed aan het borgen van MVI-doelen in de organisatie. In de praktijk blijkt het meenemen van MVI-aspecten in aanbesteding- en subsidietrajecten complex. Daarnaast is monitoring van de daadwerkelijke bijdrage aan de MVI-doelen niet altijd eenvoudig aan te tonen, vanwege de vele factoren die mede van invloed zijn op het gewenste einddoel. Het college geeft aan dat het uitgangspunt is om bij inkoop niet alleen te selecteren op de beste prijs/kwaliteitsverhouding, maar ook te kijken naar maatschappelijk verantwoord inkopen. Dit vraagt om een brede inzet en het maken van keuzes binnen de gemeentelijke organisatie, hetgeen gebaseerd zal zijn op nieuw beleid. Ter uitwerking van het manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen is binnen de organisatie door inkoop- en vakspecialisten hard gewerkt aan een nieuw MVOI-actieplan. Ook de verbetering van de monitoring op de doelen is hierin meegenomen.
Het college ziet de aanbeveling om eerst met een verbeterde werkwijze tot betere inzichten te komen over de MVOI-resultaten en op basis daarvan in gesprek te gaan met de raad over ambities en mogelijkheden op dit vlak, in dat perspectief. Commissiebehandeling Dit voorstel en het bijbehorende rapport van de rekenkamer worden besproken in de commissie Algemeen van 4 juli. De bevindingen vanuit de commissie worden hierna verwerkt in dit voorstel ten behoeve van de raad van 11 juli.
Wat verandert er? Na uitvoering van de aanbevelingen kan de gemeenteraad beter sturen op de doelen van MVOI en de resultaten beter monitoren.
Beleidskaders De werkzaamheden van de Delftse Rekenkamer zijn vastgelegd in de Verordening Delftse Rekenkamer 2023.
Financiën n.v.t. Vervolg Als de raad de aanbevelingen overneemt, zal het college aan de slag moeten met de uitvoering ervan. Het college koppelt uiterlijk 11 juli 2025 terug wat zij gedaan heeft met de aanbevelingen.
Participatie De rekenkamer heeft diverse partijen betrokken bij de totstandkoming van het rapport. Er zijn interviews met sleutelinformanten in de ambtelijke organisatie gehouden. Er is gesproken met acht medewerkers (sommige meerdere keren): senior inkoopadviseur, contractmanager, inkoopadviseur, senior Inkoop- en contractadviseur sociaal domein, afdelingshoofd Regie op uitvoering, senior-adviseur Facilitaire Zaken, Assetbeheerder Gebiedsbeheer & Leefbaarheid en Gebiedsbeheerder. Communicatie N.v.t. Bijlage(n)
Pagina 4 van 5
De brief en het bijbehorende rapport van de Delftse Rekenkamer (2422311) horen bij dit raadsvoorstel.
Het besluit moet gepubliceerd worden in het Gemeenteblad ☐ Ja Motie / toezegging Heeft het voorstel betrekking op een motie en/of toezegging?
☒ Nee
☐ Ja,
☒ Niet van toepassing
het college verzoekt de raad om motie ….. / toezegging … als afgedaan te beschouwen
☒ Nee
Hoogachtend, Commissie Algemeen , voorzitter
, secretaris
Pagina 5 van 5